Как посчитать ревизию в магазине

Добрый день!
На мой взгляд, у Вас явная попытка объять необъятное.
Нельзя в одной формуле совместить и остаток товара и финансовый результат.
Товар нужно считать отдельно, деньги отдельно.
Вы делаете ревизию — снимаете остаток товара. Вот и сосредоточтесь на товаре.
Остаток товара на начало периода + поступление товара = проданный товар + остаток на конец периода.
Это основная формула по движению товара.
При этом все показатели должны быть в одинаковых ценах. Либо в ценах, по которым товар покупаете, либо в ценах. по которым товар продаете.
Обычно в рознице учитывают по продажным ценам.
Тогда проданный товар = выручка наличная + выручка безналичная
Далее, у вас есть «долги покупателей». Это тоже очень коварная вещь. Как я понимаю, Вы товар отпускаете, а деньги потом. Как Вы этот отпуск товара учитываете в выручке? Когда рассчитаются? Или сразу, как отдали товар? От этого зависит и то, как Вы будете учитывать этот товар в числе «проданного товара».
Возьмем самый сложный случай — когда заплатят, тогда и в выручку включается.
Получается, отдали (продали) товар в одном периоде, деньги покупатель внес в следующем. Тогда и по кассе пробили. А нам надо, чтобы проданный (без оплаты) товар попал в тот период, когда товар отдали покупателю.
А он у вас в периоде оплаты.
Значит, из выручки нужно отнять оплату долгов прошлого периода (деньги получили, а товар ведь отдали в прошлом периоде и на остатках на начало периода этого товара уже не было). И добавить в выручку тот товар, который отдали в долг уже в этом периоде.
По остаткам тоже справедливо «балансовое уравнение». Но своё:
Остаток долга на начало периода + передали товар в долг в текущем периоде = оплатили (вернули) долг в текущем периоде + остаток долга на конец периода.
Преобразуем это уравнение в нужном нам варианте:
Передали товар в долг в текущем периоде — оплатили (вернули) долг в текущем периоде = остаток долга на конец периода — остаток долга на начало периода.
Добавим эту формулу в нашу основную формулу и получаем:
Остаток товара на конец периода = Остаток товара на начало периода + Поступление товара за период — Выручка наличная — Выручка безналичная + Остаток долга на начало периода — Остаток долга на конец периода.
Подставляйте значения показателей и сравнивайте полученный по формуле остаток товара на конец периода с остатком товара, выявленным в ходе инвентаризации.
Разница — недостача или излишек товара.
Всё, с товаром разобрались.
Далее определяете свои финансовые показатели.
Тут формула более сложная. Если она вообще есть «универсальная».
Но здесь уже оперируете только деньгами и затратами. Такими, как они есть. Что в доходе, что в расходе…
Можно, например, составить такую же «балансовую формулу», но уже для денег.
Например:
Остаток наличных на начало периода + остаток на расчетном счете на начало периода + поступление наличных денег + поступление безналичных денег — передача денег из кассы в банк — снятие наличных из банка = оплата наличными + безналичная оплата и перечисления + остаток наличных денег на конец периода + остаток денег на расчетном счете на конец периода.
Это базовая формула. У Вас могут быть свои нюансы и особенности.
Успехов!

Задача любой инвентаризации — сопоставить данные бухгалтерского учета с фактическим наличием, так сказать, с «визуальными» данными.
И каждый показатель сопоставляется отдельно. Никаких «итоговых» обобщающих показателей быть не должно.
А если уж обобщаете, то показатели должны быть однородными.
Если речь о розничном магазине, то проверяют остаток товара в магазине (видимо, это и есть «товары на полках») и сопоставляют его с остатком по счету 41, субсчет «розница».
И тут очень многое зависит от того, в каких ценах ведется учет.
Если в продажных ценах (с учетом торговой наценки на счете 42), то сопоставление не представляет труда: «товар на полках», посчитанный в продажных ценах, должен соответствовать остатку в рублях на счете 41. В этих же продажных ценах.
Как вывести остаток на счете 41? Это уже чисто бухгалтерская техника учета.
Например:
остаток на 41 на конец = остаток на начало + поступление товара за месяц — выручка за месяц
И всё в продажных ценах.
Собственно говоря, эта формула заложена и в принцип составления товарного отчета.
Главное, чтобы показатели были сопоставимые.
Если учет ведется в покупных ценах, то все немного сложнее и многое зависит от порядка учета.
Но принцип сопоставления однородных показателей при инвентаризации сохраняется.
Второй очень важный момент — «долги населения» и формирование в связи с этим «выручки» за месяц.
Если Вы на упрощенной системе налогообложения (УСН), то выручка у вас формируется исключительно по поступившим деньгам. Т.е. только то, что прошло по кассе. И долги, соответственно, в выручку не входят. Всё это правильно. Но не для бухгалтерскго учета.
В бухгалтерском учете (по крайней мере при определении остатка товара на счете 41) выручку нужно определять не по деньгам, поступившим в кассу, а по товару, переданному покупателям.
Напрашивается простейшая формула: выручка = поступление денег по кассе + долги населения.
Но эта формула работает только в первый месяц образования долгов. На второй месяц ее уже нельзя использовать. Поскольку товар по этому долгу уже был отгружен в прошлом месяце. И по кассе пробит возврат долга — т.е. приход по кассе есть, а товар передан в прошлом месяце…
Так что, формулу нужно усложнять…
Выручка = поступление денег по кассе — погашение долгов + долги населения, образовавшиеся в текущем месяце.
Попробуем упростить формулу.
Вспомним, что:
доли населения на начало месяца — погашение долгов + долги населения, образовавшиеся в текущем месяце = остаток долгов на конец месяца.
Тогда:
(- погашение долгов + долги текущего месяца) = ( остаток на конец — остаток на начало).
И, наконец, мы получаем вполне рабочую формулу:
выручка = поступление денег по кассе + остаток долгов на конец месяца — остаток долгов на начало месяца.
Так что, нужно прибавлять к кассовой выручке не всю сумму долгов населения, а только прирост их. Или уменьшать, на сумму снижения долгов.

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

  • нет очередей на складе;
  • вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
  • готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Решения для бизнеса

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Кому могут помочь электронные реестры

    Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

    Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

    Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

    Но при этом у ПО существуют и преимущества:

    • в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
    • также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

    Как вести контроль

    Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

    1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
    2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
    3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

    Организация складского учета в Excel – таблица

    Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

    Создаем справочники

    Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

    Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

    • Название места.
    • Кода точки.
    • Комментария.

    После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

    • Название.
    • Сорт (или про другую подобную характеристику).
    • Единица измерения.
    • Размеры.
    • Комментарий.

    Разработка «Прироста»

    Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

    Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

    Как наладить автоматическую работу

    Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

    «Итоги»

    Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

    Инструкция по ведению

    Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

    1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
    2. Определить структуру.
    3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
    4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
    5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
    6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
    7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
    8. Научите работников работать с ПО.
    9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

    Несколько обязательных принципов

    При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

    Распорядок приемки

    • Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
    • Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
    • Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

    Режим перемещения

    Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

    Норма отпуска со склада

    В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

    Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

    Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

    Шаблон Excel при аналитике продаж

    При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

    Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

    • Наименование.
    • Его артикул.
    • Ед.изм.
    • Количество.
    • Стоимость.
    • Цена.

    Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

    А

    В

    С

    Поставщики

    Наименьшее

    Код

    Юридический адрес

    ООО «Москва»

    ООО «Лето-3»

    ЗАО «Утро»

    «Складской учет» в Эксель

    Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

    • Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.
    • Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.

    Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

    • Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
    • Остатки.
    • Цена.
    • Шипчандлер.

    Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса.

    На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

    Проблемы при работе с реестром

    В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

    • В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
    • Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
    • Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
    • Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т.д.
    • Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
    • Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
    • Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т.п.

    Обзор бесплатного программного обеспечения учета

    Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel.

    Редактор OpenOffice

    Этот вариант является самым популярным среди пользователей. Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

    Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

    Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS.

    LibreOffice Calc

    По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice. Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX.

    Открывается приложение в течение нескольких секунд. Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями.

    PlanMaker

    PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker.

    Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

    Что дает учет через Excel

    Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

    Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

    • Приход и расход товаров на разных листах.
    • Поиск в базе настраиваемый.
    • Перспектива вести клиентскую базу.
    • Формируется прайс.
    • Отображаются скидки.
    • Возможно создать автонаценки.
    • Возможность вести финансовую отчетность.
    • История отгрузки и поступление доступна ламеру.
    • Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.
    • Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
    • Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.

    Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

    Аналоги в платном сегменте

    Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение.

    Таблица — Сравнение «Склад Excel” и «Склад производства”

    Название

    Ключевые характеристики

    Стоимость в рублях

    Склад Excel

    • Позволяет входить с различным уровнем доступа;

    • доставка;

    • печать прайса;

    • прием заявок

    • создание справочников;

    • печать накладных;

    • формирование заявок для поставщиков;

    • изменение накладных;

    • аналитика;

    • оприходование.

    Семь-восемь тысяч рублей

    Склад производcтва

    • аналитика;

    • аналитика поступления;

    • создание отчета по расходу сырья;

    • создается таблица отгрузки товаров;

    • оприходование сырье;

    • контроль расходов.

    8 500 рублей

    Достоинства учета складских остатков

    Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

    • Относительная дешевизна.
    • Не требуется интернет.
    • Бесконечная настройка под себя.
    • Потенциал ведения нескольких таблиц.
    • Простота в ведении.
    • Готовые шаблоны.
    • Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.
    • Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.

    Схема подключения

    Складской учет: недостатки ведения

    Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

    • Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
    • Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
    • Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
    • Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
    • Присутствует возможность потери данных.
    • Невыполнимо удаленное ведение.
    • При проведении инвентаризации возникают трудности.
    • Отсутствует техническая поддержка.

    Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила. Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия. Компания «Клеверенс» реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта.

    Количество показов: 33882

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *