Управление собственным состоянием во время проверки налоговыми органами
Данная статья посвящена психологическим аспектам подготовки к проведению переговоров в сложных, стрессовых ситуациях, время от времени возникающих в работе бухгалтера и финансиста. Не секрет, что многие бухгалтера нервничают во время проведения проверки со стороны налоговой инспекции, независимо от того, есть для этого основания или нет. И, хотя перед проверкой обычно есть некоторое время на то, чтобы морально подготовиться к ней, однако, большинство людей, ожидая проверяющих, только вводит себя в состояние еще большего стресса.
Основные моменты переговоров между бухгалтером и проверяющими и разбор наиболее часто встречающихся ошибок:
Излишне подчиненная позиция «снизу». Сотрудники контролирующих организаций – тоже люди. И по 8 часов в день выполняют свой долг перед государством. Непрерывное общение с людьми, находящимися в стрессовом состоянии, обычно не доставляет удовольствия обеим сторонам. Ожидая визит проверяющих, попробуйте мысленно встать на их место. Предложите им чаю, кофе. Беседуйте спокойно, создайте атмосферу, приятную для общения. Это может сильно облегчить ваше положение и уберечь вас от ненужных слов, которые, как воробей, легко вылетают, но обратно уже не возвращаются.
Те бухгалтера и финансисты, которые сталкиваются с проверками достаточно часто, уже выработали свою стратегию поведения. На первых порах начинающий специалист обычно сильно нервничает (это похоже на ситуацию сдачи экзамена в школе или институте). Привычка впадать в стрессовое состояние со временем может закрепиться. Даже если это уже произошло, никогда не поздно создать новую привычку – реагировать на любую ситуацию спокойно. Возьмите в качестве примера буддистов – их цель – поддерживать свое духовное состояние в равновесии в любой ситуации. Помочь в этом могут очень простые приемы: считать медленно до 10, следить за дыханием, освоить несколько элементарных упражнений по стресс-менеджменту, которые можно прочитать в различных книгах. Их можно заказать через Интернет или купить в книжном магазине. Помогают также занятия йогой, любыми видами физической активности, прогулки на свежем воздухе – в общем, правильно организованный отдых.
Зачастую «излишне подчиненная позиция» или «подстройка снизу» происходят от сильного страха, который человек не хочет осознавать. Проверяющий в этом случае как бы занимает роль «Родителя», а бухгалтер – «Ребенка». Однако в этой позиции защищать свои права очень сложно, лучше перейти в позицию «на равных», т.е. «Взрослый» — «Взрослый».
Когда человек уже находится в состоянии стресса, выйти из подчиненной позиции крайне сложно. Поэтому лучше выработать «якоря», которые будут удерживать вас «на плаву», как настоящие якоря удерживают пришвартованное судно. Этими якорями могут стать мелодия приятной и веселой песенки, которую можно мысленно прослушивать, умение время от времени менять точку зрения (как будто вы смотрите на ваш разговор через стекло, с улицы), запоминание комфортного состояния вашего тела, когда вы разговариваете с кем-то «на равных», и умение в процессе трудного разговора незаметно сбрасывать возникающие мышечные зажимы и излишнее напряжение (прежде всего в плечах и в районе желудка).
Постепенно вырабатывая подобные приемы и практикуя их в ежедневных житейских ситуациях (на улице, во время разговоров с другими людьми, самостоятельно), вы учитесь лучше «держать удар», т.е. вести жесткие переговоры. Также могут помочь в освоении этого навыка специальные тренинги – по стресс-менеджменту, жестким переговорам, аутотренинг и другие методики, развивающие способность владеть собственным эмоциональным состоянием в условиях прессинга.
Позиция «сверху». Это – другой вариант «перегиба». Константин, сотрудник налоговой инспекции, как-то рассказал мне о том, что иногда у него возникает сильное желание помочь некоторым людям, дав им совет о том, как избежать серьезных неприятностей. Однако иногда люди, встречаясь с налоговым инспектором или аудитором, чтобы избежать стресса, начинают сами «нападать» на собеседника, вести себя агрессивно. Тем самым они лишают себя возможности адекватно реагировать на происходящее, и, возможно, получить действительно стоящий совет.
По законам физики действие равно противодействию. Как только в стрессовой ситуации одна из сторон начинает давить, вторая – начинает сопротивляться. Т.е. давить с той же, а то и превосходящей силой. Попробуйте плашмя, расставив руки в стороны, прыгнуть в воду с трехметровой вышки. Вы почувствуете сильный удар о воду всей поверхностью тела. Однако когда мы просто входим в бассейн, никакого удара не возникает – вода расступается в стороны, пропуская нас. Будьте гибкими. Попытки подавить проверяющих, скорее всего, приведут к тому, что они захотят воспользоваться своей властью «по полной». Поскольку поправки и комментарии выходят почти ежедневно, никогда нельзя знать всех тонкостей и нюансов, и, если вы сами вызовете «огонь на себя», то последствия, скорее всего, будут хуже тех, которые могли бы быть в более выигрышной для вас ситуации.
Позиция «на равных». Сложность этой позиции «Взрослый» – «Взрослый» в том, что, с одной стороны, надо показать проверяющим органам, что вы их уважаете, с другой стороны, нельзя при этом соскользнуть в ту или другую сторону – в позиции «сверху» или «снизу». Грань может быть очень тонкой, и надо научиться ее выдерживать. Проверка – всего лишь часть вашей работы. Чтобы добавить тонкости в ваше взаимодействие с проверяющими органами, не отождествляйте себя полностью с организацией, в которой вы работаете, потому что в этом случае проверяющий автоматически отождествит себя с Государством, и далее будет разбираться с вами по всей строгости Закона.
Когда один наемный сотрудник беседует с другим наемным сотрудником – это переговоры на равных. Как только вы становитесь в роль «Я – суперпрофессионал в бухгалтерии ООО «Ромашка+», ваш собеседник, как асфальтоукладчик, начинает утюжить все те мелкие недочеты и промахи, на которые он, возможно, просто посмотрел бы сквозь пальцы, если бы вы не встали «в позу».
Переговоры – это обычно торг, когда одна сторона выдвигает какой-то тезис, а вторая начинает его аргументировано опровергать. Поэтому, чтобы сделать переговоры более простыми, существует несколько элементарных рекомендаций:
Если есть возможность выбора, лучше выезжать на встречу из вашего офиса, чем принимать проверяющих непосредственно в своей организации. В случае нехватки какого-либо документа его можно найти, подвезти позже, восстановить и т.д. Если же проверка происходит непосредственно в организации, все недостатки и недочеты становятся очевидны – начиная от беспорядка на столе бухгалтера (который тут же наводит на мысль о беспорядке в ведении дел), и, заканчивая случайными фразами, которые могут невзначай произнести сотрудники.
Желательно, чтобы в офисе (хотя бы в бухгалтерии) был полный порядок. Вспомните эпизод из фильма «Место встречи изменить нельзя», когда Володя Шарапов забыл на столе у Глеба Жеглова какой-то важный документ, а Жеглов этот документ немедленно убрал, и затем прочитал Шарапову лекцию о том, как надо хранить секретные (и все остальные) документы. По возможности заведите в своей бухгалтерии столь же жесткие правила – где хранятся бумаги, кто имеет право их брать, как это документируется и т.д. Тогда даже в случае, если проверка производится у вас в офисе, вы будете уверены в том, что необходимые документы лежат четко на своих местах, и вам не придется лишний раз нервничать, дрожащими пальцами пытаясь найти бумагу: «Вот только вчера она лежала здесь!» Помочь в создании и поддержания порядка может тайм-менеджмент.
Заранее наметьте и оговорите с руководством возможные издержки. Например, есть некоторая вероятность, что на организацию могут наложить штраф. Предположим, 5000 рублей. Оцените эту вероятность. Это даст вам возможность маневра, т.е. в случае, если подобный штраф все же случится, вы уже заранее к нему подготовились и можете сильно не переживать. В некоторых случаях существует вероятность оспорить решения проверяющих органов, поэтому спокойствие при проведении проверки и при анализе последующих действий даст вам шанс эти возможности увидеть и использовать, а то и вовсе избежать каких-либо неприятностей.
Умение вести себя соответственно ситуации. Когда вы общаетесь с проверяющими инстанциями, это – как спектакль, у которого нет сценария, а который происходит непосредственно в момент наблюдения. Т.е. некоторые «ходы» пьесы изначально предопределены обстоятельствами, а некоторые – возникают по ходу. И во многом от вашего поведения будет зависеть то, возникнут ли какие-либо последствия или нет.
Мысленно поставьте себя на место проверяющего. Какое впечатление вы на него производите? Несколько вариантов, метафорически описывающих возможные состояния: «Трясущийся комок нервов», «Наглый хам, которого надо как следует наказать», «Профессионал, у которого все хорошо и который уверен в себе». Как вы думаете, какая из этих трех ролей более уместна? Возможно, в некоторых ситуациях есть и другие роли, которые лучше описывают то, что будет более подходящим в существующих обстоятельствах.
Предположим, что ваша бюджетная организация согласно бумагам имеет довольно скромную прибыль. И вот инспектор видит бухгалтера, одетого исключительно дорого, прямо скажем – вызывающе шикарно. Какие мысли могут возникнуть у проверяющего? Скромность (но не «неопрятность») с большей степенью вероятности вызовет симпатию к личности бухгалтера в данном случае, да и во многих других.
Неумение правильно реагировать на критику. Предположим, что налоговый инспектор, проникнувшись симпатией лично к вам (или к вашей организации в вашем лице) хочет намекнуть вам на способы исправления имеющихся недочетов. Вам бы радоваться! Однако, многие люди относятся к любым указаниям на совершенные ошибки исключительно агрессивно. Это мгновенно отбивает желание давать дальнейшие советы, вместо этого может возникнуть ответная агрессия. С другой стороны, неумение аргументированно отстаивать свою позицию может привести к тому, что бухгалтер соглашается там, где ситуацию можно было бы оспорить.
Очень важно уметь, прежде всего, реагировать на позитивное намерение, заключенное в любой критике. Не ошибается тот, кто ничего не делает. Т.е. раз вас критикуют, значит, вы что-то делаете. Возможно, интересы организации в чем-то расходятся с интересами проверяющих, и в этих моментах обычно и возникает конфликт. Позитивное намерение проверяющего обычно состоит в том, чтобы ваша документация соответствовала требованиям Закона (в том виде, в котором эти требования понимает проверяющий). С другой стороны, организации обычно стремятся к уменьшению выплачиваемых налогов. В какой-то точке эти два намерения соприкасаются – и требования соответствуют установленным, и лишние деньги не переплачиваются.
Если бухгалтер сосредотачивается в общении с проверяющей стороной на поиске подобного варианта «выигрыш-выигрыш», то он может признать некоторые допущенные ошибки (если они действительно были), и в то же время вести диалог в поисках оптимального решения. Не стесняйтесь запрашивать дополнительную информацию и разъяснения в соответствующих государственных организациях! Их письменные ответы помогут вам найти общий язык с контролирующими органами.
В отдельных случаях налоговые инспектора даже благодарят бухгалтеров, которые смогли аргументировано разъяснить им сложные места в законах. Так что выбор за вами. Вы можете освоить некоторые приемы, изложенные в данной статье, что позволит вам испытывать меньше стресса, превратить общение с налоговой инспекцией и другими проверяющими организациями из пытки в часть профессиональных обязанностей бухгалтера, которые можно качественно и успешно выполнять.
Инна Иголкина
Опубликовано в журнале
Финансовый Справочник Бюджетной Организации
Напомним, что еще в начале года все СМИ говорили о законопроекте от 18.01.2012 г. №9733 «О внесении изменений в некоторые законы Украины (по безопасности продукции)», которым запланированы изменения в ЗУ «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности» и ЗУ «О защите прав потребителей» в части отказа от предупреждения хозсубъектов о плановых проверках Госпотребстандарта за 10 дней до ее проведения и аннулирования необходимости согласия Госпотребстандарта Украины о проведении внеплановой проверки в случае обращения физических и юридических лиц в связи с нарушениемсубъектом хозяйствования требований законодательства.
Пока судьба законопроекта еще не решенная, а Минэкономики приняло новый Порядок проведения проверок у хозсубъектов сферы торговли и услуг, в т.ч. ресторанного хозяйства, качества продукции, соблюдения обязательных требований по безопасности продукции, а также соблюдения правил торговли и оказания услуг.
В целом этот порядок не отличается от предыдущего (идет речь о приказе Госпотребстандарта от 25.10.2006 г. №311).
Однако следует обратить внимание на отдельные моменты.
1. Должностные лица, проводящие проверку, от руководителя (собственника) хозсубъекта (замещающего его лица) будут требовать выписку из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей вместо Свидетельства о государственной регистрации. Правда, не сказано о последствиях, если предприятие не обновило ведомость о себе в ЕГР (речь идет о предприятиях или предпринимателях, зарегистрированных хозсубъектами до 01.07.2004 г.).
2. Приложением к новому Порядку проведения проверок утвержден образец согласия Госпотребинспекции Украины (ранее — Госпотребстандарт) на проведение внеплановых мероприятий по осуществлению государственного контроля в случае их проведения по обращению физических и юридических лиц в связи с нарушением субъектом хозяйствования требований законодательства.
Неналоговые проверки
Неналоговыми или административными проверками обычно называются контрольные мероприятия, которые проводят пожарные, инспекции по труду, органы местного самоуправления и др. Порядок и частота осуществления таких проверок регулируются Федеральным законом от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (см. «Что бухгалтеру нужно знать о неналоговых проверках»).
Налоговые проверки не относятся к административным. Они проводятся по правилам, закрепленным в Налоговом кодексе. Не подпадают под действие Закона № 294-ФЗ и мероприятия валютного, финансового и некоторых других видов контроля — полный список приведен в части 3 статьи 1 Закона № 294-ФЗ. В этот перечень включен также контроль за уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды.
Мораторий на проверки
Напомним, что запрет проводить неналоговые проверки субъектов малого предпринимательства введен Федеральным законом от 13.07.15 № 246-ФЗ. Для «надзорных каникул» был предусмотрен трехлетний период — с 1 января 2016 года по 31 декабря 2018 года. Соответственно, ожидалось, что с 2019 года плановые неналоговые проверки малого бизнеса будут возобновлены. Однако комментируемый закон продлевает освобождение субъектов малого предпринимательства от плановых неналоговых ревизий.
Когда плановых проверок не избежать
Впрочем, при наличии определенных обстоятельств контролирующие и надзорные органы все же смогут проводить плановые неналоговые проверки малого бизнеса. Так, мораторий не будет действовать, если были установлены категории риска, классы (категории) опасности, а также критерии отнесения деятельности юрлиц и ИП к определенной категории риска. Проще говоря, если при проверках применяется риск-ориентированный подход (в частности, такой подход используется при проверках, проводимых трудинспекциями, Росприроднадзором, МЧС). Напомним, что суть такого подхода в том, что организации и ИП, отнесенные к невысокому классу риска, либо вообще не будут включаться в план проверок, либо для них будет снижена длительность ревизии. Периодичность проверок тоже может зависеть от определенных классов риска.
Кроме этого, как и раньше запрет на осуществление проверок не действует, если:
- ранее вступило в силу постановление о назначении административного наказания за грубое нарушение КоАП РФ или же имели место дисквалификация либо административное приостановление деятельности;
- было принято решение о приостановлении и (или) аннулировании лицензии, выданной в соответствии с Федеральным законом от 04.05.11 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности»;
- организация или ИП занимается видами деятельности, которые приведены в перечне, утвержденном постановлением правительства РФ от 23.11.09 № 944 (ч. 9 ст. 9 Закона № 294-ФЗ). Этот перечень касается деятельности в сфере здравоохранения и образования, торговли лекарственными средствами и деятельности по предоставлению социальных услуг.
Тахограф сегодня – обязательный элемент на тяжелых грузовиках и пассажирских автобусах. Эти контрольные устройства, несмотря на относительно дорогую стоимость установки и эксплуатации, уже зарекомендовали себя как надежные элементы контроля водителя и его действий за рулем. Тахограф – электронное устройство, и соответственно, имеет в своей конструкции множество элементов, требующих постоянной проверки. Да и в целом, тахограф и его показания должны не оставаться без контроля на долгое время. Причин этому несколько — во-первых, тахограф записывает в свою память все действия водителя ( время вождения, отдыха, превышение скоростного режима и контроль торможения), а во-вторых, к сожалению, не все российские водители добросовестно подходят к установке и работе с тахографом. В связи с этим встает логичный вопрос — кто имеет право проверять тахографы? Ответ на данный вопрос раскроем далее в статье.
Итак, кто проверяет тахографы на дороге? Вариант только один – инспектор ГИБДД ( он же сотрудник ДПС). У многих строптивых водителей, которые с настороженностью относятся к различного рода проверкам со стороны сотрудников полиции, возникнет вопрос — Имеет ли право инспектор ДПС проверять тахографы с точки зрения закона? – да, и это утверждено приказом номер 5 Министерства Транспорта России.
Итак, предельно ясно, что лишь сотрудник ДПС имеет право проверять тахограф на трассе. Согласно положениям вышеупомянутого приказа проверка контрольного устройства должна проводиться в двухлетний промежуток не менее одного раза! Отсутствие проверок в указанные сроки карается штрафными санкциями в размере от 1 до 3 тысяч. Такой же штраф полагается и за другие нарушения в работе с тахографом, например, при вождении без карты водителя, или при несанкционированных случаях вмешательства в конструкцию прибора ( взлома шайбы или пломбы). Поводом для выписки штрафа служит протокол осмотра, где проведен полный анализ показаний тахографа и сопряженных с ним устройств.
С момента вступления в силу закона о необходимой установке тахографа на грузовой автотранспорт, контроль тахографа со стороны сотрудников ДПС ограничивался лишь проверкой наличия его на ТС. Однако по нормам этого недостаточно. Они предписывают проверку работоспособности контрольного устройства. Подобная поверхностная проверка была связана с привыканием к нововведениям, которые, как обычно бывает в России, внедрялись довольно болезненно. Сейчас ситуация кардинально поменялась – инспекторы стал проходить обучение по проверке контрольных устройств.
Важное уточнение – инспекторы ДПС имеют право проверять тахограф на автомобиле лишь при наличии карты контроллера!!! В иных случаях сотрудник ДПС не имеет права проверять тахограф, это обязан знать каждый автолюбитель или владелец автопарка. В таком случае водитель не должен соблюдать требования инспектора.
Итак, при проверке на трассе сотрудник ДПС вправе требовать от водителя выполнения таких норм, как:
• Соблюдение правильного расположения тахографа. Многие водители недобросовестно относятся к его установке и помещают тахограф в бардачок или даже под сиденье. Нормы требуют устанавливать тахографа в зоне видимости при вождении и на расстоянии вытянутой руки. Если хорошего места под тахограф нет, необходимо купить кожух, монтируемый на любое свободное место на панели авто.
• Наличие карты водителя. Вождение без карты водителя категорически запрещено! Задача проверяющего инспектора – проверка соответствия данных водительской карты с информации с водительских прав
• Наличие пломб и наклеек с данными о калибровке. Стойкая к влаге наклейка должна находится на стекле авто — в ней отображаются данные о времени ( прошлой и следующей калибровки) и месте ее проведения, а также об организации , проводящей проверку.
Окончание установки любого тахографа заканчивается установкой трех пломб – пломба мастерской и пластилиновая(они находятся на задней панели тахографа),еще одна пломба находится на крышке спидометра, последняя пломба соединяет датчик скорости на коробке передач. Для проверки последней пломбы проверяющий использует особое телескопическое зеркало. Ответственность за сохранность пломб несет исключительно водитель, При обнаружений повреждений необходимо немедленно обратиться в мастерскую для последующей перепломбировки.
Также инспектор может проверить такие показатели тахографа, как:
• Соблюдение режима скорости водителем и режима труда/отдыха
• Соблюдение норм регламента, касающихся времени проверки контрольного устройства
• Проверка определения местоположения автомобиля
• Проверка необходимой документации