Как списывать линолеум УСН

Содержание

Из-за чего возникают проблемы

Порой бухгалтеры боятся списывать стоимость сырья на расходы в налоговом учете сразу после оплаты. А ждут, пока ценности будут отпущены в производство. Нерасторопность объясняется просто: налогоплательщики боятся, что налоговики не примут преждевременные расходы. Рассуждают бухгалтеры так. Материальные расходы принимаются к учету в порядке, предусмотренном ст. 254 Налогового кодекса РФ (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А в п. 5 ст. 254 НК РФ сказано, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость остатков ценностей, переданных, но не использованных в производстве на конец месяца.

Обратите внимание! «Упрощенцы» могут списывать сырье и материалы на расходы после того, как они оплачены поставщику и оприходованы. Дожидаться списания ценностей в производство не требуется.

Поэтому налогоплательщики, чтобы подстраховаться, ждут списания материалов в производство. И только затем учитывают по ним расходы. Понятно, что это невыгодно, так как от оплаты сырья до списания его в производство могут пройти месяцы, а по отдельному сырью — и годы.

Минфин разрешает не ждать момента списания сырья в производство

По мнению финансового ведомства, выраженному в Письме от 31.07.2013 N 03-11-11/30607, поступая описанным выше способом, налогоплательщики применяют излишнюю осторожность. Действительно, «упрощенцы» должны учитывать стоимость материалов на основании ст. 254 НК РФ. Но с учетом особенностей, предусмотренных п. 2 ст. 346.17 НК РФ. А в этом пункте не говорится ни о каком уменьшении стоимости материалов на конец месяца. Условий списания сырья для компаний на УСН только два:

  • материалы оплачены поставщику (деньги выплачены из кассы или переведены на счет контрагента) (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
  • оприходованы «упрощенцем» (то есть фактически получены вместе с сопроводительными документами) (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Как только оба условия соблюдены, стоимость материалов в тот же день можно учесть в расходах на УСН. От себя добавим, что «упрощенцы» должны в книге учета по УСН записывать отдельными строками стоимость материальных ценностей (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и суммы «входного» НДС, уплаченные поставщикам при их приобретении (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Основания учета — накладные, счета-фактуры, платежки. А вот факт списания ценностей в производство в книге учета показывать не нужно. Поскольку данная операция к налоговому учету материалов отношения не имеет (Письмо Минфина России от 27.10.2010 N 03-11-11/284).

Важное обстоятельство. Факт списания сырья в производство никоим образом не отражается в книге учета доходов и расходов по УСН.

Пример. Порядок учета расходов на сырье и материалы в базе по УСН
ООО «Свет» перечислило 20 августа поставщику в качестве полной предоплаты за сырье 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.). Сырье было получено и оприходовано на складе 28 августа. А списано в производство — 5 сентября.
Бухгалтер ООО «Свет» 28 августа записал в графе 5 разд. I книги учета по УСН отдельной строкой расходы на приобретение сырья. И отдельной — «входной» НДС со стоимости сырья. По факту списания материалов в производство никакие записи в книгу учета не вносились.

На заметку. Как списать стоимость сырья, переданного на переработку сторонней организации
У некоторых компаний нет возможности изготовить из сырья нужные изделия. Выход из ситуации — заказать это сделать сторонней фирме, обладающей соответствующими производственными мощностями.
По мнению Минфина, стоимость сырья, переданного на переработку, признается расходом при УСН в обычном порядке. То есть стоимость материалов можно списать на расходы в налоговом учете после оплаты поставщику и поступления сырья на склад «упрощенца». А факт передачи сырья стороннему производителю на переработку здесь никакой роли не играет. Такие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 21.05.2013 N 03-11-11/17871.

Нюансы, требующие особого внимания. Списывайте стоимость сырья и материалов сразу после того, как перечислите деньги поставщику и оприходуете ценности. Факт списания материалов в производство значения не имеет.
В книге учета доходов и расходов по УСН отдельными строками нужно показывать расходы на покупку сырья и «входной» НДС (при наличии).

Законодательные основы оприходования канцелярских товаров

Методические указания по учету материально-производственных запасов, а конкретнее – пункт 49 этого документа, раскрывает основы учета данных операций:

Для оприходования и приемки канцтоваров, купленных за наличный или безналичный расчет, оформляется приходный ордер (унифицированная форма №М-4);
Складское движение материальных ценностей фиксируется по видам, размерам, сортам. Этот аналитический учет осуществляется в специальных карточках (ф. № М-17), заведенных по каждому номенклатурному номеру запасов.

Важно: ведение карточек возлагается на материально-ответственное лицо. Основанием для внесения записей являются первичные приходно-расходные документы, датированные днем совершения хозяйственных операций.

К учету канцтовары принимают по их фактической себестоимости (сумме покупки за вычетом НДС) – основание для такого подхода закреплено в ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», пп. 2,5,6.
Синтетические счета для бухучета канцтоваров.

Поступающие в организацию по накладным и кассовым чекам канцелярские товары приходуются по дебету 10 счета «Материалы». Согласно Инструкции по применению Плана счетов компания вправе сама определить субсчет для учета каждого вида МПЗ. Одни бухгалтера используют для учета канцтоваров субсчет 10.01 «Канцтовары», другие – 10.09 «Прочие материалы». Главное закрепить этот аспект в учетной политике компании.

Оплата канцелярских товаров может проходить безналичным путем через счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или наличными деньгами подотчетных лиц (через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

60.01 51 Канцелярские товары оплачены поставщику Выписка с расчетного счета
10.01 60.01 Канцтовары приняты к учету Товарная накладная, Форма № М-4
19.03 60.01 Учет входного НДС Товарная накладная, Счет-фактура
68.02 19 Принятие НДС к учету Счет-фактура
71 50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер
10.01 71 Канцтовары приняты от подотчетного лица Товарный чек
50 71 Возврат неизрасходованных сумм полученного аванса в кассу Приходный кассовый ордер

Важно: если компания является плательщиком НДС, возникает вопрос: можно ли принимать к зачету «входной» НДС, выделенный отдельной строкой в приобретенных за наличные деньги документах? Здесь мнения специалистов очень отличаются. Минфин считает, что единственный документ для предъявления НДС к вычету – счет-фактура. И розничные продавцы на ОСНО должны ее оформлять даже в случае оплаты наличными за товар. Но с таким подходом не согласен Конституционный Суд России: применение вычета возможно и при отсутствии счета-фактуры на МПЗ (Определение от 02.10.2003 г. № 384-О).

Реализация требований п.5 ПБУ 6/01 (абз.4) об организации контроля за сохранностью МПЗ является весомым аргументом для учета канцтоваров с длительным сроком эксплуатации на забалансовом счете.

Порядок списания канцтоваров

При передаче канцелярских товаров и принадлежностей со склада структурным подразделениям компании оформляются унифицированные формы:

  • лимитно-заборная карта (ф. № М-8);

  • требование-накладная формы М-11;

  • накладная по типовой межотраслевой форме М-15.

Важно: некоторые бухгалтера затраты на заправку картриджей включают в статью расходов на канцелярские товары. Данный подход неверен, о чем свидетельствует пп.2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Данные издержки необходимо относить на материальные расходы компании.

Если канцелярский товар отслужил свой срок, для его списания подразделение – получатель составляет соответствующий акт. Среди обязательной информации этого документа можно отметить следующие сведения:

  • Наименование и количество;

  • Учетная цена и сумма по всем наименованиям;

  • Куда израсходован объект МПЗ;

  • Если есть – норматив расхода;

  • Прочая информация на усмотрение составителей.

Пример записи на счетах синтетического учета при списании канцтоваров на общехозяйственные нужды:

Дебет счета Кредит счета Описание проводки Документ-основание
26 10.01 Списаны на нужды бухгалтерии бумага и ручки Требование-накладная

Форму акта на списание и состав комиссии компания утверждает локальными нормативными актами (приказами, положениями и т.д.). Некоторые бухгалтера модифицируют ф. №М-11, дополняя ее нужными реквизитами – пользуются видоизмененным документом для списания канцтоваров по истечении срока их эксплуатации.

Важно: форма требования-накладной утверждается Учетной политикой компании для использования и для списания материалов.

На какой счет списывать канцтовары в бухгалтерии — учет и примеры

Канцтовары принимаются к учету на основании накладной поставщика по форме Торг-12.Если канцелярские товары куплены в розницу подотчетным лицом, то канцтовары принимаются к учету на основании авансового отчета с приложенным к нему товарным или кассовым чеком, в котором указано наименование товара.

Бухгалтерский учет и документальное оформление приобретения и использования канцелярских товаров

Приобретенные канцелярские товары принимаются к учету в качестве такого объекта материально-производственных запасов (МПЗ), как материалы, по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (п. п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).Канцтовары можно приходовать любым из двух вариантов (п. 3 ПБУ 5/01):

  • или по каждой позиции (например, ручка шариковая синяя, бумага формата А4, фотобумага, карандаш простой, папка-регистратор, папка-скоросшиватель);
  • или однородными группами (например, письменные принадлежности, бумага, папки).

Выбранный способ следует закрепить в Учетной политике.При передаче приобретенных канцтоваров материально ответственному лицу (на склад) необходимо сделать (п. 49 Методуказаний по учету МПЗ) следующее:

  • или составить приходный ордер (форма М-4);
  • или проставить на накладную поставщика штамп, содержащий наименование организации, дату получения канцтоваров материально ответственным лицом и очередной номер приходного ордера. Отдельно приходный ордер в этом случае не составляется. Материально ответственное лицо должно расписаться в накладной поставщика.

На дату передачи канцтоваров для использования по назначению их фактическая себестоимость признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5, 8, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Канцтовары списываются в расходы при передаче работникам, их использующим, на основании требования-накладной (форма М-11) (п. 93 Методических указаний по учету МПЗ).

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены в таблице проводок:

Проводка Операция
Д 10 — К 60 (71) Оприходованы канцтовары
Д 26 (44) — К 10 Канцтовары переданы работникам

Налог на добавленную стоимость (НДС)

В общем случае организации вправе принять к вычету суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), на основании п. п. 1, 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ в порядке, установленном п. 1 ст. 172 НК РФ.

Предъявленные суммы НДС выделяются отдельной строкой в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах (п. 4 ст. 168 НК РФ). Вычет «входного» НДС производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль организаций

Стоимость канцелярских товаров включается в прочие расходы на дату их передачи работникам (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример

В мае 2015 года работнику выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2000 руб. для приобретения канцелярских товаров.

В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККМ и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров на сумму 2006 руб. (в том числе НДС 306 руб.). Также к авансовому отчету приложен счет-фактура. В учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет Кредит Сумма,руб. Первичныйдокумент
Выданы денежные средства под отчет для приобретения канцелярских товаров 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» 2 006 Расходный кассовый ордер
Приняты к учету канцелярские товары (2006 — 306) 10 «Материалы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 1 700 Авансовый отчет, Приходный ордер по форме М-4
Отражена сумма НДС по приобретенным канцелярским товарам 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 306 Счет-фактура
Принята к вычету сумма НДС 68/НДС 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 306 Счет-фактура

Налог, уплачиваемый при применении УСН

Организация, применяющая УСН, уменьшает полученные доходы на расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346. 16 НК РФ, к которым, в частности, относятся расходы на канцелярские товары, при условии их соответствия критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и в порядке, предусмотренном пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ (пп. 17 п. 1, абз. 1, 2 п. 2 ст.346. 16 НК РФ).

Суммы НДС, уплаченные поставщику при приобретении канцтоваров, стоимость которых подлежит включению в состав расходов в соответствии со ст. 346. 16 и 346. 17 НК РФ, также включаются в состав расходов на основании пп. 8 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ.

При этом сумма НДС, уплаченная организацией поставщику канцтоваров, отражается отдельной строкой в гр. 5 разд. I книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма которой утверждена Приказом Минфина России от 22. 10. 2012 N 135н.

Таким образом, стоимость канцтоваров и НДС по ним (при наличии счета-фактуры) признаются в расходах после их оплаты (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

В мае 2015 г. организация приобрела канцтовары (папки, ручки, кнопки, карандаши и др.) на общую сумму 40 000 руб. (в том числе НДС).

Расчеты с поставщиком производятся в безналичном порядке. Канцтовары оплачены в месяце их приобретения и переданы для использования в производственной деятельности организации. Организация находится на упрощенном режиме налогообложения. В учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет Кредит Сумма, руб. Первичный документ
Отражены расходы на приобретение канцтоваров (с учетом НДС) 10 «Материалы» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 40 000 Отгрузочные документы поставщика, Приходный ордер по форме М-4
Перечислена поставщику плата за канцтовары 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 51 «Расчетный счет» 40 000 Выписка банка по расчетному счету
Отражена передача канцтоваров для использования по назначению 20, 25, 26,44 и др. 10 «Материалы» 40 000 Требование-накладная по форме М-11

Списание стоимости канцелярских товаров сразу в расходы, без отражения их на счете 10 «Материалы»

На практике Организации часть списывают стоимость канцелярских товаров сразу в расходы, без отражения их на счете 10 «Материалы». Обращаем Ваше внимание на то, что этот способ не верный по следующим основаниям: В этом случае нарушаются требования п. 5, 16 ПБУ 5/01, согласно которым материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету и отпускаются в производство по установленным нормам.

Отсутствие необходимой составляющей бухгалтерского учета позволяет квалифицировать эти операции как неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, материальных ценностей, что в соответствии со статьей 120 НК РФ считается грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения и, соответственно, влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. 30 000 руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается неправильное отражение операций, материальных ценностей не только на счетах бухгалтерского учета, но и в регистрах налогового учета.

Кроме этого могут возникнуть проблемы с правом на вычет «входного» НДС, поскольку согласно ст. 172 НК РФ налог может быть принят к вычету после принятия на учет товаров (работ, услуг).

В этом случае налоговые органы могут прийти к выводу, что канцелярские товары на учет налогоплательщиком не принимались и отказать Организации в праве на вычет налога на добавленную стоимость по канцелярским товарам из бюджета.

На какой счет оприходовать канцелярские товары — проводка

На практике учет канцтоваров является не очень приятным процессом в работе бухгалтерии, поскольку требует кропотливой и трудоемкой работы, занимающей много времени, при относительно небольших суммах в приходных документах.

Как правильно оприходовать канцтовары, на каком счете учитывать, как списывать в себестоимость? Все эти вопросы постараемся рассмотреть в статье с учетом уже сложившейся практики.

Вариант 1. Оприходование канцтоваров по количеству и сумме

Самым достоверным способом отражения информации, который является в то же время самым трудоемким, является учет по каждой единице товара. Т.е. как в накладных написано, так и ставим товар на учет: в количестве и сумме.

Для данного варианта учета используется бухгалтерский счет 10 «Материалы». Здесь можно создать группу «Канцтовары», где указываются наименование товара по наименованию: «скоросшиватель», «папка с завязками» и пр.

На какой субсчет отнести учет канцтоваров?

Д-т 10 К-т 60,71 и др. На каком субсчете учитывать канцтовары в этом случае? В принципе, большой разницы здесь нет, но важно закрепить данную позицию в учетной политике.

Первый вариант очень уместен, если вы покупаете большое количество канцтоваров, а затем постепенно выдаете их сотрудникам по мере необходимости. Выдача канцтоваров производится по накладной или требованию, форма которого должна быть закреплена в учетной политике вашей компании (аналог формы № М-11).

Данный вариант учета канцтоваров является самым достоверным. Он позволяет отследить потребности компании в определенном виде канцтоваров в какой-то момент времени. Так, например, в отчетный период у компании возрастают потребности в бумаге и ручках. Это экономически обоснованно, и у налоговиков не возникнет никаких вопросов.

Вариант 2. Приходуем всю партию как единицу

При данном варианте все канцтовары, указанные в приходных документах, приходуются в количестве единицы, и списываются также. Для такого способа учета издается приказ, на основании которого канцтовары приходуются и одновременно передаются в эксплуатацию.

Как оприходовать канцтовары в этом случае? К приходному ордеру в данном случае крепится копия товарной накладной (или аналогичного документа) поставщика, чтобы отследить поступившие канцтовары поименно. Для списания канцтоваров к накладной (требованию или аналогичному документу) прикрепляются заявки сотрудников.

Какие плюсы и минусы данного варианта учета? Плюс — способ для учета очень прост. Но в данном случае могут возникнуть вопросы у налоговиков.

Вариант 3. Оприходование по количеству

Еще один вариант учета канцтоваров – это его оприходование по количеству, а не названию. Т.е. в учете будет прописано: «Канцтовары 15 шт.». Т.е. то количество единиц, которое указано в приходных документах, будет являться количеством канцтоваров.

В недостоверности отражения учета обвинить бухгалтера в этом случае нельзя: все-таки по документам действительно поступило 15 штук. Вот только что касается номенклатуры – здесь могут возникнуть вопросы у проверяющих. Все-таки кресло, например, тоже штука, но не стоит столько, сколько стандартная шариковая ручка.

Вопросы в данном случае могут возникнуть и у руководителя компании. Если вы покажете ему, например, что вы закупили и списали 300 штук канцтоваров, это может вызвать дополнительные вопросы: а не много ли вы набрали?

Вариант 4. Учет канцтоваров без использования счета 10

Иногда на практике бухгалтера приходуют канцтовары без учета их на счете 10 «Материалы». Часто этот способ выбирают, если купленная канцелярия сразу списывается на нужды компании. Причем данные расходы приходуют как услуги сразу на затратные счета (25, 26, 44 и т.п.) и оформляются бухгалтерской проводкой

Д-т 25,26, 44 и т.п. К-т 60,71 и др. При этом в запасах данные расходы не участвуют.

При незначительных суммах в данном варианте учета вопросов у налоговиков может и не возникнуть. Но если суммы существенные и носят постоянный характер, то и ошибка может быть существенной. Поэтому данный способ очень чреват негативными последствиями.

Проблема может возникнуть и при вычете входного НДС. Так, основным пунктом принятия НДС к вычету является принятие материалов (товаров) к учету, а это правило не было выполнено.

Также проблема может возникнуть при нормировании расходов на канцтовары по видам и местам эксплуатации, поскольку вы не сможете дать четкого ответа, какие именно канцтовары требуются работникам цеха или сотрудникам администрации. Хотя по правилам учета каждая единица МП должна быть учтена по месту ее эксплуатации.

На каком счете учитывать канцтовары?

Без канцелярских принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается.

Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое. В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары. Как же отражается в учете покупка такой необходимой категории товаров?

Что относится к канцтоварам

В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается. С точки зрения товароведения к ним относят следующие группы и виды товаров:

  • принадлежности для письма: карандаши, ручки, перья, наборы принадлежностей для письма, чернила;
  • принадлежности для черчения: чертежные инструменты и наборы, готовальни, чертежные доски, рейсшины, чертежные принадлежности (линейки, угольники), стирательные резинки, кнопки;
  • принадлежности для рисования: краски, кисти, картон
  • мелкоофисное оборудование: скрепки, дыроколы, степлеры, корректоры, зажимы, ластики, клей;
  • школьные товары: точилки, тетради;
  • средства оргтехники: калькуляторы.

Бухгалтерский учет канцтоваров

Канцтовары в бухгалтерском учете относятся к материалам и учитываются по счету 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Относясь к такому виду активов как материально-производственные запасы, канцтовары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их покупку (кроме НДС, если организация – плательщик НДС, а если организация не является плательщиком НДС, то он входит в первоначальную стоимость канцтоваров) (пп.2,5,6 ПБУ 5/01)

На каком счете учитываются канцтовары — приобретенные у поставщика по безналичному расчету

Приобретение канцелярских товаров возможно как по безналичному расчету, так и в порядке расчетов наличными через подотчетных лиц. В первом случае проводки по приобретению будут такие:

1. Если материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости:

  • Дебет 10 – Кредит 60 – оприходованы канцтовары, поступившие от поставщика
  • Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по оприходованным канцтоварам
  • Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
  • Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

2. Если приобретение материалов учитывается с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»:

  • Дебет 10 – Кредит 15 – поступили товары от поставщика по учетным ценам
  • Дебет 15 – Кредит 60 – поступили расчетные документы от поставщика от поставщика (фактические затраты)
  • Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по канцтоварам
  • Дебет 15 (16) – Кредит 16 (15) – списана разница между учетной и фактической себестоимостью
  • Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
  • Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

Приобретение через подотчетных лиц

Более распространенным случаем является приобретение канцтоваров через подотчетных лиц. Здесь же мы назовем проводки, которые делаются при покупке канцтоваров через подотчетных лиц:

  • Дебет 71 – Кредит 50 – выданы из кассы денежные средства в подотчет
  • Дебет 10 – Кредит 71 – утвержден авансовый отчет, канцтовары оприходованы на склад.

Обратите внимание: налоговые органы настаивают, что для принятия НДС к вычету обязательно наличие счета-фактуры (см. например, письма Минфина РФ от 9.03 2010г. №03-07-11/51, от 3.08 2010г. №03-07-11/335). Если он у вас есть, то отнесите его на 19 счет: Дебет 19 – Кредит 71 – учтен «входной» НДС

Однако арбитражная практика показывает, что выделить НДС можно, если есть кассовый чек с указанием суммы НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 13.05 2008г. №17718/07).

Документальное оформление

Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, — это наличие необходимы оправдательных документов (п.56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Кроме составления авансового отчета, подотчетное лицо должно предоставить документы, подтверждающие оплату и документы, которые позволяют определить конкретный перечень приобретенных товаров:

  • кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки (подтверждают оплату);
  • товарные чеки, накладные, счета магазинов (подтверждают ассортимент товаров).

Особое внимание нужно обратить на товарные чеки, которые должны содержать все реквизиты первичных учетных документов, приведенных в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержать расшифровку приобретенных товаров по наименованиям: ручки, бумага офисная, блокнот, степлер и т.п. Общее название «канцтовары» в товарном чеке недопустимо!

При поступлении канцтоваров в организацию на них составляется приходный ордер №М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. №71а) или другой первичный документ, утвержденный в вашей организации.

При отпуске канцтоваров пользователям со склада составляется требование-накладная (форма №М-11). Спасать в затраты канцтовары при их отпуске можно одним из способов:

  • по себестоимости каждой единицы;
  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);
  • по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) – этот способ можно использовать только в налоговом учете.

Расходы на канцтовары в налоговом учете

Для целей налогообложения прибыли расходы на канцтовары являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп.24 п.1 ст.264 НК), принимаются к учету по стоимости их приобретения без включения НДС.

Никаких норм расходования канцтоваров на предприятии законодательство не устанавливает. Впрочем, предприятие может разработать и свои нормы. Главное помнить, что расходы на канцтовары должны быть обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтверждаться (п.1 ст.252 НК).

Предприятия на УСН также могут учесть расходы на канцтовары как прочие расходы – пп.17 п.1 ст.346.16 НК. Они записываются в КУДиР после оприходования и оплаты.

Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку

Расходы на оргтехнику для офиса являются одной из наиболее затратных статей. Только печать с сопутствующими расходными материалами может составить до 10% от всего объема затрат. Что говорить о покупке копировальных аппаратов, принтеров, сканеров и многофункциональных устройств.

Естественно, все приобретаемое оборудование должно быть учтено в бухгалтерском и налоговом учете, так как в большинстве налоговых режимов данный вид расходов играет важную роль при формировании налогооблагаемой базы.

Как оформить и оприходовать картриджи?

Форма приходного ордера N М-4, по которой следует оформлять приемку и оприходование расходных материалов для принтера, регламентирована пунктом 49 Методических указаний по учету МПЗ.

Стоит напомнить, что движение всех материалов в условиях складских запасов, рассортированных по качественным характеристикам, следует вести в Карточке учета материалов, заполняемой по форме N М-17 на каждое изделие, обозначенное отдельным номенклатурным номером. Основаниями для записей в этой специальной карте являются первичные приходно-расходные документы, оформляемые на дату проведения операции.Обсуждаемые нами элементы принимаются к учету, как материально-производственные запасы и оформляются по заранее обозначенной фактической себестоимости, включающей в себя все произведенные затраты на на их покупку, кроме налога на добавленную стоимость.

Как списать картриджи?

Чтобы избавиться от отработавших свое картриджей, необходимо списать их актом расхода. Документ оформляется именно тем отделом, который получал расходный материал в пользование. В нем указывается:

  • наименование подпадающей под списание товарно-материальной ценности;
  • количество единиц;
  • учетная цена и конечная сумма;
  • номер или фактическое наименование устройства, на котором картридж был использован.

Если нет возможности оформить акт, можно ограничиться дополнением требования-накладной по форме N М-11 соответствующим реквизитом. Но только в том случае, если требование-накладная утверждена заранее в учетной политике, как документ, которым подтверждается факт расходования приобретенных ране материалов.

Как отразить покупку, использование и списание картриджей в бухгалтерском учете?
Все закупаемые организацией картриджи в первую очередь нужно оприходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
В том случае, когда картриджи покупаются для целей определенного производства, все затраты на них учитываются в расходах строго по обычным видам деятельности, а также на счетах учета затрат.
Для целей бухучета списание материально-производственных затрат в расходы должно осуществляться:

  • по себестоимости картриджа;
  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости изначально приобретенных МПЗ

Отражаем в бухгалтерском учете заправку картриджей

Одним из способов продления срока службы расходных материалов для принтера является заправка картриджей. Она осуществляется специализирующимися на обслуживании печатно-копировального оборудования компаниями. Следовательно, затраты на операцию необходимо отразить в бухгалтерском учете компании-заказчика.

По определению в пунктах 5 и 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, которое было утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, все затраты компании на оплату услуг по заправке картриджей считаются расходами, включенными в обычные виды деятельности.

Эти расходы принимаются к учету в той сумме, которая полностью соответствует размеру оплаты, прописанной в договоре, заключенном между организацией и поставщиком.

Согласно пунктам 16, 17 и 18 ПБУ 10/99, данные затраты признаются в бухгалтерском учете только в том конкретном периоде, в котором имело место проведение обсуждаемых работ.

Один небольшой нюанс. В соответствии с Инструкцией, все затраты на оплату заказанной заправки картриджей могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Но только в том случае, если они могут считаться управленческими и никак не соотносятся с процессом производства.

Расходы на оргтехнику для офиса являются одной из наиболее затратных статей. Только печать с сопутствующими расходными материалами может составить до 10% от всего объема затрат. Что говорить о покупке копировальных аппаратов, принтеров, сканеров и многофункциональных устройств.

Естественно, все приобретаемое оборудование должно быть учтено в бухгалтерском и налоговом учете, так как в большинстве налоговых режимов данный вид расходов играет важную роль при формировании налогооблагаемой базы.

Как оформить и оприходовать картриджи?

Форма приходного ордера N М-4, по которой следует оформлять приемку и оприходование расходных материалов для принтера, регламентирована пунктом 49 Методических указаний по учету МПЗ.

Стоит напомнить, что движение всех материалов в условиях складских запасов, рассортированных по качественным характеристикам, следует вести в Карточке учета материалов, заполняемой по форме N М-17 на каждое изделие, обозначенное отдельным номенклатурным номером.

Списание расходов

Вам сдали в ремонт устройство , вы высказали своё мнение о целесообразности (или нецелесообразности) ремонта данного устройства — не более того. Решение о списании и списание устройства производит его владелец. Это право владельца принимать решение на основании только вашего мнения или отнести устройство в другой сервис.

5. Колос30.08.15 14:11

Вопросы типа.
А что это за контора такая выдает заключения?
Кто такие? Там один человек в штате!
Почему именно эта контора?
Ничего посолиднее не нашлось?

6. Alex_Jackson30.08.15 14:16

<cite><b>Колос</b> (5): Почему именно эта контора?</cite>
Что-то я не совсем понимаю Вашу логику ? Вы что , с мультуками пришли к клиенту и сказали , давай мы вам заключение выдадим ? Они к вам обратились , вы высказали своё мнение , в чём криминал ? И вообще , не нужно брать на себя решение задач , решать которые должны другие ! 😉

Отредактировано 14:18 30.08.15 Alex_Jackson

7. Колос30.08.15 14:27

(6) Спасибо!!!

8. Виталий30.08.15 14:52

(3) Образец:

Еще никогда не было проблем с клиентами)

P.S. Случайно стер графу «итого» в таблице стоимости работ. Но это не влияет на суть дела)

Отредактировано 14:53 30.08.15 Виталий

9. Колос30.08.15 15:21

(8) Спасибо!

10. нортон30.08.15 19:46

У нас без сертификата от центра метрологии,про то,что мы сертифицированы на ремонт оргтехники,акты о рекомендации к списанию не берут.

11. эмулятор30.08.15 20:07

<cite><b>нортон</b> (10): мы сертифицированы на ремонт оргтехники</cite> Что за сертификат такой? Вроде как вид деятельности не только не лицензируемый, но и сертификаты какие либо госоструктуры никто не уполномачивал выдавать… разве что есть сертификаты от вендоров, но это совсем другое, и на каждый аппарат отдельно, а не на все гуртом, насколько я понимаю…

Отредактировано 20:07 30.08.15 эмулятор

13. Maxxx30.08.15 20:48

В России порядок списания основных средств следующий:
Организация создаёт комиссию по списанию основных средств и своим решением списывает объект основных средств. Все! Какое-то участие в ПРОЦЕССЕ списания сервисная фирма не принимает.
Разумеется, члены комиссии не являются сведущими в вопросе работоспособности техники и вот для решения этого вопроса они обращаютсяв организацию, занимающуюся ремонтом, для получения заключения о техническом состоянии этого объекта.
Ремонтник осматривает объект, затем составляет акт его технического состояния. В нём описывается именно техническое состояние объекта без каких-либо выводов о дальнейшей судьбе объекта. Не надо ремонтнику брать на себя право давать экспертные заключения об экономической (не)целесообразности ремонта и необходимости списания. Экспертиза — лицензируемая/сертифицируемая деятельность, не надо в неё лезть ремонтнику.
Принесли ремонтнику вещь в ремонт — выставляй клиенту счёт за ремонт. То, что счёт может быть выше цены нового изделия (пример — ремкомплекты киосера), ремонтника волновать не должно.

14. эмулятор30.08.15 21:12

(12) Как все интересно… И почем такой документ?
<cite><b>Maxxx</b> (13): Не надо ремонтнику брать на себя</cite> Ну не знаю… Мнение — то свое он вправе высказать? О «нецелесообразности», например. А для комиссии это аргумент.

15. нортон30.08.15 21:25

(14)Если правильно помню-12 килорублей на три года.На актах экспертизы многократно отбивается.

16. эмулятор30.08.15 21:44

(15) У нас пока не требуют. Потому акт либо стоит символических денег, либо часто бесплатен. …кстати, Игорь, а почем за акт экспертизы берете? Или за единицу техники?

17. Suhov30.08.15 21:50

купите по остаточной стоимости. И все. А дальше на усмотрение нового владельца- хоть на металлом

18. эмулятор30.08.15 21:52

(17) Бютжетники не могут ничего продавать, дарить… только списать… а теперь еще и утилизировать обязаны!!!

Отредактировано 21:54 30.08.15 эмулятор

19. нортон30.08.15 21:55

(16)Мы 200 рублей за акт.В регионе(республике) до 5оо доходит.

20. эмулятор30.08.15 21:56

<cite><b>нортон</b> (19): 200 рублей за акт</cite> Независимо сколько техники по нему идет? Или 1 акт — 1 девайс?

21. Maxxx30.08.15 21:59

<cite><b>эмулятор</b> (14): Мнение — то свое он вправе высказать?</cite> Да пожалуйста! Только не в акте технического осмотра.
В экспертном заключении — пожалуйста, там как раз и спрашивается мнение эксперта.

22. нортон30.08.15 22:01

(20)Обычно за единицу техники.Но мелочёвка(однотипная),типа мышек или калькуляторов,списком.

23. Maxxx30.08.15 22:01

(20) У меня за один объект основных средств (инвентарный номер). А если бухгалтеры в организации дебилы и поставили компьютер на учёт по частям — платят за все детали отдельно.

24. эмулятор30.08.15 22:02

(21) Какая тонкая разница… Значит для списания лучше запрашивать экспертное заключение…

25. Maxxx30.08.15 22:04

<cite><b>эмулятор</b> (18): Бютжетники не могут ничего продавать, дарить</cite> Ещё как могут! В своё время альтернативой списанию/утилизации было дарение/передача хлама другой организации.

26. Maxxx30.08.15 22:06

(24) Откроете бюро экспертизы — и полёт вашей фантазии будет неудержим!

27. эмулятор30.08.15 22:16

(26) Убыточное предприятие. Где столько дураков (лохов) набрать? 🙂
<cite><b>Maxxx</b> (25): Ещё как могут!</cite> А мне говорят — не могут…

28. Виталий30.08.15 23:19

Хм. Этот сертификат соответствия является обдираловкой. Хотя бы уже потому, что его может позволить любая контора, только денежки плати.

Центр метрологии — та еще контора, как и БТИ. Обычная паразитирующая прокладка, ничего более )
Весной списал Sharp AR-5315. Который принадлежал центру метрологии. Приняли акт без вопросов, аж бегом.

Отредактировано 23:20 30.08.15 Виталий

29. эмулятор30.08.15 23:36

(28) …странно все это. Читаешь другой раз сообщение, а про себя думаешь: «а ведь вроде парень с Украины». Смотришь — точно Краматорск, Украина. А пишет все так, как будто в одном городе живем… Чудно…

30. Колос31.08.15 10:05

О.К. Ребята! Всем большое спасибо!
Если у кого еще есть мысли по теме — пишите!

31. AndrUd31.08.15 11:35

Для списания бюджетникам выдаем акты технической эскпертизы, этого обычно достаточно. Но иногда встречаются «особо требовательные» организации — им нужна для списания оценка, что рыночная стоимость равна нулю. Тут уже нужен оценщик, состоящий в СРО. Один раз нарвался на такое в тендере, пришлось искать оценщика с членством в СРО. Оценку он делал на основании моих актов технической экспертизы, но с приложением своей лабуды листов этак на 50.

32. NA39RUS31.08.15 21:37

Уважаемые коллеги! Вы почему забываете о ещё одной инстанции, называемой «Пробирная инспекция»! Да-да, именно, а не содержатся ли в списываемой технике драгметаллы? Можете дать конкретное заключение?

33. second31.08.15 23:08

<cite><b>Колос</b> (0): Наша микрофирма живет в здании крупного института.</cite>
Как же они раньше без вас обходились?

34. Виталий01.09.15 00:01

(32) Если клиенту понадобится заключение «Пробирной инспекции», то может ну его нафиг…. этого клиента? 🙂

35. NA39RUS01.09.15 01:11

<cite><b>Виталий</b> (34): Если клиенту понадобится заключение «Пробирной инспекции», то может ну его нафиг…. этого клиента? :)</cite>
Клиенту требуется ваше заключение для предъявления в пробирную инспекцию! Если не даёте, «то может ну его нафиг…. этого клиента?» (эксперта) :-))

37. Колос01.09.15 15:57

(33) Да пес их знает! Пришел новый бухгалтер и сказал, что так нельзя.
А как нельзя, это до нас пока-что не дошло!

Ну сказали им, что готовы составлять акты технического состояния.
Теперь они думают.

38. NA39RUS01.09.15 20:00

<cite><b>Сергей Ч.</b> (36): Это уже утилизация,</cite>
<cite><b>Колос</b> (37): Пришел новый бухгалтер</cite>
Вот в том и дело! Как должно происходить списание по правилам бухучёта? Да, сначала заключение о техническом состоянии оборудования (примерно как привёл Виталий). Далее комиссия по списанию (д.б. на каждом более-менее предприятии или учреждении) принимает решение (на основании этого заключения) о списании конкретной единицы. Но списать, не значит выбросить! Нужно утилизировать! Т.е.: 1.Извлечь все работоспособные детали и узлы, которые могут пригодиться в дальнейшем и оприходовать их.
2. Разобрать: лом чёрных металлов, лом цветных металлов, пластмассовые детали и самая головная боль — электронные платы.
3. Сдать лом ч.м. и ц.м., оприходовать полученный доход.
4. Пластмассу, всякие люминисцентные лампы на свалку нельзя. Положено сдать в утилизацию и получить? не не доход, а соответсвующий документ, заплатив за который.
5. Электронные платы! На свалку тоже нельзя, предположительно там могет содержаться определённое количество драгметаллов (смотри «Правила учёта драгметаллов»). Надо сдать в утилизацию и получить? не не доход от извлечённых драгметаллов, а хотя бы заключение об отсутствии оных опять же заплатив.
Все документы подшиваются и хранятся в бухгалтерии. Всё! Можно спать спокойно. Иначе жди проверяющих и трясись или опять же плати! Не хочешь? Подослать их можно в любой момент!
Вот такой расклад.

39. NA39RUS01.09.15 20:11

<cite><b>Сергей Ч.</b> (36): В импортных изделиях им и не пахнет.</cite>
Смотри внимательно «Правила учёта драгметаллов»

Отредактировано 20:12 01.09.15 NA39RUS

40. Сергей Ч.01.09.15 20:36

(39) Что конкретно смотреть? Есть паспорт на изделие с указанием содержания драг.металлов, ставим на учет. При этом, на предприятии назначается ответственный за драгметаллами с соот.полномочиями, ведется учет дм. соот-но законодательству
Если же нет, нет и учета дм.
Но в свете последних веяний, заключается договор с утильконторой (которая состоит на учете в пробирном надзоре) согласно которому составляются дОкументы, по которым утильсырье вывозится утильконторой, которая как раз и занимается: вывозом, разделением на виды сырья, в т.ч. и дм. В этом случае, предприятие избавляется от имущества, за которое оно бы получило агромные штрафы, если бы вывезло само на помойку.
С другой стороны, утильконтора должна предоставить предприятию справку о получившихся количествах черных, цветных и драг.металлов и пр.сырья и вернуть его стоимость (пункт о противодействии коррупции, дабы руководители пред-я не получали отката) за вычетом своих интересов.

41. second01.09.15 21:23

(40) Сергей! И я об этом же! Учёт драгметаллов, как положено, в своё время организовывал будучи гл.инженером ВЦ. Имею опыт по сдаче. Сдал две «больших» и две «малых» ЭВМ, предприятие получило хорошие деньги из которых мои работники и ответственные из бухгалтерии и ОМТС получали хорошие премии, в размере более 3-х окладов. Всё законно. Но кой-кому не досталось! Привлекли, еле-еле оправдался!
Я ж говорю, читай внимательно! Паспорт есть — нет проблем. Паспорта нет — согласно аналогов с паспортом. Аналогов нет — но содержание драгметаллов ПРЕДПОЛОЖИТЕЛЬНО есть!

Отредактировано 21:29 01.09.15 second

42. Сергей Ч.02.09.15 20:38

(41) Это все верно, и говорим об одном и том же, своими словами.
Я пытался сказать, что сейчас списать на основании справки о неремонтнопригоднисти и акте комисии и выкинуть на свалку наказуемо законодательно.
Сейчас — только заключение договора об утилизации и вывозе списываемых средств.
P.S. Очередной сбор (побор) денег. За справку на сранный утюг — 700 рябчиков, правда и за более весомые вещи, те же 700.

43. Виталий04.09.15 00:36

(38) Вот поэтому-то очень мало кто утилизирует технику. лежит где-то в кладовке годами и десятилетиями. Помню как я ртутные лампы на заводе «утилизировал». За пределы завода они точно не выезжали. Складывались в заброшенное бомбоубежище. Габариты убежища — на несколько тысяч лет, складывать эти лампы. Все, что касается списания, делается внутренними силами организации. Без привлечения внешних организаций. Ну да, не совсем законный путь, но так делают почти все)

(37) Почитал вот это: http://www.garant.ru/consult/account/421772/
Мда, вот это, я понимаю, бюрократия) Интересно, в странах развитого капитализма тоже так списывают… Но здесь есть лазейка. Утилизацию техники можно проводить в другом налоговом периоде, отличном от того, в котром проводилось списание. А другой налоговый период может наступить лет через 50, к примеру )

Отредактировано 00:41 04.09.15 Виталий

44. мумхе04.09.15 07:46

Что вы копья ломаете? Есть человек, который года четыре уже занимается этим профессионально. Slv01, из Майкопа, компания по утилизации. Он правда в Конфе перестал появляться, но на почту отвечает. Даже сайт у него есть.

45. second07.09.15 22:57

<cite><b>мумхе</b> (44): Что вы копья ломаете? Есть человек, который года четыре уже занимается этим профессионально</cite>
Приветсвую и приглашаю вынести и утилизировать всё, что нашлось в чулане у нас. Там ещё немецккие аппараты лежат в дальнем углу!

Отредактировано 22:58 07.09.15 second

Канцелярские счета

Как гласит пункт 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование канцелярских товаров оформляют приходным ордером по форме № М-4. Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма № М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Канцелярские товары принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее – МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (подп.2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

Поступающие на предприятие канцелярские товары на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) бухгалтер приходует по Дебету счета 10. Выбрать субсчет для учета канцелярки организация вправе сама, ведь Инструкция по применению плана счетов позволяет организациям самостоятельно уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. Большинство предприятий для целей учета канцелярских товаров применяет счет 10 субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Мнения разделились

Оплата за канцтовары может быть осуществлена как безналичным путем, так и за наличный расчет, в том числе в розничных магазинах. В связи с этим у предприятий возникает вопрос: возможно ли принять к вычету суммы «входного» НДС, если «канцелярка» приобреталась подотчетным лицом в магазине, а подтверждающим сделку документом является кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой НДС?

Здесь мнения разделились. В Минфине полагают, что единственным документом, на основании которого НДС предъявляется к вычету, является счет-фактура. И продавец, даже предприятие розничной торговли, обязаны ее выдавать покупателям – юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (письма Минфина РФ от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42, от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335; письмо МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15@. Это требование, естественно, касается продавцов, применяющих общую систему налогообложения. Сложившаяся арбитражная практика, напротив, показывает, что организация или бизнесмен, приобретающие товары или материалы за наличный расчет у предприятий розничной торговли, вправе применить вычет и без счета-фактуры. Конституционный Суд РФ в Определении от 2 октября 2003 г. № 384-О высказывал мнение о том, что счет-фактура не является единственным документом, на основании которого предоставляется вычет по НДС. В постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07 указанная точка зрения нашла поддержку, и возможность принять к вычету сумму «входного» НДС при приобретении товаров или материалов в магазине за наличный расчет признана законной на основании положения пункта 7 статьи 168 НК РФ.

Карандаши и ручки – в утиль

Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а:

  • лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8),
  • требование-накладная (типовая межотраслевая форма № М-11),
  • накладная (типовая межотраслевая форма № М-15).

Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку». Однако в письмах Минфина РФ эти затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Отслужившие свой срок материалы списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н). Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно. Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме № М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «канцелярки» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. Главное, чтобы такая форма требования-накладной была утверждена в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных пунктом 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признать расход

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44). Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку». Однако в письмах Минфина РФ от 8 февраля 2007 г. № 03-11-04/2/26, УМНС по г. Москве от 1 декабря 2004 г. № 21-09/77274 такие затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

Пример

В марте 2011 года организация приобрела канцелярские товары у ООО «Скрепка+» на сумму 17 700 руб., в том числе НДС – 2700 руб. Материалы поступили в организацию в полном объеме. Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура. Материалы оплачены безналичным путем. В этот же период подотчетным лицом в розничном магазине приобретены канцтовары на сумму 1416 руб. К авансовому отчету приложен товарный чек, в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС в сумме 216 руб. Все приобретенные материалы переданы в эксплуатацию.

Бухгалтер произведет в учете следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

– 15 000 руб. – поступили материалы от ООО «Скрепка+» (документирование: форма № М-4);

Дебет 19 Кредит 60

– 2 700 руб. – учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

– 17 700 руб. – оплачены материалы с расчетного счета (документирование: платежное поручение, выписка банка);

Дебет 68 Кредит 19

– 2 700 руб. – входной НДС принят к вычету (документирование: счет-фактура поставщика);

Дебет 60 Кредит 71

– 1 416 руб. – получен и обработан авансовый отчет (документирование: а/о);

Дебет 10 Кредит 60

– 1 200 руб. – оприходованы материалы (документирование: форма № М-4);

Дебет 19 Кредит 60

– 216 руб. – учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 68 Кредит 19

– 216 руб. – входной НДС принят к вычету (документирование: чек с выделенной суммой НДС);

Дебет 26 (44) Кредит 10

– 16 200 руб. – канцелярские товары переданы в эксплуатацию (документирование: Форма № М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость канцелярских товаров, переданных в производство, учтена организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с подпунктом 24 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Калькуляторы – «упрощенцам»

Компании и ИП, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), за исключением учета основных средств и нематериальных активов. Поэтому приобретение и списание в производство канцелярских товаров не отражается на счетах бухгалтерского учета. Для целей исчисления единого налога расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Затраты на приобретение МПЗ «упрощенцами» на сегодняшний день признаются на день оплаты независимо от факта их списания в производство.

Расходы, уменьшающие доходы при УСН, учитываются в соответствии с закрытым перечнем, приведенным в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Расходы на канцелярские товары упомянуты в пункте 17 указанного перечня. Согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ состав некоторых из них определяется в соответствии со статьей 254 НК РФ. При этом в пункте 5 статьи 254 НК РФ говорится, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость сырья и материалов, не использованных в производстве.

Минфин РФ в письме от 27 октября 2010 г. № 03-11-11/284 «О порядке списания сырья и материалов в производство» разрешил «упрощенцам» учитывать расходы на сырье и материалы в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, либо в момент погашения долга иным способом. Тем самым значительно упрощается процедура отражения в расходах затрат на ручки и карандаши для этой категории налогоплательщиков, ведь для отражения расходов на приобретение сырья и материалов не требуется передавать их в производство.

Александр Антонов, генеральный директор компании

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Поступление канцтоваров

Канцтовары, как и материалы, учитывают на бухгалтерском счете 10. Субсчет организация вольна выбрать самостоятельно. Для канцтоваров обычноиспользуют субсчета 10.01, 10.06 или 10.09. В зависимости от вида приобретения счет 10 корреспондирует по кредиту со счетами 60 и 71.

  1. Первый способ приобретения канцелярских товаров – покупка у поставщика: Дебет 10 Кредит 60.
  2. Второй способ – выдача денежных средств для покупки материалов подотчетнику. Приобретенные ТМЦ ставят на учет: Дебет 10 Кредит 71.

Пример:

Организация закупила у поставщика 3 коробки бумаги для печати стоимостью 2250 руб. (НДС 343 руб.) и 4 упаковки ручек за 327 руб. (НДС 50 руб.). Также были приняты от подотчетного лица 3 блокнота стоимостью 294 руб., приобретенные на выданные ему денежные средства.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
60.01 51 Оплачены канцтовары поставщику 2577 Выписка банка
10.01 60.01 Приняты к учету канцтовары 2184 Товарная накладная, Форма М-4
19.03 60.01 Учтен входной НДС 393 Товарная накладная, Счет-фактура
68.02 19 НДС принят к вычету 393 Счет-фактура
71 50 Выданы деньги на приобретение товаров работнику фирмы 300 Расходный кассовый ордер
10.01 71 Приняты канцтовары от подотчетного лица 294 Товарный чек
50 71 Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу 6 Приходный кассовый ордер

Списание канцтоваров

Списание канцтоваров производится одним из трех методов:

  1. Метод ФИФО
  2. По средней себестоимости

Использовать метод списания по себестоимости каждой единицы не целесообразно для данного вида МПЗ. Поэтому в учетной политике нужно закрепить один из оставшихся.

Средняя себестоимость может рассчитываться способом взвешенной оценки: расчет на основании данных о стоимости и количестве материалов на начало месяца и всех поступлений за расчетный период. Либо способом скользящей оценки: количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления ТМЦ до момента списания материала.

Списание канцтоваров в целях налога на прибыль и при УСН (только после фактической оплаты) учитывается в составе прочих расходов.

Документально списание ТМЦ оформляется актом расхода. Он составляется в подразделении, которому были выданы эти материалы. Форма акта разрабатывается фирмой самостоятельно, либо можно использовать унифицированный документ по форме М-11.

Пример:

Для нужд бухгалтерии организация списала в общехозяйственное производство одну коробку бумаги и одну упаковку ручек на сумму 704 рубля.

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
26 10.01 Оплачены канцтовары поставщику 704 Требование-накладная

Практически все компании сталкиваются с такой малоприятной вещью, как оприходование и списание канцелярских товаров. Это кропотливая работа, которая требует особого терпения. Читательница нашего журнала главный бухгалтер Оксана Костылева рассказала, какие способы могут помочь коллегам учитывать «канцелярку» без лишних проблем.

Учет канцтоваров – это отдельная история для бухгалтерии. Мало того, что приходится тратить на это немало времени, да и конечный результат особо не впечатляет. Все-таки это не отстаивание многомиллионного вычета по НДС. Упростить бухгалтерскую работу с «канцеляркой» можно воспользовавшись одним из четырех способов. Я опишу, в чем удобства и возможные последствия каждого из них.

СПОСОБ № 1. Однородные группы.

При небольших партиях канцелярских товаров бухгалтер, как правило, ведет учет по каждой единице товара. Но этот способ является громоздким и трудоемким, хотя и обеспечивает полную и достоверную информацию о запасах и контроль за наличием и движением.

Наиболее правильным и оптимальным решением проблемы учета «канцелярки» мне видится их разделение на однородные группы. На счете 10 «Материалы» отдельно формируется группа «Канцтовары». В программе 1С я сформировываю на счете 10.6 группу «Канцтовары». Элементами подгруппы служат уже однородные товары. Например, «Ручка шариковая», «Блок для записей», «Бумага А-4», «Скоросшиватель», «Тетрадь общая» и так далее.

Этот способ удобно применять и в случае, когда канцелярские товары списываются не в день принятия на учет, а по мере потребностей у сотрудников. Еженедельно секретарь в бумажном виде формирует требование-накладную по форме № М-11, по которой выдается «канцелярка». Накладная передается в бухгалтерию, где производится списание (о правилах работы с различными видами накладных можно прочитать на стр. 47).

Таким образом, будет обеспечена полная и достоверная информация о запасах канцтоваров и контроль за их наличием и движением, как того требует ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н.

Для руководителя компании все наглядно и прозрачно: выросло количество отгрузок и, соответственно, возросли расходы на бумагу и краску для принтера. Предположим, увеличилось число выписываемых документов или начался отчетный период в бухгалтерии. Значит, выросли потребности на определенные группы канцтоваров. Да и с проверяющими при использовании такого метода не возникает лишнего повода для конфликта.

СПОСОБ № 2. Вся партия – как единица.

Можно издать специальный приказ, который закрепит положение о том, что купленные канцтовары сразу передаются в эксплуатацию. При этом вся «канцелярка» приходуется как одна единица и списывается, соответственно, так же.

Чтобы было ясно, из чего сформирована эта единица, к приходному ордеру формы № М-4 прикрепляется копия товарной накладной поставщика. При списании к требованию-накладной формы № М-11 подшиваются заявки сотрудников на обеспечение канцтоварами. Способ действительно простой и быстрый. Но в то же время чреватый нареканиями со стороны налоговых инспекторов.

СПОСОБ № 3. Оприходование по штукам.

Можно оприходовать все канцелярские товары по штукам, а не по наименованиям. То есть в накладной будет видно общее количество штук по всем наименованиям. К примеру, там будет прописано «Канцелярские товары – 255 штук».

Нельзя сказать, что компания предоставляет в документах недостоверные сведения: все-таки общее количество «канцелярки» действительно 255 единиц. Но номенклатура канцелярии довольно-таки широка. И предположить, что такой способ вызовет вопросы у налоговиков, просто. Они могут заявить, что штука – достаточно расплывчатая вещь в этом случае. Шкаф тоже штука, только его цена явно отличается от цены ручки.

У руководства компании могут возникнуть к бухгалтерии вопросы. Огромное количество штук канцтоваров может вызвать недоумение и привести к долгому и утомительному пояснению со стороны бухгалтеров. И в итоге не исключено, что все равно придется формировать группы канцелярских товаров и выводить по ним стоимость.

СПОСОБ № 4. Без использования счета 10.

От коллег я слышала, что кто-то использует метод, в котором вообще не фигурирует счет 10 «Материалы». Подобный способ учета выбирают тогда, когда канцелярские товары сразу передают нуждающимся в них сотрудникам компании. Номенклатура закупленной канцелярской продукции не перечисляется, они списываются как услуги. Или же, если нет запасов канцтоваров, они сразу списываются на счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Но учет канцелярских товаров в обход счета 10 я считаю крайне рискованным. Это приводит к нарушению методологии бухгалтерского учета. А если при этом данные затраты имеют большой объем и носят постоянный характер, то ошибка может быть существенной. Для управленческого анализа способ, который используют некоторые из моих коллег, тоже, по моему мнению, совершенно неприемлем.

Еще советы.

Когда могут возникнуть арифметические ошибки и проблемы с вычетом по НДС

Виктория ЦИРУЛЬНИКОВА, главный бухгалтер ООО «Ниса»:

— Соглашусь, что можно приобретаемые канцтовары оприходовать в общем количестве и в общей сумме. Тем более что в документах при приобретении, например в № ТОРГ-12, так и пишется. Если же канцелярские товары приобретаются в том количестве, которое необходимо, то считаю вполне допустимым учитывать эти материалы как единицу по всей накладной. Количество и сумма сразу будут списаны в расходы, а материалы переданы в эксплуатацию.

А вот учет канцтоваров по группам, как мне видится, достаточно трудоемок. Бухгалтеру необходимо разделить по группам материалы, определить общее количество в каждой группе, рассчитать среднюю цену единицы в каждой группе. В данном случае могут возникнуть арифметические ошибки.

Тамара СУДАРЕВА, лектор, старший финансовый консультант юридической компании «Налоговик»:

– Мне ближе всего метод с обхождением счета 10. Способ позволяет списать в расходы канцелярские товары одной проводкой ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (71). Это действительно максимально упрощает учет расходов на канцелярские товары. Так, не нужно ничего перегруппировывать. В то же время могут возникнуть проблемы с вычетом по НДС в отношении приобретенной и списанной в расходы «канцелярки». Ведь одно из условий применения вычета – принятие к учету – не будет соблюдено.

Могут возникнуть сложности при нормировании расходов на канцелярские товары. Проанализировать ежемесячный расход того или иного вида канцелярских товаров будет невозможно. Это окажется трудозатратно, как и контроль за соблюдением установленной нормы. Ведь порядок списания в производство ручек и бумаги предполагает, что каждая единица МПЗ учитывается по месту ее эксплуатации.

Статья напечатана в журнале «Семинар для бухгалтера» № 2, 2011