Справочник Бухгалтера

График 2/2 — это особый режим труда, который предполагает, что нанятый специалист отработает два дня, а потом будет столько же отдыхать. Разберемся в особенностях данного режима труда. Бонус: лайфхак для кадровиков — как составить график работы 2/2.

Разбираем самую суть

Итак, при устройстве каждый специалист выбирает режим труда, который подходит именно ему. Кому-то удобно работать с девяти до шести, и отдыхать в субботу и воскресенье, а кому-то нравится работать посменно. К тому же сменный график позволяет трудиться сразу у нескольких работодателей.

Следовательно, ответ на вопрос: график работы 2/2 — это как? — довольно прост. Например, Маша Птичкина работает 2 через 2. Она приступает в работе в понедельник, отрабатывает смену, и во вторник снова идет на работу. А вот среда и четверг для Марии — выходные дни. Это и есть столь популярный режим труда 2/2.

Почему выбирают посменный труд

Действительно, почему работа с графиком 2/2 в Москве, да и в других областях, пользуется таким спросом? Да все потому, что такой вариант позволяет совмещать несколько профессий. Иными словами, можно работать по совместительству.

Например, все та же Маша Птичкина в понедельник и вторник работает на кассе в магазине «Шестерочка», а в среду Маша преподает уроки песен и плясок на дому. Примеров таких совмещений уйма. А все потому, что россияне стараются заработать больше, чтобы обеспечить себя и свою семью всем необходимым. Но не всем это удается. Так, к примеру, после двух смен на заводе сил на подработку практически не остается.

Однако сменный график работы 2/2 выгоден не только наемным работникам, но и работодателю. Чем именно? Да тем, что такой вариант трудового времени позволяет обеспечить предприятию практически круглосуточное бесперебойное функционирование. Такой вариант очень актуален для продуктовых магазинов, а также для производственных и промышленных предприятий. На законодательном уровне такой режим закреплен в статье 103 ТК РФ.

Иными словами, такая сменность удобна, производственный цикл не прерывается, следовательно, стабильная выручка и доход предприятию обеспечены. Иными словами, сменный режим удобен и для работника, и для нанимателя. Поэтому и спрос на вакансии с графиком 2/2 в Москве и других городах довольно велик.

Минусы сменной работы

Конечно, найти работу с графиком 2 через 2 несложно. Однако следует учитывать определенные недостатки данного режима труда:

1. При такой работе труд в выходные дни считается нормой. Например, при пятидневке рабочая суббота будет оплачиваться в двойном размере. А при 2 через 2 рабочий выходной считается обычной сменой. Дополнительной оплаты за труд в выходной не предусмотрено.
2. Переработок тоже нет (в привычном понимании). Если продолжительность смены равна 12 часам, то их придется отработать. В том же сравнении с пятидневкой, стандартный день длится 8 часов. А вот оплата может быть неравнозначной.
3. Расчетный период. Сменность обычно утверждается на продолжительный период. Например, на месяц или даже на квартал. А вот скорректировать график практически нельзя. Ответственные за составление лица очень редко соглашаются что-то переделывать. В итоге работники меняются самостоятельно (договариваются). В результате работник может не получить оплату за отработанные «не в смену» часы.

Отметим, что несмотря на продолжительность смен, выходные должны наступать вовремя. Помимо этого, работник на сменном режиме имеет такое же право на отпуск, как и сотрудник на пятидневке. Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней, если законодательством или локальными актами предприятия не предусмотрены дополнительные дни отпуска.

Как составить: памятка кадровику

Определим важные моменты составления:

1. Подготовительный этап. Изучите всю локальную документацию, которая устанавливает режимы рабочего времени на предприятии. Это могут быть коллективные договора, правила внутреннего трудового распорядка, а также отдельные приказы. Затем подготовьте производственный календарь на соответствующий месяц.
2. Учтите мнение профсоюзной организации. Согласно требованиям ст. 103 ТК РФ, график работы два через два или другой должен учитывать рекомендации представительного органа работников.
3. Разработайте и утвердите бланк графика смен. Здесь необходимо учитывать индивидуальную специфику деятельности организации и локальные нормативы. Образец бланка можно скачать ниже.

ВАЖНО! Работать две смены подряд запрещено! То есть даже при желании работника его нельзя внести в график два раза без перерывов на отдых. Это прямое нарушение ст. 103 ТК РФ.

1. Распределите смены, рабочие периоды и перерывы на отдых исходя из штатной численности сотрудников, производственного цикла, продолжительности смены, производственной необходимости и прочих условий. Закрепите очередность документально.
2. Когда график смен готов, его утверждает руководитель. А затем знакомят работников под подпись. Отметим, что ознакомить подчиненных с режимом труда на соответствующий период следует не позднее месяца до начала рабочего периода.
3. Если работник отказался ознакомиться с документом, то составьте соответствующий акт. Зачитайте содержание документа вслух в присутствии свидетелей, а затем сделайте соответствующую отметку.

Когда работа кипит и восьмичасового рабочего дня недостаточно или есть необходимость круглосуточной работы, одним «комплектом» сотрудников не обойтись. В этих случаях предприятия вводят сменный режим работы. Подробности применения такого трудового графика — в нашей теме номера.

Согласно ст. 103 Трудового кодекса РФ под сменной работой понимается работа в две, три или четыре смены. Указанный режим вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.

Условия, на которых может вводиться и применяться режим сменной работы, определяются ТК РФ и положениями принятых в установленном порядке на уровне организации коллективного договора или отдельных локальных нормативных актов. Также условия о применении режима сменной работы могут закрепляться в индивидуальных трудовых договорах, заключаемых с работниками.

При применении режима сменной работы могут быть учтены положения Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР и ВЦСПС от 12.02.87 № 194 «О переходе объединений, предприятий и организаций промышленности и других отраслей народного хозяйства на многосменный режим работы с целью повышения эффективности производства». В силу положений ст. 423 ТК РФ указанный нормативный акт может применяться в настоящее время только в той части, в которой он не противоречит Трудовому кодексу РФ.

Режим сменной работы на практике используют промышленные предприятия, предприятия и организации жилищно-коммунального хозяйства, торговые организации, предприятия общественного питания.

Режим сменной работы

Введение сменной работы в организации должно быть предусмотрено коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 100 ТК РФ). Любой из упомянутых документов при этом должен содержать указания на принятую в организации продолжительность рабочей недели (без выходных, пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки (две, три, четыре), чередование рабочих и нерабочих дней.

С 6 октября 2006 г. (с даты вступления в силу изменений в ТК РФ) введение сменной работы для отдельных категорий работников, режим рабочего времени которых отличается от общих установленных у работодателя правил, допускается закреплять в заключаемых с ними трудовых договорах.

Как указано в ст. 103 ТК РФ, при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с утвержденным в установленном порядке графиком сменности, требования к которому приведены в той же статье ТК РФ.

Сменная работа может сочетаться с введением суммированного учета рабочего времени. Для этих случаев несколько отличается порядок формирования графиков сменности, о чем будет сказано ниже.

Время работы каждого из работников при сменной работе, а именно время и место прибытия на работу, время предоставляемых перерывов для отдыха и питания, время убытия с работы и т.д., также определяется графиками сменности.

Формирование, утверждение и применение графиков сменности

При сменном режиме работы время начала и окончания работы, вид смены (дневная, вечерняя, ночная), а также продолжительность и порядок предоставления перерывов для отдыха и питания определяются графиками сменности (работы).

Графики сменности составляются на определенный учетный период, то есть отрезок времени, в рамках которого должна быть соблюдена (в среднем) продолжительность рабочей недели. При этом для всех категорий работников (как с нормальной, так и с сокращенной продолжительностью рабочего времени) должно быть обеспечено сохранение годового баланса рабочего времени.

Следует учитывать, что переработка или недоработка нормального рабочего времени в отдельном месяце не может служить основанием для пересмотра графика, если общий баланс рабочего времени соответствует установленной норме рабочих часов в течение учетного периода и календарного года.

Графики сменности могут быть типовыми, действие которых распространяется на все отчетные периоды календарного года, или же периодически корректируемыми. В первом случае графики оформляются как приложение к коллективному договору (см. ст. 103 ТК РФ) и изменяются только в исключительных случаях, а сам порядок внесения изменений дополнительно регулируется действующим в организации коллективным договором.

Главными элементами любого графика сменности являются учетный период, применяемый организацией для обеспечения баланса рабочего времени (неделя, месяц, квартал, полугодие, год и др.), но не более календарного года; продолжительность рабочей смены; порядок перехода работников из одной смены в другую. Отдельно раскрывается порядок действий работников при неявке сменяющего их работника.

При составлении графиков сменности работодатель в обязательном порядке должен учитывать мнение профсоюзного или иного представительного органа работников. Этот порядок регламентируется положениями ст. 372 ТК РФ.

При формировании графиков сменности необходимо также учитывать правило, согласно которому работа в течение двух смен подряд запрещается.

Доводиться графики сменности до сведения работников должны не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие путем вывешивания на досках информации в соответствующих структурных подразделениях, ознакомления под роспись или в ином принятом в организации порядке.

Утвержденные в установленном порядке графики сменности обязательны как для работников, так и для администрации организации. При этом в ряде случаев действующие нормативные акты предусматривают возможность в случае производственной необходимости изменение графиков сменности и доведение их до работников не позднее чем за 3 дня до их введения.

Переход из одной смены в другую происходит, как правило, через каждую неделю в часы, предусмотренные графиком сменности. При этом следует учитывать, что на непрерывных работах сменщику запрещается оставлять работу до прихода сменяющего работника. В случае неявки сменяющего рабочий заявляет об этом старшему по работе, который обязан немедленно принять меры к замене сменщика другим работником.

Формирование графиков сменности

Без применения суммированного учета рабочего времени

Когда суммированный учет рабочего времени при сменной работе не применяется, при формировании графиков сменности должно быть обеспечено соблюдение требований ст. 94 ТК РФ о максимально допустимой продолжительности ежедневной работы (смены):

· для работников в возрасте:

— от 15 до 16 лет — 5 часов;

— от 16 до 18 лет — 7 часов;

· для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте:

— от 14 до 16 лет — 2,5 часа;

— от 16 до 18 лет — 4 часа;

· для инвалидов — в соответствии с медицинским заключением.

Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать 8 часов при 36-часовой рабочей неделе и 6 часов при 30-часовой рабочей неделе.

С октября 2006 г. допускается увеличивать продолжительность ежедневной работы (смены) лиц, занятых на вредных и опасных работах, но только до вышеуказанных максимальных значений и при условии соблюдения гигиенических нормативов условий труда, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

При определении прав работников на сокращенную продолжительность рабочего времени в связи с выполнением работ во вредных и (или) опасных условиях труда в настоящее время следует руководствоваться Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 № 298/П-22.

В особом порядке продолжительность ежедневной работы (смены) может определяться для творческих работников организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, средств массовой информации, профессиональных спортсменов. Перечень таких работников утверждается Правительством РФ, а особенности режима рабочего времени определяются в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, коллективным договором либо трудовым договором.

При формировании графиков сменности без применения суммированного учета рабочего времени также должны учитываться следующие положения трудового законодательства:

· продолжительность рабочего дня (смены), непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ);

· продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час (ст. 96 ТК РФ);

· продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Наиболее распространенной является 3-сменная работа, при которой работники распределяются на три бригады и графиками сменности определяется очередность их чередования.

Чередование бригад должно осуществляться равномерно. Это означает, что переход работников из одной смены в другую происходит регулярно через определенное число рабочих дней в соответствии с графиком сменности с учетом специфики работы и мнения трудового коллектива. Как правило, графиками сменности предусматривается прямой порядок чередования работников по сменам: после первой смены работник переходит во вторую, затем — в третью и опять — в первую. Обратный порядок чередования означает переход работника из первой смены в третью, затем — во вторую и после этого — в первую.

Типичные графики сменности при сменной работе без применения суммированного рабочего времени представлены в таблице.

При этом в каждой из смен работник работает 8 часов, чем и достигается непрерывность производства (за исключением выходных и праздничных дней). Сверхурочно отработанные часы оплачиваются в повышенном размере согласно ст. 152 ТК РФ.

При использовании суммированного учета рабочего времени

Когда в организации необходимо обеспечить непрерывный производственный процесс или же работу в выходные и нерабочие праздничные дни, прибегают к суммированному учету рабочего времени. Сущность указанного режима состоит в том, что продолжительность ежедневной работы (смены) в разные дни может отличаться, но с таким условием, чтобы в целом за учетный период была отработана установленная норма рабочего времени.

Максимальная продолжительность ежедневной работы при суммированном учете рабочего времени трудовым законодательством четко не определена. Как правило, она не может превышать 12 часов. Для превышения указанной продолжительности смены у организации должно быть четкое обоснование, а именно нормативное урегулирование особенностей режима рабочего времени и времени отдыха сотрудников соответствующих категорий. На это указано в ст. 100 ТК РФ и Постановлении Правительства РФ от 10.12.2002 № 877 «Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особый характер работы».

Главным условием для разработки графиков при суммированном учете рабочего времени также является отработка нормы рабочего времени за принятый учетный период. Достигается это прежде всего введением соответствующего количества должностей работников, которые заняты на работах на условиях суммированного учета рабочего времени.

ПРИМЕР 1

Предприятие работает круглосуточно.

Именно из расчета круглосуточного нахождения на рабочем месте должно быть определено количество работников тех или иных специальностей. При этом должны быть учтены необходимость предоставления работникам ежегодных отпусков и сложившееся в среднем число дней болезни на одного работника соответствующей специальности, а также права работников на сокращенную продолжительность рабочего времени.

В общем случае, для того чтобы обеспечить постоянное нахождение работника на одном из рабочих мест в течение всего дня на протяжении текущего 2007 года, необходимо 4,41 должности на одно рабочее место (365 календарных дней х 24 ч. в день : 1986 ч. работы, где 1986 — норма рабочего времени в часах согласно производственному табелю-календарю при 40-часовой рабочей неделе).

При сокращенной продолжительности рабочего времени данное значение будет иным. Так, при 36-часовой рабочей неделе для замещения одной должности необходимо 4,90 должности (365 дн. х 24 ч. : 1786,8 ч., где 1786,8 ч. — норма рабочего времени согласно производственному табелю-календарю при 36-часовой рабочей неделе).

Работники пользуются правом на ежегодные оплачиваемые отпуска, а потому полезный годовой фонд рабочего времени у них меньше нормативного. Учитывая же непрерывный характер производственного процесса, в течение их отпуска рабочее место должно быть занято. Исходя из этого фактически для нормального производственного процесса необходимо большее число работников.

Соответственно необходимое количество работников для замещения одной «круглосуточной» должности составит 4,79 (365 дн. х 24 ч. : 1826 ч.) при 40-часовой рабочей неделе и 5,33 (365 дн. х 24 ч. : 1642,8 ч.) при 36-часовой рабочей неделе.

Соответственно необходимое количество работников для замещения одной «круглосуточной» должности составит 5,02 должности (365 дн. х 24 ч. : 1746 ч.) при 40-часовой рабочей неделе и 5,58 (365 дн. х 24 ч. : 1570,8 ч.) при 36-часовой рабочей неделе.

Задачей администрации организации является распределить указанное количество работников в пределах всего календарного года так, чтобы обеспечить отработку ими нормы рабочего времени (правильнее сказать — полезного фонда рабочего времени, сформированного с учетом отпусков) и предоставление ежегодных отпусков.

Как правило, график сменности определяется исходя из наличествующих 4 должностей работников для замещения одного рабочего места. Поэтому именно с данным количеством работников заключаются полноценные трудовые договоры для выполнения трудовых обязанностей согласно полной ставке. При сокращенной продолжительности рабочего времени, а также при большей продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков количество штатных единиц по одной круглосуточной должности может составлять и пять. Что касается дробного остатка количества должностей, то на эти места работники могут наниматься на условиях неполного рабочего времени, по договорам для выполнения определенных работ и т. д. Именно данные работники привлекаются для работы в случае ухода основного работника в отпуск, его болезни и т. п.

Графики сменности в непрерывных производствах предусматривают рабочее время каждого из работников, регулярные выходные дни, постоянный состав бригад, порядок перехода (чередования) из одной смены в другую и др. Наиболее типичными сменами являются 8-часовая и 12-часовая.

При учетном периоде, равном календарному месяцу, отработанные сверх установленной месячной нормы рабочего времени часы признаются сверхурочными и должны оплачиваться в повышенном размере согласно ст. 152 ТК РФ. При этом первые 2 часа работы должны оплачиваться не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором или трудовым договором.

При всем этом следует учитывать, что под сверхурочной работой при суммированном учете рабочего времени в соответствии со ст. 99 ТК РФ понимается работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. К сожалению, действующим законодательством не предусмотрена возможность определения сверхурочных часов за не полностью отработанный учетный период. В связи с этим если работник увольняется до окончания соответствующего учетного периода, уходит в отпуск, болеет и т. п., то сверхурочных часов может и не быть, даже если до дня увольнения, дня ухода в отпуск и т. п. работник отработал сверх своего графика.

Количество сверхурочных часов, которые подлежат оплате не менее чем в полуторном размере или же не менее чем в двойном размере, при суммированном учете рабочего времени, по мнению автора, должно определяться исходя из количества рабочих дней по графику пятидневной рабочей недели, приходящихся на соответствующий учетный период.

ПРИМЕР 2

Учетным периодом является календарный месяц, и в этом месяце количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели составляет 22 дня. Норма рабочего времени — 176 часов.

В этом случае не менее чем в полуторном размере оплачиваются часы со 177 по 220. Это 44 часа, отработанные сверх установленной нормы рабочего времени за учетный период, которые определяются путем умножения количества рабочих дней по норме на 2 часа. Все часы за месяц, которые будут отработаны сверх 220 часов, должны быть оплачены не менее чем в двойном размере.

При определении количества сверхурочных часов за соответствующий учетный период следует учитывать Разъяснение Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 08.08.66 № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни» (утвержденное Постановлением Госкомтруда и Президиума ВЦСПС от 08.08.66 № 465/П-21). Согласно данному Разъяснению при подсчете сверхурочных часов не учитывается работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, так как такая работа уже оплачена в повышенном размере.

Также сверхурочными должны считаться те часы, которые были отработаны сверх установленной продолжительности рабочей смены. Например, если продолжительность смены составляет 12 часов, а сменяющий работник вовремя не прибыл и пришлось отработать в указанную смену 16 часов, то в данном случае 4 часа уже могут быть признаны сверхурочными по итогам данной смены (а не учетного периода). Это также следует из абз. 1 ст. 99 ТК РФ.

При определении отработанных в учетном периоде выходных дней при суммированном учете рабочего времени необходимо учитывать, что такими днями считаются дни, специально установленные графиком работы сотрудника.

Сверхурочные часы могут быть ликвидированы путем поручения работ сотруднику, с которым заключен трудовой договор на неполную ставку. Они могут быть исключены еще и путем введения учетного периода, равного кварталу, полугодию или году.

При формировании графиков сменности также следует учитывать тот факт, что согласно положениям действующего законодательства целый ряд категорий работников пользуется правом на сокращенную (менее 40 часов в неделю) продолжительность рабочего времени. В части данных работников придется либо оплачивать большее число сверхурочных часов, либо соответствующие работы должны быть поручены другим работникам.

Компенсации за сменную работу

Пунктом 9 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР и ВЦСПС от 12.02.87 № 194 предусмотрено предоставление лицам, работающим в двух- и трехсменном режиме дополнительных оплачиваемых отпусков, а также установление доплаты за работу в вечернюю и ночную смены.

С учетом Решения Верховного Суда РФ от 21.05.2002 № ГКПИ 2002-353 и Определения Президиума Верховного Суда РФ от 19.11.2003 № 48пв-03 в условиях действия нового ТК РФ занятым в многосменном режиме работникам дополнительные оплачиваемые отпуска не предоставляются.

По решению организации такие отпуска могут предоставляться с их оплатой за счет средств чистой прибыли.

Что касается доплат за работу в многосменном режиме, то в силу Определения Президиума Верховного Суда РФ от 19.11.2003 № 48пв-03 они могут устанавливаться и в условиях действия нового Трудового кодекса РФ.

При использовании сменной работы выделяются дневная, вечерняя и ночная смены. При этом смена, в которой не менее 50% рабочего времени приходится на ночное время, считается ночной (ночным является время с 22 часов вечера до 6 часов утра), а смена, непосредственно предшествующая ночной, — вечерней.

Согласно п. 9 Постановления ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 12.02.87 № 194 рабочим, мастерам, руководителям участков и других подразделений, специалистам и служащим, работающим в двух- и трехсменном режиме на предприятиях и в организациях промышленности, строительства, транспорта и связи, а также в перерабатывающих отраслях агропромышленного комплекса, установлены доплаты за работу в вечернюю смену в размере 20%, а за работу в ночную смену — в размере 40% часовой тарифной ставки (должностного оклада) за каждый час работы в соответствующей смене.

ПРИМЕР 3

На предприятии организован непрерывный трудовой процесс в три смены:

I cмена — с 7 часов утра до 15 часов;

II смена — с 15 часов до 23 часов;

III смена — с 23 часов до 7 часов утра.

Учетным периодом при суммированном учете рабочего времени является календарный месяц.

Ночной сменой при указанном режиме признается III смена, а вечерней — II смена.

Предположим, что в текущем месяце (норма рабочего времени — 168 ч.) сотрудник отработал всего 180 часов, в том числе в I смену — 84 часа, во II смену — 48 часов и в III смену — 48 часов.

Тарифная ставка работника за месяц составляет 6000 рублей.

Согласно коллективному договору каждый час работы в сверхурочное время оплачивается за первые два часа в полуторном размере, а за последующие часы — в двойном размере.

Сумма заработной платы работника за месяц составит 7671 руб. 43 коп., в том числе:

тарифная ставка за фактически отработанное рабочее время — 6428 руб. 57 коп. (6000 руб. : 168 ч. по норме рабочего времени за месяц х 180 ч. фактически отработанных);

доплата за работу в сверхурочное время — 214 руб. 29 коп. (6000 руб. : 168 ч. х 12 сверхурочных часов х 50%);

доплата за работу в вечернюю смену — 342 руб. 86 коп. (6000 руб. : 168 ч. х 48 ч. х 20%);

доплата за работу в ночную смену — 685 руб. 71 коп. (6000 руб. : 168 ч. х 48 ч. х 40%).

Право на установленные действующим законодательством доплаты на общих основаниях имеют лица, выполняющие трудовые обязанности на условиях режима неполного рабочего времени.

В случае если организация использует смены продолжительностью свыше 8 часов (например, 12 часов, 10 часов и др.), она должна учитывать Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 17.03.89 № 6/6-140 «Об особенностях применения и введения льгот, предусмотренных Постановлением ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 12.02.87 № 194 «О переходе объединений, предприятий и организаций промышленности и других отраслей народного хозяйства на многосменный режим работы с целью повышения эффективности производства», которое утверждено Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 17.03.89 № 88/6-140.

При применении смен длительностью более 8 часов доплаты в размере 40% тарифной ставки (оклада) могут производиться за каждый час работы только в одной смене в сутки, в которой не менее 50% рабочего времени приходится на ночное время.

На общих основаниях лицам, занятым в режиме сменной работы, предоставляются иные льготы, гарантии и компенсации, а также производятся иные выплаты (за сверхурочную работу, за работу во вредных и опасных условиях и др.).

Рабочий график — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и(или) смены, в соответствии со ст. 100 ТК РФ, устанавливается колдоговором, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим варианты оплаты труда с различными режимами труда и образец графика выхода на работу сотрудников, а также другие примеры документов.

Итак, в соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организуеут работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13. Скачать образец графика рабочего времени на месяц по унифицированным формам можно в конце статьи.

В каких случаях оформляется рабочий график

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.

Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:

График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.

Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).

ВАЖНО! Продолжительность учетного периода должна устанавливаться каждой организацией. Следует учитывать, что в качестве месяца целесообразно устанавливать учетный период, если работник ежемесячно отрабатывает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.

Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.

Какие бывают графики работы

Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смена же может длиться и по 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожа, уборщики. О том, какова продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, Трудовой кодекс ничего не говорит, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929 — предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне — то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу — но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия: например, в Приказе Министра обороны РФ от 30.12.2001 N 541 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Предлагаем образец: как составить график работы на 4 человека по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 7.00 до 19.00;
• В — работа с 19.00 до 7.00;
• * — выходной день.

Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, предлагаем скачать график сменности на 2020 год в excel внизу.

Если же необходимо составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — подойдет такой образец.

Рекомендуем вам скачать образец графика уборки помещений на месяц (пустой бланк) — распечатайте нужное количество страниц (по числу дней месяца).

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле либо в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, либо в госучреждениях.

График учета рабочего времени на 2020 год (табель): как его заполнить

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата сотрудникам, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых для первичных документов установлена законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.

Образец графика работы скачать в excel вы можете в конце статьи. А сейчас рассмотрим, как рассчитать график работы и правильно его составить.

Пошаговая инструкция оформления

Шаг 1. Оформляем шапку

Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2020 года.

Далее перейдем к заполнению граф (всего шаблон содержит 13 граф), как покажет образец графика выполнения работ.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2020 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:

• если для всех работников организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «код вида оплаты» и «корреспондирующий счет» можно ставить над гр. 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если же начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то гр. 7 и 8 заполняются соответствующими данными, в гр. 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель раазрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Скачать шаблон (excel) графика работы можно в конце статьи.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Сроки хранения графика:

• как первичный документ, в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, — в течение 4 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — в течение 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как документы по кадрам и оплате труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (Приказ от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ, отсутствие его, как первичного документа, повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 руб. до 40 000 руб. и отказ в признании в расходах при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 руб. до 20 000 руб.