Как я ездил в командировку

  • Общие моменты
  • Документальное оформление командировки
  • Приказ о направлении работника в командировку
  • Документальное подтверждение расходов в командировке
  • Аванс на командировку
  • Расчет суточных
  • Расходы на проезд при командировке
  • Расходы на проживание во время командировки

Общие моменты

Несмотря на то, что термин «командировки» активно используется такими нормативными актами как КЗоТ и НКУ, однако ни один из них не дает этому термину самого определения. Зато очень хорошо с этой задачей справилась Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г.. № 59 (далі – Инструкция № 59).

По нормам п. 1 разд. І указанной Инструкции служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителяпредприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Здесь важно не путать это понятие с поездкой работника, постоянная работа которого проходит в пути или носит разъездной характер.

Так или иначе, служебная командировка связана со многими нюансами, которые обязательно следует учитывать, как предприятию, так и командированному работнику.

Прежде всего это связано с денежным обеспечением работника, которого отправили, правильным документальным оформлением расходов, понесенных во время такой поездки, определенных гарантий и ограничений, вытекающих из норм законов, в частности КЗоТ и НКУ.

Документальное оформление командировки

Порядок направления работников в командировки предприятия регулируется самостоятельно разработанными правилами, утвержденными руководителем такого предприятия

Эти правила могут быть отражены в колдоговоре или установлены отдельным документом, например в положении о служебных командировках.

Последний может содержать, в частности, следующее:

  • порядок выдачи аванса на командировку;
  • размер суточных расходов (здесь помните, что установленные сверхурочные суточные потенциально попадают в поле применения НДФЛ и ВС);
  • предельный размер расходов на проживание с указанием ограничений при выборе жилья (например, запрет на наем роскошных апартаментов);
  • предельный размер расходов на проезд с указанием определенных ограничений при приобретении билетов на железнодорожный и авиатранспорт, а также пользование услугами такси и т.д.;
  • порядок определения срока командировки с указанием момента ее начала и окончания (например, если работник выехал в командировку вечером рабочего дня или приехал утром рабочего дня, а также в случае, если день выбытия или прибытия из командировки является выходным или праздничным днем) и т.д.;
  • критерии, при соблюдении которых поездка работника будет считаться командировкой или иметь разъездной характер.

Формируя Положение о командировке, предприятие может использовать нормы Инструкции № 59 и постановления Кабмина от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств » (далее – Постановление № 98).

Обратите внимание! Эти два документа являются обязательными для использования предприятиями и организациями, частично или полностью финансируемых за счет бюджетных средств. Небюджетные предприятия при направлении своих работников в командировку не обязаны учитывать требования и ограничения этого документа.

В любом случае, начинать отправления работника в служебную командировку следует из соответствующего распоряжения руководителя.

Приказ о направлении работника в командировку

Направление работника в командировку осуществляется руководителем предприятия и оформляется соответствующим приказом (распоряжением). Этот документ должен содержать, по меньшей мере:

  • фамилию, имя, отчество и должность лица, которое отправляется;
  • пункт назначения (страна, город, другой населенный пункт);
  • название предприятия, куда командируется работник;
  • цель командировки (служебное задание и т.п.);
  • срок командировки (дата его начала и окончания).

В приказе может быть отражена и другая информация. В частности, руководитель предприятия имеет право ввести дополнительные ограничения по суммам средств, выдаваемых командированному работнику (в пределах установленных норм), а также целей их использования.

Также в приказе можно, в случае необходимости, указать то, что работник специально командирован для работы в выходные и нерабочие праздничные дни (см. Письмо Минтруда от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08).

После оформления приказа, его копию следует отдать командированному работнику. Такая копия служит основанием для того, чтобы в счет за проживание в гостинице по месту командирования не был включенном туристический сбор. Ведь плательщиками туристического сбора не является, в частности, лица, прибывшие в командировку (пп. «б» пп. 268.2.2 ПКУ).

Документальное подтверждение расходов в командировке

С целью обложения НДФЛ, не является доходом налогоплательщика — физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем или являющегося членом руководящих органов предприятий, сумма возмещенных ему в установленном порядке расходов в пределах фактических расходов, а именно:

  • на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте),
  • оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений,
  • оплата телефонных разговоров,
  • оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз);
  • обязательное страхование;
  • другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Указанные расходы не являются объектом налогообложения только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.

По мнению налоговиков, такими документами являются:

  • транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов;
  • счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания;
  • страховые полисы и т.д.

Кроме того, любые расходы не включаются в налогооблагаемый доход при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны, в частности (но не исключительно):

  • приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя / командирующей стороны;
  • заключенного договора или контракта;
  • других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;
  • документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны.

По запросу представителя ГФС работодатель / направляющая сторона обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, выданных иностранным языком.

Кроме того, в налогооблагаемый доход не включаются, и как следствие, не облагаются расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой.

Аванс на командировку

Направляя работника в командировку, работодатель обязан обеспечить его авансом (п. 4 р. І Инструкции № 59).

При этом таким работникам выплачивают (ст. 121 КЗоТ):

  • суточные за время нахождения в командировке;
  • стоимость проезда к месту назначения и обратно;
  • расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.

Как правило, сумма аванса работодатель определяет самостоятельно с учетом вышеперечисленных расходов. Оформить перечень и расчет таких расходов можно в виде сметы.

В случае командировки по Украине аванс выдается в гривне, а при командировке за границу — в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в любой свободно конвертируемой валюте.

Если при направлении в командировку за границу работник будет осуществлять расходы на территории Украины, часть суммы аванса он может получить и в гривне (см. Письмо Минфина от 21.05.2014 г. № 31-07250-06-29/12181).

Обычно аванс выдают двумя способами:

  • наличными из кассы предприятия;
  • в безналичной форме путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Расчет суточных

Напомним, по-прежнему размер суточных в пределах Украины определяется в сумме не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день командировки.

В 2019 году этот показатель достиг — 417,30 грн;

Для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному курсу, установленному Нацбанком, в расчете за каждый день.

Аванс на командировку за границу должен выдаваться в национальной валюте того государства, в которое отправляют работника, или в свободно конвертируемой валюте.

Сумма такого дохода отражается в налоговом расчете по форме 1ДФ под признаком дохода «126».

Обратите внимание! Суточные включают в общую сумму аванса и выдают работнику до начала командировки.

Особый порядок выдачи суточных может быть предусмотрен и с учетом режима питания работника в командировке.

Так, например, если питание оплачивает принимающая сторона, то размер суточных можно установить на уровне 80% — при одноразовом, 55% — при двухразовом, 35% — при трехразовом питании. По крайней мере о таких процента говорится в п. 2 Постановления № 98.

В конце концов, можно отдельно предусмотреть, что в случае если стоимость питания включена в счет гостиницы или проездного документа, суточные уменьшаются на эту сумму.

  • в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующими первичными документами;
  • в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживания и / или любых других документов, подтверждающих фактическое нахождение лица в командировке).

Расходы на проезд при командировке

Предприятие может компенсировать работнику любые расходы на проезд по своему усмотрению, в пределах требований утвержденных на предприятии правил о командировке, ведь законодательство не ограничивает виды транспорта, которым командированное лицо может добраться до места командировки и обратно, а также перемещаться по месту командировки.

В то же время, пп. «а» п. 170.9.1 НКУ устанавливает ряд требований к этому виду расходов, невыполнение которых влечет за собой признание выплаченной работнику компенсации на проезд дополнительным благом с соответствующим налогообложением (см. выше).

Итак, подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), являются:

    • транспортные билеты;
    • транспортные счета (багажные квитанции);
    • электронные билеты при наличии посадочного талона (если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта) и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта.

Конечно, кроме транспортных расходов, работник может понести и другие расходы, связанные, например, с использованием камеры хранения или пользованием услугами комнаты отдыха на вокзале / аэропорту. Поэтому не будет лишним работодателю зафиксировать легальность таких расходов в локальных нормативах на предприятии, регулирующих правилах о командировке (например, положение о командировке).

Расходы на проживание во время командировки

Как и в случае с расходами на проезд в командировке, расходы на проживание работника предприятие возмещает только при наличии оригиналов подтверждающих документов.

Как уже было сказано выше, не подтвержденные документально расходы, либо вообще не возмещают, или возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход командированного работника.

Документами, подтверждающими стоимость расходов на проживание командированных лиц является счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе по бронированию мест в местах проживания (пп. «а» п 170.9.1 НКУ).

При этом, согласно требованиям Закона о РРО документами, подтверждающими оплату гостиничных услуг, то есть расчетными документами, могут быть фискальные кассовые чеки РРО или расчетные квитанции.

Однажды выпадает мне срочная командировка. Беру билет на самый ранний рейс. Вылет в шесть. Значит, быть в аэропорту максимум в пять. Проснуться в четыре. Лечь пораньше. Такой план. Дома – никого. Жена на юбилейной встрече одноклассников, сын-студент у своей девушки.

Жена вернулась домой за полночь и не обнаружила в своей сумке ключ от двери. Чтобы не будить меня, решила позвонить сыну на мобильник. Она предполагала, что он, как обычно, в это время сидит за компьютером в своей комнате и, якобы готовится к зачету. Но в эту ночь сын остался у своей подружки.
Он пришел почистить аквариум в отсутствие родителей и неожиданно задержался.

Между мамой и сыном происходит по телефону следующий разговор:

— Сынок, открой дверь.
— Какую дверь? – вальяжно развалившись в кресле и постукивая пальцем по чистому стеклу аквариума, вполне резонно спрашивает мальчик.

— Входную.
— А ты где?
— Я стою перед входной дверью.

Девочка слышит этот диалог и так таращит глаза, что становится похожа на самую большую золотую рыбку из своего аквариума. Она знала, что мама у её друга очччень строгая, но что она придет за своим сыном в это время…

Разговор стал приобретать скачкообразный вид, периодически пропадает звук. Это сын закрывает трубку рукой и общается с девочкой.

— Как она узнала адрес? – испуганно спрашивает девочка.
— Как ты узнала адрес? – растерянно повторяет мальчик.
«Сын у меня с чувством юмора», — с гордостью отмечает мама.
— Очень остроумно. Открывай! – говорит она.

Мальчик, как бы подтверждая наличие острого ума, говорит девочке:
— Она всё знает. Красный диплом!

Он вспоминает, как мама в детстве говорила ему, что от неё ничего нельзя скрыть, она всё по глазам определяет.

Девочка, изображая радушную хозяйку, бежит на кухню готовить чай.

Мальчик по-прежнему пытается осилить две мысли: как мама узнала адрес и в чем причина столь позднего визита.
— Давай же, открывай, — нетерпеливо требует мать.

Сын, с лицом задумчивого сомика, поёживаясь, подходит к двери и смотрит в глазок. Естественно, там ни души. Для кого-то это – естественно, мальчик же впадает в глубокую оторопь. Он приоткрывает дверь и выглядывает. На лестничной площадке от этого многолюдней не становится. На всякий случай он спускается на этаж ниже… Никого не обнаружив, возвращается.

Несколько заторможено прикрывает дверь и пытается придумать объяснение этому факту. Это ему не удается.

Видимо, надо знать законы физики, возможно даже, теорию относительности, — размышляет мальчик, — а он-то гуманитарий. А девочка, как раз таки, физик! Он в надежде смотрит на неё, но та своим видом показывает, что в данный момент профессиональные знания не дают ей возможность разумно истолковать ситуацию.
Они молча стоят, как в траурном карауле, потупив взор…

Опять раздается телефонный звонок.
— Ну, и где ты? – уже грозно спрашивает мама.
— Я открыл дверь. Тебя нет.
— Ну, хватит шутить.

Сын снова открывает дверь. Вдвоем с подругой они выходят на площадку. На этот раз поступают умнее. Мальчик поднимается на этаж выше, а девочка спускается. Расширяют зону покрытия. Результат аналогичен предыдущему.

На этот раз звонит мальчик, и голосом человека, который внезапно и навсегда потерял зрение, говорит:
— Мамочка, я тебя не вижу.

Мама тоже начинает волноваться, ведь неоднократно советовала мальчику поменьше сидеть за компьютером.
— Я стою возле лифта, сынок.

Эти слова, прозвучавшие в пятиэтажной хрущёвке, вызывают ещё большее замешательство.
Мальчик смотрит на девочку, будто та скрывала самую страшную тайну и неуверенно блеет:
— У нас лифта не-е-ет… — и нажимает на телефоне кнопку «отбой».

Он начинает догадываться, что сходит с ума. В крайнем случае, спит. Однако снова звонит телефон и сон прерывается.
— Мне это уже надоело. Зови папу?

Мальчик понимает, что в данном случае речь может идти только об отце девочки и отвечает:
— Их нет. Они уехали на дачу.
— Кто — «они»?
— Отец и его новая жена.

Так… Наконец, мама также начинает подозревать, что сходит с ума. Она из последних сил пытается цепляться за действительность.

Особенно ей помогает в этом информация, что за сегодняшний вечер её муж уже успел завести себе новую жену.

— Какая такая жена?
— Вторая.
— У кого вторая жена?
— У Николая Ивановича новая, вторая жена.

— Кто такой Николай Иванович? – задает наводящий вопрос мама.
— Отец.

Мама понимает, что многое не сходится в его пояснениях. Не исключено даже, что, вопреки законам природы, это не её сын. Собрав в кучку разрозненные факты, она, на всякий случай, спрашивает:
— Чей отец?
— Маши.

Тогда она осторожно и по-матерински заботливо задает последний вопрос:

— А где твой папа — Виктор Иванович?
— Так он же дома…
— Не поняла… А ты где?
— Я не дома.

… Пришлось жене звонить в дверь. Обнаружив меня дома и одного, она очень обрадовалась, а я едва не опоздал на самолет.