Как закрывать подотчетные суммы

Вопрос — ответ № 23

Вопрос: Добрый день! Директор имеет карточку, привязанную к расчетному счету организации. Периодически он с нее оплачивает покупки личного характера. Эти средства списываются, как оплата в счет ЗП. Соответственно, ЗП директору не выплачивается, т.к. всю сумму, и даже, порой, больше, он "выбирает" таким образом. Как лучше поступить в данной ситуации? Какими документами правильнее оформить? Насколько правомерны такого рода операции? (г. Москва)

Ответ:

Порядок выдачи платежных карт на территории РФ и особенности осуществления кредитными организациями операций с их использованием регулируются Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П).

Юридическое лицо устанавливает перечень лиц, на имя которых выпускаются банковские карты. Банковская карта оформляется непосредственно на физическое лицо — держателя карты, которое может осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт операции, предусмотренные п. 2.5 Положения N 266-П.

Пунктом 2.5 Положения N 266-П кредитной организации — эмитенту так же рекомендуется установить для клиента — юридического лица возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 рублей, в течение одного операционного дня.

В безналичном порядке держатель карты может оплатить любые суммы: банковская карта согласно Положению N 266-П является инструментом безналичных расчетов и установленный ЦБ РФ (Указание от 20.06.2007 N 1843-У) лимит расчетов наличными в рамках одного договора (100 000 руб.) на расчеты с ее применением не распространяется.

В российском законодательстве нет такого понятия, как "личные расходы руководителя", и также не содержится норм относительно налогообложения расходов руководителей компаний. Для учета и налогообложения нет разницы, какой сотрудник, будь то руководитель или клерк, осуществляет расходы…

Сотрудники компаний могут снимать с корпоративной карты деньги на любые расходы, связанные с хозяйственной деятельностью фирмы. Использование корпоративных карт запрещено лишь для выплаты доходов сотрудникам.

Чтобы работники знали и понимали, когда и как можно использовать карту, нужно выпустить локальный нормативный акт, в котором подробно прописать порядок представления отчета держателями карт по использованным ими деньгам, ответственность за нарушение порядка держателями карт и т.д. В частности, нормативными правовыми актами не установлен срок, в течение которого работник должен представить в организацию отчет об израсходованных суммах по корпоративной карте. Поэтому этот срок должен установить руководитель.

Сделку с использованием пластиковой карты сопровождают расчетные документы — слипы (квитанции электронного терминала) или квитанции банкомата. Они дают информацию о расходах по специальному карточному счету. Эти расходы должны быть подтверждены квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг и т.д.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты (кроме безналичной оплаты расходов, связанных с основной деятельностью организации).

Как списать зависшую подотчетную сумму?

Поэтому сотрудник, использующий карту, обязан отчитываться по израсходованным средствам.

Авансовый отчет должен быть сдан в бухгалтерию вместе документами, подтверждающими фактически произведенные расходы.

Как указано в ст. 252 НК РФ, в целях исчисления налога на прибыль устанавливаются только следующие критерии: 1) расходы должны быть обоснованны, т.е. экономически оправданны для деятельности конкретной фирмы; 2) расходы должны быть документально подтверждены.

Ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных лимитов несет ее держатель.

Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 55 "Карточный счет".

Если же работник не представит документы либо отчет не будет утвержден руководителем, то на использованную работником сумму делается проводка по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете в этом случае никаких расходов не будет. При возмещении этих сумм работником они также не признаются доходом организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты, организация может принять решение о взыскания с виновного работника суммы, использованной не по назначению, на основании ст. ст. 238, 241 и 248 ТК РФ. Взыскание производится по распоряжению работодателя, если причиненный ущерб не превышает среднемесячного заработка. Распоряжение должно быть издано в течение одного месяца с момента (даты) окончательного установления размера ущерба. Взыскание производится независимо от привлечения виновного работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.

Организации-работодателю необходимо согласие работника на добровольное возмещение и удержание из его заработной платы суммы среднего месячного заработка в счет погашения причиненного ущерба, так как перечень оснований для удержания из заработка работника денежных сумм, установленный в ст. 137 ТК РФ, является закрытым.

По согласованию с работодателем работник может возмещать ущерб с рассрочкой платежа. Согласование оформляется письменным обязательством, в котором указываются конкретные сроки и суммы платежа.

В случаях просрочки установленных сроков взыскания и несогласия работника добровольно возместить ущерб, а также при превышении ущербом величины среднемесячного заработка или при увольнении работника до полного возмещения ущерба задолженность взыскивается в судебном порядке.

Обратите внимание!

Личные траты работника, в том числе и произведенные им в командировке (такие как расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, услуг по уборке в номере, телефонных переговоров и другие расходы), не могут быть признаны организацией при исчислении налога на прибыль. Суммы возмещения работником указанных расходов, осуществленных за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, также не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 03.07.2006 N 03-03-04/2/170). Иными словами, в такой ситуации ни расходы (личные траты работника), ни доходы (суммы, возмещенные работником организации) не участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Из описанной в вопросе ситуации можно сделать вывод, что нарушение в виде использования сотрудником (в частности, руководителем) денежных средств организации при отсутствии документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты, носит систематический характер. Как это ни парадоксально, действующим законодательством не предусмотрено санкций, если на основании соответствующего заявления руководителя, как сотрудника организации, в конце каждого месяца в учете организации делается запись Дебет 70 Кредит 73 в размерах соответствующей задолженности директора или обязательств по выплате ему зарплаты, и ни расходы (личные траты директора), ни доходы (суммы, возмещенные директором за счет зарплаты или путем внесения в кассу, на расчетный счет) не участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

В то же время исполнительному органу организации в лице ее руководителя рекомендуется помнить, что правильная организация использования денежных средств обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния. Кроме того, рациональная организация расчетов, правильность постановки их учета предупреждают негативные последствия по этим операциям в последующем.

  

Вернуться в раздел "Наши консультации"

 

Уровень вовлеченности соотечественников в использование продуктов банка возрастает, а вместе с таковыми растёт также объем неиспользуемых уже, но открытых счетов в банке.

Подотчетные суммы на приобретение расходных материалов директору можно ли выдавать

К примеру, зарплатаные карты от бывших работодателей, одобренные ранее кредитные карты, которые держатся про запас и прочее. Любой из данных продуктов может потенциально превратиться в некий источник трат в случае, если вовремя его не закрыть.

Зачастую клиентами оставляются открытые банковские счета. К примеру, счёт открывали для оплаты какой-либо сделки с жильем, а после он оказался вовсе ненужным. В данном случае всё-таки советуется закончить всяческие отношения с банковским учреждение, если счётом пользоваться вы не собираетесь, потому что банк может начислить оплату за обслуживание вашего счёта. Если останутся какие-либо деньги на счете, банк будет предлагать несколько вариаций для того, как распорядиться ими. К примеру, их выдают клиентам в кассе, переводят на мобильный телефон, на второй счёт в этом же банке либо же отправляют на благотворительность. Обязательно узнайте ставки по вкладам, ведь, возможно, будет выгоднее попросту переложить деньги на сберегательную книжку.

Такая же ситуация состоит с зарплатными карточками. Если вами менялось место работы, а также зарплатный проект, вероятнее всего, лучше всего будет закрывать старую карту. Некоторое время назад карты предоставлялись совершенно бесплатно любому зарплатному клиенту, но сейчас за неё понадобится платить по тарификации банка.

Самым опасным является незакрытый кредитный счет. Особенно, если на нем осталась какая-либо задолженность, кроме того, совсем неважно заходит ли речь про простой потребительский кредит либо про кредитную карту. Обязательно смотрите, почем кредиты на жилье, потому что в конечном итоге переплата может быть большой. В особенности, если вы забудете про дату платежа или по невнимательности внесете меньше сумму.

В том случае, если у вас имеется долг пускай даже в пятьдесят копеек, с грабительскими процентами и комиссиями через несколько лет он может преобразоваться в солидную сумму. Поэтому, беря потребительский кредит, будьте предельно внимательны.

Что касается процедуры закрытия, то она во всех случаях идентична. Нужно попросту написать заявление и внести требуемую сумму денег. Сделать это можно в любом отделении своего банковского учреждения.