Справочник Бухгалтера

Порядок ведения кассовых операций и работы с наличными деньгами устанавливается документом №3210-у от 11/03/14 г. ЦБ РФ. До указанного года ошибка, допущенная при ведении кассовой книги, становилась серьезной проблемой организации. Вносить исправления было запрещено. За нарушение правила следовал штраф. В настоящее время запрет отменен, но вопрос, как исправить ошибку в кассовой книге, чтобы избежать вопросов при проверке, актуален.

Основание и общий порядок

В указаниях ЦБ исправлениям посвящен пункт 4.7. В нем по-прежнему содержится запрет на исправления в кассовой книге, но касается он только электронных документов. При этом под «электронным документом» понимается в данном случае следующий порядок ведения книги:

• полностью ведется в электронном виде на ПК с использованием специальных ПО;
• закрывается как обычная «бумажная» книга ежедневно, со сверкой остатков фактического наличия средств;
• заверяется электронной подписью;
• за сохранность информации отвечает руководитель фирмы.

Такой электронный документ сопоставим с бумажным, поэтому распечатывать его нет необходимости.

На заметку! Понятие и порядок использования электронной подписи (ЭЦП) регулируется ФЗ-63 от 6/04/11 г.

Ведение документа на бумажном носителе позволяет вносить в него изменения при обнаружении ошибки. Большое число фирм ведет кассовую книгу следующим образом: на компьютере открывается отдельный файл, например, в электронных таблицах Excel, строится электронная таблица, повторяющая форму документа, куда кассир вносит данные. В конце дня он производит сверку, исчисляет сальдо, распечатывает и передает бухгалтеру, который ставит свою подпись на документе.

По окончании года распечатанная с электронного формата кассовая книга сшивается и заверяется печатью. Обязательна сквозная нумерация листов. Такая электронная книга, как и регистр, который ведется от руки, может быть исправлена, поскольку на ней отсутствует электронная подпись. Возможность исправления следует из самого понятия кассовой книги. Указания запрещают править кассовые документы (ПКО, РКО), но книга – учетный регистр.

Методика и практика

Общие рекомендации по исправлению содержатся в тех же указаниях ЦБ. Исправляющая надпись должна содержать:

• дату внесения корректировки;
• ФИО ответственных за корректировку лиц;
• подписи этих лиц.

Такая методика согласуется с нормами ФЗ-402 от 6/12/11 г. «О бухучете».

Ошибочная надпись зачеркивается. Вписывая рядом верные данные, обращают внимание на четкость текста и читабельность. Исправляет регистр тот же работник, что допустил ошибку. Обычно это кассир, руководитель или бухгалтер в одном лице в небольшой фирме. Нужна ли подпись директора при исправлениях, если в организации есть главный бухгалтер и кассир?

Поскольку директор заверяет кассовую книгу в целом (нумерацию и число листов в конце года), предполагается, что при исправлении ошибки необходима только подпись кассира и главного бухгалтера. Если все записи в кассовую книгу вносит сам директор, он и заверит исправления. Содержащие корректировки листы помечаются надписью ответственного лица «исправленному верить», «исправлено». На каждое исправление, если их на листе несколько, ставится отдельная подпись.

Ошибка, состоящая в пропуске кассового листа, исправляется перечеркиванием свободного поля и надписью «аннулировано». Ошибка, обнаруженная не сразу, ведет за собой, как правило, изменения кассового остатка на нескольких листах. Исправляется каждый из них. Рекомендуется аннулировать лист и заполнить новый.

Другие распространенные ошибки при ведении кассового регистра – неправильное указание количества приходных и расходных документов, пропуск строки. Они исправляются аналогично. Исправления фиксируют составлением бухгалтерской справки, содержащей их основную суть и состав данных. Она также подписывается ответственным лицом.

Обнаружив ошибку в электронной книге с ЭЦП, формируют новый документ, содержащий верные данные, и заново ставят электронную подпись на нем.

Административный порядок исправлений такой:

• если кассовую книгу ведет не руководитель, а иное лицо, оформляется докладная записка на имя руководителя;
• руководитель издает приказ о создании соответствующей комиссии;
• под наблюдением членов комиссии вносятся изменения в регистр или формируется новый электронный документ.

Штрафы

При исправлении ошибок в кассовой книге недопустимо:

• использовать штрих-корректор;
• подтирать ластиком или лезвием неверную запись;
• изымать листы книги, отрывать их от корешка.

Вышеуказанные действия грубо нарушают порядок ведения кассовых операций (КоАП РФ ст. 15.1). По этой статье к организации могут применяться штрафные санкции в размере 40-50 тыс. рублей, а на ответственных лиц – от 4 до 5 тыс. рублей.

Тезисно

1. Начиная с 2014 года исправлять ошибки в кассовой книге стало возможным. Это касается регистров, заполняемых либо от руки, либо в электронном формате с последующей распечаткой листов.
2. Электронные книги по кассе, заверяемые ЭЦП, не исправляют, а формируют новый электронный документ.
3. Исправляет кассовую книгу работник, вносящий в нее ранее данные. Каждое исправление заверяется его подписью, подписью его руководителя. Корректировки вносятся по правилам ЦБ 3210 У и ФЗ-402.
4. Нарушение этих правил может стать причиной пристального внимания контролирующих органов, с назначением штрафов согласно ст. 15.1 КоАП.

О порядке брошюрования кассовой книги, а также о том, требуется ли передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ираида Башкирова и Елена Королева.

Верно ли утверждение, что с 01.01.2012 отменено требование для кассовой книги, формируемой с применением технических средств, по оформлению в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», то есть теперь не нужно распечатывать и подшивать вкладной лист? В каком порядке подшивать листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств?

Листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах и подшиваются в хронологической последовательности, по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.

Обоснование вывода. Согласно п. 5.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение), действующего с 1 января 2012 года, для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства).

Указания по заполнению кассовой книги (форма N КО-4) на бумажном носителе утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, согласно которым каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая — заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах (абзац пятый п. 2.5 Положения).

При этом распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

До 1 января 2012 года действовал Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (признан утратившим силу Указанием ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У). Пунктом 24 указанного Порядка было предусмотрено, что ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В действующем с 1 января 2012 года Положении требование о передаче в бухгалтерию в качестве отчета кассира второго листа кассовой книги отсутствует.

Такое требование предусмотрено только для обособленных подразделений пунктом 5.6 Положения, согласно которому обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги (в случае оформления кассовой книги на бумажном носителе) или второй экземпляр листа кассовой книги, распечатанный на бумажном носителе (в случае оформления кассовой книги с применением технических средств) головному предприятию.

Напомним, что в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (далее — ПБУ 1/2008) совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации является ее учетной политикой. Одним из способов ведения учета является организация документооборота (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 учетной политикой организации утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Согласно п. 7 ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Организация может самостоятельно разработать способ ведения бухгалтерского учета, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.

Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

По нашему мнению, первые листы кассовой книги, сброшюрованные не реже одного раза в календарный год, формируют непосредственно кассовую книгу.

Вторые экземпляры кассовой книги, оформленные с применением технических средств, распечатанные на бумажном носителе, могут служить отчетом кассира, который сдается кассиром в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в порядке, предусмотренном организацией.

Исправления в кассовой книге: возможны или нет?

Правила, распространяющиеся на порядок осуществления кассовых операций, претерпели существенные изменения с июня 2014 года. Одно из таких нововведений – это возможность вносить правки в кассовую книгу. Точнее будет сказать, что теперь в п. 4.7 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У прописано, что исправлять данные в кассовой книге возможно.

Об изменениях в кассовом порядке читайте также:

• «Изменения в порядке ведения кассовых операций»;
• «Новые правила работы с подотчетниками».

Ранее же действующие правила устанавливали, что кассовые документы исправлению не подлежат (здесь имеются ввиду приходные и расходные ордера), а вот про кассовую книгу никакой конкретики не было. Этим обстоятельством часто пользовались проверяющие органы, распространяя запрет и на исправления в кассовой книге. Такая позиция не имела под собой никаких оснований, поскольку кассовая книга – это не документ, а регистр.

ВАЖНО! Исправлению могут подвергаться только кассовые книги в бумажном виде. Электронную кассовую книгу править нельзя. Так как исправления в электронной кассовой книге недопустимы, то нужно сформировать новый документ, без ошибок, и подписать его заново.

Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили порядок оформления кассовой книги:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как исправить ошибку в кассовой книге

Вопрос о возможности правок разрешен, теперь воспроизведем алгоритм внесения исправлений:

Шаг 1.

Вам необходимо перечеркнуть ошибочно внесенные данные.

Шаг 2.

Рядом с перечеркнутыми ошибочными данными вписываете верные. Очень важно, чтобы они были читабельны и разборчивы.

Шаг 3.

Проставляем дату внесения исправлений.

Шаг 4.

Ставится подпись лица, которым исправления были совершены, с расшифровкой.

Исправления должны вносится тем же сотрудником, которым первоначально составлялся документ. Так как кассовая книга ведется кассиром или бухгалтером (такая обязанность возлагается на них приказом), то именно им и предстоит вносить правки при обнаружении ошибок.

ВАЖНО! Если обнаружена ошибка, которая была совершена несколько дней назад, и она влияет на остатки по кассе, данные которых переносятся в последующие листы кассовой книги, то исправлениям подвергаются все листы, которые таковых требуют.

Проверить, не допускаете ли вы промахов в кассовой дисциплине, поможет материал «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Исправления в кассовой книге: образец

Теперь от теории перейдем к практике, и, следуя ранее представленной нами инструкции, внесем правки в кассовую книгу.

Представим, что в кассовой книге неверно был указан корреспондирующий счет по выданной в подотчет по расходнику сумме. Вот так выглядел лист кассовой книги до исправления:

Номер документа	От кого получено или кому выдано	Номер корреспондирующего счета, субсчета	Приход, руб. коп.	Расход, руб. коп.
Остаток на начало дня			10 000	Х
	Орлов К. А.			3 000
Итого за день:				3 000
Остаток наконец дня:			7 000	Х

Кассир Куликова Д. И.

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве ____-____ приходных и __одного__ расходных получил.

Бухгалтер Тарасова Н. Г.

А вот так будет выглядеть лист кассовой книги после исправления:

Номер документа	От кого получено или кому выдано	Номер корреспондирующего счета, субсчета	Приход, руб. коп.	Расход, руб. коп.
Остаток на начало дня			10 000	Х
	Орлов К. А.	51 71		3 000
Итого за день:				3 000
Остаток наконец дня:			7 000	Х

Кассир Куликова Д. И.

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве ____-____ приходных и __одного__ расходных получил.

Бухгалтер Тарасова Н. Г.

Исправленному верить Кассир Куликова Д. И. 23.08.20ХХ г.

Теперь вы точно знаете, как исправить допущенную в кассовой книге ошибку правильно.

Итоги

Исправить ошибки в кассовой книге можно. Но делать это нужно по строгому регламенту, который описан выше в этой статье. Иначе возможны претензии со стороны контролирующих инстанций.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

«Московские аптеки», 2008, N 12

Порядок оформления и ведения кассовой книги (унифицированная форма N КО-4) определен в Решении Совета директоров ЦБ России от 22.09.93 N 40 (III раздел, пункты 22-26).

Фармацевтические организации должны учитывать следующие общие правила касательно кассовой книги:

— все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге;

— каждая организация ведет только одну кассовую книгу;

— контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера;

— подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются; сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или заменяющего его лица.

Правильное оформление кассовой книги учитывает следующие составляющие:

— кассовая книга заводится на определенный установленный организацией период (месяц, квартал, год или другой период);

— кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью;

— при нумерации первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами;

— при опечатывании мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска; бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея;

— изначально в кассовой книге заполняются:

1). обложка и титульный лист (организация, код организации по ОКПО, структурное подразделение (обособленное со своей кассой) и его код при использовании организацией системы кодирования, период, на который заводится книга);

2). последняя страница (в строке «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов» прописью указывается количество листов в кассовой книге, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации, а также печатью или штампом с указанием даты).

Записи в кассовую книгу производятся кассиром в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей:

— первая часть с горизонтальной линейкой заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге;

— вторая часть без горизонтальных линеек заполняется через копировальную бумагу, является отрывной, служит отчетом кассиру.

До внесения в книгу записей за текущий день лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Перенос» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

При заполнении основной части кассовой книги следует учитывать следующее:

— заполняется на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, а также платежных (расчетно-платежных ведомостей), кассовых чеков, заявлений на выдачу денег, решений суда и др.;

— в графе 2 «От кого получено или кому выдано» указывается Ф.И.О. лица, от которого получены или которому выданы денежные средства; в случае представителя другой организации также указывается наименование этой организации;

— до подсчета итоговых сумм по строке «Итого за день» за текущую дату в кассовой книге незаполненное записями пространство заполняется прочерком;

— по строке «Остаток на конец дня» отражается сумма остатка наличных денег в кассе на конец дня, которая рассчитывается по формуле «сумма остатка денежных средств в кассе на начало дня плюс суммарный приход за день и минус суммарный расход за день»; при этом остаток денег в кассе на следующий день не должен быть сверх установленного обслуживающим банком лимита; организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке (п. 7, 9 Порядка ведения кассовых операций).

Действия с кассовой книгой ежедневно в конце рабочего дня:

Кассир:

— подсчитывает итоги операций за день;

— выводит остаток денег в кассе на следующее число;

передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Бухгалтер:

— проверяет записи в кассовой книге;

— пересчитывает приложенные к отчету приходные и расходные документы;

— указывает прописью с начала строки с заглавной буквы количество полученных им приходных и расходных документов в строке «Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве ___ приходных и ___ расходных получил» (если в строке осталось свободное место, то оно заполняется прочерком);

— ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи.

В соответствии с пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций кассовая книга может вестись также автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. В этом случае ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год машинограмме — общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в целях обеспечения сохранности и удобства использования в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года или по мере необходимости машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и книга опечатывается.

Книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма N КО-5) применяется:

— для учета денег, выданных главным (старшим) кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику);

— для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры обязаны в конце рабочего дня:

— отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе;

— отчитаться перед главным (старшим) кассиром в принятых по приходным документам деньгах;

— сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По полученным авансам для оплаты труда и выплаты стипендий кассиры обязаны:

— отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты;

— до истечения этого срока ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям; эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и др. упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

В следующей статье будут рассматриваться порядок расчета лимита остатка кассы и новый порядок сдачи денежной наличности в банк в соответствии с Положением ЦБ РФ N 318-П.

Доцент кафедры УЭФ ФПП ОП

ММА им. И.М.Сеченова, к.ф.н.

Е.Р.ЗАХАРОЧКИНА

Подписано в печать

Ассоциация содействует в оказании услуги в продаже лесоматериалов: дрова колотые по выгодным ценам на постоянной основе. Лесопродукция отличного качества.

Скачать:

Скачать: Статья. Порядок ведения кассовой книги и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Скачать: Статья. Порядок ведения кассовой книги и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Подскажите, пожалуйста, как правильно проставлять номер документа в приходных и расходных кассовых ордерах, а также заполнять реквизит «№ з/п» в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3а). Можно ли использовать сквозную нумерацию с начала года, обязательно ли каждый месяц возобновлять нумерацию, как рекомендуют НБУ и ГФСУ в своих недавних письмах? Какая ответственность грозит предприятию в случае неверной нумерации в кассовых ордерах и форме № КО-3а?

К сожалению, Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее — Положение № 148), которым утверждены все вышеупомянутые формы кассовых документов, не дает четкого ответа на заданный вопрос. Лишь крайне лаконичная норма содержится в п. 35 р. ІІІ Положения № 148, где сказано, что кассовые документы после составления кассиром отчета и обработки этого отчета комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся согласно законодательству Украины ответственным лицом.

С учетом вышеизложенного следует вывод — нумерация должна вестись в хронологическом порядке, что, по сути, и так понятно и соответствует общему принципу нумерации первичных документов, изложенному в п. 6.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.

Стоит отметить, что первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (абз. 11 ст. 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV, далее — Закон о бухучете), поэтому ПКО и РКО считаются не только кассовыми, но и первичными документами. Вместе с тем подчеркнем, что номер документа не является обязательным реквизитом первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). А это значит, что отсутствие номера в первичном документе не является основанием для признания его недействительным.

Впрочем, налоговики не скрывают, что нарушение хронологической нумерации кассовых ордеров (а тем более ее отсутствие) может свидетельствовать о неоприходовании наличных, а также привести к превышению установленного лимита кассы (см. письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15). И хотя в письме употребляется снисходительное «может», не стоит строить на этот счет иллюзий.

На самом деле таким образом налоговая просто перестраховывается. А на местах наверняка продолжится практика признания недействительными ПКО и РКО с отсутствующими номерами или с неправильной хронологией в нумерации. Именно поэтому нам понятны переживания по поводу правильной нумерации кассовых документов.

Напомним

За неоприходование наличности в кассе предусмотрен пятикратный штраф от суммы неоприходованной наличности, а за превышение лимита кассы — штраф в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (ст. 1 Указа Президента «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 г. № 436/95).

Следовательно, поскольку Положение № 148 и, собственно, формы документов не содержат никаких указаний относительно нумерации, мы считаем, что предприятие вправе самостоятельно выбрать систему нумерации, которая будет ему удобна: ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная (и это, кстати, советуем закрепить в Порядке оприходования наличности в кассе предприятия).

НБУ в письмах от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326, от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822, а также ГФСУ в письме от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15 отмечают, что нумерация кассовых ордеров может осуществляться в хронологическом порядке с начала каждого месяца. Да, они правы и, как видим, не настаивают на том, что ежемесячная нумерация является единственно правильным вариантом. Поэтому если вы желаете нумеровать ордера с начала года — это ваше право, и никакого нарушения в этом нет.

Более того, в бытность Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (предшественник Положения № 148), налоговики в подкатегории 109.10 системы «ЗІР» подчеркивали: форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов свидетельствует о том, что нумерация приходных и расходных кассовых ордеров в журнале с начала каждого следующего года начинается с номера «1» и не продолжается с предыдущего года. Иными словами — нумерация начинается с нового года.

И хотя такие разъяснения на сегодняшний день в «ЗІР» значатся как недействующие, сути это не меняет, ведь подход к заполнению кассовых документов с тех пор не изменился, собственно, как и сами формы (косметические изменения не в счет). К тому же аналогичное вышеприведенному разъяснение на данный момент все еще можно найти на сайте ГУ ГФС в Тернопольской области по .

Кроме того, отвечая на вопрос — «какой порядок нумерации страниц в кассовой книге, книге учета приходных и расходных кассовых ордеров в связи с окончанием или изменением формы?», налоговики в подкатегории 109.10 отмечают:

«…если в течение календарного года заканчивается или меняется форма кассовой книги, книги регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, нумерация страниц должна начинаться с «1».

При этом нумерация приходных и расходных кассовых ордеров должна продолжаться независимо от того, что в течение года заведена новая книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров во избежание кассовых ордеров с одинаковыми номерами».

Это уже свежее и действующее разъяснение — от 22.02.2018, правда, по ошибке в консультации Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов налоговики назвали Книгой регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, хотя понятно, что речь идет об одном и том же документе.

Итак, подытожим: при заполнении реквизита «Прибутковий касовий ордер № ______ від «___» ____________ 20__ року» предприятие вправе самостоятельно определять, каким образом обновлять нумерацию указанных документов — ежемесячно или с другой периодичностью (например, ежегодно). Главное — вести ее в хронологическом порядке. Также настоятельно рекомендуем закрепить принцип нумерации в Порядке оприходования наличности на предприятии и, разумеется, не менять его от случая к случаю. В аналогичном порядке заполняется реквизит «Номер документа» в таблице РКО.

А вот порядок нумерации в колонке 1 (реквизит «№ з/п») Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3а) немного отличается. В нем ведется сквозная нумерации в течение всего периода ведения журнала, начиная с «1» и заканчивая номером, пришедшимся на момент окончания журнала. При этом номера ПКО и РКО, которые указывают в колонках 3 и 7, соответственно, могут не совпадать с номером в колонке 1 журнала.

В начале следующего года, согласно форме КО-3а, заводят новый Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов на соответствующий год. А вот ответственность за неправильную нумерацию в журнале, как, собственно, и за его неведение, законодательством не предусмотрена.

Игорь БЕЛОВ,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»