Как подписать документ ЭЦП

Электронную подпись используют в тех случаях, когда необходимо гарантировать подлинность, целостность и авторство документа, поэтому подписывать документ следует только тогда, когда он полностью готов.

Как подписать документ электронной цифровой подписью?

Подписанный документ будет доступен только для чтения, но если внести в него изменения, все подписи его станут недействительными.

Внимание!

Microsoft Office Starter и web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают функционал электронной подписи.

Системные требования

  1. КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
  2. Для работы в Microsoft Office Word/Excel 2007/2010/2013/2016 установите приложение «КриптоПро Office Signature». Поддержка Microsoft Office 2016 и ГОСТ Р 34.11-2012/34.10-2012 реализована в «КриптоПро Office Signature 2.0». 

Как подписать

  1. Сохраните последние изменения в документе MS Word.
  2. Выполните подписание документа:
    • в MS Office Word/ Excel 2003
      • В меню выберите: Сервис/ Параметры/ вкладка «Безопасность»/ Цифровые подписи/ Добавить/ ОК.
      • в MS Office Word/ Excel 2007
        • нажмите  и перейдите: Подготовить/ Добавить цифровую подпись или Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО), если для подписания используете надстройку «КриптоПро Office Signature»;
        • в окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…», укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»);
        • Нажмите «Подписать».
        • в MS Office Word/ Excel 2010/ 2013/ 2016
          • перейдите: Файл/ Сведения/ Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО);
          • проверьте, верно ли указан сертификат ЭП. Другой можно выбрать по кнопке «Изменить…».
          • нажмите «Подписать».
          • В строке состояния окна документа появится иконка подписи — В тексте самого документа подписи не будет.

          Если в подписанный документ потребуется внести изменения, необходимо предварительно удалить все созданные ЭП. Поскольку как только документ будет отредактирован, все подписи станут недействительными.

          Проверить подпись документа

          1. Кликните по иконке подписи в строке состояния документа. Откроется окно с подписями.
          2. Для просмотра подробной информации о подписи документа:
            • в Micrisoft Office/Excel 2003 — нажмите «Просмотр сертификата…»;
            • в Micrisoft Office/Excel 2007/ 2010/ 2013/ 2016 —  кликните по статусу подписи правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

            Оставьте свой отзыв:

            ОТПРАВИТЬ

            Юрий Маслов

            При создании и внедрении систем электронного документооборота неизбежно встает задача определения электронного документа и его подписи. Мы уже почти привыкли работать с электронной цифровой подписью (ЭЦП) для файлов, но иногда наши документы представляют собой файлы определенного формата или вообще не являются файлами.

            В настоящей статье рассмотрим несколько наиболее распространенных вариантов работы с ЭЦП для электронных документов определенных форматов.

            Подпись в HTML-форме

            Такая задача возникает при встраивании средств ЭЦП в системах с "тонким" клиентом, когда пользователь работает в системе через Web-браузер (MS IE). В таких системах поступают следующим образом: создается скрытое hidden-поле в форме. Когда пользователь нажимает кнопку типа "подписать и отправить", соответствующий скрипт обработчика (например, на VBScript) формирует строковую переменную, в которую методом конкатенации записывают важную информацию по идентификации документа и содержимое текстовых полей, которые ввел пользователь. Далее сформированная строковая переменная подписывается. Чаще всего используются методы объектов CAPICOM.dll, неотделенная подпись. Подписанная строковая переменная и есть электронный документ. Подписанный документ (подписанная строка) записывается в hidden-поле и методом POST передается на сервер. Серверное приложение проверяет подпись в переменной, полученной из hidden-поля, и в зависимости от результатов проверки ЭЦП и содержательной части электронного документа осуществляет его дальнейшую обработку. Важным моментом является сохранение подписанного документа на сервере. Для этого, как правило, создают таблицу в базе данных системы с двумя полями: поле ключа и строковое поле, содержащее подписанный электронный документ.

            Подпись в базе данных

            Довольно часто встречается нефайловая, или строковая, форма представления электронного документа, а электронный документ – как совокупность записей в таблицах базы данных. Для подписания такого документа значения полей записей в таблицах базы данных приводятся в строковый тип, и с помощью конкатенации формируется строковая переменная, отражающая существенную содержательную и идентификационную часть документа. Именно эта строка теперь считается оригиналом электронного документа и подписывается. Подписанная строка сохраняется в соответствующей таблице базы данных системы с двумя полями: поле ключа документа и строковое поле, содержащее подписанный электронный документ.

            Подпись документов в формате XML

            Если документ представлен в формате XML, то имеется несколько подходов к формированию его подписей: формирование ЭЦП XML-документов XMLdsig для Windows (MSXML5, MSXML6) с использованием Microsoft Office InfoPath 2003 – новой составляющей системы Microsoft Office; подпись XML-документа как обычного файла. Иногда для подписи в XML-документе в тэге документа создают отдельный атрибут, в который заносится ЭЦП от символьной строки переменной длины, содержащей значения атрибутов тэга документа. Такой достаточно интересный подход к подписи XML-документа также встречается, и он является вполне легитимным.

            Подпись файлов в формате PDF

            Для формирования и проверки ЭЦП и обеспечения юридической значимости электронных документов, формируемых в формате PDF, компания "КРИПТО-ПРО" разработала специальный продукт, называемый "КриптоПро PDF". Он является модулем создания и проверки ЭЦП и предназначен для формирования и проверки ЭЦП в программax Adobe Reader, Adobe Acrobat версии 7 и выше. "КриптоПро PDF" разработан с использованием программного интерфейса Adobe Systems Inc. и заверен электронной цифровой подписью компании Adobe Systems.

            Это позволяет использовать сертифицированные средства криптографической защиты информации "КриптоПро CSP" в продуктах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES.

            Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?

            Важное замечание: "Крипто-Про CSP" для проверки ЭЦП не требует активации лицензии, то есть работает бесплатно. Достаточно просто установить этот продукт и проверять подпись с использованием Adobe Reader.

            Подпись многофайловых документов

            Иногда документ может представлять собой достаточно большую совокупность файлов. Например, сведения о первичных документах для совершения операций в реестре владельцев инвестиционных паев паевого фонда, полученных от управляющей компании. В этом случае можно формировать для каждого документа свою ЭЦП, а можно от этого отказаться. Если по каким-либо причинам формирование ЭЦП для каждого файла документа невозможно, то создают еще один файл текстового формата, в который записывают идентификационные данные документа и значения хэш-функций для каждого файла документа. Именно этот файл (карточка документа) и подписывают. Но в данном случае в системе должен быть предусмотрен инструмент для пользователя, позволяющий рассчитать значения хэш-функций для каждого файла и сравнения вычисленных значений с данными карточки документа.

            Юрий Маслов, коммерческий директор ООО "КРИПТО-ПРО"

            Списоклитературы

            Information Security №1, февраль-март 2009

            Специально для упрощения документооборота на большинстве предприятий используется электронная подпись документов.

            а рынке ИТ-технологий она характеризуется большой популярностью, т.к. существенно упрощает и ускоряет процесс подписания необходимых бумаг.

            Подписание документов электронной подписью производится с помощью следующих программных комплексов:

            • КриптоПРО.
            • КриптоАРМ.
            • КриптоТри.

            Посредством электронной подписи удастся заверить документ из Microsoft Word. Также ЭЦП ставится на pdf-формат, рисунок или видеозапись. В процессе осуществляются следующие манипуляции:

            • Посредством криптографии шифруются данные об авторе. Эта часть также необходима для обеспечения целостности документа.
            • Закрытый ключ применяется для хэш-шифрования.
            • ЭЦП-документ формируется в отдельный файл.

            При необходимости расшифровки и проверки подлинности используется открытая часть ключа. На сегодняшний день существует несколько программ для проведения данных манипуляций.

            Давайте разберемся, как заверить документ электронной подписью с помощью программы КриптоАРМ. Для этого используется два режима:

            • Контекстное меню.
            • Главный программный модуль.

            Как проверить ЭЦП

            Подписание документов ЭЦП в Word-формате осуществляется по простой схеме.

            ПОДПИСАТЬ ДОКУМЕНТ В MS WORD СРЕДСТВАМИ КРИПТОПРО

            Инструкция актуальна для всех версий. На первом этапе необходимо выбрать необходимый файл и вызвать его контекстное меню. В КриптоАРМ следует нажать на кнопку «Подписать». После выполнения данной команды откроется специальный встроенный Мастер. В окне следует выбрать список необходимых файлов и нажать кнопку «Далее».

            Выбрать ЭЦП

            Следующее окно необходимо для настройки степени кодировки. Как ставить электронную подпись будет понятно из описания. После этого необходимо переходить к следующему этапу.

            Подпись документов ЭЦП может содержать различные визы, комментарии и реквизиты. Только после их добавления можно нажать кнопку «Сохранить». Отдельно потребуется выбрать файл с закрытым ключом и сертификатом. Они могут храниться на внешнем носителе. После введения всех необходимых данных осуществляется проверка. Если они совпали, то документ полностью готов к отправке. В противном случае будет выведено сообщение об ошибке.

            Простая ЭЦП

            Электронная подпись документов

            Иногда возникает ситуация, когда необходимо отправить файл в другом формате. Заверить электронную подпись при соблюдении определенных правил можно и на других форматах.

            PDF-файлы также нуждаются в шифровании. Именно поэтому необходимо узнать, как ставится электронная подпись на данный формат документов. Схема будет практически аналогичной той, которая была описана выше. Однако, данный тип документа следует отделять хэш-элементом и сохранять в отдельный файл. Разработчики программы предусмотрели, что в дальнейшем подписание будет производиться посредством использования штатных средств. Перед началом процесса необходимо внимательно ознакомиться с инструкцией, дабы уточнить, как вставить электронную подпись в данный формат документа.

            Далеко не в каждом файле содержится дистрибутив КриптоАРМ. Как поставить ЭЦП в таком случае? Программа разделит документ на две части. Посредством дополнительного инструмента будет создан файл открытого ключа. Именно его необходимо впоследствии использовать для проверки данных.

            Перед тем, как поставить ЭЦП на документ, следует согласовать детали процесса с получателем бумаги. Два файла можно объединить между собой или оставить по отдельности.

            На сегодняшний день в обороте можно встретить любые документы, подписанные электронной цифровой подписью. Для выполнения всех необходимых манипуляций достаточно часто используется программный комплекс КриптоАРМ. Для снятия ЭЦП также задействуется специальное обеспечение. На выполнение данной манипуляции потребуется потратить не более двух минут.

            Мы уже рассмотрели вопрос о том, можно ли подписывать документы электронной подписью. Дополнительно следует ответить, что для ее расшифровки потребуется уделить внимание формату ЭЦП. Файл может быть отдельным или входить в состав исходного. От этого напрямую зависит процедура кодировки и последующее чтение данных. Однако, в любом случае документу обеспечивается полная конфиденциальность и сохранность всех данных.

            ЭЦП для Госуслуг

            Электронная подпись – дополнительный реквизит, который получают посредством обработки документа в программном комплексе. Посредством такой манипуляции будет получено несколько файлов, которые применяются для кодировки и расшифровки информации. Благодаря этому удастся беспрепятственно передавать данные через Интернет и не бояться утери или кражи ценной информации. ЭЦП – прогрессивный способ ведения документооборота. Он уже давно используется для сдачи отчетов в контролирующие органы.

            Копия должна быть четкой, легко читаемой. Если копия имеет неясный текст, приписки и иные неоговоренные исправления, Удостоверяющий центр (УЦ) вправе отказать в принятии такой копии.

            Копии документов, необходимых для выпуска электронной подписи, должны быть заверены не более 7 дней назад на момент предоставления в УЦ.

            Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии документов либо нотариально, либо самостоятельно. Копии документов для выпуска электронной подписи физическому лицу (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) заверяются только нотариально.

            Копии документов может заверять не только руководитель, но и любой сотрудник компании, при предоставлении документа (доверенности, приказа и т.д.), подтверждающего эти полномочия.

            Для заверения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на копии необходимо указать:

            • заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
            • должность лица, заверившего копию;
            • подпись заверившего;
            • расшифровку подписи;
            • дату заверения;
            • печать организации или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:
              — организации заверяются документы только подписью руководителя, при этом дополнительно необходимо предоставить Устав организации, в котором должна быть запись, что организация работает без печати.
              — ИП — только подписью предпринимателя.

              PDF — Как подписать документ электронной цифровой подписью через криптопро .pdf

              При приеме документов сотрудник УЦ проверит ФИО предпринимателя по ЕГРИП.

            Физические лица, находящиеся на территории другой страны, могут заверить копии в консульстве РФ. Доверенность, по которой представитель ФЛ будет получать ЭП, также должна быть заверена в консульстве.

            Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

            • отдельно заверить каждый лист копии;
            • либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

            На заметку!

            Копия документа, заверенная факсимильной подписью, принимается только при предъявлении приказа, разрешающего сотруднику использовать факсимиле, подписанного директором организации, и наличии соглашения между вашей организацией и ООО «Компания Тензор» об использовании факсимильной подписи.

            факсимиле, факсимильная подпись — точное воспроизведение каким-либо способом (фотографическим, ксерографическим, печатным и т. п.) рукописной подписи.

            Оставьте свой отзыв:

            ОТПРАВИТЬ

            Подписание документов электронной подписью решает 2 важные задачи по обеспечению безопасности документооборота. Во-первых, удостоверяет подлинность. Просматривающий файл пользователь чётко видит, кто его автор. Во-вторых, информирует о внесенных в документацию изменениях после заверки. Данная особенность снижает вероятность искажения информации практически до нуля.

            Наличие ЭЦП считается обязательным, если вы хотите взаимодействовать с рядом государственных или коммерческих интернет-площадок. Например, Портал госуслуг, Росаккредитация, ЭТП Газпромбанк, торги по № 44-ФЗ и пр. На документах, которые отправляются в эти и другие системы, должна обязательно проставляться электронная подпись. Причём не любая, а строго определённого вида.

            Преимущества ЭЦП доступны не только представителям бизнеса. Физические лица тоже могут подписывать документы цифровой подписью. Как вариант, при отправке заявления на получение иностранного паспорта или при регистрации автотранспортного средства. Количество задач, решаемых ЭП, постоянно растёт, что открывает широкие возможности по автоматизации бизнес-процессов или повседневных бытовых вопросов.

            Как подписываются документы с помощью ЭЦП?

            Алгоритм подписания во многом зависит от формата. Процедура простановки ЭЦП максимально упрощена. К примеру, в современных версиях Microsoft Office она выглядит примерно следующим образом. В соответствующем меню выбирается пункт "Добавить цифровую подпись", после чего вместе с файлом сохраняется специальный реквизит.

            Для подписания документов электронной подписью, которые отличны от Microsoft Office, используются аналогичные алгоритмы. Разница кроется в специфике формата. Скажем, в HTML-файлы добавляются невидимые поля, формируемые по определённым принципам, в то время как заверка XML ничем не отличается от того же формата DOC.

            Электронная подпись документов

            Программное обеспечение для подписания документов электронной подписью

            Если электронная подпись используется для заверки малого количества документов, это не вызывает особых проблем. Но представьте ситуацию, когда вам надо работать с большим числом файлов. В этом случае на взаимодействие с ними будет уходить слишком много времени. Подобного реально избежать, если использовать специализированное ПО со следующими функциями:

            • Пакетная заверка документов или архивов.
            • Применение простой, неквалифицированной или квалифицированной подписи.
            • Проставление первичной, дополнительной и заверяющей ЭЦП несколькими лицами.
            • Возможность ограничения объёма подписываемых файлов по памяти ПК.
            • Массовая отправка электронной документации, в том числе в госорганы.
            • Простановка видимой или невидимой цифровой подписи.
            • Отображение даты, комментариев и иной полезной информации.

            Использование такого ПО существенно облегчит массовую обработку документов и упростит их подписание документов электронной подписью. К тому же, различные сервисы на основе ЭЦП часто обладают множеством дополнительных функций. Например, Контур.Экстерн для сдачи отчётности интегрируется с 1С, располагает удобно структурированной правовой базой и поддерживает роуминг передаваемых данных.

            Если хотите повысить эффективность обработки документации, использование ЭЦП заложит для этого отличную основу. Перейдя на электронный документооборот, вы не только сократите время взаимодействия с госорганами, но и увеличите контроль над состоянием дел в собственной компании. Подписание документов электронной подписью откроет перед вами массу возможностей по ведению современного и успешного бизнеса.

            Другие новости