Как правильно оформить отпуск

Содержание

Когда возникает право работника на отпуск

За первый год работы. По закону, чтобы взять отпуск на работе за первый рабочий год, сотруднику надо непрерывно отработать в компании как минимум шесть месяцев. Но по соглашению с работодателем он может взять его и раньше (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Но из этого правила есть исключение.

Подробнее об отпуске работника читайте в статьях:

  • Переносим отпуск в связи с производственной необходимостью
  • Как выбрать оплату труда и прописать ее в договоре. Пять формулировок для разных ситуаций
  • Как рассчитать дни отпуска: ситуации и примеры

Отдельные категории сотрудников вправе потребовать предоставить им очередной трудовой отпуск до того, как отработают шесть месяцев. Если они написали заявление, время отдыха им надо предоставить. Кто относится к льготникам, смотрите в таблице ниже.

Скачайте документы по теме:

Форма № Т-7. График отпусковОбразец от эксперта Пример заполнения графика отпусковОбразец от эксперта Уведомление сотрудника о дате начала его отпускаОбразец от эксперта Заявление сотрудника о переносе неиспользованной части отпуска по графикуОбразец от эксперта

Компания обязана предоставить
отпуск по заявлению работнику

Ссылка на закон

В возрасте до 18 лет

Часть 3 ст. 122 и ст. 267 Трудового кодекса

Перед и после отпуска по беременности и родам

После отпуска по уходу за ребенком

Часть 3 ст. 122 и ст. 260 Трудового кодекса

Усыновителю ребенка до трех месяцев

Часть 3 ст. 122 Трудового кодекса

Если его жена находится в отпуске
по беременности и родам

Ст. 122 Трудового кодекса

Родителю (приемному родителю, опекуну, попечителю) ребенка-инвалида до 18 лет

Ст. 262.1 Трудового кодекса

Ветерану

Ст. 14 — 19 Федерального закона
от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ

Чернобыльцу

Пункт 5 ст. 14 Закона
от 15 мая 1991 г. № 1244-1

Жене военнослужащего

Пункт 11 ст. 11 Федерального закона
от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ

Совместителю

Ст. 286 Трудового кодекса

Узнайте подробнее, кто вправе отдыхать в удобное время.

За последующие рабочие годы. За второй и последующие годы сотрудник вправе отдыхать в те даты, которые указаны в графике (ч. 4 ст. 122 ТК РФ). Для льготников порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков за последующие рабочие годы другой. Как и в первый рабочий год, в последующие они могут отдыхать вне графика.

Какой продолжительности ежегодный отпуск сотрудников

По закону ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Больше дней положено сотрудникам до 18 лет — 31 день (ст. 267 ТК РФ). На большее время ежегодного отдыха имеют право педагоги (ст. 335 ТК РФ) и другие льготники по федеральным законам.

Каким сотрудникам положен удлиненный отпуск

Сколько календарных дней

Ссылка на закон

Моложе 18 лет

Ст. 267 ТК РФ

Инвалидам

Ст. 23 Федерального закона
от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ

Педагогам

42 или 56

Постановление Правительства РФ
от 14 мая 2015 г. № 466

Медработникам

Постановление Минтруда России
от 8 августа 1996 г. № 50

Госслужащим

Ст. 46 Федерального закона
от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ

Муниципальным служащим

Пункт 3 ст. 21 Федерального закона

от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ

Органов наркоконтроля

Пункт 108 Положения из Указа Президента РФ от 5 июня 2003 г. № 613

Прокуратуры РФ

Ст. 41.4 Закона от 17 января 1992 г.
№ 2202-1

Следственного комитета РФ

Ст. 25 Федерального закона
от 28 декабря 2010 г. № 403-ФЗ

Таможенных органов

Ст. 36 Закона от 21 июля 1997 г.
№ 114-ФЗ

Судьям

Пункт 2 ст. 19 Закона от 26 июня 1992 г. № 3132-1, пункт 5 Указа Президента РФ от 14 сентября 1995 г. № 941

Занятые на работах с химическим оружием

49 или 56

Ст. 5 Федерального закона
от 7 ноября 2000 г. № 136-ФЗ

Профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований

от 30 до 40

Пункт 5 ст. 28 Федерального закона
от 22 августа 1995 г. № 151-ФЗ

Научным сотрудникам со степенями «доктор наук» или «кандидат наук»

48 и 36 рабочих дней

Постановление Правительства РФ
от 12 августа 1994 г. № 949

Сколько дней очередного трудового отпуска положено сотруднику

28 календарных дней отпуска работнику положено за каждый рабочий год (ст. 122 ТК РФ). Как правило, рабочий год не совпадает с календарным. Первый рабочий год начинается в день трудоустройства в компанию.

Например, сотрудник принят на работу 1 декабря 2016 года, его первый рабочий год — с 1 декабря 2016 года по 30 ноября 2017 года.

Правила предоставления отпуска работнику — совместителю ничем не отличаются. Ему также положены 28 календарных дней за каждый год работы. И не важно, что он трудится неполный рабочий день (ч. 4 ст. 92 и ч. 2 ст. 287 ТК РФ). Больше дней ежегодного отдыха положено только совместителям, если они относятся к льготникам. При этом совместителям предоставляется отпуск одновременно с отдыхом по основному месту работы.

Сотрудник вправе взять сразу все 28 календарных дней или разделить их на части. Но хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Например, работник может разделить 28 дней так: отдыхать 16, 7 и 5 календарных дней. Такое правило действовало в отношении отпусков по Трудовому кодексу в 2016 году, действует и сейчас.

Не предоставляйте сотруднику отпуск авансом — раньше начала рабочего года, за который он положен. Даже льготникам. Предоставление отпуска авансом чревато проблемами. Ведь если он отгуляет незаработанные дни, а потом уволится, не всегда получится удержать излишне выплаченные ему отпускные.

Узнайте подробнее, какие проблемы могут возникнуть, если предоставлять авансом.

Как документально оформить предоставление отпуска работнику

Какими документами оформить ежегодное время отдыха, зависит от того, по графику сотрудник будет отдыхать или вне графика. Порядок предоставления отпуска работнику смотрите на схеме ниже.

График отпусков. Очередность предоставления ежегодного отпуска работнику вы смотрите в графике. Компания составляет график ежегодно и утверждает не позднее, чем за две недели до начала года, на который его принимает. График оформляют на бланке № Т-7 или по форме, которую компания разработала самостоятельно.

Узнайте подробнее, как составить график с помощью новой умной таблицы.

Уведомление. Если сотрудник будет отдыхать по графику, уведомите его о дате начала отдыха не позднее, чем за две недели. Составьте уведомление в произвольной форме. Укажите в нем дату начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Порядок его предоставления предполагает, что работник будет ознакомлен с уведомлением под роспись.

Заявление. Если сотрудник будет отдыхать вне графика, он должен написать заявление. Вне графика вправе отдыхать льготники. Например, сотрудница перед отпуском по беременности и родам. Отпуск работнице предоставьте на основании ее заявления и копии медицинского заключения, которую она приложит к заявлению.

Заявление также понадобится, если отдыхать собирается новый сотрудник. Если его приняли на работу после того, как утвердили график, отдыхать он будет вне графика. Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска оформите приказом и запиской-расчетом.

Узнайте подробнее, как предоставлять отпуск в нестандартных ситуациях.

Справка

Что писать в приказе и записке-расчете для предоставления отпусков работникам

Независимо от того по графику сотрудник отдыхает или вне графика, составьте приказ на очередной трудовой отпуск. Для его оформления используйте унифицированную форму № Т-6. Если отдыхать собираются одновременно несколько работников, подойдет форма № Т-6а. Но эти формы вы использовать не обязаны.

Ваша компания вправе разработать форму приказа самостоятельно. Если вы оформляете приказ на отпуск работника по форме № Т-6, заполняйте его так, как показано в образце ниже. С приказом ознакомьте сотрудника под роспись.

На основании приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска оформите записку-расчет. Используйте форму № Т-60 или бланк, который разработала и применяет ваша компания. Если используете форму № Т-60, смотрите образец, как ее заполнить.

Можно ли перенести очередной трудовой отпуск

Инициатором переноса ежегодного отдыха может быть как сотрудник, так и работодатель. Если перенести хочет работник, новую дату начала отдыха по графику ему надо согласовать с работодателем. Но согласовывать перенос надо не всегда. Если во время отпуска работник болел, работодатель обязан перенести его по закону.

Во всех случаях, когда инициатор переноса отпуска работник, ему надо написать заявление на имя директора. В заявлении указать с какой даты, на какую он просит перенести период отдыха и причину переноса. Если причиной переноса был больничный, приложить к заявлению копию листка нетрудоспособности.

Если перенос очередного трудового отпуска инициирует работодатель, надо сначала направить сотруднику уведомление. В уведомлении попросите его указать, согласен он перенести время отдыха или нет.

Узнайте подробнее, как перенести время отдыха по производственной необходимости.

Учтите, что нельзя перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок его предоставления это запрещает, во-первых, сотрудникам в возрасте до 18 лет. Во-вторых, работникам с вредными или опасными условиями труда. Они должны его отгулять в том рабочем году, в котором заработали. Это следует из части 4 статьи 124 Трудового кодекса.

Проверьте себя

1. Возможно ли предоставление работнику неоплачиваемого отпуска без его заявления с указанием причины и срока:

  • a. Да, возможно;
  • b. Да, но только в случае, если такой отпуск оформляется соглашением;
  • c. Нет, этого делать нельзя.

2. Как работодателю необходимо напоминать работнику о предстоящем запланированном отпуске:

  • a. Уведомлением унифицированной формы не позднее, чем за три недели до его начала;
  • b. Уведомлением в свободной форме не позднее, чем за две недели до его начала;
  • c. Приказом под роспись работника не позднее, чем за две недели.

3. Сколько дней ежегодного дополнительного отпуска положено сотрудникам, которые работают в условиях ненормированного рабочего дня:

  • a. Не менее четырех рабочих дней;
  • b. Не менее 7 календарных дней;
  • c. Не менее трех календарных дней;

4. В каких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику неоплачиваемый отпуск:

  • a. Работникам в случае регистрации брака близких родственников – до пяти дней;
  • b. Работающим инвалидам до 60 календарных дней в году;
  • c. Работникам в случае усыновления/удочерения ребенка – до трех дней.

5. Периоды неоплачиваемых отпусков включаются в отпускной стаж для определения права на ежегодный оплачиваемый в случае, если:

  • a. Их общая продолжительность не превышает 14 дней в течение рабочего года;
  • b. Их общая продолжительность превышает 14 дней в течение рабочего года;
  • c. Всегда включаются.

> Особенности оформления отпуска для работника: правила и порядок действий

Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?

Одним из основных нормативных документов, который регулирует правила предоставления и оформления отпуска трудящемуся, является ТК РФ – глава 19.

Работающий гражданин имеет право на следующие виды отпусков.

  1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Стандартная его продолжительность определяется ст.115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Также ст. 23 ФЗ №181 установлена минимальная продолжительность (30 календарных дней) удлиненного отпуска, который должен быть предоставлен определенным категориям трудящихся, например, инвалиды.
  2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 116 ТК РФ, должен быть предоставлен также определенным категориям граждан: трудящимся во вредных условиях от 7 календарных дней (ст.117), работающим на Крайнем Севере – дополнительно дается 24 календарных дня (ст. 321).
  3. Отпуск без сохранения заработной платы, согласно ст. 128, предоставляется работнику по уважительной причине и подлежит согласованию его продолжительности с работодателем.

Также рабочие с неполным рабочим днем (ст. 93) и трудящиеся сезонно (ст. 291, 295) имеют право на оплачиваемый отдых. Основной и дополнительный законный виды отдыха трудящихся должны быть правильно оформлены, для этого законодательством установлен определенный порядок, который включает в себя заполнение таких документов, как:

  • график отпусков;
  • уведомление;
  • заявление;
  • приказ;
  • записка-расчет.

Со стороны работодателя весь этот процесс осуществляет отдел бухгалтерии и кадров, которые занимаются правильными расчетами отпускных и их своевременной выплатой и оформлением всей необходимой документации.

Как правильно оформить: порядок действий

На законных основаниях каждый трудоустроенный гражданин должен ежегодно отдыхать без потери заработной платы за каждый отработанный год, который считается не с начала календарного года, а с начала трудовой деятельности сотрудника. Также если работник относится к особой категории, которым предоставляется дополнительный отпуск, он должен воспользоваться и им. При этом в некоторых случаях работники могут соединять эти два вида отпуска. Процедура оформления их схожа.

Для начала в каждой организации ежегодно составляется график отпусков на предстоящий календарный год.

По действующему законодательству (ст. 123 ТК РФ) работодатель окончательно должен утвердить этот документ не позднее, чем за две недели до конца текущего года, иначе его могут ожидать штрафные санкции.

В нем сотрудники должны отметить дни всех возможных отпусков (основного и дополнительного), при этом весь период отдыха может быть разделен на несколько частей, каждая должна быть не меньше 14 дней.

Подготовка документов

Какие документы нужны? Документальное оформление отпуска, согласно действующему законодательству, включает в себя подготовку следующих документов:

  • Ежегодно утверждаемый организацией график отпусков всех сотрудников, имеющий форму Т-7.
  • Бланк уведомления от работодателя об очередном отпуске в произвольной форме.
  • Бланк заявления для сотрудника на предоставление ему очередного общего или дополнительного отдыха, который заполняется в произвольной форме.
  • Работодателем подготавливается соответствующий приказ по форме Т-6.
  • В бухгалтерии формируют записку-расчет по установленной специальной форме Т-60.
  • Отделом кадров вносятся данные об отпуске в личную карточку Т-2 и в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Об уведомлении работника перед отдыхом

Действующими нормами закона установлено, что о времени начала отпускного периода работник должен быть письменно извещен работодателем не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Если же сотрудник оформляет преждевременный отдых, то тогда уведомление не обязательно. Форма этого документа не установлена. В нем должны быть отражены: даты начала и окончания предстоящего отдыха, подпись уведомителя и сотрудника, который также должен поставить дату получения этого документа.

  • Составление заявления

    Наряду с утвержденным графиком отпусков основанием для предоставления работодателем очередного отдыха трудящемуся будет служить его заявление. При этом если работник отправляется на заслуженный отдых в соответствии с утвержденными в графике сроками, то писать заявление ему не требуется. В случаях, когда трудящийся по какой-либо причине решил воспользоваться отпуском преждевременно, то тогда ему необходимо в письменной форме заявить об этом работодателю в течение минимум четырех дней до ухода. Форма этого документа не установлена, но он должен содержать такие пункты, как:

    1. название организации и ФИО руководителя;
    2. личные ФИО и должность;
    3. основной текст, включающий название отпуска, его продолжительность и границы;
    4. личная подпись и дата.
    • Издание приказа

      Со стороны работодателя также в обязательном порядке на основании графика отпусков или личного заявления сотрудника издается соответствующий приказ, который имеет установленную форму для одного сотрудника Т-6 и для нескольких – Т-6а.

      В нем обязательно отражаются наименование и продолжительность предоставляемого отпуска, персональные сведения о сотруднике, дата составления и личные подписи руководителя и начальника отдела кадров.

      Предлагаем посмотреть видео о издании приказа на отпуск:

      • Записка-расчет

        Данный документ является обязательным к оформлению и имеет установленную форму Т-60, а также служит основанием для осуществления отпускных выплат. Сотрудники бухгалтерии проводят необходимые расчеты по специальным формулам, которые включают в себя:

        • фактически отработанные дни и средний дневной заработок за них;
        • количество отпускных дней;
        • а также дни отгулов и больничных.

        Получить рассчитанные отпускные средства сотрудник обязан не позднее, чем за три дня до начала законного отдыха.

        • Больше информации о правилах оформления записки-расчета вы найдете .

          Заполнение кадровых документов и другие необходимые действия

          Сотрудники отдела кадров должны за каждого сотрудника, уходящего в ежегодный или дополнительный отпуск, вносить соответствующие данные в кадровые документы – личную карточку сотрудника формы Т-2 в раздел VIII и в табель учета времени (формы Т-12 или -13) при ежегодном отпуске «ОТ» или «09», при дополнительном «ОД» или «10».

          Ниже вы увидите образец заполнения личной карточки сотрудника об отпуске:

          Ниже вы увидите образец заполнения табеля учета рабочего времени при отпуске:

          Возможные подводные камни и сложности

          Несмотря на регулярную практику оформления законных отпусков, как работодателя, так и сотрудника могут ожидать подводные камни.

          1. Дополнительный оплачиваемый отпуск. Начисляется сотруднику только за фактически отработанное время. Т.е. если за год работнику полагается дополнительно семь дней отдыха помимо основного, но при этом полгода он был в командировке, то работодатель имеет право предоставлять только 3,5 дня на отдых дополнительно. Поскольку эти расчеты ведутся вручную сотрудниками отдела кадров и для того чтобы не возникало разногласий, работодателю следует установить автоматизированную систему, в которой и будет осуществляться этот расчет.
          2. Отпуск авансом является достаточно проблематичной ситуацией для работодателя, поскольку, например, отработав три месяца и уйдя авансом в отпуск на две недели, а затем уволившись на следующий день, работодатель теряет деньги, выплаченные в качестве отпускных. Вернуть такие средства очень проблематично и практически невозможно. Такие пункты необходимо оговаривать в трудовом договоре.
          3. Несвоевременное оформление необходимой документации может повлечь за собой наложение определенных штрафных санкций на работодателя. Поэтому целесообразно автоматизировать процесс в отделе кадров.

          Процедура оформления любого вида отпуска требует внимания как от работников, так и от работодателя. Поскольку законом установлены определенные правила как в сроках предоставления соответствующего отдыха сотрудникам, так в оформлении необходимой для этого документации, а при их нарушении придется отвечать, согласно установленным нормам закона.

          Стаж для получение ежегодного отпуска

          Правило № 3

          Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

          • женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
          • сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
          • сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
          • мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
          • иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

          Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

          Правило № 4

          Видео в Контур.Школе Вы узнаете, как правильно предоставить и оплатить отпуск работнику Посмотреть

          Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

          Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

          Правило № 5

          В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

          Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

          Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

          Правило № 8

          Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

          НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

          В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

          Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

          ШАГ 1: НАПРАВЛЯЕМ ИЗВЕЩЕНИЕ О НАЧАЛЕ ОТПУСКА ИЛИ ПОЛУЧАЕМ ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

          До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся.

          Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен. График утверждается с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (часть первая ст. 123 ТК РФ). После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для работника и работодателя (часть вторая ст. 123 ТК РФ).

          Это правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

          • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (часть четвертая ст. 123 ТК РФ);
          • ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах», в ред. от 19.12.2016);
          • «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», в ред. от 28.12.2016);
          • работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в ред. от 03.04.2017);
          • внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (часть 1 ст. 286 ТК РФ);
          • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» в ред. от 02.07.2013, с изм. от 19.12.2016).

          Извещение о начале отпуска

          Утвержденной формы извещения о времени начала отпуска нет, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в документе должна быть следующая информация:

          • наименование организации;
          • исходящий номер и дата регистрации документа;
          • должность, фамилия и инициалы работника;
          • наименование структурного подразделения;
          • крайние даты предоставляемого ежегодного отпуска;
          • подпись работодателя.

          Обратите внимание! Извещение о времени начала отпуска (Пример 1) работник должен получить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть первая ст. 123 ТК РФ).

          По утвержденному графику отпусков секретарь Ильина Н.Б. должна идти в отпуск с 17.06.2017 по 30.06.2017. Ознакомиться под роспись с извещением о времени начала отпуска в этом случае Ильина Н.Б. должна не позднее 02.06.2017.

          Если в отпуск идут несколько работников, уведомить их можно одним документом (Пример 2). Следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

          По графику работники идут в отпуск в различные дни июля – с 01.07.2017 по 31.07. 2017. Значит, всех работников, идущих в отпуск в июле, можно уведомить 12 июня. Для тех, кто идет в отпуск 01.07.2017, срок предупреждения будет минимальный, для всех остальных – больше минимального.

          Заявление о предоставлении отпуска

          Форма заявления о предоставлении отпуска законом также не предусмотрена, поэтому, получив заявление работника, необходимо проверить, присутствуют ли в документе все необходимые реквизиты, а именно:

          • наименование организации-работодателя;
          • должность, фамилия и инициалы руководителя;
          • должность работника и наименование структурного подразделения;
          • фамилия и инициалы работника.

          В тексте заявления работник указывает, какой отпуск он просит предоставить (основной или дополнительный), дату начала отпуска и количество дней отпуска.

          Работник собственноручно подписывает заявление и проставляет дату. Далее руководитель ставит на заявлении визу согласования.

          Чтобы упростить процесс и снизить количество ошибок, организация может разработать бланк заявления – работникам останется только его заполнить. Однако и на заполненном бланке заявления должна стоять собственноручная подпись работника (Пример 5 ).

          Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это позволит руководителю найти замену работнику на время отпуска, а бухгалтерии – рассчитать отпускные, которые должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

          Если работодатель нарушает это требование законодательства, он выплачивает работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка:

          Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале (Пример 6 ). Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.

          ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ, КАКОЙ ОТПУСК ПОЛОЖЕН РАБОТНИКУ

          По общему правилу работникам предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

          Существуют категории работников, которым положен удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск, а также дополнительные отпуска.

          Так, право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют:

          • работники, условия труда которых относятся к вредным и опасным, – не менее 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
          • работники с ненормированным рабочим днем – не менее 3 календарных дней в году (ст. 119 ТК РФ);
          • лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – от 8 до 24 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520­1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», в ред. от 31.12.2014);
          • врачи общей практики и их медицинские сестры за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет – 3 дня (постановление Правительства РФ от 30.12. 1998 № 1588 «Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3­дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях»);

          Право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска имеют:

          • работники с присвоенной группой инвалидности – 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181­ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в ред. от 07.03.2017);
          • работники образовательных учреждений – продолжительностью 56 или 42 календарных дней в зависимости от вида учреждения и должности (постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках», в ред. от 07.04.2017);
          • штатные научные работники вузов: доктора наук – 48 рабочих дней, кандидаты наук – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»);
          • работники, занятые на работах с химическим оружием, – 56 или 49 календарных дней (ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 № 136­ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием», в ред. от 14.10.2014);
          • работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ­инфицированных больных – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

          Некоторые категории работников имеют право на предоставление отпуска ранее чем через полгода работы:

          • работники моложе 18 лет (часть 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
          • работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (часть 3 ст. 122 ТК РФ);
          • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (часть 3 ст. 122 ТК РФ).

          ШАГ 3: РАССЧИТЫВАЕМ СТАЖ НА ОТПУСК

          После того как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо рассчитать, сколько же дней отпуска заработал работник.

          Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получение отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении работнику начисляется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

          Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

          Аринин М.А. принят в организацию 16 мая 2016 г. Первый рабочий год работника начинается 16.05.2016 и заканчивается через 12 месяцев непрерывной работы, то есть длится по 15.05.2017. Второй рабочий год – с 16.05.2017 по 16.05.2018 и т.д.

          Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

          В стаж работы включаются:

          • время работы в организации;
          • время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дни временной нетрудоспособности, выходные и другие дни отдыха);
          • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;
          • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
          • время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

          В стаж для ежегодного отпуска не включаются:

          • время отсутствия на работе без уважительных причин;
          • время отпусков по уходу за ребенком;
          • время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
          • Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал менее 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

          Приведем пример расчета стажа на отпуск.

          Аринин М.А. принят 16.05.2016. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 05.06.2017 на 14 календарных дней. При этом работнику с 14.11.2016 по 20.11.2016 предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней, а 30.12.2016 он использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Также Аринин М.А. находился на больничном с 20.02.2017 по 24.02.2017.

          ● За рабочий год с 16.05.2016 по 15.05.2017 Аринину М.А. по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска. Поскольку время ежегодных отпусков и временной нетрудоспособности включается в стаж для предоставления ежегодных отпусков, учитываем в стаж данные периоды.

          ● Маринин М.А. также в рабочем году использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Однако поскольку общее количество дней не превышает 14 календарных, этот день также включается в стаж.

          ● Из общего количества дней, полагающихся за рабочий период, нужно вычесть дни уже использованного отпуска. Таким образом, Аринину М.А. за период с 16.05.2016 по 15.05.2017 полагается:

          28 к.д. ежегодного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 21 к.д.

          У работника накопилось необходимое количество дней отпуска, и отпуск в количестве 14 календарных дней может быть ему предоставлен.

          • Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

          Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также письма Роструда от 14.06.2012 № 854­6­1; от 18.12.2012 № 1519­6­1).

          Работница принята 11.09.2015. Работнице с 05.12.2016 по 30.12.2016 было предоставлено 26 дней отпуска без сохранения заработной платы.

          В период стажа, дающего право на предоставление ежегодного отпуска, включается только период отпуска без сохранения заработной платы в количестве 14 календарных дней. Остальные дни в отпускной стаж не входят и «сдвигают» границу рабочего года на 12 календарных дней (26 – 14 = 12) Таким образом, последний день текущего рабочего года придется не на 11.09.2017, а на 23.09.2017 (11.09.2017 + 12 дней).

          • Расчет стажа для дополнительного отпуска за «вредную» работу.

          Дополнительный отпуск планируется (как и ежегодный) в графике отпусков. Однако в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в этих условиях время (часть третья ст. 121 ТК РФ).

          Согласно п. 8 и 9 Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утверждена постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П­20, в ред. от 26.01.2017), полный дополнительный отпуск предоставляется, если работник в рабочем году фактически проработал в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник в рабочем году проработал во вредных условиях менее 11 месяцев, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально отработанному времени.

          Для исчисления стажа работы, дающего право на указанный отпуск, необходимо подсчитать количество дней, которые работник фактически отработал во вредных условиях труда (не менее половины продолжительности рабочего дня). Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда. Для расчета количества полных месяцев работы во вредных условиях труда необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней. Если остаток составляет менее половины среднемесячного количества рабочих дней, он исключается из подсчета, если половину и более – округляется до полного месяца (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657­6­0).

          Работник принят на должность газорезчика 27.07.2016. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 12.06.2017 на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с 26.06.2017 на 12 календарных дней (согласно коллективного договора). Работнику с 21.11.2016 по 27.11.2016 предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней.

          За рабочий год с 27.07.2016 по 26.07.2017 работнику по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска, а также 12 дней дополнительного отпуска. Рассчитаем количество дней отпуска за работу во вредных условиях труда.

          На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с 27.07.2016 по 26.06.2017, что составляет 11 месяцев. Поскольку работник отработал не менее 11 месяцев, работнику предоставляется полный дополнительный отпуск в количестве 12 календарных дней.

          Из общего количества дней, полагающихся работнику за данный период, нужно вычесть период уже использованного отпуска.

          Таким образом, работнику за период с 27.07.2016 по 26.07.2017 полагается:

          28 к.д. ежегодного отпуска + 12 к.д. дополнительного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 33 к.д.

          Работник принят на должность машиниста 24.10.2016. Он подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 19.06.2017 на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с 03.07.2017 на 8 календарных дней (согласно коллективного договора). Работник свой отпуск еще не использовал.

          На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с 24.10.2016 по 02.07.2017, что составляет 8 месяцев. Поскольку работник отработал менее 11 месяцев, необходимо рассчитать количество дней дополнительного отпуска. Для этого нужно определить количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях труда не менее половины продолжительности рабочего дня.

          Например, работник работал полный рабочий день. Тогда для расчета применим формулу:

          124 дня работы во вредных условиях / 29,4 (среднемесячное количество рабочих дней) = 4,22 к.д.

          Таким образом, на 03.07.2017 работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

          За рабочий год с 24.10.2016 по 23.10.2017 работнику полагается 21 календарный день основного ежегодного отпуска (9 отработанных месяцев × 2,33 дня). Также работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

          У работника накопилось необходимое количество дней основного ежегодного отпуска. Также работодатель предоставляет работнику дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней.

          РЕЗЮМЕ

          1. Оформляя отпуск работнику по графику, необходимо направить последнему извещение о начале отпуска за две недели
          до его начала.

          2. Если работник желает пойти в отпуск вне графика, он должен обратиться
          к работодателю с заявлением. Работодатель вправе согласиться с предоставлением отпуска вне графика либо отказать работнику.

          3. Некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время.

          4. По согласию работника и работодателя можно перенести отпуск по графику.

          5. При подсчете стажа на отпуск необходимо учесть периоды, не входящие в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого
          отпуска.

          6. Соблюдая процедуру, кадровая служба должна издать приказ о предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска, оформить записку-расчет, внести записи в личную карточку работника, отразить отпуск в табеле учета рабочего времени и внести сведения в график
          отпусков.

          «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 7

          Порядок предоставления отпуска и расчет отпускных

          Праву работника на отпуск в ТК РФ посвящены ст. ст. 114 — 128 ч. III разд. V гл. 19 ТК РФ гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

          В данной статье мы рассмотрим вопросы расчета основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней. Отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ) и педагогическим работникам образовательных учреждений (ст. 334 ТК РФ)).

          Кто, когда и на сколько может взять основной отпуск?

          Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

          Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

          До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

          — женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

          — работникам в возрасте до восемнадцати лет;

          — работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

          — в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

          Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ).

          Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

          О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

          Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала.

          Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ст. 123).

          Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

          — временной нетрудоспособности работника;

          — исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

          — в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

          В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается, с согласия работника, перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

          Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

          По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

          Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

          Не допускается отзыв из отпуска работников:

          — в возрасте до 18 лет,

          — беременных женщин и

          — работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 125 ТК РФ).

          Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается (ст. 126 ТК РФ).

          Расчет отпускных

          Для расчета отпускных надо определить среднедневной заработок, который исчисляется в соответствии со ст. 139 ТК РФ, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (далее по тексту — Положение).

          Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три календарных месяца (предшествующих отпуску (с 1-го до 1-го числа)) путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).

          Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

          В организации может быть установлен и другой расчетный период, например, 6 календарных месяцев, если это не ухудшает положения работников и такое изменение предусмотрено коллективным договором (ст. 139 ТК РФ).

          В целом алгоритм расчета заработной платы будет выглядеть следующим образом.

          1. На основании приказа на отпуск расчетчик определяет расчетный период для данного сотрудника (он, как мы помним, составляет три последних месяца), обращая внимание на присутствие праздничных дней в период отпуска. Здесь возможны следующие варианты:

          — 3 календарных месяца, предшествующих отпуску, отработаны полностью;

          — 3 календарных месяца, предшествующих отпуску, отработаны не полностью (например, работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам).

          2. Определить, какие выплаты нужно учесть при расчете среднего заработка. Они перечислены в п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213. Это все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда. Особое внимание стоит обратить на премии. А именно на то, предусмотрены ли они в локальном нормативном акте или нет; какой характер носят: разовые (за показатели в трудовой деятельности) или ежемесячные.

          3. Уточнить, было ли повышение в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) и когда такое повышение имело место (в расчетном периоде или после него, а также в период сохранения среднего заработка (отпуска)). В таких ситуациях средний заработок рассчитывается с применением поправочных коэффициентов.

          4. Рассчитать собственно среднедневной заработок (среднечасовой заработок).

          5. Рассчитать сумму отпускных к выдаче.

          Поясним вышеизложенное на примерах.

          Если три месяца отработаны полностью

          Мы будем делать параллельно расчеты для случаев, когда ведется поденный учет рабочего времени и если труд оплачивается по часам.

          Пример 1. Представим себе, что работнику предоставлен отпуск на 28 календарных дней с 05.06.2006. В июне 1 нерабочий праздничный день, который не включается в число календарных дней отпуска. Последний день отпуска — 03.07.2006. Таким образом, общее число дней отпуска — 29, из которых оплате подлежат 28. В расчетный период войдут март, апрель, май 2006 г., которые отработаны полностью.

          Сумма начислений, которые учитываются, выглядит следующим образом.

          Таблица 1

          Расчетный
          период

          Количество в расчетном периоде

          Начисленная
          заработная
          плата, руб.

          дней

          часов

          март

          15 000,00

          апрель

          15 000,00

          май

          15 000,00

          Итого

          45 000,00

          Согласно п. 9 Положения средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 3 и на среднемесячное число календарных дней (29,6). Таким образом, среднедневной заработок составит

          45 000 руб. : 3 мес. : 29,6 дн. = 506,76 руб.

          При определении среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок. Согласно п. 13 положения средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество часов, фактически отработанных в этот период. Среднечасовой заработок составит

          45 000 руб. : 502 ч = 89,65 руб.

          Средний заработок работника для оплаты отпуска определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочего времени (в часах) в неделю в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели и на количество календарных недель отпуска (согласно абз. 4 п. 13 Положения, кроме медицинских работников (Решение Верховного Суда РФ от 18.11.2003 N ГКПИ 03-1049)). Таким образом, сумма отпускных составит:

          — для случая поденного учета рабочего времени —

          506,76 руб. х 28 дн. = 14 189,28 руб.;

          — для случая почасового учета рабочего времени —

          89,65 руб. х 40 ч х 4 календ. недели = 14 344,00 руб.

          Пример 2. Теперь представим, что наш с вами сотрудник получал премии. Сумма начислений выглядит следующим образом.

          Таблица 2

          Расчетный
          период

          Количество
          в расчетном
          периоде

          Начисленная
          заработная
          плата, руб.

          Выплаченные премии, руб.

          дней

          часов

          Годовая
          премия
          (за 2005 г.)

          Квартальная
          премия (за
          I квартал
          2006 г.)

          Ежемесячная
          премия

          Премия
          по случаю
          отпуска

          Премия
          по случаю
          праздника

          март

          15 000,00

          12 000,00

          1 500,00

          500,00

          апрель

          15 000,00

          6 000,00

          1 500,00

          май

          15 000,00

          1 500,00

          1 000,00

          Итого

          45 000,00

          12 000,00

          6 000,00

          4 500,00

          1 000,00

          500,00

          Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, учитываются при расчете отпускных в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения (п. 14 Положения).

          Таким образом, в данном примере среднедневной заработок составит:

          (45 000,00 руб. + 3000 руб. + 6000,00 руб. + 4500,00 руб. + 1 000,00 руб.) : 3 мес. : 29,6 дн. = 670,05 руб.

          Премии распределены следующим образом:

          — годовая премия для расчета отпускных составит

          12 000 руб. : 12 мес. х 3 мес. = 3000,00 руб.;

          — квартальная премия для расчета отпускных составит

          6000,00 руб. : 3 мес. х 3 мес. = 6000,00 руб.

          Данный расчет сделан с учетом того, что премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, при расчете отпускных учитываются не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода (п. 14 Положения). Соответственно, для квартала — это 1/3 квартальной премии; для полугодия — 1/6 полугодовой премии.

          Ежемесячные премии и вознаграждения учитываются в размере не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода (п. 14 Положения). Соответственно

          — ежемесячная премия для расчета отпускных составит:

          1500,00 руб. х 3 мес. = 4500,00 руб.;

          — премия по случаю отпуска составит 1000,00 руб.

          Все вышеназванные премии указаны в локальном нормативном акте, поэтому мы их учитываем. А вот премия по случаю праздника (500,00 руб.) не берется в расчет, так как она не нашла отражения в локальных нормативных актах организации.

          Среднечасовой заработок составит:

          (45 000,00 руб. + 3000 руб. + 6000,00 руб. + 4500,00 руб. + 1000,00 руб.) : 502 ч = 118,53 руб.

          Таким образом, сумма отпускных составит:

          — для случая поденного учета рабочего времени

          670,05 руб. х 28 дн. = 18 761,40 руб.;

          — для случая почасового учета рабочего времени

          118,53 руб. х 40 ч х 4 календ. недели = 18 964,80 руб.

          Пример 3. Теперь представим, что у нашего с вами работника в расчетный период произошло повышение зарплаты. Сумма начислений выглядит следующим образом.

          Таблица 3

          Расчетный
          период

          Количество в расчетном периоде

          Начисленная
          заработная плата,
          руб.

          дней

          часов

          март

          15 000,00

          апрель

          18 000,00

          май

          21 000,00

          Итого:

          54 000,00

          Согласно п. 15 Положения если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты. Поправочные коэффициенты рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода (согласно п. 15 Положения).

          Поправочный коэффициент для марта рассчитывается следующим образом:

          21 000,00 руб. : 15 000,00 руб. = 1,4.

          Поправочный коэффициент для апреля рассчитывается:

          21 000,00 руб. : 18 000,00 руб. = 1,17.

          Зарплата за май не пересчитывается, так как она равна зарплате за июнь (месяц наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, т.е. отпуска).

          Среднедневной заработок составит:

          (15 000,00 руб. х 1,4 + 18 000,00 руб. х 1,17 + 21 000,00 руб.) : 3 мес. : 29,6 дн. = 710,14 руб.

          Среднечасовой заработок составит:

          (15 000,00 руб. х 1,4 + 18 000,00 руб. х 1,17 + 21 000,00 руб.) : 502 ч = 125,62 руб. Таким образом, сумма отпускных составит:

          — для случая поденного учета рабочего времени

          710,14 руб. х 28 дн. = 19 883,92 руб.;

          — для случая почасового учета рабочего времени

          125,62 руб. х 40 ч х 4 календ. недели = 20 099,20 руб.

          Пример 4. Представим теперь себе, что повышение заработной платы произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска. Сумма начислений будет выглядеть так, как показано в таблице 4.

          Таблица 4

          Расчетный
          период

          Количество в расчетном периоде

          Начисленная
          заработная плата,
          руб.

          дней

          часов

          март

          18 000,00

          апрель

          18 000,00

          май

          18 000,00

          Итого

          54 000,00

          июнь

          С 01.06.2006 произошло
          повышение зарплаты, а с
          05.06.2006 работник находится
          в отпуске

          21 000,00

          Согласно п. 15 Положения если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период. При этом также используется поправочный коэффициент. Для нашего примера:

          21 000,00 руб. : 18 000,00 руб. = 1,17

          Таким образом, среднедневной заработок составит:

          (18 000, 00 руб. + 18 000,00 руб. + 18 000,00 руб.) : 3 мес. : 29,6 = 608,11 руб. С учетом коэффициента повышения:

          608,11 руб. х 1,17 = 711,49 руб.

          Среднечасовой заработок составит:

          (18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. + 18 000,00 руб.) : 502 ч = 107,57 руб.

          С учетом повышения:

          107,57 руб. х 1,17 = 125,86 руб.

          Сумма отпускных составит:

          — для случая поденного учета рабочего времени

          711,49 руб. х 28 дн. = 19 921,72 руб.;

          — для случая почасового учета рабочего времени

          125,86 руб. х 40 ч х 4 календ. недели = 20 137,60 руб.

          Пример 5. Теперь допустим, что повышение зарплаты произошло в период отпуска. Начисления будут выглядеть так, как показано в таблице 5.

          Таблица 5

          Расчетный
          период

          Количество в расчетном периоде

          Начисленная
          заработная плата,
          руб.

          дней

          часов

          март

          18 000,00

          апрель

          18 000,00

          май

          18 000,00

          Итого:

          54 000,00

          июнь

          С 05.06.2006 работник
          находится в отпуске, а
          повышение зарплаты произошло
          с 19.06.2006

          21 000,00

          Согласно п. 15 Положения, если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения). До окончания указанного периода необходимо также использовать поправочный коэффициент. Для нашего примера — 21 000,00 руб. : 18 000,00 руб. = 1,17. Но среднедневной заработок с учетом повышения используется только для той части календарных дней отпуска, которые приходятся на период после даты повышения. В нашем примере среднедневной заработок в размере 608,11 руб. приходится на период с 05.06.2006 по 18.06.2006 (13 календарных дней (без учета нерабочего праздничного дня)); среднедневной заработок в размере 711,49 руб. — с 19.06.2006 по 03.07.2006 (15 календарных дней).

          Таким образом, среднедневной заработок в данном случае составит:

          (18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. + 18 000,00 руб.) : 3 мес. : 29,6 = 608,11 руб.

          С учетом повышения — 608,11 руб. х 1,17 = 711,49 руб.

          Среднечасовой заработок составит:

          (18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. + 18 000,00 руб.) : 502 ч = 107,57 руб.

          С учетом повышения — 107,57 руб. х 1,17 = 125,86 руб.

          Сумма отпускных составит:

          — для случая поденного учета рабочего времени

          608,11 руб. х 13 дн. + 711,49 руб. х 15 дн. = 18 577,78 руб.,

          при этом сумма доплаты за отпуск будет составлять

          18 577,78 руб. — (608,11 руб. х 28 дн.) = 1550,70 руб.;

          — для случая почасового учета рабочего времени:

          — сумма отпускных без повышения

          107,57 руб. х 40 ч х (13/7) календ. недели = 8003,21 руб.;

          — сумма отпускных с учетом повышения

          125,86 руб. х 40 ч х (15/7) календ. недели = 10 773,62 руб.;

          — итого сумма отпускных составит

          8003,21 руб. + 10 773,62 руб. = 18 776,83 руб.,

          — при этом сумма доплаты за отпуск составит

          18 776,83 руб. — (107,57 руб. х 40 ч х 4 календ. недели) = 1565,63 руб.

          Для случая почасового учета рабочего времени мы исходим из того, что средний заработок работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, для оплаты отпуска определяется путем умножения среднего часового заработка на количество времени (в часах) в неделю в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели и на количество недель отпуска. В том случае если отпуск предоставляется, например, на 4 календарных дня, то количество недель отпуска будет составлять 0,57 (4/7) (Письмо ЦБ РФ от 01.09.2003 N 129-Т «О порядке применения отдельных пунктов Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

          Если три месяца отработаны не полностью

          Пример 6. Представим себе теперь, что наш работник отработал не полный месяц. Сотруднику предоставлен отпуск на 28 календарных дней с 05.06.2006. В июне 1 нерабочий праздничный день, который не включается в число календарных дней отпуска. Последний день отпуска — 03.07.2006. Таким образом, общее число дней отпуска — 29, из которых оплате подлежат 28.

          В расчетный период войдут март, апрель, май 2006 г., причем в апреле сотрудник был на больничном 10 календарных дней (с 03.04.2006 по 12.04.2006), а в мае брал отпуск за свой счет на 5 календарных дней (с 02.05.2006 по 06.05.2006).

          Сумма начислений, которые учитываются, выглядит следующим образом.

          Таблица 6

          Расчетный
          период

          Количество в расчетном
          периоде

          Начисленная выплата, руб.

          Должен
          отработать
          по плану

          Отработано
          фактически

          дней

          часов
          (при
          40-часовой
          рабочей
          неделе)

          дней

          часов

          Заработная плата

          Пособия

          март

          18 000,00

          апрель

          9 000,00

          7 000,00

          май

          14 000,00

          Итого

          41 000,00

          7 000,00

          Согласно п. 9 Положения в случае когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время, а также начисленные за это время суммы, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

          Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

          Среднедневной заработок в данном случае составит:

          41 000,00 руб. : (29,6 дн. х 1 мес. + 10 дн. х 1,4 + 16 дн. х 1,4) = 621,21 руб.

          Сумма отпускных составит:

          — для случая поденного учета рабочего времени —

          Виды отпуска и условия его предоставления

          Трудовой Кодекс РФ гарантирует работникам организаций следующие виды отдыха:

          • основной отпуск;
          • дополнительный отпуск;
          • отпуск без сохранения заработной платы.

          Первые два вида отпусков являются оплачиваемыми. Основной отпуск даётся на 28 календарных дней. Сотрудник организации может выйти в отпуск после полугодовой непрерывной работы.

          Специалистов определённых категорий работодатель вправе отправить в отпуск с их согласия, не дожидаясь 6-месячного стажа в организации.

          К этим категориям относятся:

          • представители слабого пола перед декретным отпуском и сразу после него;
          • работники – усыновители детей, не достигших возраста 3 месяца;
          • работники, моложе 18 лет.

          В последующие годы работы на предприятии сотруднику отпуск в любое время.

          Для определённых специалистов установлен удлинённый ежегодный отпуск. Его предоставляют на основании Трудового Кодекса и других федеральных законов.

          В частности, ими являются:

          1. Работники, моложе 18 лет.
          2. Педагогические работники.
          3. Медицинские работники, связанные с ВИЧ-инфицированными больными.
          4. Доктора наук.
          5. Кандидаты наук.
          6. Госслужащие государственной гражданской службы.
          7. Инвалиды, которые продолжают работать.
          8. Работники, занятые на опытно-конструкторских и научно-исследовательских работах и другие.

          Дополнительные отпуска с сохранением средней зарплаты устанавливаются сотрудникам организации:

          • за условия труда, отклоняющихся от нормальных;
          • за особый характер работы;
          • за ненормированность рабочего дня;
          • за труд в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям;
          • в других, законодательно установленных случаях.

          Кроме вышеперечисленных, коллективный договор может предусматривать специальные дополнительные отпуска для отдыха работников.

          Как рассчитывается количество отпускных дней

          Если стаж работника составляет полный год у работодателя, то исчислить количество отпускных дней не составит особого труда. Продолжительность отпуска конкретного работающего человека прописывается в трудовом договоре при приёме его на должность. Обычно через год работы в организации предоставляют отпуск в том количестве дней, который установлен в этом документе или же его половину.

          Бывают случаи, когда работник просит отпуск до истечения года исполнения своих обязанностей или же решает увольняться. В таких случаях приходится вычислять, сколько дней отдыха ему полагается этому сотруднику.

          Его можно вычислить по формуле:

          К = ( М * Ко ) / 12,

          где:

          • К – это количество причитающихся дней отпуск за то время, что он проработал в организации,
          • М – количество отработанных в полной мере месяцев,
          • Ко – количество дней отпуска, установленного за год работы.

          Например. Непрерывный стаж работника в организации составляет 7 месяцев. В трудовом договоре прописано, что за год работы ему причитается 44 дня отпуска. Количество дней отпуска, который полагается ему на этот момент составляет: (7 мес. * 44 дня) / 12 месяцев = 25,67 дней.

          При расчёте отпускных дней необходимо отработанное количество месяцев округлять до целого месяца. По правилам округление следует делать следующим образом. Излишки, которые составляют менее двух недель, не берутся в расчёт. Если же излишки составляют более двух недель, то их необходимо округлить до целого месяца.

          Например, сотрудник приступил к работе 8 апреля. Отпуск просит с 19 декабря этого же года. Получается, что он отработал в данной организации 7 месяцев и 9 календарных дней. Эти 9 дней отбрасываются, так как это количество дней меньше полмесяца. Расчёт выполняют исходя из 7 месяцев непрерывной работы.

          Обычно при расчёте отпускных дней в конечном итоге получается дробное число. Многие бухгалтера для облегчения расчётов пользуются округлением его до целого числа, хотя законодательно нигде не прописана обязательность этого действия. При этом следует помнить, что округление надо делать в пользу работника, а не по логике арифметики.

          Например, количество дней отпуска, который положен сотруднику при расчёте составило 19,31 дней. При выполнении округления выходит 20 дней.

          Что учитывается при расчёте

          В Постановлении Правительства России № 922 от 24.12.2007 г. рассмотрены вопросы, касающиеся исчисления среднедневного заработка. В нём указано, что расчёт размера средней зарплаты за день необходимо выполнять с учётом всех выплат, которые относятся к вознаграждениям за труд.

          К ним относятся:

          1. Заработная плата. Это должностной оклад, тарифная ставка, оплата по сдельным расценкам, оплата в процентах от выручки и прочие, в том числе и зарплата в недежной форме.
          2. Различные надбавки и доплаты. Это всякого рода стимулирующие и компенсационные выплаты, северные коэффициенты и районные надбавки.
          3. Премии по итогам работы и другие вознаграждения.
          4. Другие виды выплат, относящиеся к вознаграждениям за труд.

          Для выведения средней зарплаты нужно брать только те начисления, которые были сделаны за фактическое время работы и за работу, которая была выполнена по факту. Из этого следует, что при вычислении среднедневной зарплаты не надо учитывать нижеперечисленные начисления:

          • пособия и другие выплаты, финансируемые за счёт Фонда социального страхования;
          • выплаты, произведённые на основании среднего заработка (к ним относятся отпускные выплаты, оплата во время командировки);
          • единоразовые премии, не относящиеся к оплате за труд (премия к определённым праздникам);
          • подарки и материальная помощь;
          • прочие начисления, не относящиеся к вознаграждению за труд.

          В отношении периодов работы, включающихся в расчёт отпуска, действует тот же принцип. В расчётный 12-месячный период входит только то время, которое по факту было отработано работником.

          Для расчёта отпуска из общего годового стажа выкидываются нижеуказанные периоды:

          • время, когда за работником сохраняется право на получение средней зарплаты;
          • время, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске по уходу за ребёнком;
          • выходные дни с сохранением зарплаты, которые выделяются для ухода за инвалидами;
          • период освобождения сотрудника от работы (прогул, простой и др.).

          Порядок вычислений

          Периодом для начисления отпускных выплат является 12 предшествующих отпуску месяцев.

          Бывают ситуации, когда сотрудник организации не имеет начислений по оплате труда за этот промежуток времени или же он в это время фактически не работал. В таком случае за расчётное время необходимо взять те 12 месяцев, которые идут перед расчётным годом. При отсутствии начислений и отработанных дней и за 2 года до отпуска, то среднедневная зарплата вычисляется на основе данных месяца, в котором работник выходит в отпуск.

          При полном отработанном времени

          Идеальный случай, когда работник за весь расчётный период не выходил в отпуска и на больничный лист. Тогда у него будет полностью выполнена норма его рабочего времени.

          В такой ситуации отпускные начисляются по конкретной формуле:

          Зд = Зг / (12 * 29,3)

          где:

          • Зд – среднедневной заработок,
          • Зг – годовой размер зарплаты,
          • 29,3 – среднемесячное количество календарных дней.

          Годовой размер начисленного вознаграждения за труд получается в результате суммирования начисленной зарплаты за те 12 месяцев, которые предшествуют отпуску.

          При неполном отработанном времени

          Формула, рассмотренная выше, не подойдёт для расчёта отпуска в ситуациях, когда 12 расчётных месяцев отработаны работником не полностью.

          Здесь необходимо пользоваться другой, более сложной формулой:

          Зд = Зг / (М * 29,3 + Д * 29,3 / Дн)

          Где:

          • М – количество отработанных в полном объёме месяцев,
          • Д – количество отработанных календарных дней в неотработанных месяцах,
          • Дн – норма календарных дней в неотработанных месяцах.

          Примеры

          Случай 1. Сотрудник желает выйти в отпуск с 20 февраля на 15 дней. С февраля прошлого года по январь текущего года он работал без перерывов. За это время ему начислено 198 750 рублей, из которых 13 тысяч рублей – премия к профессиональному празднику. При расчёте отпуска необходимо сумму этой премии вычесть из общего заработка. Получается 185 750 рублей. Среднедневная зарплата будет составлять 185 750 / (12 * 29,3) = 528,30 руб. В итоге работник за 15 дней отпуска получит 528,30 * 15 = 7924,50 руб.

          Случай 2. Работник берёт отпуск с декабря на 21 день. В расчётном периоде он находился на курсах повышения квалификации две недели в марте и в отпуске 10 дней в сентябре. Данные о его заработке и фактически отработанном времени приведены в таблице.

          Месяц Количество отработанного времени в календарных днях Норма рабочего времени в календарных днях Сумма начисленной заработной платы Дополнительные выплаты
          Декабрь 31 31 20000
          Январь 31 31 20000
          Февраль 28 28 20000
          Март 17 31 27000 13000 руб. – оплата командировки
          Апрель 30 30 20000
          Май 31 31 20000
          Июнь 30 30 20000
          Июль 31 31 20000
          Август 31 31 20000
          Сентябрь 20 30 30000 18000 руб. – оплата отпуска
          Октябрь 31 31 20000
          Ноябрь 30 30 20000
          ВСЕГО: 341 365 257000 31000

          В расчёт среднего заработка будет входить заработная плата в размере 257 000 – 31 000 = 226 000 руб. Полностью отработана норма рабочего времени в 10 месяцах. В марте и сентябре он отработал всего 37 дней при норме в 61 календарный день.

          Получается, в среднем за день данный сотрудник получает: 226 000 / (10 * 29,3 + 37 * 29,3/61) = 727,20 руб. Сумма отпуска за 21 день составит: 727,20 руб. * 21 дней = 15271,20 руб.

          Правила и примеры расчетов представлены в следующем видеоматериале:

          Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

          (Москва)

          (Санкт-Петербург)

          Это быстро и бесплатно!

          Требования налогового законодательства

          Требования к документальному оформлению хозяйственных операций содержит как налоговое, так и бухгалтерское законодательство.

          Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ организации в составе расходов на оплату труда учитывают расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, — для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, — для иных организаций.

          Пункт 1 ст. 252 НК РФ предъявляет требования к порядку документального подтверждения расходов, производимых организацией: расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

          Данные положения актуальны не только для плательщиков налога на прибыль, но и для тех, кто применяет УСНО. «Упрощенцы», выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, учитывают в составе расходов в том числе расходы на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В силу п. 2 ст. 316.16 НК РФ расходы, указанные в пп. 6 п. 1 этой статьи, принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 255 НК РФ. Кроме того, расходы, приведенные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, названным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

          Таким образом, расходы на оплату отпуска, включаемые организацией в состав расходов, должны быть документально оформлены.

          Согласно ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ <1> все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

          <1> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

          Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых приведен в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.

          Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены, в частности, следующие формы:

          • Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
          • Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
          • Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
          • Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
          • Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

          При отсутствии указанных унифицированных форм первичной учетной документации организация не вправе учитывать суммы расходов на оплату труда работникам, сохраненные на период ежегодного отпуска, так как не выполняется критерий документальной подтвержденности расходов.

          Документальное подтверждение оформления отпуска Приказ о предоставлении отпуска работнику (формы Т-6, Т-6а)

          Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты <2> формы Т-6 и Т-6а применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, локальными нормативными актами организации, коллективным, трудовым договорами. Они составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма Т-2), лицевом счете (форма Т-54 или Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

          <2> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

          Унифицированная форма N Т-6

          ———¬
          ¦ Код ¦
          +——-+
          Форма по ОКУД ¦0301005¦
          Общество с ограниченной ответственностью «Аптека +——-+
          «Будем здоровы» (ООО «Аптека «Будем здоровы») ¦ ¦
          ———————————————— по ОКПО ¦ ¦
          наименование организации L———
          ———-T————¬
          ¦ Номер ¦ Дата ¦
          ¦документа¦составления¦
          +———+————+
          ¦ 15 ОТ ¦ 24.05.2012¦
          ПРИКАЗ L———+————
          (распоряжение)
          о предоставлении отпуска работнику
          —————-¬
          Предоставить отпуск ¦Табельный номер¦
          +—————+
          Галановой Марии Владимировне ¦ 0000000005 ¦
          ————————————————-L—————-
          фамилия, имя, отчество
          основное
          ——————————————————————
          структурное подразделение
          фармацевт
          ——————————————————————
          должность (специальность, профессия)
          20 апреля 11 19 апреля 12
          за период работы с «—» ——— 20— г. по «—» ——— 20— г.
          А. ежегодный основной —————¬ календарных
          оплачиваемый отпуск на ¦ 13 ¦ дней
          L—————
          01 июня 12 14 июня 12
          с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
          и (или)
          Б. _______________________________________________________________
          ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
          без сохранения заработной платы и другие (указать)
          на —————¬ календарных
          ¦ ¦ дней
          L—————
          с «__» _________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.
          В. Всего отпуск на —————¬ календарных
          ¦ 13 ¦ дней
          L—————
          01 июня 12 14 июня 12
          с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
          генеральный
          директор Петров Петров А.П.
          Руководитель организации ———— ——— ——————-
          должность личная расшифровка подписи
          подпись
          С приказом (распоряжением) Галанова 24 мая 12
          работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
          личная подпись

          Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)

          Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

          При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 указывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 проставляется количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

          ———¬
          ¦ Код ¦
          +——-+
          Форма по ОКУД ¦0301051¦
          Общество с ограниченной ответственностью «Аптека +——-+
          «Будем здоровы» (ООО «Аптека «Будем здоровы») ¦ ¦
          ———————————————— по ОКПО ¦ ¦
          наименование организации L———
          ———-T————¬
          ¦ Номер ¦ Дата ¦
          ¦документа¦составления¦
          +———+————+
          ¦ 15 ¦ 24.05.2011¦
          ЗАПИСКА-РАСЧЕТ L———+————
          о предоставлении отпуска работнику
          —————-¬
          ¦Табельный номер¦
          +—————+
          Галанова Мария Владимировна ¦ 0000000005 ¦
          ————————————————-L—————-
          фамилия, имя, отчество
          основное
          ——————————————————————
          структурное подразделение
          фармацевт
          ——————————————————————
          должность (специальность, профессия), разряд,
          класс (категория) квалификации
          А. Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск
          20 апреля 11 19 апреля 12
          за период работы с «—» ——— 20— г. по «—» ——— 20— г.
          ————¬
          на ¦ 13 ¦ календарных дней
          L————
          01 июня 12 14 июня 12
          с «—» ———- 20— г. по «—» ———- 20— г.
          ————¬
          Б. и (или) ежегодный дополнительный ¦ ¦ календарных дней
          (другой) отпуск на L————

          Ежегодный дополни-
          тельный (другой)
          отпуск
          Количество ка-
          лендарных дней
          Дата Основание
          предостав-
          ления еже-
          годного до-
          полнитель-
          ного (дру-
          гого) от-
          пуска
          начала
          отпуска
          окончания
          отпуска
          вид код
          1 2 3 4 5 6

          ————¬
          В. Всего отпуск на ¦ 13 ¦ календарных дней
          L————
          01 июня 12 14 июня 12
          с «—» ———- 20— г. по «—» ———- 20— г.
          генеральный
          директор Петров Петров А.П.
          Работник кадровой службы ———— ——- ———————
          должность личная расшифровка подписи
          подпись
          Оборотная сторона формы N Т-60
          Расчет оплаты отпуска
          ——————T——————¬——————-T———¬
          ¦Расчетный период¦Выплаты, учитыва-¦¦ Количество ¦Средний ¦
          +——-T———+емые при исчисле-¦+———-T——-+дневной ¦
          ¦ год ¦ месяц ¦нии среднего за- ¦¦календар- ¦часов ¦(часовой)¦
          ¦ ¦ ¦работка, руб. ¦¦ных дней ¦расчет-¦зарабо- ¦
          ¦ ¦ ¦ ¦¦расчетного¦ного ¦ток, руб.¦
          ¦ ¦ ¦ ¦¦периода ¦периода¦ ¦
          +——-+———+——————++———-+——-+———+
          ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
          +——-+———+——————++———-+——-+———+
          ¦ 2011 ¦ июнь ¦ 10 000,00 ¦¦ ¦ ¦ ¦
          +——-+———+——————+¦ 352,8 ¦ ¦ 340,14 ¦
          ¦ 2011 ¦ июль ¦ 10 000,00 ¦¦ ¦ ¦ ¦
          +——-+———+——————+L———-+——-+———-
          ¦ 2011 ¦ август ¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2011 ¦сентябрь¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2011 ¦ октябрь¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2011 ¦ ноябрь ¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2011 ¦ декабрь¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2012 ¦ январь ¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2012 ¦ февраль¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2012 ¦ март ¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2012 ¦ апрель ¦ 10 000,00 ¦
          +——-+———+——————+
          ¦ 2012 ¦ май ¦ 10 000,00 ¦
          L——-+———+——————+
          Итого ¦ 120 000,00 ¦
          L——————
          ————————————————————————¬
          ¦ Начислено ¦
          +——————————-T——————————-T——-+
          ¦ июнь 2012 ¦ ¦ ¦
          ¦ за ———— месяц ¦ за ___________ месяц ¦ всего,¦
          ¦ текущий ¦ будущий ¦ руб. ¦
          +——-T—————-T——+——-T—————-T——+ ¦
          ¦коли- ¦сумма за отпуск,¦другие¦коли- ¦сумма за отпуск,¦другие¦ ¦
          ¦чество ¦ руб. ¦начис-¦чество ¦ руб. ¦начис-¦ ¦
          ¦кален- +———T——-+ления ¦кален- +———T——-+ления ¦ ¦
          ¦дарных ¦из фонда¦ ¦ ¦дарных ¦из фонда¦ ¦ ¦ ¦
          ¦дней ¦ оплаты ¦ ¦ ¦дней ¦ оплаты ¦ ¦ ¦ ¦
          ¦отпуска¦ труда ¦ ¦ ¦отпуска¦ труда ¦ ¦ ¦ ¦
          +——-+———+——-+——+——-+———+——-+——+——-+
          ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦
          +——-+———+——-+——+——-+———+——-+——+——-+
          ¦ 13,00 ¦ 4421,77¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4421,77¦
          L——-+———+——-+——+——-+———+——-+——+———

          Удержано, руб. Причитается к
          выплате
          сумма, руб.
          налог
          на до-
          ход
          всего
          16 17 18 19 20 21 22 23
          575,00 3846,77

          Три тысячи восемьсот сорок шесть рублей 77 коп.—
          К выплате сумма —————————————————
          прописью
          __________________________________ руб. _____ коп.
          10
          по платежной ведомости (расходному ордеру) N ———————
          ——————-
          28 мая 12
          от «—» ————— 20— г.
          Артамонова Артамонова К.С.
          Бухгалтер ———— ———————
          личная расшифровка подписи
          подпись

          «Небухгалтерские» документы по оформлению отпуска

          Помимо рассмотренных выше документов, необходимых для подтверждения расходов на выплату отпускных, нормами трудового законодательства предусмотрено оформление ряда документов, связанных с предоставлением сотрудникам отпуска.

          График отпусков (форма Т-7). Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

          График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

          График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

          При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

          Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Основанием для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска является утвержденный в организации график отпусков, поэтому в общем случае от работника не требуется заявления на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако в некоторых случаях написание заявления обязательно. К таким ситуациям, в частности, можно отнести предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе получить его до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Работнику следует написать заявление в произвольной форме на имя руководителя организации.

          В общем случае достаточно издания приказа о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска.

          Уведомление работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Форма данного документа является произвольной. В качестве примера можно привести следующий текст: «В соответствии со ст. 123 ТК РФ уведомляем вас о том, что согласно графику отпусков на 2012 г. дата начала полагающегося вам ежегодного оплачиваемого отпуска — 25 августа 2012 г.».

          С.П.Данченко

          Эксперт журнала

          «Аптека: бухгалтерский учет

          и налогообложение»

          Как правильно брать ежегодный оплачиваемый отдых по Трудовому кодексу РФ?

          Чтобы оформление отпуска не превратилось в изнурительную бумажную волокиту, работник должен основательно подойти к процедуре сбора документов. Но прежде чем собирать бумаги, работнику необходимо детально ознакомиться с правилами ТК РФ об особенностях предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

          Обратите внимание! Продолжительность оплачиваемого периода отпуска по действующему ТК составляет 28 дней. Существуют условия, при которых отпуск может длиться дольше 28 дней.

          ТК РФ выделяет оформление нескольких видов оплачиваемого ежегодного отпуска:

          1. Дополнительное количество дней для граждан, которые трудятся на предприятиях с вредными для здоровья условиями труда. Учитывая характер выполняемых обязанностей, законодатель установил возможность продления отпуска. Максимальное количество дополнительных дней не может быть меньше одной недели.
          2. Дополнительный период за особый характер работы. Список профессий, которые относятся к работам особого характера, установлен Правительством РФ.
          3. Для работников, которые осуществляют деятельность по ненормированной системе. Условия предоставления дополнительных дней оговаривается в коллективном соглашении. Количество дополнительного промежутка не должно быть меньше трех дней.

          Перед тем как написать заявление о предоставлении очередного отпускного периода, работник должен учесть некоторые нюансы из статьи 122 ТК РФ.

          В частности, он должен знать, что работодатель имеет право отказать в оформлении отпуска, если к моменту подачи заявления, сотрудник не отработал у него установленный законом период.

          Иначе говоря, для получения возможности выйти на оплачиваемый отдых необходимо отработать не менее 6 месяцев на том предприятии, где и оформляется отпуск.

          Однако в этой статье установлено, что работодатель по своему усмотрению может дать согласие о выходе на отдых и до 6 месячного стажа.

          Обратите внимание на ежегодный отпуск может претендовать и работник, работающий по совместительству, при этом дата ухода должна совпадать с отпускными сроками по основному месту.

          Пошаговый порядок ухода

          Чтобы взять очередной ежегодный отпуск по всем правилам, работнику нужно действовать пошагово:

          1. Определиться, предоставляется отдых по графику или по договоренности с работодателем. В первом случае оформления дополнительных документов от работника не потребуется, во втором — нужно заявление.
          2. Если отпуск положен по графику, и дата уход в него четко совпадает с запланированной, то нужно просто дождаться, когда работодатель предоставит приказ о предоставлении отдыха для ознакомления и выплатит отпускные. Это должно быть проделано за 3 дня до начала отпускного времени. Если приказ не оформлен, то необходимо выяснить, с чем связано нарушение ТК РФ.
          3. Если графика нет, или работник только устроен на работу в текущем году и в расписание не попал, то оформляется заявление как минимум за 3 дня. Далее нужно дождаться приказа о директора для ознакомления.
          4. В день, обозначенный в приказе Т-6, можно не выходить на работу и начать свой очередной отдых.

          Важно! Пока не произойдет ознакомление с приказом под роспись уход в отпуск не допустим. Работодатель может обвинить в прогуле, так как официального распоряжения о начале отдыха нет.

          Какие документы нужны?

          Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска необходимо подготовить следующие документы:

          1. График отпусков. Это документ, в котором изложено распределение дат выхода в очередной отпуск для каждого работника предприятия. Его наличие является обязательным, а отсутствие считается основанием для установления штрафных санкций. Оформление графика осуществляется в содействии с сотрудниками предприятия. То есть руководитель или представитель отдела кадров должен поинтересоваться, какое время было бы наиболее удобным для работников. При этом вместе с пожеланиями сотрудников, нужно учитывать правила ТК РФ и возможности работодателя. График заполняется на специальном документе (форма Т-7).
          2. Заявление в отдельных случаях, когда нет графика.
          3. Приказ о предоставлении ежегодного отдыха наряду с графиком является обязательным документов, для удостоверения факта выхода работника на отдых. Оформляется он по форме Т-6 и содержит наименование отпуска, персональные сведения работника, а также период предоставления.
          4. Записка-расчет. На ней, кроме сведений об очередном отпуске, указывается информация о выплатах, причитающихся в период отдыха. Существует специальная форма записки Т-60. Заполняется она с двух сторон: лицевая часть служить для включения данных об отпуске (дата начала и окончания, вид и т.д.). На другой стороне указывается сведения об оплате отпуска.
          5. Оформление данных о предоставленном периоде в личную карточку Т-2.
          6. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

          Обязательно ли сотруднику писать заявление?

          Ежегодный отпуск является гарантированным периодом отдыха, который предоставляется каждому гражданину.

          Дата выхода закрепляется в графике, работник должен быть с ней ознакомлен. Этого достаточно для оформления приказа.

          Стандартная процедура оформления выхода на заслуженный отдых не предполагает обязанности написать заявление. Работодатель может его запросить, но работник писать данный документ не обязан.

          Если обратиться к трудовому законодательству, то согласно действующим правилам каждый работник по истечении 6 месяцев отработанного периода имеет право выйти на заслуженный отдых. При этом нигде не написано, что по общим правилам сотрудник обязан уведомить свое начальство о начале отпуска. Это обязанность входит в компетенцию руководителя, который должен за две недели до наступления нового года определить очередность выхода на отдых.

          Однако не стоит расслабляться.

          В отдельных случаях, когда сотрудник отработал меньше 6 месяцев, когда нет графика или очередной отдых предоставляется в период, отличный от запланированного, выход на отдых возможен только при оформлении заявления.

          Например, некоторые категории работников могут запросить очередной отпуск в любое время на основании заявления:

          1. Женщины, если выход на отпуск связан с беременностью.
          2. Сотрудники, которые приютили детей в возрасте до 3 лет.
          3. Все работники в возрасте до 80 лет.

          При наличии указанных обстоятельств, работник может оформить заявление о предоставлении отпускного периода, а работодатель должен издать приказ.

          Как оформить заявление — :

          Как составляется приказ?

          Приказ обязательно оформляется, без него работник не сможет уйти в отпуск, кадровик не сможет заполнить кадровые документы, а бухгалтер рассчитать отпускные.

          Оформляется приказ обычно по типовой форме Т-6, в нем отражается:

          1. Информация об организации, в которой работает гражданин. Вместе с фирменным наименованием в шапке документа должен присутствовать код предприятия.
          2. Персональные сведения работника. Указывается прописью в дательном падеже. Также указывается табельный номер сотрудника.
          3. Информация о занимаемой должности. Указывается отдел, в котором работает гражданин, название занимающей должности. Как и персональные сведения, все данные отображаются без сокращений.
          4. Период отдыха. В отдельной графе указывается дата начала отпускного периода, а также дата окончания.
          5. Сведения о дополнительном количестве дней. Если гражданин находился в отпуске больше указанных 28 дней, то в специальном разделе B обязательно должно быть указано количество выделенных дополнительных дней.
          6. Дата оформления документа. В этом разделе руководитель указывает дату составления приказа, который впоследствии считается периодом начала отдыха.
          7. Подпись начальства. Внизу документа руководитель организации расписывается тем самым, заверяя документ.

          Как оформляется приказ — :

          Подготовка прочих кадровых бланков

          На основании приказа вносятся данные в прочие кадровые документы, в частности:

          • оформляется восьмой раздел личной карточки Т-2 сведения о предоставленном очередном отпуске;
          • вносятся обозначения в табель рабочего времени Т-12 или Т-13.

          Как оформить восьмой раздел личной карточки при предоставлении ежегодного отдыха:

          Можно ли оформить задним числом?

          Практика показывает, что случаи, связанные с оформлением приказов о выходе на отпуск задним числом, являются довольно распространенным явлением в трудовых отношениях. Конечно, работодатель может написать заднее число и тем самым выдать приказ, который не соответствует графику Т-7.

          Однако если работник отправится на отдых задним числом, то при выявлении факта его отсутствия на рабочем месте инспекция труда может оштрафовать предприятие.

          Важно! То есть оформление очередного отпуска задним числом по закону не допустимо.

          В данном случае, если работник не успел выйти в отпуск, то для него наиболее целесообразным решением будет перенос отпускного периода. Ст. 124 ТК РФ допускает подобный исход событий. Однако такая возможность появляется только в том случае, если сотруднику не были выданы отпускные.