Инструкция по заполнению

    а) Общие указания
    2.1. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено данное предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.
    (в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 19.10.90 N 412)
    2.2. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
    В трудовую книжку вносятся:
    сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
    сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
    сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;
    сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
    Взыскания в трудовую книжку не записываются.
    2.3. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
    Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 1984 г., в графе 2 трудовой книжки ранее установленного образца (1938 г.) записывается: "1984.05.01", в трудовых книжках, выданных после 1 января 1975 г.: "05.01.1984".

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек

    Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
    2.4. С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Приказ Минтрудсоцзащиты от 15.02.2000 N 35-п * "Об УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК"

Архив

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА и СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ

РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

ПРИКАЗ

от 15 февраля 2000 года N 35-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

В целях реализации Закона Республики Казахстан от 10 декабря 1999 года "О труде в Республике Казахстан" и единообразного порядка ведения трудовых книжек, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

2. Рекомендовать Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек для практического применения на местах.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на директора Департамента трудовых отношений Кожевникова В.В.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания.

Министр

Н.

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ

Радостовец

Утверждена

приказом Министерства

от 15 февраля 2000 г. N 35-П

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

1. Общие положения

1. Для заключения индивидуального трудового договора работодатель вправе потребовать документы, подтверждающие трудовую деятельность работника.

2. Документами, подтверждающими трудовую деятельность работника, могут являться: трудовая книжка (при ее наличии) или индивидуальный трудовой договор либо выписки из приказов о приеме и увольнении.

3. Трудовая книжка является одним из документов, подтверждающих трудовую деятельность работников.

4. Трудовые книжки (при их наличии) могут вестись по просьбе работников, проработавших у работодателей свыше пяти дней.

Работникам, впервые поступающим на работу, трудовые книжки заполняются работодателем по их просьбе.

5. Трудовые книжки могут храниться у работодателя либо у работника.

2. Заполнение трудовых книжек

6. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится в соответствии с законом "О языках в Республике Казахстан".

7. Все записи о датах приема на работу (начале выполнения трудовых функций), награждениях и поощрениях, прекращении и расторжении индивидуального трудового договора производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными, год указывается полностью) в соответствии с приказом о приеме работника на работу, после заключения индивидуального договора.

8. в трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);

сведения о работе (приеме на работу, дате начала выполнения трудовых функций, о трудовой деятельности (работе по определенной должности, специальности, профессии), срок индивидуального трудового договора), прекращении и расторжении индивидуального трудового договора;

сведения о награждениях орденами, медалями, поощрениях за успехи в труде, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, других поощрениях в соответствии с индивидуальным трудовым договором, коллективным договорами и актами работодателя.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

9. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу (дате начала выполнения трудовых функций, о трудовой функции (работе по определенной должности, специальности, профессии), срок индивидуального трудового договора), о прекращении и расторжении индивидуального трудового договора, а также о награждениях и поощрениях вносятся работодателем после издания приказа, но не позднее недельного срока, а при расторжении и прекращении индивидуального трудового договора — в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа.

10. в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись.

11. Если работодатель — организация, внесшая неправильную или неточную запись, реорганизован, исправления вносятся правопреемником.

В случае прекращения предпринимательской деятельности работодателя — физического лица, а также ликвидации работодателя — юридического лица факт внесения неправильной или неточной записи устанавливаются решением суда.

12. Исправленные сведения о трудовой деятельности должны полностью соответствовать подлиннику приказа работодателя, а в случае его утраты — другому документу, подтверждающему трудовую деятельность (индивидуальный трудовой договор, личные карточки, архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, лицевые счета по заработной плате и т.д., либо на основании решения суда).

13. в разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости изменения записи, после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за N таким — то недействительна. Принят в соответствии с индивидуальным трудовым договором по такой — то профессии (должности)" и в графе 4 подвергается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись о прекращении и расторжении индивидуального трудового договора, в случае незаконного расторжения индивидуального трудового договора, установленного органом, рассматривающим трудовые споры, и принятия им решения о восстановлении на прежней работе или изменении формулировки основания прекращения и расторжения индивидуального трудового договора.

В этих случаях пишется: "запись за N таким — то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причин увольнения пишется: "запись за N таким — то недействительна, расторгнут (прекращен) индивидуальный трудовой договор" и указывается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причин увольнения.

3. Занесение сведений о работнике

14. Сведения о работнике записывается на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество (полностью без сокращения) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.

Образование указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании.

15. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать работодателя, на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

16. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится работодателем по последнему месту работы на основании документов (свидетельство о рождении, браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и его ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо работодателя — физического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью.

4. Занесение сведений о работе

17. в графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка пишется полное наименование работодателя.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе пишется: "В соответствии с индивидуальным трудовым договором принят или назначен в такой — то цех или отдел (структурное подразделение) на такую — то должность или работу" с указанием разряда. Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих — в соответствии с квалификационным справочником работ и профессий рабочих, для служащих — в соответствии с квалификационным справочником должностей служащих.

В графе 4 указывается, на основании чего внесена запись: приказ (распоряжение), его дата и номер, индивидуальный трудовой договор, дата его заключения.

18. Если за время работы работника в связи с реорганизацией организации изменится ее наименование, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "организация с такого — то числа имеет такое — то наименование", а в графе 4 проставляется основание изменения наименования (дата регистрации вновь возникшей организации, либо дата внесения в государственный регистр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенной организации).

5. Занесение сведений о награждениях

и поощрениях

19. в трудовые книжки работников в раздел "Сведения о награждениях" вносятся сведения: о награждениях орденами и медалями Республики Казахстан и о присвоении почетных званий на основании указа президента Республики Казахстан.

20. в трудовые книжки работников в раздел "Сведения о поощрениях" вносятся сведения о поощрениях, применяемых работодателем за успехи в труде и предусмотренных индивидуальным трудовым, коллективным договором и актами работодателя.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные действующей системой премирования, или выплата которых носит регулярный характер.

21. Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование организации или фирменное наименование работодателя — физического лица, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись.

6. Заполнение трудовой книжки

при увольнении

22. Запись о расторжении и прекращении индивидуального трудового договора производятся в трудовой книжке работника в соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Например:

"Индивидуальный трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 ст. 26 Закона о труде РК".

23. Запись о расторжении индивидуального трудового договора производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 дата увольнения, в графе 3 дата расторжения индивидуального трудового договора, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись — приказ (распоряжение), его дата и номер.

Датой прекращения или расторжения индивидуального трудового договора считается дата, указанная в индивидуальном трудовом договоре.

24. При расторжении работником индивидуального трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя, заверяются подписью уполномоченного работодателем лица и печатью организации или печатью работодателя — физического лица.

7. Вкладыш в трудовую книжку

25. в тех случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы разделов "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" или "Сведения о поощрениях", трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется работодателем по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

26. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указывается серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указывается серия и номер вкладыша.

Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов — файл n1.doc

приобрести
Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов
скачать (191.7 kb.)
Доступные файлы (1):

n1.doc

1   …   10   11   12   13   14   15   16   17   …   21

Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовых книжек

5.1. Назначение и характеристика Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек*(91)

Совершенствованию работы по документированию трудовой деятельности сотрудников организаций (предприятий, учреждений) будет в определенной степени способствовать утверждение и введение в действие новых Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкции по заполнению трудовых книжек. Таким образом, новые Правила и Инструкция призваны заменить документы, оставшиеся в "наследство" российскому трудовому законодательству еще со времен существования СССР*(92).

Назначение Правил вытекает из названия документа. По сути, указанные Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения должностными лицами организаций (предприятий, учреждений) при:

а) ведении трудовых книжек;

б) хранении трудовых книжек;

в) изготовлении бланков трудовых книжек;

г) обеспечении соответствующими бланками всех категорий работодателей.

Добавим, что одновременно с Правилами утверждены и введены в обращение с 1 января 2004 г. новые формы трудовой книжки и вкладыша к ней (Приложение17)*(93).

Рассматриваемые нами Правила конкретизируют положения Трудового кодекса РФ, в соответствии с которыми, начиная с 1 февраля 2002 г., осуществлялась общая правовая регламентация обращения с трудовыми книжками*(94). Коротко охарактеризуем структуру и общее содержание Правил. Структурно документ объединяет восемь разделов, включающих, в свою очередь, 48 пунктов. В содержании Правил последовательно излагаются:

а) общие положения;

б) порядок ведения трудовых книжек;

в) порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку;

г) порядок и случаи оформления дубликата трудовой книжки;

д) порядок выдачи трудовой книжки при увольнении (при прекращении трудового договора);

е) порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку;

ж) порядок учета и хранения трудовых книжек;

з) ответственность должностных лиц за соблюдение порядка ведения трудовых книжек;

и) порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (рис.5.1).
"Рис.

Приложение 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

5.1. Назначение и основное содержание Правил ведения и хранения трудовых книжек"
Назначение Правил:

Установление норм и требований, обязательных для выполнения должностными лицами организаций (предприятий, учреждений) при

Ведении трудовых книжек

Хранении трудовых книжек

Изготовлении бланков трудовых книжек

Обеспечении соответствующими бланками всех категорий работодателей

Основное содержание правил

Общие положения

Порядок ведения трудовых книжек

Порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку

Порядок и случаи оформления дубликата трудовой книжки

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении (при прекращении трудового договора)

Порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Ответственность должностных лиц за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения или работодателей

В преамбуле Правил (раздел "Общие положения") подчеркивается, что трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника организации (предприятия, учреждения), в который вносятся сведения:

а) о работнике (владельце трудовой книжки);

б) о выполняемой владельцем трудовой книжки работе;

в) о переводе владельца трудовой книжки на другую постоянную работу;

г) об увольнении работника.

Кроме того, в необходимых случаях в трудовой книжке должны отражаться основания прекращения с работником трудового договора, а также сведения о награждении владельца трудовой книжки за те или иные успехи в работе*(95).

Функциональное назначение Инструкции по заполнению трудовых книжек заключается в установлении единого порядка заполнения трудовых книжек, а также вкладышей в них и дубликатов трудовых книжек. Кроме того, в приложениях к инструкции содержатся формы соответствующей учетной документации (Приложение18).

Структурно документ состоит из семи разделов, насчитывающих 21 пункт. В содержании инструкции последовательно излагаются:

— общие положения;

— порядок заполнения сведений о работнике;

— порядок заполнения сведений о работе;

— порядок заполнения сведений о награждении;

— порядок заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора);

— особенности заполнения сведений об увольнении и приеме на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (его переходом на выборную работу);

— особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Рассмотрим далее особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми документами.

5.2. Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией

5.2.1. Оформление трудовой книжки

Вопросам ведения трудовых книжек отведен самостоятельный (второй по нумерации) раздел Правил и практически весь текст Инструкции. Это обстоятельство побуждает нас к возможно более тщательному изучения их содержания.

Прежде всего обратим внимание читателей на порядок оформления трудовой книжки. Необходимость в оформлении трудовой книжки (не дубликата) возникает в тех случаях, когда работник трудоустраивается впервые.

Оформление трудовой книжки является прямой обязанностью работодателя, как это следует, в частности, из содержания ст. 66 ТК РФ. Пункт 8 новых Правил уточняет это требование, предписывая работодателю производить оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, "в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу".

Подчеркнем, что новая Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке аккуратно, используя для этой цели перьевую или гелевую ручку либо ручку-роллер (шариковую) со световодостойкими чернилами (гелем, пастой) черного (синего, фиолетового) цвета. Производимые в трудовой книжке записи не должны иметь сокращений, как то: "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Состав сведений о работнике, вносимых, в соответствии с п. 9 Правил, в трудовую книжку при ее оформлении, включает:

а) личные сведения — фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — вносимые в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) сведения об образовательной и профессиональной подготовке — образование, профессия, специальность, — вносимые на основании документов об образовании, о квалификации.

При этом, как следует из Инструкции, фамилию, имя и отчество работника необходимо указывать полностью, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Дата рождения работника также должна указываться полностью — число, месяц, год.

Основанием для совершения указанных выше записей служат личные документы работника — паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность. Записи об образовании работника производится на основании надлежащим образом заверенных документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома и др.)*(96).

Отметим также, что при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, соискатель должен представить в дополнение к перечисленным сведения о наличии у него специальных знаний. Данное положение Правил в точности соответствует требованиям ст. 65 ТК РФ.

На практике сказанное означает, что соискатель должен документально подтвердить наличие у него соответствующих знаний. К примеру, переводчик должен при заключении трудового договора предъявить уполномоченному представителю работодателя (как правило, сотруднику отдела кадров) диплом или свидетельство о квалификации, и т.п.*(97)

Что касается записей о профессии (специальности) работника, то они производятся в трудовой книжке на основании вышеперечисленных документов об образовании, квалификации и (или) наличии специальных знаний, а также иных надлежащим образом заверенных документов.

Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении, представлен в табл.5.1, а перечень соответствующих документов — в табл.5.2.

Не исключено, что в дальнейшем у работодателя может возникнуть необходимость во внесении изменений в ранее совершенные в данном разделе записи трудовой книжки. Делать это следует в соответствии с Инструкцией (раздел 2), соблюдая следующие основные требования:

— для изменения записей о фамилии, имени, отчестве и (или) дате рождения работника прежние сведения зачеркиваются одной чертой. После этого на первой странице (титульном листе) трудовой книжки на основании надлежащим образом заверенных документов, подтверждающих, что в персональных данных работника произошли те или иные изменения, как то — паспорт, свидетельство и др. — производится новая запись. Произведенная запись в обязательном порядке дополняется ссылкой на название документа, его номер и дату. Затем новая запись заверяется подписью работодателя (уполномоченного им лица) и оттиском соответствующей печати (например, кадровой службы предприятия);
Таблица5.1

1   …   10   11   12   13   14   15   16   17   …   21

Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовых книжек

© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации