Хранение трудовых книжек

Содержание

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт. Как нужно выдавать? Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается. В этот же день производится необходимый расчёт. Приходно-расходная книга Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками. Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

  • На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов. Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.
  • Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Инфо

Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку. Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника. Нормативная база В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Внимание

Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые. Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ. О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках». Трудовой кодекс РФ Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Возмещение расходов на покупку Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату. Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка. Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах. Документальное оформление и учет Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.

  • В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Также указывается увольнение и его причина.
  • Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
  • Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.
  • Каковы правила ведения трудовых книжек? Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно. Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек.

Vi. учет и хранение трудовых книжек 

Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо. Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики. Что нужно знать о трудовой книжке?

  1. Трудовая книжка является основным документом, сообщающим о трудовой деятельности работника.
  2. Трудовая книжка должна быть у каждого работающего официально лица.
  3. Работодатель должен заводить трудовую книжку каждому работнику по истечении пяти дней его пребывания на той или иной должности и хранить ее у себя.
  • Темы:
  • Трудовые книжки
  • Хранение документов

Вопрос Где должны храниться трудовые книжки работников? Ответ Ответ на вопрос: Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. То есть законодательством не установлено требований о хранению трудовых книжек, например, в сейфе или металлическом шкафу. Также не установлены требования к помещению, где находятся трудовые книжки, например, требование о решетках на окнах и металлической двери.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).

Где должна храниться трудовая книжка работника

  • Место хранения трудовой книжки у работодателя
  • Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
  • Хранение трудовой книжки ответственным лицом
  • Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.
Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований.

Где хранятся трудовые книжки работников

Положения о ТК).Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки. Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017». Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников.

Кадровику на заметку: хранение трудовых книжек

Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст.

Где хранятся трудовые книжки работников совместителей

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Популярные вопросы При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленныетрудовые книжки и вкладыши 19 октября руководителю отдела кадров Е.Э.


Громовой на основании заявкибыли выданы под отчет:

  • бланк трудовой книжки;
  • вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

Ведение и хранение трудовых книжек работодателем

Правила хранения и выдачи трудовых книжек

Хранение трудовых книжек: общая информация

Трудовой стаж на производстве или в компании фиксируется в документе под названием трудовая книжка (далее ТК). В ней отражается не только период работы на каждом месте, но и все поощрения и взыскания от руководства. Кроме того, записи в трудовой книжке учитываются при оформлении пенсии. Поэтому от того, насколько грамотно она заполнялась, зависит процедура выхода на заслуженный отдых.

На каждом из предприятий есть ответственное лицо, за которым закреплено право фиксировать необходимые записи в ТК. К хранению документа предъявляются строгие требования, так как в нем отражается следующая информация:

  • занимаемая должность;
  • дата оформления;
  • номер соответствующего приказа;
  • название предприятия или организации;
  • записи о переводах на другие должности, связанные с понижением или повышением.

Правила ведения и хранения трудовых книжек четко регламентированы соответствующими нормативными документами. Никакие посторонние лица не должны иметь доступ к данной документации во избежание отражения неверной информации.

 

Основные правила хранения

Согласно Трудовому кодексу, вся документация, касающаяся приёма физического лица на работу и дальнейшей его деятельности в роли подчиненного, хранится у работодателя. Запись о факте трудоустройства следует внести не позже чем через 5 дней с момента подписания соответствующего приказа, если нет других подтверждающих документов (подписание контракта или договора, имеющего юридическую силу для подтверждения стажа).

Правила хранения трудовых книжек предписывают специальное место, имеющее максимальный уровень защиты с ограниченным доступом. Как правило, это сейф, несгораемый шкаф или специальный ящик, который запирается и опечатывается.

Ни в коем случае нельзя допускать хранение книжек в местах большого скопления людей со свободным доступом. Специальные стеклянные полочки или стеллажи подходят для хранения текущих документов, к которым не применяются требования строгой отчетности.

Видео — как организовать хранение и учет трудовых книжек

Опломбирование трудовых книжек

Основное требование к месту хранения ТК – это возможность закрыть и опечатать его. Поскольку подобная документация заполняется только по мере необходимости, то допускается применения пломбирующих приспособлений длительного использования.

С этой целью можно использовать:

Подбираются пломбы для опломбирования журнала учета трудовых книжек и самих ТК в соответствии с тем местом, где они будут храниться. Так, для специального шкафа подойдут приспособления под нить, сейфы опечатываются защитными устройствами типа «Ревиласил» и другими. Для дополнительного контроля можно применить пломбу-наклейку.

Допускается хранение ТК и журнала учета в разных местах. Иногда это отдельные сейфы, сейф и шкаф или разные шкафы, которые обязательно должны быть закрыты и опечатаны.

Опломбирование книги учета движения трудовых книжек возлагается на сотрудника, который отвечает за ведение и хранение указанной документации.

Почему столь важно отражать такие события, как движение ТК? Все очень просто. В законодательном порядке предусмотрены большие штрафы за несвоевременную выдачу книжек.

Если сотрудник уволился, то в последний рабочий день ему на руки выдается документация с соответствующими записями. Если он отказался ее получать, то в журнале учета делается соответствующая запись, а сам документ хранится на предприятии в течение 50 лет. Чтобы никто из посторонних не смог отразить неправдивые данные, ответственным лицом производится опломбирование журнала учета трудовых книжек.

Процедура выдачи

В каждой организации существует своя процедура выдачи подобной документации, но в большинстве случаев ее алгоритм следующий:

  1. После выхода приказа на руки работнику выдается обходной лист.
  2. Когда лист подписывается всеми уполномоченными лицами, работник направляется в отдел кадров, где ему делают соответствующую запись в ТК и выдают документ на руки.

Сотрудник продолжает работу, а ТК сдается в отдел кадров. В случае необходимости работник отдела кадров делает выписку для предъявления по месту требования, но сам документ на руки не выдается.

За учет и хранение трудовых книжек на предприятии отвечают работодатель и сотрудник отдела кадров, либо лицо, выполняющее его функции. Для того чтобы избежать споров по поводу неправильных записей или несвоевременной выдачи документации, руководителю необходимо четко следить за своевременным исполнением сотрудниками отдела кадров их непосредственных обязанностей, так как в случае нарушения придется выплатить штраф за халатность.

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

Медицинские справки в Москве от врачей не всегда выдаются в правильной форме. Человеку приходится записываться несколько раз на прием к специалисту и ожидать протяженную очередь. Никому не хочется совершать данные действия. Поход в частную клинику всегда приятен. В подобных заведениях клиенту улыбаются с ресепшена и проводят до кабинета врача. Сотрудники уважают клиентов и готовы оказывать услуги по максимуму.

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

Получить медицинскую справку в государственном учреждении быстро не бывает легко и просто. Пациенту нужно сходить в регистратуру, записаться на прием и прийти к врачу в назначенный день. Тратится колоссальное количество личного времени. Справку необходимо сделать быстро? Наша компания готова помочь клиентам и изготавливает документ в течении короткого срока времени.

Ни с какими «частными клиниками» и «коммерческими стационарами» мы не имеем дел! Справки заполняются врачами. Ваш заказ выполняется в день обращения. Нашим постоянным клиентам мы предоставляем хорошие скидки. Наши цены и оперативность Вас приятно удивят!

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

Медицинские справки в Москве помогут гражданину выехать за границу. Многие туроператоры требуют от путешественника особого документа о состоянии здоровья. Многие больницы не умеют правильно заполнять подобные справки и вынуждены отказать в получении документа.Спасением является наша компания. Мы готовы качественно заполнить необходимый документ и выдать его в течении непродолжительного времени. Быстрый сервис не оставит клиента равнодушным.

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

Когда начальник требует медицинскую справку для работы, многие хватаются за голову: в воображении сразу возникают далеко не радужные ассоциации с больничными очередями и строгими врачами. Деловому человеку зачастую просто невозможно выделить достаточно времени, чтобы пройти всех специалистов, подписи которых требуются для оформления водительского удостоверения или медицинской книжки.

Те же самые опасения возникают и у родителей школьников при необходимости получить медицинскую справку для школы. Велика вероятность того, что во время ожидания приема ребенок подхватит в поликлинике какой-нибудь вирус и заболеет. Никакая «бумажка» не стоит такого риска, поэтому гораздо разумнее будет купить медицинскую справку, необходимую лишь «для галочки».

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

Справка без очередей — это реальность! Мы предлагаем рациональный подход к проблеме – занимаемся изготовлением официальных мед.

Где должны храниться трудовые книжки работников

справок в Москве, поэтому будем рады помочь вам сэкономить время, нервы и финансы. Вам не нужно записываться на прием – даже из квартиры выходить не потребуется! Просто закажите нужный документ онлайн, заполнив краткую информационную форму, и мы привезем справку прямо к вам домой или в офис.

Что нужно знать

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

Заказывая изготовление документов на нашем сайте, вы приобретаете официальные медицинские справки, оформленные в соответствии с нормами, установленными Минздравсоцразвития. Мы сотрудничаем с медицинскими учреждениями, уполномоченными выдавать соответствующие документы, поэтому вы можете не сомневаться в подлинности наших справок. Подписи специалистов, визирующие наши справки, проставлены практикующими врачами.

Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Выдача трудовой книжки

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.