Как вести книгу расходов

Содержание

КУДИР в соответствии с законодательством РФ является основным и единственным регистром налогового учета для организаций и ИП, выбравших упрощенную систему налогообложения. Обязанность ведения документа возложена на всех «упрощенцев», вне зависимости от выбранного объекта обложения. Отличие состоит лишь в порядке отражения сведений. До 2013 года все книги учета подлежали обязательному заверению в налоговых органах и лишь с 1 января 2014г. данное требование было отменено.

Книга учета доходов и расходов, образец заполнения которой приведен ниже, является регистром данного учета, обязательным к ведению юрлицами и предпринимателями, выбравшими указанный спецрежим.

До 2013 года КУДИР в обязательном порядке представлялась в инспекцию по месту учета для заверения. С прошлого года данное требование было отменено, но на необходимости ведения и наличия указанного документа у организации и ИП на УСН это никак не отразилось. Все налогоплательщики, применяющие упрощенный спецрежим,обязаны вести книгу, вне зависимости от объекта налогообложения и организационно-правовой формы.

ИП, отражающие доходы и расходы в КУДИР, освобождаются от обязанности ведения бухучета. На это указывает МинФин в ряде своих писем, в том числе от 07.04.2014:

КУДИР начинает вестись с момента перехода на УСН. В начале каждого налогового периода (календарного года) вcе упрощенцы заводят новую книгу.

Если компания перешла на этот спецрежим в середине года (например, образовалась путем выделения из другого юрлица на УСН), то она обязана завести новую книгу учета.

Если юрлицо имеет несколько обособленных подразделений, то учет по их доходам и расходам ведется в одной КУДИР, находящейся в головной организации, без выделения данных по каждому подразделению.

Форма ведения и необходимость заверения

Регистр налогового учета «упрощенцев» может вестись в двух формах:

  • Бумажной;
  • Электронной

На бумаге:

  • Книга прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью (при ее наличии) в начале нового года;
  • Распечатывается непосредственно с приказа ее утвердившего либо приобретается уже в готовом виде;
  • Заполнять книгу нужно шариковой или перьевой ручкой с черными или синими чернилами;
  • При совершении ошибки аккуратно зачеркивается неправильный текст, поверх или снизу черты указываются верные сведения. Использование корректирующих средств (замазок и т.д.) не допускается. Исправленная запись заверяется подписью руководителя ЮЛ или ИП с указанием даты правки и скрепляется печатью (при наличии).

В электронном виде:

  • Документ распечатывается, сшивается и заверяется в конце налогового периода, когда все сведения будут внесены в книгу;
  • Данные вносятся в специальную программу;
  • Если ошибки обнаружены до момента выведения книги на печать, то особого порядка их исправления нет. Неверная запись просто удаляется. Если необходимо внести сведения в уже распечатанный вариант, то порядок аналогичен тому, который применяется для бумажной формы ведения.

Более детально с электронным порядком заполнения книги можно ознакомится в следующем видео:

Какую форму регистра выбрать каждый налогоплательщик решает сам, но целесообразней будет вести КУДИР в электронном виде. Это удобнее и в плане самой работы с книгой и в отношении внесения исправления в нее.

Необходимо отметить, что сменить форму документа можно в течение года. Об этом прямо говорится в письме МинФина РФ от 16 января 2007г.:

Также стоит отметить, что с 2013 года КУДИР не подлежит заверению в налоговых органах. Это подтверждает МинФин в своем письме:

Общие требования к заполнению

В книге учета подлежат отражению сведения обо всех хозяйственных операциях в рамках налогового периода.

Но не все доходы и расходы включаются в регистр, а лишь те, что предусмотрены упрощенной системой налогообложения и выбранным объектом данного спецрежима. При переходе с общей системы на упрощенную, необходимо учесть следующее:

Если до перехода на УСН организация применяла метод начисления при расчете налога на прибыль и после перехода на спецрежим продолжала исполнять ранее заключенные договора, то оплата по ним подлежит включения в Книгу. Если доходы были отнесены на прибыль, то они не отражаются в регистре, даже если оплата прошла после перехода на «упрощенку». Это касается также и задолженности, которая была получена на ОСН и гасится уже после перехода на УСН.

Расходы подлежат включению в регистр даже в том случае, если доходы отсутствуют полностью. Это подтверждает и МинФин РФ в своем письме от 31 мая 2010 г.

Даже если предпринимательская деятельность не осуществляется вовсе, упрощенцы обязаны вести «нулевую» книгу. Факт отсутствия доходов, расходов не является основанием для освобождения от ее ведения.

Доходы и расходы отражаются по мере их поступления в хронологическом порядке позиционным способом.

То есть включение сведений в хаотичном порядке, без соблюдения последовательности не допускается.

Доходы учитываются на момент оплаты (кассовый метод), а расходы после фактической оплаты.

Позиционный способ предполагает отражение каждой операции отдельной строкой.

Все сведения, вносимые в регистр, должны быть обоснованы и документально подтверждены первичными документами.

В налоговом законодательстве отсутствует понятие «первичная документация», в связи с этим МинФин дает следующие разъяснения:

Таким образом, при внесении сведений подтверждающими документами будут служить чеки, кассовые ордера, платежные поручения, выписки банки и т.д.

Учет ведется в полных рублях и на русском языке.

Если первичные документы оформлены на иностранных языках, они подлежат обязательному переводу.

В отношении округления показателей КУДИР необходимо отметить следующее.

Налоговый кодекс наряду с порядком ведения вышеуказанного регистра не содержит однозначного ответа на вопрос, необходимо ли округлять единицу операции. Финансовое ведомство разъяснило, что все показатели в книге учета доходов и расходов приводятся в полных рублях.

Образец заполнения книги учета на УСН – 15 % — «доходы минус расходы»

Титульный лист

Первый лист книги содержит основную информацию о юрлице или ИП ее ведущем. На нем указывается объект обложения, данные о налогоплательщике, сведения о банковских счетах.

Раздел I

Первый раздел регистра состоит из четырех таблиц (по числу отчетных периодов) и содержит основную информацию обо всех хозяйственных операциях, совершенных налогоплательщиком на УСН в течение года.

Пример заполнения раздела I

Справка к разделу I

Содержит обобщенные сведения о доходах, расходах и убытках за налоговый период.

Раздел II

В данном разделе юрлица и ИП отражают свои расходы, связанные с приобретением, а также доработкой, реконструкцией или переоснащением объектов основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), расходы по которым принимаются УСН.

Необходимо отметить, что сведения отражаются по каждому объекту ОС и вносятся в КУДИР каждый квартал до тех пор, пока стоимость ОС не будет полностью погашена. Особое значение имеет и момент приобретения ОС и НМА: до или после перехода на УСН. Запись в книгу вносится после того, как указанные объекты будут полностью оплачены и введены в эксплуатацию.

Всего в КУДИР по итогам года должно быть 4 листа раздела II по одному на каждый отчетный период и итоговый за год.

То есть, если основное средство приобретено и полностью оплачено в 1 квартале, но поставлено на учет и введено в эксплуатацию в 4, то записи вносятся в последнем квартале года.

Пример заполнения раздела II

Раздел III

Раздел III заполняется в случае, если в предыдущих периодах имели место убытки.

Пример заполнения раздела III

Раздел IV на УСН «Доходы минус расходы» заполнению не подлежит.

Более подробно о том, что подлежит включению в книгу, чем грозит ее непредставление

Подводя итоги вышесказанному, обобщим основные особенности заполнения КУДИР на УСН «доходы минус расходы»:

  • Книгу ведут как ЮЛ, так и ИП. Для последних — это является основанием для освобождения от ведения бухучета;
  • С 2013 года необходимости в заверении данного документа в налоговых органах нет;
  • С началом каждого года заводится новая книга, в которой подлежат отражению все доходы и расходы, принимаемые при УСН. Даже если деятельность не ведется, регистр подлежит заполнению и предоставлению в контролирующие органы по требованию. Отсутствие указанного документа является основанием для привлечения к ответственности.
  • Учет ведется в хронологической порядке, операции отражаются позиционно;
  • На УСН – 15% заполнению подлежит Титульный лист, Разделы 1,2,3. Раздел 4 заполняется только на объекте «доходы».

Полезный материал: Инструкция по заполнению декларацию УСН, доходы минус расходы.

Как заполнить КУДИР для УСН

КУДИР — это книга учета доходов и расходов, которую должны вести все организации и ИП на УСН (ст. 346.24 НК РФ). Заверять книгу в налоговой инспекции не требуется, однако при любых вопросах к годовой декларации налоговики могут запросить книгу учета для более тщательной проверки. Ошибки в КУДИР или ее отсутствие – повод для штрафа в размере минимум 10 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП).

КУДИР ведется по форме, утвержденной приказом Минфина РФ от 22.10.2012 г. № 135н. КУДИР для ИП на УСН – основной документ налогового учета. Организации-упрощенцы, кроме налогового учета в КУДИР, ведут еще и обязательный бухучет. Свою налоговую базу по упрощенному налогу налогоплательщики определяют на основании КУДИР, поэтому если вы совмещаете несколько налоговых режимов, то нужно вести учет доходов и расходов по УСН отдельно от другого налогового режима.

Общие правила оформления и заполнения КУДИР следующие:

  • для каждого налогового периода (то есть календарного года) – новая КУДИР;
  • записи в книге ведутся нарастающим итогом в хронологическом порядке;
  • КУДИР заполняется кассовым методом, то есть учитывается только реальное движение денег в кассе или на расчетном счету. Если вы только отгрузили товары покупателю, но не получили оплату — это еще не признается доходом для кассового метода учета. Аналогичные правила действуют и для расходов;
  • КУДИР ведется на компьютере, в специальной бухгалтерской программе или от руки;
  • суммы вносятся в книгу в рублях и копейках;
  • электронная КУДИР по окончании налогового периода распечатывается;
  • распечатанная электронная КУДИР или рукописная бумажная должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя или самого ИП и печатью (при ее наличии);
  • в рукописной КУДИР ошибки исправляют так: зачеркивают неверную запись, рядом пишут правильную формулировку, заверяя ее должностью, ФИО и подписью ответственного лица, фиксируют дату внесения исправления.

КУДИР состоит из 4 разделов плюс титульный лист. В I разделе книги налогоплательщик указывает доходы и расходы, во II разделе – расходы на покупку ОС и НМА, III раздел включает в себя убытки прошлых лет, на которые можно уменьшить текущий налог, IV раздел посвящен расходам, которые уменьшают сумму налога. II-III раздел должны заполнять только при УСН Доходы минус расходы, а IV раздел предназначен только для УСН Доходы. Рассмотрим подробнее, как вести КУДИР при УСН 15% и 6%.

Обратите внимание, что изменения в КУДИР, утвержденные приказом Минфина России от 07.12.16 № 227н, начинают действовать только с 1 января 2018 года. В 2017 книга доходов заполняется точно так же, как и в прошлом году.

Заполнение КУДИР при УСН Доходы

Поскольку налогоплательщик на УСН Доходы учитывает только свои доходы, то в I разделе КУДИР он будет отражать лишь поступления на расчетный счет или в кассу. При этом в качестве дохода для определения налоговой базы учитывают не любые полученные денежные средства. Согласно ст. 346.15 НК РФ упрощенец учитывает в качестве доходов свою выручку и внереализационные доходы – сдачу имущества в аренду и прочие доходы из ст. 250 НК РФ. Перечень же доходов, которые нельзя учесть на УСН, приводится в статьях 224, 251, 284 НК РФ.

Этот перечень длинный, большая часть доходов весьма специфические. Укажем наиболее характерные для повседневной деятельности большинства бизнесменов: нельзя считать доходом получаемые из ФСС деньги для возмещения затрат на детские пособия и больничные для сотрудников, возврат авансов или любых излишне уплаченных сумм, суммы полученных кредитов или возврат ссуды, которую выдала сама организация.

У ИП еще больше нюансов при налоговом учете доходов, полученных в рамках упрощенной системы. Предприниматель не учитывает в КУДИР по УСН свой доход в качестве зарплаты по найму, пополнение кассы собственного предприятия. Продажа имущества, не используемого в предпринимательской деятельности (например, машины или квартиры) при расчете налогооблагаемой базы в доход тоже не включается.

Как вести КУДИР при УСН 6%? Поступления доходов отражаются путем регистрации ПКО, платежного поручения или выписки банка. Если выручка сдается по БСО, то на несколько бланков можно сделать один приходный ордер, но при условии, что бланки были выписаны в течение одного рабочего дня. Если же нужно отразить в КУДИР возврат денег покупателю, то такую сумму нужно вписать в графу «доходы» со знаком минус.

Еще один нюанс заполнения КУДИР по УСН доходы – заполнение раздела IV. Поскольку на УСН Доходы налогоплательщик может уменьшить сумму налога на страховые взносы, то размер этих взносов должен быть отражен в IV разделе КУДИР. В книге указывается сведения о платежном документе, период уплаты взносов, категория взносов и их размер. Предприниматели в этом разделе указывают не только взносы за работников, но и на собственное пенсионное и медицинское страхование. По итогам каждого квартала, а также полугодия, 9 месяцев и календарного года подводятся итоги.

Заполнение КУДИР при УСН Доходы минус расходы

Доходы в КУДИР отражаются одинаково, независимо от выбранного варианта УСН. А вот расходы отражаются в разделе I только при УСН Доходы минус расходы. Перечень расходов, которые можно учитывать в КУДИР, есть в приложении 2 к приказу Минфина РФ от 22.10.2012 г. №135н и в ст. 346.16 НК РФ. Поскольку расходы уменьшают налоговую базу по УСН, налоговики тщательно проверяют траты компании и регулярно выпускают письма и разъяснения: какие расходы можно принять к учету, а какие – нельзя. Общий принцип таков — расходы можно принять только если они экономически обоснованы, документально подтверждены и принесут налогоплательщику доход.

Плательщик УСН может учесть при расчете единого налога материальные расходы, затраты на оплату труда и обязательное социальное страхование сотрудников и некоторые другие расходы. У каждой перечисленной категории затрат есть свои особенности, например, расходы на покупку товаров попадают в КУДИР только после того, как они непосредственно попали на склад, были оплачены поставщику и проданы покупателю. Страховые взносы за работников при УСН Доходы минус расходы не уменьшают сам рассчитанный налог, а включаются в налогооблагаемую базу в качестве расходов в полном размере.

Обратите внимание, что личные расходы индивидуального предпринимателя на УСН Доходы минус расходы, прямо не связанные с получением прибыли, нельзя вносить в КУДИР.

Формы ведения КУДиР

Книга учета включает в себя все последовательно записанные операции за отчетный (налоговый) период, то есть один год. Подтверждением каждой записи служит какой-либо первичный документ (чек, приходно-кассовый ордер и т.д.). В Налоговом кодексе обозначено (ст. 120 НК РФ), что срок хранения книги – 4 года. В настоящее время заверять эту книгу нигде не нужно, достаточно, чтобы она всегда была при вас. Даже если ваша деятельность какое-то время не велась (то есть ни доходов, ни расходов у вас не было), нужно иметь нулевой КУДиР. Если же при проверке книгу не обнаружат, то вам придется заплатить штраф – 200 рублей.

В КУДиР вносятся все операции за отчетный период. Хранить книгу нужно 4 года, а если при проверке у вас ее не будет – заплатите штраф в размере 200 рублей.

Ведение КУДиР возможно как в бумажном, так и в электронном варианте. Бумажная книга – это журнал. Прежде чем приступить к заполнению, его нужно с самого начала пронумеровать, прошить, подписать, скрепить печатью (при ее наличии у ИП) и указать на последнем листе, сколько всего страниц содержит ваша книга. В ней допускаются исправления, но нужно приложить документ, который их подтвердит. Также исправления возможны при подписи и печати руководителя. Электронная форма КУДиР распечатывается, так же прошивается и скрепляется печатью и подписью. В налоговую инспекцию книга не сдается.

Как заполнить книгу учета

Титульный лист

Самое простое – заполнить титульный лист. Здесь все понятно. В графе «Дата» вы указываете год, месяц и число начала ведения книги.

В графе «Форма по ОКУД» ничего писать не нужно.

В графе «Объект налогообложения» вы указываете систему уплаты налогов, которую выбрали, записав или «Доходы», или «Доходы, уменьшенные на величину расходов».

При получении из Росстата информационного письма с кодом запишите его в графе «ОКПО» (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).

Помимо этого, указываются Ф.И.О. и ИНН индивидуального предпринимателя, его адрес и номера расчетных счетов (при наличии).

1. Первый раздел («Доходы и расходы») заполняется поквартально и поэтому содержит 4 таблицы, в каждой – по 5 граф:

  1. Первая графа – номер записи.
  2. Вторая графа – указываются дата и номер документа, подтверждающего доход либо расход.
  3. Третья графа – краткое резюме операции (пример — «Поступление в кассу. Оплата по договору № 000 за предоставление помещения в аренду»).
  4. Четвертая графа – доходы, влияющие на учет налогов. Стоит отметить, что если вы возвращаете какие-то средства покупателю, то записывайте их сумму со знаком минус в эту же графу (а не в пятую – «Расходы»).
  5. Пятая графа (только для тех ИП, кто на «упрощенке», «доходы минус расходы») – расходы, используемые при начислении налога.

Первый раздел КУДиР – «Доходы и расходы» – заполняется поквартально.

2. Во втором разделе записывается расчет расходов. Он заполняется только теми, кто платит налоги по принципу «доходы минус расходы». Все, на что вы потратились при производстве продукции (помещения, земельные участки, материалы и пр.), и нематериальные активы (продукты интеллектуальной деятельности, права на изобретение, авторские права, товарные знаки и т.д.) записывайте сюда.

3. В третьем разделе происходит расчет убытка, влияющего на уменьшение налога. Так же бывает только при схеме «доходы – расходы». Убытки с прошлых лет, которые вы бы хотели перенести на следующий год, фиксируете здесь.

4. Четвертый раздел включает в себя расходы, уменьшающие сумму налога. Он заполняется при УСН «Доходы» и включает в себя суммы страховых взносов за себя и имеющихся работников.

Если будете нарушать правила учета – заплатите крупные штрафы: минимальный равен 10 000 рублей (согласно ст. 120 НК РФ).

Порядок заполнения книги имеет свои нюансы:

  1. Книга заполняется исключительно на русском языке, и если попадутся документы на иностранных языках, то их нужно построчно перевести.
  2. На каждый год заводится новая книга.
  3. Доходы и расходы указываются в разных строках.
  4. При фиксации дохода уточняйте его вид: аванс это или что-то другое.
  5. День получения денежных средств в банк или кассу, вступление в имущественные права записываются в КУДиР как дата получения дохода.
  6. Расходами считаются затраты на получение товаров и услуг.
  7. Датой различных расходов считается день списания денег со счета или их выплаты из кассы.
  8. Расходы по оплате товара, который вы собираетесь в дальнейшем реализовывать, датируются днем, когда вы продали этот товар.
  9. Дата расходов по транспортировке, хранению и обслуживанию записывается как день выполнения этих операций.
  10. Каждый выданный чек клиенту должен быть указан, или оформляется один приходно-кассовый ордер на несколько покупок (первичные документы прилагаются).
  11. Отдельной строкой записывается НДС.
  12. Сотрудники, как правило, получают зарплату дважды в месяц, поэтому в книгу заносятся две записи (аванс и зарплата). Если зарплату вы выдаете через кассу, записывайте и номер ведомости, и номер расходно-кассового ордера.

КУДиР объединяет практически все операции, связанные с документацией ИП: расходы на сырье и амортизацию, начисление зарплаты сотрудникам, отчисления в страховые фонды, расходы на коммунальные услуги, начисление налогов на все виды доходов и т.д.

КУДиР объединяет практически все операции, связанные с документацией ИП.

Скачать образец заполнения книги за 2017 год можно .

Запомните, что книгу учета лучше приобрести сразу перед началом вашей деятельности: она поможет структурировать вашу работу, упорядочить документацию и избежать проблем с налоговыми органами. Хотя книга учета и заводится для проверки налогов, она также важна и как помощник в бухгалтерском учете.

Инструкция по заполнению КУДиР на 2018 год

• С 2013 года заверять в налоговой книгу учёта доходов и расходов не надо.

• Исправление ошибок при ведении Книги от руки должно быть обоснованно и подтверждено подписью ИП или руководителя организации с указанием даты исправления и печатью (для ИП — при ее наличии).

• Все операции отражаются в хронологической последовательности на основе подтверждающих документов (договор, накладная, чек и т.п.).

• В каждом новом налоговом периоде — новая КУДиР.

• Если ведёте книгу в электронном виде, то по окончании налогового периода распечатать, пронумеровать и прошить (как прошивать — ссылка дана выше), скрепить подписью. Незаполненные разделы тоже распечатываются и сшиваются, чтоб сохранялась целостность КУДиР.

• Инструкцию рассмотрим на бланке КУДиР для УСН, но для бланков ЕСХН и патента это заполнение также подходит, т.к. бланки практически одинаковые.

• КУДиР можно также упрощённо вести в этом автоматизированном онлайн-сервисе.

Поле «Форма по ОКУД» не заполняется.

Поле «Дата (год, месяц, число)». Укажите дату начала ведения книги.

Поле «По ОКПО». Не обязательно заполнять. ОКПО можно посмотреть в письме из Росстата (если получали при регистрации), либо на сайте ОКПО.ru.

Поле «Объект налогообложения». Укажите «доходы» или «доходы минус расходы».

А также укажите остальные данные (расчётный счёт — при наличии, ФИО, наименование организации, необходимые адреса).

Раздел 1. Доходы и расходы

ГРАФА 1. Порядковый номер записи.

ГРАФА 2. Дата и номер первичного документа, на основании которого получен доход или совершён расход.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОХОДОВ В ГРАФЕ 2

1) Поступления в кассу — пишем дату прихода и номер Z-отчёта, который вы стандартно снимаете в конце рабочего дня. Пример: 10.01.2015 чек Z-отчёт № 4545.

2) Поступления на расчётный счёт — пишем дату прихода и номер платёжного поручения, либо выписки банка. Пример: 10.01.2015 п/п № 45 или выписка банка от 10.01.2015 № 45.

3) Выручка по БСО (бланк строгой отчётности) — если в течение дня выписано несколько БСО, то разумно будет на них составить ПКО (приходно-кассовый ордер), в котором будут указаны номера всех использованных БСО. Этот ПКО и заносится в КУДиР. Но делать в КУДиР одну запись на основании нескольких БСО, выписанных на разные даты, не допускается. Образец:

4) Возврат. Допустим, нужно вернуть излишне уплаченную сумму или вернуть предоплату покупателю при расторжении договора. В этом случае сумму возврата вписываем в графу 4 (доходы) со знаком «минус».

  • Доходы указываем по фактической дате поступления денежных средств и имущества.
  • Также средства и имущество может поступать на основании других документов (товарная накладная, акт приёмки-передачи имущества и т.п.).

ОФОРМЛЕНИЕ РАСХОДОВ В ГРАФЕ 2 (только для УСН «доходы минус расходы»)

Пишем дату расхода и номер документа (например, кассовый или товарный чек, платёжное поручение, расходный кассовый ордер, Z-отчёт и др.).

ГРАФА 3. Укажите содержание регистрируемой операции.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОХОДОВ В ГРАФЕ 3

Пополнение собственного счета и увеличение уставного капитала не считается доходом,
поэтому в КУДиР не вносится.

1) Пример записи доходов:

КАК ОФОРМИТЬ ВОЗВРАТ?

Допустим, нужно вернуть излишне уплаченную сумму или вернуть предоплату покупателю при расторжении договора. В этом случае сумму возврата вписываем в графу 4 (доходы) со знаком «минус».

Пример записи возврата:

ОФОРМЛЕНИЕ РАСХОДОВ В ГРАФЕ 3 (только для УСН «доходы минус расходы»)

1) Пример записи выданной зарплаты и НДФЛ.

2) Расходы на приобретение товара указываются только после его реализации.

Образец такой записи:

Допустим, некий ИП 12 мая 2015 г. закупил 10 ноутбуков по цене 10 000 руб. за каждый.

Продавать решил ноутбуки за 20 000 руб. — 1 шт.

18 мая 2015 г. ИП продал 4 ноутбука и деньги от покупателя получил в тот же день.

ГРАФА 4. Укажите сумму доходов, учитываемую при расчёте налога.

ГРАФА 5. Укажите сумму расходов, учитываемую при расчёте налога.
Заполняется только теми, кто на УСН «доходы минус расходы».

«СПРАВКА К РАЗДЕЛУ 1»

Для УСН «доходы» — заполняется только строка 010 (сумма полученных доходов за год)

Для УСН «доходы минус расходы» — заполняются строчки 010, 020, 030 (при необходимости), 040, 041. Отрицательный результат по строкам 040 и 041 не указывается.

Раздел 2. Расчёт расходов на приобретение
основных средств и нематериальных активов

Этот раздел касается только тех, кто на УСН «доходы минус расходы». Заполняется, если в налоговом периоде были такие расходы. Для справки:

1) Основные средства — это материальные активы, которые использует ИП, предприятие для осуществления своей деятельности, и срок эксплуатации которых больше 1 года.

Основными средствами могут быть, например, производственные здания, сооружения, транспортные средства, оборудование, инструмент, хозяйственный инвентарь и др.

2) Нематериальные активы — активы, не имеющие физической формы, со сроком полезного использования свыше 12 месяцев. Таковыми могут быть, например, объекты интеллектуальной собственности, авторские права, патенты на изобретения, права на товарный знак и др.

Раздел 3. Расчёт суммы убытка, уменьшающей
налоговую базу по налогу

Этот раздел касается только тех, кто на УСН «доходы минус расходы». Заполняется, если в прошлых годах или в истёкшем году были убытки, которые можно перенести на следующий налоговый период.

Раздел 4. Расходы, уменьшающие сумму налога
(авансовые платежи по налогу)

Этот раздел заполняется только на УСН «доходы». Указываются уплаченные страховые взносы «за себя» и за работников (при наличии), на сумму которых уменьшаем налог УСН. Заполняется всё очень легко:

• В данном случае образец заполнен для ИП, у которого нет работников, а значит налог УСН можно уменьшить на всю сумму уплаченных страховых взносов. Напоминаем, если же у ИП есть работники, тогда налог можно уменьшить не более, чем на 50 %, на сумму страховых платежей.

• За 2014 год ИП уплатил страховые взносы «за себя» на сумму 20 000 руб., из которых:
в ПФР — 17 000 рублей и в ФФОМС — 3 000 рублей.

• Страховые взносы уплачивались поквартально нарастающим итогом, чтобы каждый квартал уменьшать сумму авансовых платежей УСН. Если плохо видно картинку, скачайте ниже образец КУДиР (формат Excel).

• Скачать образец заполнения КУДиР для УСН «доходы» •

Где и как вести домашнюю бухгалтерию: правила и способы

Совсем небольшой процент людей сегодня может похвастаться ведением домашней бухгалтерии и, тем более, правильным распределением расходов и доходов в семье. Что значит «правильным»? В первую очередь, правильная бухгалтерия должна учитывать все финансовые поступления и все потребности, как требующие регулярных трат, так и оплачиваемые время от времени. В этой связи справедлив вопрос, как вести домашнюю бухгалтерию?

Доходы большинства семей вполне регулярны, то есть можно посчитать, какая сумма поступит в бюджет семьи в следующем месяце. Обычно после получения зарплаты часть средств уходит на покрытие обязательных нужд, а остальные деньги постепенно бесконтрольно расходуются. В немалой степени такая ситуация приводит к появлению ненужных вещей или оплаты развлечений, без которых можно было обойтись, если бы бюджет был распланирован заранее. Ведение домашней бухгалтерии позволит вместо спонтанных трат отложить средства на отпуск или крупные покупки. Есть несколько основных инструментов, позволяющих систематизировать семейные расходы. Рассмотрим плюсы и минусы каждого из них.

Домашний бухучёт в тетради

Тетрадь или блокнот — это инструмент, издавна популярный при фиксации домашних трат. Он не потерял своей актуальности и сегодня, обладая массой преимуществ:

  1. Небольшая стоимость, особенно по сравнению с учётом на электронных устройствах.
  2. Запись и подсчёт вручную не требуют особых навыков, а значит, освобождают от необходимости осваивать специальные компьютерные программы.
  3. Возможность брать тетрадь с собой в поездки или походы по магазинам, чтобы не упустить ничего важного.

Можно завести вместо тетради амбарную книгу или специальный блокнот для учёта расходов. А можно в обычной тетради самостоятельно разлиновать графы для доходов и расходов и заполнять их от руки. Удобнее вести такую тетрадь, используя две ручки: синюю (для обычных записей) и цветную (для выделения важной информации). Рядом с тетрадью должен находиться калькулятор — для самостоятельных вычислений.

Пример ведения семейного бюджета на бумажном носителе — в тетради или в амбарной книге, или в дневнике учёта доходов и расходов — рассмотрим ниже

Пошаговое ведение бюджета на бумажном носителе

Самый сложный этап ведения домашней бухгалтерии — это сбор данных о расходах. Крупные покупки несложно отследить и записать, а вот с мелкими тратами, особенно теми, которые совершают домочадцы, дела обстоят сложнее. Но их учёт тоже является обязательным, ведь здесь важна каждая мелочь.

Кроме записей в тетрадь рекомендуется собирать чеки, а после проверки или первичной фиксации данных их можно будет выбросить.

Все расходы, даже самые мелкие, должны быть записаны досконально. Можно подсчитать их сумму и рядом сделать пометку «Карманные траты».

1 шаг — подсчёт доходов

Началом ведения домашней бухгалтерии должен стать подсчёт полученных средств. Общая сумма семейного заработка — ключевое понятие для планирования бюджета. Если заработок не регулярный, или возможны колебания в сумме оплаты труда, то исходите из минимальной планируемой суммы.

Если зарплата представляет собой фиксированную сумму, то расчёт весьма прост: з/п мужа + з/п жены = семейный доход.

К примеру, если у мужа заработная плата составляет 30 000, а у жены — 20 000, то общий семейный доход составит 50 000 руб.

Итак, что нужно сделать, начиная вести домашнюю бухгалтерию?

  • купить тетрадь или блокнот;
  • на первом листе определить сумму ежемесячного дохода;
  • взять минимальную сумму (если её размер варьируется);
  • обновлять сведения о доходах каждые 3-6 мес.

2 шаг — распределение

Этот шаг заключается в распределении общего семейного дохода на различные цели. Одна из популярных методик, которая применяется для удобного распределения — это «Семь конвертов». Согласно ей, домашние расходы делятся на 7 основных целей (и, соответственно, раскладываются в 7 конвертов) в разном процентном соотношении.

Таблица 1. Семь конвертов.

Цель Процент отложенных средств Пояснение к использованию финансовых средств
Хозяйственные расходы 35 Продукты питания, бытовые нужды
Жилье 20 Арендная плата, квитанции и прочие коммунальные расходы
Дети 15 Секции, одежда, лекарственные расходы
Отпуск, развлечения 5 Отдых, развлекательные поездки
Дополнительные траты 10 Резерв на случай непредвиденных расходов (поломки техники, авто или срочных покупок)
Инвестиции 10 Неприкосновенный запас (можно использовать для получения пассивного дохода)
Дорогостоящие покупки 5 Накопительная часть бюджета, для дорогостоящих покупок

Правила использования средств:

  1. Если появляется необходимость в использовании дополнительных средств, то сначала задействуют 4, 5 и 7 конверты, а остальные можно трогать только в случае крайней необходимости.
  2. Если заработок в текущем месяце превысил обычный размер дохода, то первыми наполняют конверты 4, 5, 6 и 7.

Пример: распределение доходов семьи с бюджетом в 50 000 руб.

Цель Наименование расходов Процент отчислений Сумма, руб.
1 Хозяйственные расходы 35 17 500
2 Жилье 20 10 000
3 Дети 15 7 500
4 Отпуск 5 2 500
5 Дополнительные траты 10 5 000
6 Инвестиции 10 5 000
7 Дорогостоящие покупки 5 2 500

Что нужно сделать после анализа данной таблички?

  • скорректировать процент согласно собственным нуждам;
  • распределить доход по разным конвертам;
  • записать информацию по конкретному месяцу в тетрадь.

Удобнее всего раскладывать деньги в настоящие конверты, купленные на почте.

Каждый можно обклеить цветной бумагой соответствующего цвета и подписать согласно цели накопления.

3 шаг — условная расфасовка

После распределения средств по конвертам, их можно условно разделить на две группы:

  • динамические — то есть точно неизвестно, какая именно сумма понадобится на то или иное приобретение;
  • статические — сумма покупки известна заранее.

Статическую часть средств откладывают один раз, при получении зарплаты, а вот динамической частью бюджета придётся управлять ежедневно.

После распределения доходов по предложенной схеме все данные должны быть записаны в тетрадь.

4 шаг — управление

Динамическая часть расходов требует постоянного контроля. Чтобы это было проще сделать, нужно произвести несложный подсчёт:

  • берем максимальное число дней в календарном месяце — 31;
  • добавляем к нему пару дней на случай форс-мажорных обстоятельств — получается 33;
  • делим сумму динамических расходов на количество дней;
  • получаем сумму, которую можно потратить за день.

После расчёта суммы ежедневно допустимых расходов, удобнее расчертить в тетради таблицы.

Нужно стараться не просто каждый вечер их заполнять, но и закрывать без минусового баланса.

5 шаг — анализ и подведение итогов

В конце каждой недели проводится подведение итогов и подсчёт баланса. Если неделю удаётся закрыть с положительным балансом, значит планирование успешно соблюдается. В случае формирования отрицательного баланса, бюджет следующей недели сокращают на сумму недостачи.

В конце месяца баланс подводится по такой же схеме.

Важно! Если обнаружена недостача, то бюджет следующего месяца в части динамических расходов должен быть сокращён на сумму образовавшегося пробела.

Несколько советов по формированию положительного баланса:

  • итоги недели и месяца нужно записывать на отдельном листе;
  • при образовании недостачи нужно подумать, за счёт какой статьи расходов можно её ликвидировать безболезненно для семьи;
  • деньги, которые удалось сэкономить, нужно направить на другие цели (отпуск или дорогостоящие покупки) — можно устраивать себе поощрения в виде внеплановых развлечений или любимых лакомств.

КУДиР для ИП и ООО в 2019 году

Содержит четыре таблицы (по одной на каждый квартал). Каждая таблица состоит из 5 граф (столбцов).

ГРАФА №1. Порядковый номер записи.

ГРАФА №2. Дата и номер первичного документа, подтверждающего доход либо расход.

При доходе:

  1. Если средства поступили в кассу, то записывается дата прихода и номер Z-отчета, который снимается в конце рабочего дня. Например, 10.10.19 чек Z-отчет №0001.
  2. Если средства пришли на расчетный счет, то записывается дата прихода и номер платежного поручения или выписки банка. Например, 10.10.19 п/п №100, либо 10.10.19 выписка банка №100.
  3. Если средства поступили по БСО (бланку строгой отчетности), то под каждый такой выданный бланк не обязательно делать отдельную строку в КУДИР. Вместо этого можно записать дату рабочего дня и оформить ПКО, в котором перечислить номера всех выписанных БСО за этот день (при этом в графу 4 заносится сумма средств по этим БСО). Например, 10.10.19 ПКО №100. Группировать БСО можно, только если они выписаны в течение одного дня.
  4. Если был сделан возврат средств за товар или услугу, то записывается дата фактического возврата и номер платежного поручения или расписки (при этом в графу 4 заносится сумма возврата со знаком минус).

При расходе (только для УСН «Доходы минус расходы») записывается дата расхода и номер первичного документа, которым может быть: товарный чек, накладная, платежное поручение, Z-отчет и прочее. Например, 10.10.19 чек №0001, 10.10.19 товарная накладная №0001, 10.10.19 п/п №0001, 10.10.19 Z-отчет №0001 и т.д.

Обратите внимание, что расходы на покупку товаров для их последующей перепродажи заносятся только после их реализации.

ГРАФА №3. Содержание операции.

Данная графа не обладает слишком большой важностью.

Примеры заполнения при доходе:

  • Поступление в кассу. Оплата по договору №100/АА от 10.10.2019 за оказание рекламных услуг.
  • Получен аванс от покупателя «ООО «Фирма» в счет предстоящей поставки товара по договору № 100/АА.
  • Получен доход. Торговая выручка за 10.10.2019″.
  • Возврат средств покупателю по договору № 100/АА от 10.10.2019.

Примеры заполнения при расходе (только для УСН «Доходы минус расходы»):

  • Перечислен аванс работникам.
  • Перечислена заработная плата.
  • Перечислен НДФЛ с заработной платы.

ГРАФА №4. Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы.

Обратите внимание, что при возврате средств покупателю, сумма записывается в данный столбец со знаком минус. Т.е. не в расходы (графа №5), а именно в доходы (графа №4).

ГРАФА №5. Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы. Заполняются только ИП и организациями на УСН «Доходы минус расходы».

В «Справке к разделу I» заполняется:

  • на УСН «Доходы» только строка 010 за весь год;
  • на УСН «Доходы минус расходы» строки 010, 020 за весь год и строки 040, 041 (если суммы не отрицательные).

Все индивидуальные предприниматели (ИП) и организации, использующие упрощенную систему налогообложения (УСН) должны подавать декларацию о доходах в налоговую инспекцию. Чтобы определить размер прибыли, необходимо вести реестр финансовых операций во время их деятельности.

С этой целью применяется книга учета доходов и расходов. Как же правильно вести регистрацию сделок, чтобы избежать штрафных санкций?

Определение, расшифровка и состав

Аббревиатура КУДиР создана из первых букв словосочетания «книга учета доходов и расходов». Скачать актуальный в 2019 году бланк Книги учета доходов и расходов, образец заполнения КУДиР для организаций и ИП на УСН, а также Порядки заполнения книги при ЕСХН и ПСН.

Во время осуществления деятельности в ней регистрируют определенные НК РФ финансовые операции, подтверждаемые такими документами:

  • выписки из банка;
  • расходные и приходные ордера;
  • чеки;
  • накладные (например, ТОРГ 12);
  • платежные поручения.

Все виды расходных действий, подлежащие регистрации в книге, указаны в двух статьях НК РФ – 249 и 250. Есть еще некоторые виды затрат, которые также подлежат регистрации на основании первого пункта ст. 346.16 НК. Запись об уплате минимального налога не заноситься, т.к. это не приравнивается к статьям расхода.

Фиксация суммы по расходным операциям производиться только после получение товара или услуги и полной оплаты их стоимости. Например, периодическую ежемесячную уплату за аренду помещения можно внести не ранее последнего дня месяца, за который перечислена сумма арендодателю.

Подтверждающими первичными документами будут платежное поручение из банка; договор и акт передачи в связи с арендой помещения.

Поступления доходов фиксируют на страницах книги кассовым методом. Авансовые операции также регистрируют в день получения предоплаты, внося данные из подтверждающего первичного документа.
Если во время проверки у ИП или организации с УСН отсутствует КУДиР, то они подвергаются наказанию в виде штрафа. Его размер составляет для организаций – 10 тыс. руб., а для ИП – 200 руб.

Правила ведения книги

Вести регистрацию движения финансов в ходе своей деятельности путем внесения информации в КУДиР должны ИП, организации с УСН и использующие патент. Регистрировать ее в налоговой инспекции не нужно, т.к. это правило отменено с 2013 г. На основании данных учетных записей брошюры рассчитываются налоги и составляется декларация для налоговой службы.

Вариантов ведения данной книги всего два:

  1. Рукописный способ применяется для заполнения специальных бланков, сшитых и пронумерованных в единый документ.
  2. Электронный метод ведения регистрации финансовых операций, который ведется на протяжении календарного года в цифровом коде. Затем по окончании года страницы распечатывают, нумеруют и сшивают.

Вначале каждого календарного года заводиться новая учетная книга по доходам и расходам. Информация на бумажных носителях о годовой деятельности налогоплательщика должна храниться на протяжении 4 лет.

Внимание! Наличие книги не отменяется для налогоплательщиков, не осуществляющих хозяйственную деятельность в отчетных периодах.

Как правильно заполнять Книгу учета доходов и расходов, рассмотрено в следующем видеосюжете:

Оформление

Ведение КУДиР отличается в зависимости от выбранного вида налогообложения, поэтому нужно выбирать специальную форму для таких систем налоговой отчетности:

  • патента;
  • УСН;
  • ЕСХН;
  • ОСНО.

Титульный лист и страницы нумеруют и с помощью шнура объединяют в брошюру. На последнем листе узел запечатывают. На наклеенном фрагменте бумаги указывается количество страниц в документе, заверенное подписью и печатью при наличии.

Во время внесения данных о платежных операциях могут быть допущены ошибки, но есть возможность их исправить. В принципе ничего страшного здесь ничего нет, т.к. ошибочные данные можно легко исправить такими способами:

  • в электронной записи путем удаления неверных параметров с заменой их правильными сведениями.
  • при рукописном заполнении нужно зачеркнуть показатель и внести достоверную информацию. Каждое исправление подтверждается подписью руководителя с печатью (если она есть).

Какое наказание угрожает налогоплательщику за недостоверность сведений в КУДиР? Если был неправильно рассчитан налог по неверным параметрам, то придется оплатить 20% от его суммы в виде штрафа. За умышленное сокрытие информации о параметрах, из-за которой сумма внесенных налоговых обязательств была снижена, грозит наказание в размере 40% от налога.

Предотвратить применение санкций за недостоверный учет в КУДиР можно в случае своевременно уплаченных налоговых платежей. Но они должны быть правильно рассчитаны, даже если из брошюры взяты неверные данные. За уплату налога в полном объеме при таких обстоятельствах штраф подлежит отмене.

Заполнять табличные данные о доходах и расходах нужно очень внимательно. Налоговую службу всегда интересует обоснование затратных статей и подтверждающие первичные документы. Пополнение счета ИП в банке из личных средств не отображают в доходах по данной книге. То же самое касается и увеличение уставного капитала организации за счет поступления беспроцентной ссуды.

Пояснения о содержании КУДиР рассмотрены в данном видео материале:

Порядок заполнения

Книга начинается с титульного листа, в котором отражают:

  • реквизиты ИП или организации;
  • дату начала внесения учетных операций;
  • объект налогообложения, где указывают фразу либо «доходы», либо «Доходы плюс расходы».

Первый раздел содержит информацию о поквартальных доходах и расходах. Он содержит четыре таблицы — для каждого квартала года. В них поля расчерчены на 5 столбцов:

  1. № п/п;
  2. дата и номер финансового документа, подтверждающего расходную или приходную операцию;
  3. сумма дохода, подлежащая зачислению в базу под налогообложение;
  4. расходы, которые нужно учесть при расчетах базы для налогообложения.

Заканчивается раздел справкой, которую организации с «доходом» не заполняют.

Второй раздел подлежит занесению данных по расходам на приобретение основных средств и нематериальных активов. Заполняют этот раздел только организации на УСН «Доходы минус расходы». К основным средствам относятся недвижимость и оборудование, используемое в деятельности более 12 месяцев. В число нематериальных активов входят интеллектуальные разработки, товарный знак, права на изобретение и т.д.

Третий раздел также заполняют только организации на УСН «Доходы минус расходы». В поля раздела вносятся параметры убытков, имеющие отношение к прошлому налоговому периоду или текущие, которые можно отразить в будущем времени.

Четвертый раздел отводится для заполнения налогоплательщиками на УСН «Доходы». Основные показатели, которые требуется вносить сюда – это уплаченные взносы по социальному страхованию. Эти параметры отражают «за себя» и наемных рабочих.

Нюансы применения КУДиР

Регистрация финансовых операций в КУДиР во время ведения хозяйственной деятельности для каждого вида упрощенного налогообложения различны.

Но для всех налогоплательщиков установлен такой общий порядок внесения информации:

  • записи производятся на русском языке;
  • в книге фиксируются только операции за время налогового периода при осуществлении деятельности, которые участвуют в расчете налоговых обязательств;
  • каждая запись вносится по данным из первичного документа;
  • соблюдается хронология записей по каждой отдельной операции.

В таблицах нельзя компоновать записи по дням или видам операций. Каждая конкретная операция должна быть вписана в отдельную строку.

Какие еще существуют нюансы при заполнении табличных данных можно понять, рассмотрев примеры фиксирования расходно-приходных операций.

При УСН

По первому разделу занесение сведений в квартальные таблицы производят по строкам. Здесь можно порекомендовать в графе второй отражать не только номер и дату операции, а еще и название первичного документа.

Если деятельность в налоговом периоде не проводилась нужно заполнить нулевую КУДиР. В ней заполняют данные на титульном листе, а все остальные страницы оставляют пустыми.

Для упрощенцев при УСН «доходы» 6% необходимо доходы вносить в графы 4- го столбца. Например, поступили деньги за оказанную услугу в сумме 5 тыс. руб. по чеку № 2 от 15.02.2016г. В этом случае стоимость услуги в размере 5 тыс. руб. вноситься в 4 графу. Выявлена излишне оплаченная сумма за услугу в размере 500 руб., которая возвращена клиенту 16.05.2016г. Отдельной строкой фиксируют порядковый номер, чек и дату проведения возврата денег, а сумму вносим в графу 4-го столбца со знаком минусом «-500».

Заполняются на УСН 6% только Доходы. Обратите внимание, что в данном разделе следует указывать не все страховые взносы, а только те, которые уменьшают упрощенный налог.

Операции в книге фиксируют по кассовому методу, т.е. в день поступления или оплаты средств.

Если используется УСН «доходы минус расходы», то в доходные столбцы вписывают показания, как и в предыдущей УСН «доходы» 6%. При этом сильнее акцентировать внимание по заполнению расходных граф.

К примеру, вносят такую информацию о расходах отдельно по каждому событию:

  1. Товар для перепродажи – первичный документ выписанная Товарная накладная № 1092 от 26.02.2015г.
  2. Услуги, пишем дату расхода на услугу и номер отчета. Например, 30.04.2015г. Чек №00000003.
  3. Расходы оплачены наличной купюрой, которые вносим из товарного чека: дату и его номер. Пример: 25.05.2015 Чек №00000014.
  4. Возврат: вы реализовали какой-то товар (оказали услугу), при этом вам заплатили больше. Затем клиенту вы вернули излишне уплаченную сумму. В этом случае нужно уменьшить графу «Доходы», для чего отражаете (по фактической дате отданных излишков) в ней так же, как и в предыдущем варианте, отрицательное значение суммы.

Расходные суммы за приобретение товара фиксируют после получения финансов от его реализации.

Патент

Если деятельность осуществляется на патенте (ПСН), то нужно использовать форму КУДиР, утвержденную к применению с 2013г. В строках заполняются только доходные графы, т.к. при использовании патента расходы не подлежат регистрации в КУДиР.