Инвентаризация в магазине

Содержание

Инвентаризация в отеле: разложить по полочкам

Дополнительно рекомендуется проводить инвентаризацию МБП чаще, чем это требует законодательство. Так руководство отелей и гостиниц будет располагать актуальной информацией о состоянии своего бизнеса. Различают три вида инвентаризации:

  • Плановая. Порядок ее проведения и перечень проверяемых ценностей утверждается руководителем. Инфо Также руководитель самостоятельно устанавливает количество инвентаризаций в год и даты проведения.;
  • Внеплановая. Ее проведение является обязательным, при возникновении следующих условий: при смене сотрудника, являющегося материально-ответственным лицом, при выявлении порчи или хищения имущества, после прошедших стихийных бедствий, а также при ликвидации организации.;
  • Локальная. Для проведения таких инвентаризаций предусмотрен отдельный график.
  • Проводится она по отдельным подразделениям и определенному виду имущества.

В Законе о бухгалтерском учете подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной; — проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств. В процессе проведения инвентаризации подсчитываются, обмериваются и взвешиваются все материальные объекты, имеющиеся у организации, а также не принадлежащие ей, но числящиеся в бухгалтерском учете данной организации. Инвентаризация может проводиться как в целом по организации, так и по ее структурным подразделениям.

Проведение инвентаризации сохранности оборудования гостиницы

Из основных видов различают:

  • плановую
  • внеплановую инвентаризацию.

Все без исключения организации обязаны проводить полную плановую инвентаризацию. Например, в конце отчетного года, перед составлением отчетности. Такая инвентаризация проводится каждый год в одно и тоже время. Исключения составляют только основные средства, их инвентаризация проводится не чаще, чем раз в три года. Руководство организации закрепляет в учетных документах определенный срок ее проведения и порядок. Внеплановая инвентаризация имеет место в тех случаях, когда возникает срочная необходимость ее проведения. Например, при выявлении факта хищения, стихийных бедствиях, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы.

Проводится она один раз в год и необходима для того, чтобы бухгалтерия смогла составить актуальный годовой отчет. Для проведения выбирают декабрь, а результаты инвентаризации заносятся в отчет по состоянию на конец года. Как правило инвентаризации подлежат товарно-материальные ценности и денежные средства в кассе организации.

  • Промежуточная инвентаризация.

    Для владения реальной информацией о состоянии бизнеса руководитель может принять решение о промежуточной инвентаризации. Поводом для внеплановой проверки может также стать увольнение или прием на работу сотрудника, с которым заключается договор о матответственности. В аптеке практически с каждым сотрудником заключается подобный договор. Поэтому с каждым увольнением или приемом на работу связана инвентаризация, например, чтобы избежать переноса долга прошлого сотрудника на нового.

Инвентаризация- это проверка наличия имущества организации и составления её финансовых обязательств, назначеммная на определенную дату путем сличения данных.

Имущество гостиниц складывается не только из основных средств, но и материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП). Например, в составе МБП гостиницы учитывают сантехническое оборудование, мебель, ковры, паласы, портьеры, постельные принадлежности, светильники, форменную обувь и одежду и другое имущество. К тому же материалы и МБП находятся в гостинице в постоянном движении: оприходование на склад, отпуск со склада для различных внутренних подразделений, начисление износа, учет порчи и списание.

Все факты по движению материалов и МБП фиксируются в установленных специальных формах документов. Тем не менее, из-за значительного количества операций велика вероятность ошибок при учете.

Чтобы выявить учетные ошибки и обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, необходимы периодические инвентаризации имущества гостиницы. Так, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации статьи бухгалтерской отчетности, составляемой за отчетный год, должны подтверждаться результатами инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества гостиницы проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95г. №49.

Инвентаризация представляет собой подсчет в натуре имущества организации и выверку ее обязательств в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательное проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств предусмотрено:

a в случае передачи имущества в аренду; при выкупе, продаже и преобразовании организации;

aперед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года, а также основных средств, инвентаризация которых может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет);

a при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

a при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

a в случае пожара или стихийных бедствий;

a перед составлением ликвидационного баланса при ликвидации организации.

В гостинице должен применяться специальный график проведения инвентаризаций различных видов имущества, дифференцированный по видам имущества и срокам проведения. В нем рекомендуется предусмотреть проведение локальных инвентаризаций по отдельным подразделениям гостиницы, а также более частую инвентаризацию материалов и МБП, чем предусмотрено действующим законодательством, в связи со спецификой деятельности гостиницы.

Вопрос своевременного проведения инвентаризации имущества и обязательств является важным, поскольку только на основании результатов проведенной в соответствии с требованиями законодательства инвентаризации можно судить о достоверности отчетности организации.

При обязательной аудиторской проверке аудитор вправе отказаться дать заключение организации о достоверности ее отчетности и соответствии законодательству совершаемых финансово-хозяйственных операций, если отсутствуют результаты инвентаризации за проверяемый отчетный год.

Инвентаризация в магазине

Начнем с того, что правила проведения инвентаризации регламентированы Министерством финансов РФ и есть утвержденные Методические указания.

Инвентаризация поможет вам узнать реальное количество товара в вашем магазине и сверить его с данными товарного учета. Опытные владельцы магазинов знают, что проведение инвентаризации в магазине не только необходимость, а хорошая возможность контролировать сохранность товарно-материальных ценностей.

По итогам инвентаризации, руководитель сможет провести анализ и сделать выводы о том, спрос на какие товары высок, а какие «залеживаются» надолго, существуют ли факты недостачи или излишки, не исключена ли вероятность хищения продукции или поставки бракованных товаров. Учитывая все эти факторы, вы сможете усовершенствовать работу вашего магазина.

Как правило, полная инвентаризация проводится ежемесячно или раз в полгода – так как это действительно длительный процесс, но также существует необходимость проведения внеплановых инвентаризаций или выборочных ревизий по группам товаров.
В продуктовых магазинах такой учет может проходить еженедельно. Даты проведения инвентаризаций, сроки и их количество устанавливает руководитель организации.

Для того, чтобы провести инвентаризацию быстро и незатратно автоматизируйте работу магазина с помощью программы Бизнес.Ру. Вы сможете быстро выгружать необходимые документы и выполнять операции по списанию/оприходованию товара в «пару кликов»! Попробуйте весь функционал программы по складскому учету Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Шаг 1. Готовим документацию к инвентаризации магазина

В первую очередь, проведение инвентаризации в магазине требует подготовки определенной документации. И первый документ в этой череде – это приказ по предприятию по форме ИНВ-22 за подписью руководителя.
С правилами заполнения ИНВ-22 вы можете ознакомиться в нашем материале >>. В нем указываются такие аспекты, как дата начала процедуры, ее сроки, предмет и причины инвентаризации, ответственные лица, должности членов инвентаризационной комиссии магазина.

Далее необходимо создать инвентаризационную комиссию. Как правило руководителем комиссии является директор магазина, а в ее составе должны числиться бухгалтер и материально-ответственные лица – продавцы, работники администрации, если таковые имеются – всего не менее трех человек. Документ о составе комиссии необходимо довести до сведения и согласовать с каждым из ее членов.

Второй обязательный документ – инвентаризационная опись товароматериальных ценностей по форме ИНВ-3. В данный документ в графу «Фактическое наличие» будут заноситься все данные о товарах, а после окончания учета опись должна быть подписана каждым из членов комиссии.

Также в обязательном порядке подготовьте сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Данный документ необходим, если будут выявлены расхождения. В ведомость заносится информация о разнице между фактическим наличием товара в магазине и данными бухгалтерского учета. Сверку проводят, как правило, бухгалтеры на основе данных документ описи ТМЦ по форме ИНВ-3.

Также вам понадобятся акты инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма ИНВ-6), инвентаризационная опись товароматериальных ценностей, которые были приняты на ответственное хранение (форма ИНВ-5) и акт о списании товаров по форме ТОРГ-16.

После того, как все документы будут заполнены и процедура учета будет окончена, необходимо издать приказ о результатах проведения инвентаризации. Параллельно с этим в специальной ведомости учета результатов инвентаризации по форме ИНВ-26 должны быть отражены все данные, о проведенных инвентаризациях за отчетный год.
По итогам проведения инвентаризации руководитель может принять решение о взыскании ущерба с ответственных лиц.

Подготовьте приходно-расходные документы, на основе которых вы будете знать об операциях, которые были совершены с данными товарами. Это облегчит процедуру проведения инвентаризации магазина.

Шаг 2. Подготовка к проведению инвентаризации в магазине

Чем лучше вы подготовитесь в данному процессу, тем быстрее и успешнее пройдет инвентаризация в вашем магазине. При выборе даты и сроков ее проведения, необходимо учитывать, в какое время ваш магазин минимально загружен (ночью, если он круглосуточный, или, к примеру, рано утром) или назначить день, когда магазин (или отдел) можно будет закрыть на некоторое время с минимальными потерями.

Важно! Продажа или перемещение товара в ходе инвентаризации запрещены

Снизить время простоя магазина из-за инвентаризации, а значит сократить денежные потери поможет программа для автоматизации работы Бизнес.Ру. Товароучетное ПО от Бизнес.Ру быстро выгрузит остатки как по всем позициям, так и по отдельным группам товаров. Подсчет по группам значительно ускорит проведение инвентаризации, а также повысит точность подсчетов. Попробуйте все возможности товароучетного ПО от Бизнес.Ру прямо сейчас >>

Вообще, инвентаризация, особенно внеплановая, должна быть организована с эффектом «внезапности» для продавцов. Это поможет исключить факты «подтасовок» результатов или неправильного подсчета.
Также за несколько дней до инвентаризации исключите перемещение товаров из одной точки продаж в другую, нахождение покупателей и осуществление торговли во время проведения процедуры также не желательно.

Хорошим вариантом для упрощения проведения вашей инвентаризации будет составление товарной схемы магазина, где необходимо указать расположение продукции и её полный перечень. Разные группы товаров могут проверяться в разное время и с разной периодичностью.

Сейчас практически все товары, за редким исключением, имеют штрих-коды, что значительно экономит время при проведении инвентаризации. Работники просто считывают информацию при помощи сканеров штрих-кода в ходе приемки товара, его продажи или списания, а, следовательно, и процедуру инвентаризации проводить будет куда легче – снижается вероятность ошибок.

Инвентаризация в магазине: правильный контроль товарных остатков

Шаг 3. Ход инвентаризации в магазине

Необходимо помнить о том, что в рамках проведения плановой инвентаризации члены комиссии должны проверять количество, качество товара, его срок годности, отсутствие бракованной продукции, соответствие нормам хранения. Все результаты в обязательном порядке заносятся в опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3.

Ее необходимо будет составить в двух экземплярах. Первая будет направлена для дальнейшей подготовки сличительной ведомости бухгалтеру, а вторая – для ознакомления материально ответственному лицу.
В описи фиксируются наименования ТМЦ, их характеристика, номенклатурный номер товаров, единицы измерений, код по Общероссийскому классификатору единиц измерения, инвентарный номер; в графе «Фактическое наличие» учитывается количество товара в магазине и общая стоимость за все его единицы, а в графу «По данным бухгалтерского учета» вносится соответствующее количество и общая сумма стоимости «по документам».

Подробнее о порядке, сроках и необходимых документах при инвентаризации >>

Проведение инвентаризации займет меньше времени, если при заполнении документов вы будете группировать товары по видам. При необходимости должно осуществляться его взвешивание, измерение, пересчет.

Удобство от автоматизации проведения плановой инвентаризации с программой Бизнес.ру очевидно: проверка пройдет быстрее, так как описи формируются за короткое время. Вы просто распечатаете документы о фактическом наличии товаров и можете быстро сверять по ним список продукции, которая осталась на складе или в наличии на витринах магазина. Попробуйте все возможности программы для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

При проведении инвентаризации «остатки» весового товара, все излишки продукции, расфасованные или неотраженные в документах товары также необходимо вносить в опись. По возможности лучше организовать «двойной» пересчёт товаров разными людьми – это исключит вероятность ошибок и обеспечит более высокую точность при подсчете в ходе инвентаризации.

После окончания инвентаризации удостоверьтесь:

  • что количество товарных единиц равно количеству артикулов (например, при сканировании штрих-кодов);
  • что подсчет проведен правильно и каждый из видов товара был учтен в документации только один раз.

После этого акт инвентаризации должен быть заверен всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Далее за дело берутся бухгалтеры и начинают сверку фактических данных, полученных в рамках проведения ревизии, с учетными.

Читайте также о 7 причинах проведения экстренной инвентаризации в магазине >>

Шаг 4. Анализ результатов инвентаризации магазина

Анализ результатов проведенной инвентаризации значительно облегчает использование электронных программ. Все фактические данные вносятся в систему, которая сама сравнивает их с учетными показателями и выдает результат.
При отсутствии возможностей электронного учета, подсчетом и сравнением занимаются бухгалтеры или сам руководитель магазина. В случае несоответствия фактического наличия товара с его учетными данными, составляется «Сличительная ведомость» по форме ИНВ-19.
Также оформляются документы по форме ИНВ-6 (заполняется в случае, если товары не доставлены в точку продаж), ИНВ-5 (документ необходимо заполнить, если та или иная продукция хранится на других складах или точках).

Также все полученные в ходе сверки цифры необходимо внести в ведомость учета результатов ИНВ-26. В документе фиксируются пересортица (когда по документам числится один вид товара, а в наличии остался другой), излишки, недостачи, испорченные товары и другие отклонения.

На основе полученных данных руководитель организации принимает решение. К примеру, товарные потери в пределах норм естественной убыли могут списываться на издержки обращения магазина, а потери сверх норм естественной убыли можно взыскать с виновных лиц.
По итогам проведения инвентаризации необходимо выпустить приказ о ее результатах.

Читайте о том, как списывать товар после инвентаризации >>

Шаг 5. Что делать с излишками и недостачами

Недостачи можно списывать и относить их к нормам естественной убыли. Но и наличие излишек не должно радовать владельца магазина – они могут облагаться налогом на прибыль, и тогда вам придется платить за товар дважды – и государству, и поставщику.
В целом же, при наличии значительного количества излишек или недостач после проведения плановой инвентаризации, стоит задуматься над усовершенствованием системы учета товаров в вашем магазине, например, автоматизировать ее, проверить квалификацию продавцов или даже прибегнуть к мерам воздействия на работников.

Подробнее о правильном приеме товара в магазине >>

Мы помним, что среди основных целей проведения инвентаризации – выявление фактического наличия товара, а затем сопоставление и сверка расхождений полученной информации с данными бухгалтерского учета фирмы. Все полученные в ходе инвентаризации данные грамотный руководитель сможет проанализировать и правильно их использовать при планировании дальнейшей работы магазина.

Когда проводится инвентаризация в магазине

Сроки и даты каждой плановой инвентаризации в компании устанавливаются руководством. При этом следует понимать, что эти сроки могут меняться в зависимости от специфики магазина. Так, в продуктовом магазине рекомендуется проводить инвентаризации не реже, чем раз в неделю. Для магазинов с непродовольственными товарами периодичность может составлять раз в месяц. Есть некоторые обязательные условия проведения инвентаризации, которые не зависят от типа магазина и описаны в Положении о бухгалтерском учете и отчетности.

Примером таких обязательных условий являются:

  • смена материально-ответственных лиц,
  • передача имущества в аренду,
  • факты хищения или порчи,
  • ликвидация организации и некоторые другие.

Чтобы инвентаризация не приводила к отрыву от основной деятельности или даже к временному закрытию магазина, компаниям рекомендуется проводить периодические внеплановые проверки остатков по некоторым группам товаров. Такие проверки могут быть приурочены к срокам закупки этих групп товаров. Также они могут проводится с привлечением сторонних лиц. В любом случае, чем меньший объем ассортимента приходится пересчитывать, тем точнее, удобнее и быстрее проходит инвентаризация в целом.

Порядок инвентаризации

Проведение инвентаризации можно условно разделить на четыре больших шага. Каждый из шагов характеризуется оформлением обязательных документов: актов и ведомостей.

Процесс выглядит следующим образом:

Сначала пересчитываются и оцениваются фактические остатки в магазине, по этим остаткам заполняется инвентаризационная опись.

Если по инвентаризационной описи фиксируются какие-либо отклонения (излишки или недостатки, а также несоответствие качеству товара), то требуется оформление актов для каждого из видов отклонений.

Все составленные документы передаются для фиксирования в бухгалтерию, где составляется общая сличительная ведомость.

По результатам этой ведомости подводятся окончательные итоги инвентаризации. К ним относятся непосредственные изменения в учете (оприходование излишков и списание недостачи), а ущерб, если таковой был зафиксирован, взыскивается с материально-ответственных лиц.

Рассмотрим эти шаги чуть подробнее, а также отметим, какая документация требуется на каждом шаге.

Шаг 1. Подготовка инвентаризации, приказ о начале, определение и сбор комиссии.

Самым первым в списке документов стоит Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), который подписывается руководителем компании. В комиссию обязательно должны войти материально-ответственное лицо и бухгалтер, либо руководитель, который указывает себя в различных ролях. На данном этапе очень важно, чтобы работники магазина или склада, которые имеют дело с определенным в инвентаризации товаром, не знали о начале проверки, чтобы избежать случаев вмешательства или влияния на результаты. Если инвентаризация проводится в каком-то одном отделе магазина, то он временно закрывается, так как продавать или перемещать товар во время пересчета строго запрещается.

Шаг 2. Непосредственное проведение инвентаризации с фиксацией результатов.

Документ, который требуется на этом шаге, называется Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3). Члены комиссии в этой описи в графе «Фактическое количество» должны отразить реальные остатки товаров, которые они пересчитывают. После завершения подсчетов опись подписывается всеми участниками комиссии. На этом этапе может потребоваться не только штучный пересчет товаров, но также взвешивание и дополнительные измерения, это зависит от специфики самого товара. Все пересчеты намного проще проводить, если в этой описи заранее будут распечатаны расчетные данные из учетной системы. Опись составляется в двух экземплярах (одна — для бухгалтера, другая — для материально-ответственного лица), заполняется вручную и не допускает исправлений.

Шаг 3. Сверка результатов инвентаризации с данными учета.

Данную сверку как правило проводит бухгалтер по данным описи, составленной на втором шаге. По результатам сверки оформляются несколько документов, в зависимости от того, какие отклонения были зафиксированы в момент инвентаризации. Само наличие отклонения обязывает бухгалтера сформировать Сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19). В ней фиксируется все отклонения фактического количества от учетного. Дополнительные документы, которые могут понадобиться оформить по результатам инвентаризации: Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (ИНВ-6), Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5), Акт о списании товаров (ТОРГ-16). Случаи, когда эти документы нужно оформить, следуют из их названия.

Шаг 4. Подведение итогов, внесение изменений в учетные данные.

На последнем шаге мы подходим к тому, для чего инвентаризация, собственно, и проводилась. Необходимо, чтобы учетные остатки стали совпадать с реальными. Для начала руководителем составляется приказ об утверждении результатов. Именно на основании этого приказа можно назначать виновных, а также вносить изменения в бухгалтерский учет. Бухгалтер составляет итоговую Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26), где отражаются все излишки, недостатки, пересортица, испорченный товар и прочее. Подводятся суммовые итоги, по которым можно делать выводы о том, превышают ли убытки по товарам нормальные значения или нет. Ведомость подписывается всеми участниками.

Как Бизнес.Ру помогает при проведении инвентаризации в магазине

Основная задача учетной системы — помочь провести инвентаризацию как можно быстрее, проще и с наименьшим числом ошибок. Конечно, основной подсчет должен проводиться вручную, но такие операции, как формирование ведомостей, актов и внесение изменений в учет, система поможет сделать в разы быстрее.

Перед началом инвентаризации можно быстро сформировать и распечатать в Бизнес.Ру для комиссии учетные остатки, которые будут своеобразным ориентиром при подсчете. Эти остатки могут быть сформированы как для всего магазина (для общей инвентаризации), так и по конкретной группе товаров (при частичной инвентаризации). В эту же ведомость после подсчета будут вноситься данные по отклонениям. На этом этапе тоже есть несколько способов упростить работу по заполнению.

Во-первых, при незначительных отклонениях намного удобнее сначала автоматически заполнить графу «Фактические остатки» равным учетным, а в строки с отклонениями ввести вручную нужные изменения. Так, например, если у вас инвентаризация затрагивает несколько сотен позиций товаров, из которых отличаются остатки только у десятка, то нет смысла тратить время на ручное копирование одинаковых чисел. Просто откорректируйте отклонения у десятка требуемых позиций и сверьте общий итог.

Во-вторых, вы можете воспользоваться разными способами загрузки данных описи в Бизнес.Ру. Наиболее распространенным является способ загрузки из обменного файла. Это может быть текстовый файл из ТСД, которым вы производили сканирование штрихкодов на складе, а также Excel-файл, если ведомость заполнялась, например, с планшета. Инвентаризация в Бизнес.Ру также поддерживает ввод остатков напрямую со сканера штрихкодов, но это может быть не всегда удобным, если склад большой и по нему требуется перемещаться.

В-третьих, для отражения изменений в учете по результатам инвентаризации достаточно в один клик оформить на основании Инвентаризации такие документы как Списание и Оприходование. Система Бизнес.Ру при формировании этих документов проверить, по каким товарам требуется корректировка, вам же останется только указать причину.

Необходимые бланки можно распечатать из имеющихся в системе, а также загрузить собственные, если для специфики вашего магазина есть такая потребность. Кроме того, копии реальных документов, заполненных вручную и отсканированных, мы рекомендуем прикреплять к соответствующим документам в Бизнес.Ру в качестве комментариев с вложениями. Это поможет вам всегда найти «хвосты» при ошибочном внесении данных. Подобным образом можно организовать электронный архив и хранить его неограниченное время.

Инвентаризация товаров на предприятиях розничной торговли

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности в каждой организации необходимо проводить инвентаризацию имущества, и в том числе товаров. В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается фактическое наличие товаров (их количество, состояние и оценка). Сведения, полученные при инвентаризации, сравниваются с данными бухгалтерского учета.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально-ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В ООО «Магазин Донвино» инвентаризация проводится два раза в год перед составлением полугодовой и годовой отчетности: 30 июня и 20 декабря. Основными задачами инвентаризации товаров являются:

— выявление фактического наличия товаров;

— контроль за сохранностью товаров, путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

— выявление товаров, потерявших свои первоначальные качества, залежавшихся и не нужных организации;

— проверка соблюдения правил и условий хранения товаров;

— проверка полноты отражения в учете;

— проверка правильности установления цены на товары.

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

1 Подготовительный этап. Материально-ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)». Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

2 Натуральная и документальная проверка. Проверяется фактическое наличие товаров. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной — акт инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены 6 типовых форм описи и 8 типовых форм акта.

3 Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки товаров по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

4 Сравнительно-аналитический этап. Производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально-ответственных лиц. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в унифицированной форме N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.

5 Заключительный этап. Ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.

Перед тем как проводить переучет, руководитель торгового предприятия издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22). Унифицированные формы первичных документов, которыми оформляют результаты инвентаризации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Приказом определяются имущество, подлежащее инвентаризации (в нашем случае это товары), сроки ее проведения, а также создается инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтеры и другие специалисты. Если это необходимо, в комиссию могут входить аудиторы, работающие в данной организации или привлекаемые из других аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В состав комиссии ООО «Магазин Донвино» входят: руководитель — председатель комиссии, бухгалтер, материально-ответственное лицо и представитель общественности. Перед тем как начать инвентаризацию, бухгалтеру необходимо установить, какое количество товарных запасов числится в бухгалтерском учете на дату ее проведения. Поэтому до начала инвентаризации бухгалтерия должна получить все последние приходные и расходные документы на прием и отпуск товаров (или товарные отчеты). А материально-ответственные лица обязаны дать расписки о том, что к моменту инвентаризации все приходные и расходные документы на товары сданы в бухгалтерию, все поступившие товары оприходованы, а выбывшие списаны.

Инвентаризация начинается с проверки денежных средств в кассе. Такую проверку оформляют актом снятия остатков кассы в магазине и фиксируют на титульном листе инвентаризационной описи. Кассир на момент инвентаризации составляет кассовый отчет и передает его для проверки и визирования документов председателю комиссии. Определяют результат по кассе (недостачу, излишек), который отражают в акте.

Председатель комиссии и счетный работник проверяют и визируют товарные отчеты и все приходные и расходные документы, приложенные к нему, и ставят штамп «До инвентаризации». С материально ответственного лица берут подписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № _ по № _, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

В торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета. Подготовка товаров к пересчету производится в присутствии членов комиссии, которые пересчитывают все товары. Не распакованные товары распаковывают. Если распаковка товара может вызвать понижение его качества, то массу товара определяют по трафарету (по массе брутто) с выборочной проверкой ряда товарных мест. Установленное комиссией фактическое количество товара отражается в инвентаризационной описи — акте. Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торгового предприятия. Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле. При выявлении недостачи рассчитывают и списывают по нормам естественную убыль (при наличии норм) и потери (в пределах фактических недостач). Недостача, не перекрытая суммой нормируемых потерь, подлежит взысканию с виновных лиц в установленном порядке. Излишки товаров и тары приходуются с отнесением на доходы предприятия. Результат инвентаризации тары оформляют составлением сличительной ведомости в количественно-стоимостном выражении по каждому виду тары в отдельности. Со сличительной ведомостью бухгалтер знакомит материально-ответственное лицо под расписку в ведомости. По распоряжению руководителя выявленная недостача товаров и тары сверх норм естественной убыли в размере, не превышающем среднего месячного заработка работника (каждого члена бригады при коллективной ответственности), взыскивается путем удержания ее из заработной платы работника. Ущерб, превышающий средний месячный заработок работника, взыскивается путем подачи иска в суд, если работник отказался погасить его добровольно. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки товаров вход в помещение не допускается (например, пломбируется). По результатам инвентаризаций (в отсутствие хищений) легко рассчитать стоимость проданной продукции. Для этого, например, на каждое первое число каждого месяца проводят инвентаризацию остатков товара в данном подразделении. Затем рассчитывают стоимость проданной продукции, которая будет равна стоимости остатка товаров на начало месяца плюс стоимость поступивших в этом месяце товаров (по данным накладных или дневных заборных листов) и минус стоимость остатков товаров на конец месяца. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

При инвентаризации товаров в ООО «Магазин Донвино» используются следующие формы:

Номер формы

Наименование формы

ИНВ-2

Инвентаризационный ярлык

ИНВ-3

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

ИНВ-4

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных

ИНВ-5

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение

ИНВ-6

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути

ИНВ-19

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей

ИНВ-22

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации

ИНВ-23

Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризаций

ИНВ-26

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

При заполнении инвентаризационных описей и актов следует соблюдать следующие правила:

1) описи заполняются ручным способом или с использованием средств вычислительной и другой организационной техники;

2) при ручном способе описи заполняют чернилами или шариковой ручкой;

3) не допускаются помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах. Такие описи (акты) придется переписать заново;

4) наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;

5) на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, записанных на данной странице;

6) на каждой странице описи указывают общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны;

7) исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Над зачеркнутыми записями делают правильную запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами;

8) нельзя оставлять в описях незаполненные и пропущенные строки. Незаполненные строки на последней странице прочеркиваются;

9) на последней странице описи делают запись о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку;

10) описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица;

11) в конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что:

— инвентаризация проведена в их присутствии;

— у материально-ответственного лица нет претензий к членам комиссии;

— материально-ответственное лицо принимает на ответственное хранение имущество, перечисленное в описи;

12) при смене материально-ответственных лиц:

— лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении этого имущества;

— лицо, сдавшее имущество, расписывается в описи в сдаче имущества;

13) если после проведения инвентаризации материально-ответственное лицо обнаруживает ошибку в описях, то оно должно немедленно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю комиссии. В таких случаях производится проверка указанных фактов и делаются исправления в описях.

Распоряжение о проведении инвентаризации в ООО «Магазин Донвино» оформляется на бланке «Приказ о проведении инвентаризации» (форма № ИНВ-22), в котором определяются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Сведения о фактическом наличии товаров в ООО «Магазин Донвино» записываются в инвентаризационные акты и описи по форме № ИНВ-3 «Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей», № ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др.

Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за хранение. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц. Все товары заносятся в опись отдельно по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.). Товары отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете ООО «Магазин Донвино», т.е. в продажных ценах.

Если комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет товаров и записать их в инвентаризационную опись, то используется форма № ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык». Заполняется она в одном экземпляре членами комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарами. В конце инвентаризации данные из формы № ИНВ-2 переносят в опись формы № ИНВ-3. Если у организации есть товары, которые приняты на ответственное хранение, то по ним составляют отдельную опись по форме № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».

На находящиеся в пути товары должна заполняться отдельная форма — «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма № ИНВ-6). В ООО «Магазин Донвино» формы № ИНВ-5, ИНВ-6 не составляются, так как в организации отсутствуют товары, находящиеся на ответственном хранении, и товары, находящиеся в пути.

Если проверяют фактическое наличие товара при смене материально-ответственного лица, то лицо, принимающее и сдающее товар, расписывается в соответствующих строках описи. В описи должны включаться все выявленные товары, в том числе и излишки. Если при инвентаризации обнаружены испорченные товары, то на них составляют соответствующие акты. Товары, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. При инвентаризации они заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В такой описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти товары.

Как правило, товар во время инвентаризации не отпускается. Однако если инвентаризация длится долго, то в особых случаях материально-ответственные лица могут отпускать товар в присутствии членов инвентаризационной комиссии, но на это у них должно быть письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Эти товары заносятся в отдельную опись под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается соответствующая отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

По результатам проверки фактического наличия товаров, отраженных в инвентаризационных описях и актах, составляются сличительные ведомости по форме № ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, приняты на комиссию и т.п.), составляются отдельные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются только те товары, по которым были выявлены отклонения от учетных данных. В ведомостях показывают расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Излишки или недостачи отражаются в тех ценах, в которых ведется учет товаров (покупных, отпускных). В ООО «Магазин Донвино» таких случаев не было, форма ИНВ-19 не составлялась.

При оформлении итоговых документов следует учитывать пересортицу товаров, а также списание потерь в пределах норм естественной убыли. Пересортица — это одновременно излишки одного вида и недостачи другого вида товаров одного и того же наименования. При этом материально-ответственные лица должны представить подробные объяснения о допущенной пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товара одного и того же наименования и в тождественных количествах. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих товаров выше стоимости товаров, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц. При этом убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице еще осталась недостача товаров, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию, по которому установлена недостача. При отсутствии норм естественной убыли, убыль рассматривается как недостача сверх норм. Согласно п.3 ст.12 Закона N 129-ФЗ потери товаров в пределах норм естественной убыли на предприятиях розничной торговли относятся за счет прибыли, сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки списываются на финансовые результаты организации.

Списание потерь товаров в пределах норм естественной убыли отражается записью по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», а на сумму потерь сверх норм естественной убыли — в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (или в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», если виновное лицо не является работником организации).

При отсутствии виновных лиц или отказе суда во взыскании убытков делается запись с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».

В сличительной ведомости отражают результаты проведенного зачета (суммы недостач, покрытых излишками), а также излишки и недостачи, оставшиеся после проведения зачета. Сличительную ведомость составляют в двух экземплярах. Результаты инвентаризации и выводы комиссии (о списании товаров, привлечении виновных лиц к ответственности и т.п.) оформляются приказом руководителя. Обобщенные данные результатов проведенных инвентаризаций отражаются в «Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26).

При обнаружении несоответствий данных инвентаризации и бухгалтерского учета председатель инвентаризационной комиссии должен доложить об этом руководителю организации, который решает, как эти расхождения будут урегулированы. Только руководитель организации может принять решение о взаимном зачете излишков и недостач или о списании выявленных недостач в пределах норм естественной убыли, а также о привлечении виновных лиц к ответственности за недостачи сверх норм естественной убыли. Установленные недостачи или излишки в бухгалтерском учете отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация. Выявленные излишки собственного товара приходуются в бухгалтерском учете на счете учета товаров по рыночной цене на дату проведения инвентаризации (п.28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н):

Дт 41 «Товары»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы» — рыночная стоимость излишков включена в состав внереализационных доходов (п.8 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Таким образом, при реализации товарных излишков, выявленных при инвентаризации, в состав доходов будет включена выручка от их реализации. При этом в состав расходов можно будет списать только расходы, связанные с реализацией. Выявленные недостачи отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 41″Товары» — выявлены недостачи

При отсутствии виновных лиц недостачи сверх норм можно отразить:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Списание недостачи за счет виновного лица производится следующим образом:

Дт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — сумма недостачи отнесена за счет виновного лица;

Дт 50 «Касса»

Кт 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — сумма поступивших денег в кассу от виновного лица на сумму недостачи товаров по продажным ценам. При этом разница между стоимостью товара, оплаченной виновным лицом, и суммой, выплаченной комитенту, отражается записью:

Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы».