Кадровый учет

Содержание

Ведение кадрового делопроизводства при наличии наемных сотрудников обязательно, как для ИП, так и для ООО, вне зависимости от применяемой формы налогообложения и количества сотрудников в штате. Учет по кадрам должен вестись в установленном порядке, несоблюдение или нарушение которого грозит предпринимателю серьезными штрафами. Рассмотрим вкратце из каких документов складывается данный учет, какие существуют способы его ведения и какая ответственность следует за нарушение норм трудового законодательства, также рассмотрим как происходит прием на работу сотрудника.

Кадровый учет для ИП (далее к/у) является обязательным в случае, если он имеет наемный персонал. Оформление на работу, перевод на другую должность, увольнение, премирование, командировки должно сопровождаться оформлением определенных документов. Отсутствие к/у или ошибки в его ведении грозят предпринимателю штрафными санкциями, предусмотренными административным, уголовным и трудовым законодательством.

Из чего строится к/у

  • Ведение документации;
  • Поиск персонала;
  • Разработка приказов, инструкций, справок и иных документов по личному составу;
  • Начисление з/п, больничных, отпускных, командировочных и иных выплат;

Способы ведения к/у

  • Самостоятельно;
  • С помощью интернет сервисов «Мое дело» и др.;
  • С привлечением сторонней компании (по аутсорсингу)

Документация по кадрам, обязательная к ведению при наличии наемного персонала

Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:

  • Трудового договора;
  • Приказа о приеме на работу;
  • Личной карточки работника;
  • Трудовой книжки;
  • Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
  • Приказа о предоставлении отпусков;
  • Графика отпусков;
  • Приказа о премировании работников;
  • Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
  • Правил внутреннего распорядка;
  • Штатного расписания;
  • Книги учета движения трудовых книжек;
  • Книги учета приказов и иных кадровых документов;
  • Командировочных документов;
  • Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
  • Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Должностной инструкций;
  • Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Административная

Ответственность по КоАП РФ следует за:

  • Работу без заключения трудового договора или уклонения от его заключения (штраф от 5 000-20 000 руб., если ранее ИП был привлечен к ответственности за аналогичное правонарушение штраф вырастет в несколько раз и составит от 30 000 до 40 000 руб.);
  • Необоснованный отказ в заключении коллективного договора (соглашения) – 3000 – 5 000 руб.
  • Незаконное привлечение иностранной рабочей силы, в том числе не уведомление миграционной службы о приеме на работу (увольнении) граждан иностранного государства и лиц без гражданства – штраф зависит от уровня квалификации принятого на работу сотрудника и места ведения деятельности;
  • Нарушение порядка сбора, хранения и использования информации о сотруднике – 500-1 000 руб.

Материальная

При несвоевременной выплате з/п работодатель обязан возместить работнику проценты за каждый день просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ.

Уголовная

К уголовной ответственности ИП может быть привлечен за необоснованный отказ в приеме на работу, увольнение беременной женщины или женщины имеющей детей не достигших возраста 3-х лет. Совершение указанное правонарушения грозит штрафом до 200 тыс.

Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

руб. или заработком на период до полутора лет, также могут быть применены исполнительные работы на срок до 180 часов.

Невыплата (частичная или полная) з/п свыше 2-х месяцев по корыстной или личной заинтересованности может грозить предпринимателю штрафом до 500 тыс. руб.

Порядок приема на работу

  1. Получение документов от сотрудника (паспорт, ИНН, СНИЛС, дипломы о получении образования, свидетельства о повышении квалификации);
  2. Заключение трудового договора и договора о материальной ответственности (если это необходимо);
  3. Регистрация заключенных договоров;
  4. Издание приказа о приеме на работе и его регистрация;
  5. Ознакомление сотрудника с изданным приказом;
  6. Внесение записи в трудовую книжку;
  7. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек;
  8. Оформление личной карточки сотрудника;
  9. Включение сотрудника в табель учета рабочего времени.

Рассмотрев вкратце как вести кадровый учет ИП, какие существуют способы и какая ответственность наступает за нарушение трудового законодательства, подведем итоги:

  • К/у обязателен как для юрлиц, так и для ИП, если они имеют наемный персонал;
  • Нарушение порядка ведения к/у грозит предпринимателю серьезными штрафами;
  • В зависимости от вида деятельности состав документации обязательной к ведению различен;
  • Вести к/у ИП может самостоятельно, с помощью интернет — ресурсов или с привлечение компании в порядке аутсорсинга.

Полезная ссылка: Сервис «Мое дело»: простой способ ведения кадрового учета. Узнай больше на официальном сайте сервиса.

Виктор Степанов, 2016-06-14

Васильева Наталья

Вопросы и ответы по теме

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

Справочные материалы по теме



Сохраните статью в социальные сети:



Обратная связь

ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение

Как определить диапазон голоса — ваш вокал

Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими

Целительная привычка

Как самому избавиться от обидчивости

Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам

Тренинг уверенности в себе

Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком"

Натюрморт и его изобразительные возможности

Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д.

Как научиться брать на себя ответственность

Зачем нужны границы в отношениях с детьми?

Световозвращающие элементы на детской одежде

Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия

Как слышать голос Бога

Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ)

Глава 3. Завет мужчины с женщиной

Оси и плоскости тела человека — Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков — Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) — В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Порядок учета кадров и ведение кадровой документации

В РУП «Белоруснефть — Минскоблнефетепродукт» в течение года создается около 2700 кадровых Все документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах допускается печатание только тех документов, срок хранения которых не превышает трех лет. Новую страницу документа нельзя начинать последней неполной строкой абзаца.

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Состоит из начальника отдела кадров, инженера по подготовке кадров и четырех специалистов отдела кадров.

Отдел кадров РУП «Белоруснефть — Минскоблнефетепродукт» возглавляет начальник отдела кадров.

Функциями начальника отдела кадров являются:

1. осуществление руководства работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.

2. организация проведения аттестации работников предприятия.

3. научно-методическое обеспечение кадровой работы.

4. осуществление контроля за надлежащим оформлением установленной документации.

5. создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:

· возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

· организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей со службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

· участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;

· проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия;

· проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

· организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

· обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения;

· проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению;

· организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

· обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

· руководить работниками отдела.

Инженер по подготовке кадров выполняет следующие функции:

1. Организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководящих работников и специалистов (подготовку, переподготовку и повышение квалификации рабочих кадров на производстве, в средних профессиональных учебных заведениях, экономическую учебу, практическое обучение учащихся молодых специалистов в период прохождения ими стажировки, а также производственной практики студентов и учащихся);

2. Исходя из потребности предприятия в квалифицированных кадрах и с учетом требований рыночной экономики разрабатывает проекты перспективных и текущих планов подготовки кадров, повышения квалификации и мастерства работающих с необходимыми расчетами и обоснованиями;

3. Устанавливает контакты с учебными заведениями, оформляет договоры на подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников предприятия;

4. Осуществляет руководство учебно-методической работой по всем видам и формам подготовки и повышения квалификации кадров на производстве;

5. Подбирает кадры преподавателей и инструкторов из числа специалистов и высококвалифицированных рабочих с последующим утверждением их в установленном порядке, комплектует учебные группы;

6. Подготавливает трудовые договоры (контракты) с преподавателями и инструкторами, составляет сметы затрат на подготовку и повышение квалификации кадров, оплату труда за обучение кадров и руководство производственной практикой, контролирует правильность использования средств на эти цели.

Специалисты отдела кадров выполняют следующие функции:

1. Выполняют работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессии, специальностей и квалификации;

2. Осуществляют контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимают участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;

3. Контролируют своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности;

4. Заполняют, учитывают и хранят трудовые книжки, производят подсчет трудового стажа;

5. Оформляют карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам учреждения и их семьям, установления льгот и компенсаций.

6. Осуществляют контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

7. Составляют установленную отчетность .

Основной задачей отдела кадров является правильное и своевременное ведение кадрового делопроизводства на предприятии. Важность кадровой документации подтверждается тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые возникают в процессе трудовой деятельности работника.

Прием на работу оформляется путем составления гражданином заявления о приеме на работу и подачи документов согласно статье 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (паспорт, трудовая книжка, за исключением впервые поступивших и совместителей, диплом или другой документ об образовании, направление в счет брони для отдельных категорий работников, медицинское заключение о состоянии здоровья) . Заявления о приеме на работу регистрируются в журнале регистрации. При положительной резолюции директора специалист по кадрам издает приказ и приеме на работу. Приказы так же регистрируются в журнале регистрации.

На РУП «Белоруснефть — Минскоблнефтепродукт действует контрактная форма найма для всех работников. Трудовые контракты заключаются сроком на один год и ежегодно продляются.

Трудовые книжки ведутся в соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты от 09.03.1998г. № 30 “Об утверждении Инструкции о перядке ведения трудовых книжек работников”. Все трудовые книжки храняться в металлическом сейфе в кабинете . Трудовые книжки принимаются от работников в день приема на работу и регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2018

Выдача трудовых книжек при увольнении производится в день увольнения.

Специалист по кадрам оформляет личные дела на всех специалистов и исполнительно-технических работников комбината, заполняет личные карточки формы Т-2 (на всех работников).

При увольнении работник (за исключением случаев увольнения работника по инициативе нанимателя) пишет заявление об увольнении, которое также регистрируется в журнале регистрации, передается на подпись директору и, в случае положительной резолюции, оформляется приказ об увольнении. После сдачи работником обходного листа специалист по кадрам выдает работнику трудовую книжку.

Оформление перемещения работников, перевода работников на другую работу, должность, изменения существенных условий труда производится с соблюдением требований действующего трудового законодательства по алгоритму:

— формирование уведомлений нанимателя об изменении существенных условий труда;

— формирование приказов о перемещении, переводе;

— внесение изменений и дополнений в личные дела работников;

— формирование дополнительных соглашений к трудовым договорам (контрактам);

— внесение соответствующих записей в трудовые книжки работников и в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним .

В РУП «Белоруснефть — Минскоблнефтепродукт» печатаются приказы: по основной деятельности (без присвоения индекса), по личному составу (с индексом –Л), кадровые ( с индексом –К), о командировании. Порядковый номер каждого вида приказа ежегодно начинается с первого номера. Как правило, приказов по основной деятельности печатается больше, чем остальных приказов. В связи с отсутствием текучести кадров, приказов по кадрам печатается меньше.

В конце каждого года отдел кадров совместно с руководителями структурных подразделений составляет график отпусков на следующий год. График отпусков окончательно составляется до 5 января и утверждаются директором .

В обязанности специалистов отдела кадров также входит оформление работников на пенсию. Специалист по кадрам собирает необходимый пакет документов (справки о заработной плате, о переименовании предприятий) и не позднее 10 дней до даты рождения предоставляет документы в Управление по труду, социальной защите и занятости населения для начисления пенсии.

Специалист по кадрам так же участвует в разработке локальных документов: должностных инструкций (для руководителей и специалистов) и рабочих инструкций (для рабочих), совместно с ведущим экономистом разрабатывает штатное расписание, разрабатывает правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании работников.

С 1 января 2003г. в соответствии с Законом Республики Беларусь от 06.01.1999г. № 230-3 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» в РУП «Белоруснефть – Минскоблнефтепродукт» установлена система персонифицированного учета для созданий базы данных о стаже и доходах работников. Это значительно упрощает порядок и ускорение процедуры назначения пенсий, облегчает сбор документов. Данные о заработной плате работников автоматически формируются и передаются в управление по труду для назначения пенсий. Специалист по кадрам составляет формы ПУ-1 (на впервые трудоустроенных и при изменении анкетных данных работников), ежеквартально форму ПУ-2 (о принятых и уволенных работниках), форму ПУ-3 ежегодно сдает бухгалтерия .

Таким образом, проведя анализ организации работы отдела кадров в РУП «Белоруснефть — Минскоблнефтепродукт» можно сделать вывод, что ведение кадрового делопроизводства ведется строго в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах. Нельзя недооценивать значение в деятельности предприятия кадровой документации. Документы по личному составу являются неотъемлемой частью документооборота предприятия, и игнорировать их ведение с нарушением законодательства недопустимо.

Руководитель предприятия, независимо от формы собственности, несет персональную ответственность за весь документооборот предприятия в целом. Своим приказом (распоряжением) он назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства. Как правило, это – секретари, делопроизводители, специалисты по кадрам, а иногда и юристы. И от того, насколько компетентны такие специалисты в области делопроизводства и будет зависеть качество и своевременность составленных документов. Неправильное же составление документации влечет за собой нарушение законодательства, привлечение к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Кадровые документы могут быть использованы в спорах между нанимателем и работников, особенно при возникновении трудовых конфликтов, которые могут рассматриваться и в судебном порядке. И от того, насколько правильно и точно будут оформлены документы, может зависеть исход судебного дела. Зачастую именно ошибки в составлении кадровых документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко ведут к неудачам в судебных спорах с работниками.

Можно с уверенностью сказать, что кадровая документация играет значительную роль в жизни каждого человека, служит документальным подтверждением трудового стажа гражданина и права на социальное обеспечение в старости или инвалидности, предоставляется в судебных спорах, сдается на хранение в государственные архивы для дальнейшего использования в справочных целях при обращении граждан.

Проанализировав организацию работы с документами в РУП «Белоруснефть — Минскоблнефтепродукт» можно выделить следующие:

1. Ведение кадровой документации ведется по всем правилам.

2. Практически вся документация на предприятии создается на электронных носителях. Присутствует электронный документооборот, между структурными подразделениями, который облегчает работу отдела кадров между отделами.

Таким образом, можно сделать вывод, что в сфере управления в настоящее время необходимо механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Это позволит сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения, а также эффективно организовать систему поиска документа, позволяющую находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Организация и ведение кадрового делопроизводства «с нуля».

Закон

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

29 апреля 2016

Организация и ведение кадрового делопроизводства — прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров — сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала – грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

  • переобучение на базе второго высшего образования;
  • получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
  • обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
  • практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Видео по теме

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

  • Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
  • законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
  • нормативные акты местного значения;
  • различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
  • внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
  • приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

  • агентства и бюро по трудоустройству;
  • государственная служба занятости;
  • ярмарки вакансий;
  • учебные заведения;
  • доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
  • другие организации;
  • знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

Этапы оформления приема на работу:

  • заключение трудового контракта;
  • издание приказа о приеме;
  • внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение;
  • оформление личной карточки;
  • если в организации принято – заведение личного дела;
  • ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

  • регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
  • регистрации приказов;
  • регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
  • регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
  • регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
  • книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

  • копии приказов о работнике;
  • копии заявлений;
  • копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
  • анкета;
  • характеристики и отзывы;
  • справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью.

Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Автомобили
Схема топливной системы двигателя от А до Я. Схема топливной системы дизеля и бензинового двигателя

Топливная система – это неотъемлемый элемент любого современного автомобиля. Именно она обеспечивает появление горючего в цилиндрах двигателя. Поэтому топливная считается одной из главных составляющих всей конст…

Бизнес
Что такое информационный бизнес? Информационный бизнес от А до Я

Как вы думаете, почему информационный бизнес считается самым распространенным и самым выгодным видом заработка как в сети Интернет, так и в офлайн? Всё объясняется очень просто: потому, что информация как продукт на с…

Бизнес
Бизнес-план пиццерии от А до Я. Как открыть пиццерию

С каждым днем для многих из нас все актуальнее становится тема открытия собственного дела. Страну постоянно сотрясают экономические кризисы, беспрерывно приходится беспокоиться о том, не объявит ли завтра на работе на…

Бизнес
Резиновая плитка: производство от А до Я. Список необходимого оборудования и обзор рынка

Резиновая плитка, производство которой можно осуществить самостоятельно, должна изготавливаться по определенной технологии. Этот материал появился на рынке строительных товаров сравнительно недавно. Однако можно отмет…

Бизнес
Овцеводство: бизнес-план.

Кадровое делопроизводство: способы организации и важные документы

Овцеводство как бизнес от "А" до "Я"

Нередко начинающие предприниматели, живущие в сельской местности, при выборе направления своей деятельности предпочитают заняться овцеводством. Разведение овец считается традиционно популярным бизнесом, и на это есть …

Бизнес
Бизнес с Китаем от а до я: нюансы и особенности

Интернет открывает перед пользователями практически безграничные возможности, среди которых особенно выделяется торговля. Но с чего начать свое собственное дело в режиме онлайн? В этой статье вы узнаете, как наладить …

Бизнес
Организация работы кондитерского цеха от А до Я

Качественная пища необходима для нормальной жизнедеятельности каждого человека. В рацион питания обязательно должны входить белки, жиры и углеводы. Ежедневно необходимо употреблять больше овощей и фруктов. Не обойтись…

Бизнес
Как сделать пруд для рыбы своими руками. Разведение рыбы в прудах от А до Я

Водоем, пусть даже и небольшой, на своем загородном участке хотели бы иметь многие. Маленький прудик способен не просто создать прекрасный микроклимат прямо рядом с домом и разнообразить ландшафт. Очень часто он стано…

Бизнес
Как Открыть Хостел От А До Я.

Сеть хостелов «Нарния» планирует экспансию в российские регионы. Создатель сети, 22-летняя Анна Пульчева открыла первый арт-хостел «Нарния» в январе 2012, сейчас в Петербурге действуют

Дом и семья
Гигиена новорожденных девочек от А до Я

Вот и свершилось долгожданное чудо – вы забрали из роддома свою маленькую принцессу. Теперь все заботы о ней всецело лягут на ваши плечи. Первое, что потребуется знать молодым родителям, — это то, как правильно …

Классификация и учет персонала

1. Классификация личного состава предприятия

2. Учет персонала предприятия

3. Учет использования рабочего времени

4. Функциональные возможности систем учета персонала

Литература

1. Классификация личного состава предприятия

Для эффективной работы организации необходимо вести тщательный учет работающих на предприятии. Только имея полные и достоверные данные о количестве работников, а также об их структуре, возможно рассчитать трудовые показатели организации, такие как среднесписочную численность работников, число работников каждой категории.

В зависимости от сферы приложения труда персонал организации подразделяют на производственный и непроизводственный

Производственный — это персонал основной деятельности. В его состав включаются работники: основных и вспомогательных цехов; подсобных производств: лесозаготовок, торфоразработок, карьеров и т.п.; научно-исследовательских, конструкторских, технологических подразделений; вычислительных центров; всех видов охраны; управления и др.

Непроизводственный персонал — это персонал не основной деятельности. В состав непроизводственного персонала включаются работники: подсобных сельскохозяйственных предприятий; жилищного хозяйства; коммунальных предприятий; медицинских учреждений; оздоровительных учреждений, отдыха, физической культуры, культуры, туризма, воспитания, образования и т.п.;

Все работающие в организации различаются по категориям персонала: рабочие; руководители; специалисты; служащие.

Рабочие — это лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг. К ним относятся: работники, занятые управление, регулированием и наблюдением за работой автоматов, линий и т.п.; работники, занятые изготовлением материальных ценностей; работники, занятые перемещением, погрузкой, разгрузкой; работники, занятые уходом за машинами; машинисты, водители, кочегары и др.; почтальоны, телеграфисты и др.; операторы ЭВМ; дворники, уборщики, курьеры, гардеробщики, сторожа.

Руководители — это управленческие работники, в состав которых включаются: директора, начальники, управляющие, заведующие, мастера и т.п.; главные специалисты.

Специалисты — это работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами: инженеры, экономисты и др.

Служащие — это работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет, контроль: агенты, архивариусы, кассиры, копировщики, секретари, табельщики, учетчики и др.

Работники организации включаются в списочный и несписочный состав.

В списочный состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу. Не включаются в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, совместители.

Учетом личного состава персонала организации занимаются кадровая служба и лица, на это уполномоченные.

2. Учет персонала предприятия

Для учета личного состава используют специальные Формы первичных учетных документов:

приказ(распоряжение) о приеме на работу – составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу. На обработанной стороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствии службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят работника.

Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей

— личная карточка — заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителем подразделения и руководителем организации. На оборотной стороне дается справка о несданных имущественных ценностях.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

— лицевой счет – открывается на каждого работника в бухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчета начислений и удержаний. На обратной стороне – все виды начислений и удержаний за каждый месяц.

— Приказ распоряжение о прекращении трудового договора – составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения и организации.

С чего начать кадровый учет на предприятии

В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления. В форме содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

Данные учета личного состава являются базой для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.

Конкретно для работников бухгалтерии названные документы подразделяются на следующие группы:

— документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);

— документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;

— документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);

— прочие документы данного профиля.

В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.

Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.

3.Учет использования рабочего времени

В соответствии с ст. 91 Трудового кодекса РФ, рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и т.п. Табели открываются или по организации в целом (небольшие предприятия), или по ее структурным подразделениям и категориям работающих.

Они необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате и получения данных об отработанном времени, а также составления статистической отчетности по труду.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т.е. отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т.п., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Инструкция по заполнению унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения, утвержденной постановлением Госкомстата России от 19.01.2000 г. № 4.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком. При обработке учетных данных пользуются цифровым кодом.

Для составления отчета по труду на последней странице табеля представлены таблица ежедневного учета использования времени и итоговая строка за месяц. Эти же данные используются для анализа организации труда в подразделениях, отделах и по организации в целом (по ним рассчитывается процент выполнения нормированных заданий рабочих-сдельщиков и т.п.),

В организациях может применяться одна из двух форм табеля учета использования рабочего времени: форма № Т-12 (предназначена для учета использования рабочего времени и для расчета заработной платы) и форма № Т-13, предназначенная только для учета использования рабочего времени.

Согласно действующему в настоящее время трудовому законодательству для работников устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями. При пятидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности, утверждаемыми администрацией организации, с учетом специфики работы, мнения трудового коллектива и с соблюдением установленной законодательством продолжительности рабочей недели.