Справочник Бухгалтера

Для чего требуется товарная накладная? Начнем с того, что любой факт хозяйственной жизни должен быть зафиксирован. Применяемые в таких случаях документы называются первичными учетными. Их составляют при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания. Работу с накладными регламентирует Федеральный закон от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» N 402 (далее – Закон).

Товарная накладная ТОРГ-12 является одним из документов бухгалтерского учета, создание которого позволяет оформить операции по отпуску и приему товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона обязательными реквизитами первичного учетного документа, а значит, и накладной являются:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление;
• подписи лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление.

В зависимости от выбранной формы товарная накладная может содержать как обязательные, так и дополнительные реквизиты.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Унифицированная форма N ТОРГ-12

С 1 января 2013 года форму накладной может определять руководитель организации. Теперь компании, исходя из своих потребностей, могут самостоятельно создать и согласовать ее использование с контрагентами и применять в работе. Главное, чтобы она содержала все обязательные реквизиты первичного документа.

Как показывает практика, необязательная к применению унифицированная форма ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, до сих пор широко используется в учете. В первую очередь, это связано с рабочими привычками бухгалтеров, которые складывались в течение многих лет. К тому же если в унифицированной форме ТОРГ-12 все устраивает, зачем изобретать что-то новое?!

Напоминаем, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Например, таковыми являются кассовые документы (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Товарная накладная и правила ее заполнения

Товарную накладную составляют в момент совершения операции либо сразу же после ее окончания, так как контролирующие органы требуют совпадения даты в бланке товарной накладной ТОРГ-12 с датой передачи материальных ценностей.

Документ составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается второй стороне сделки и является основанием для оприходования этих ценностей.

В унифицированную форму ТОРГ-12, утвержденную Госкомстатом России, при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все утвержденные реквизиты остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированной формы ТОРГ-12 не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Ускорить процессы создания, заполнения и обмена унифицированной товарной накладной ТОРГ-12 можно с помощью ее перевода в электронный вид.

Исправление ТОРГ-12

В работе с документами не исключены человеческий фактор и допущение ошибок. Независимо от того, по какой причине появился неправильно оформленный документ, его надо корректировать.

Товарная накладная ТОРГ-12 может быть исправлена следующими способами:

1. Внесение исправлений в оригинал документа. Порядок устранения ошибок в первичных документах установлен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 и действующем на сегодняшний момент в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Специалисты министерства считают, что в первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских, согласно ФЗ №402, исправления вноситься могут (п. 7 ст. 9). Но это нужно делать лишь по согласованию с участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (Письмо Минфина РФ от 25 января 2012 г. N 07-02-06/9 «Об исправлении первичных документов»).
2. Создание актов расхождения. Для уточнения данных о подлежащих принятию к учету товарах (в том числе количественных показателей) необходимо составить акт по унифицированной форме ТОРГ-2 (или N ТОРГ-3), а затем в первоначальной накладной сделать отметку об актировании.
3. Существует еще один вариант исправления ошибок в первичке. Это аннулирование ошибочного документа и составление нового.

Применение любого из трех описанных способов не противоречит законодательству РФ. Компании могут выбрать вариант, который будет удобен им в работе.

Кто и как должен хранить накладную ТОРГ-12?

Согласно требованиям статьи 29 Закона обеспечить безопасные условия хранения учетных документов и их защиту от изменений должен экономический субъект.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не должны составлять менее 5 лет после отчетного года.

Таким образом, товарная накладная ТОРГ-12 должна храниться не менее 5 лет.

Смотрите также: Электронная товарная накладная

Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк товарной накладной .xlsСкачать образец заполнения товарной накладной .xls

Для чего нужна товарная накладная

Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.

В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.

Правила оформления товарной накладной

Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.

Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.

В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:

• название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
• данные о покупателе,
• информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.

Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.

К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.

Инструкция по заполнению товарной накладной

Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.

Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:

• подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
• единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
• количества,
• цены,
• общей стоимости.

Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.

Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная. Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:

• сотрудник, отпускающий товар,
• главный бухгалтер,
• человек, принявший его.

Товарная накладная – это документ, содержащий сведения о проведении операций по приему-отпуску товаров со склада организации. Товарная накладная подтверждает факт исполнения обязательств по договору купли-продажи или поставки. Документ также является основой для списания выданного товара со склада продавца и оприходование его на складе покупателя.

В большинстве случаев товарную накладную используют организации, ведущие деятельность в области торговли, однако она также используется и другими субъектами хозяйственной деятельности, осуществляющими оказание различного рода услуг, выполнение работ или производство.

Спектр использования товарной накладной охватывает следующие области:

• приобретение торговыми организациями товаров для дальнейшей их реализации;
• заключение соглашений по купле-продаже оборудования, материалов, сырья производственными компаниями;
• покупка материалов исполнителями различного вида работ и услуг.

С 1 января 2013 г. были отменены требования по ведению документации в соответствии с типовыми формами изданными Госкомстатом, организации могут использовать собственные формы в соответствии с деловым оборотом и требованиями контролирующих органов.

Часто применяется форме ТОРГ-12, но допускается использование самостоятельно разработанных организацией документов, при условии, что они содержат обязательные реквизиты. К обязательным реквизитам товарной накладной относятся:

• дата составления и регистрационный номер;
• полное наименование организации покупателя и продавца;
• наименование, количество, цена и общая стоимость товара;
• основание отпуска товара со склада.

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у продавца, подписывается лицами, уполномоченными на выдачу и прием товара, а также, при необходимости, скрепляется оттиском печатей организаций.

1. Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:

вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара;

предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара. Товар считается предоставленным в распоряжение покупателя, когда к сроку, предусмотренному договором, товар готов к передаче в надлежащем месте и покупатель в соответствии с условиями договора осведомлен о готовности товара к передаче. Товар не признается готовым к передаче, если он не идентифицирован для целей договора путем маркировки или иным образом.

2. В случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

Комментарий к Ст. 458 ГК РФ

1. Нормы комментируемой статьи корреспондируют нормам ст. ст. 223 и 224 ГК РФ. Согласно ст. 223 Кодекса право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором. Особенности передачи вещи, в том числе путем ее вручения, установлены ст. 224 ГК РФ.

Порядок передачи вещи по договору купли-продажи зависит от места и времени совершения такого действия, в частности место и время заключения договора может совпадать с моментом передачи вещи; место передачи вещи и место заключения договора, место нахождения продавца и покупателя могут не совпадать.

Передача товара покупателю предусматривается следующими способами:

— вручение товара покупателю с доставкой продавцом товара покупателю (указанному им лицу) в место нахождения покупателя (указанного им лица) или в иное место и его вручение;

— передача товара организациям транспорта или связи для доставки покупателю (доставка осуществляется третьим лицом в адрес, указанный покупателем);

— предоставление товара в распоряжение покупателя (получение товара покупателем в месте нахождения товара, как правило, это место нахождения продавца) (выборка товара).

В международной торговле особенности момента и места исполнения договора поставки, обязанности сторон и т.п. определены Международными правилами толкования торговых терминов — Инкотермс 2000.

2. Передача товара покупателю подтверждается документально. Доказательством передачи товара является товарная или товарно-транспортная накладная с подписями уполномоченных лиц продавца и покупателя и соответственно печатью (штампом), если сторонами являются юридические лица.

Подписание накладной уполномоченным представителем покупателя является доказательством передачи товара продавцом и его принятия покупателем, что подтверждается и судебной практикой (см., например, Определение ВАС РФ от 1 марта 2010 г. N ВАС-1475/10 по делу N А32-9392/2008).

Особенности представительства сторон при передаче и принятии товара определяются нормами гл. 10 ГК РФ. Так, подтверждением передачи товара покупателю признаются накладные, содержащие подписи работников, штамп, печать юридического лица, индивидуального предпринимателя с необходимыми сведениями об ИНН. Полномочия работников могут явствовать из обстановки в соответствии с п. 1 ст. 182 ГК РФ. К другим доказательствам, подтверждающим передачу товара покупателю, относятся акт сверки расчетов между продавцом и покупателем в совокупности с первичными документами (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2010 г. по делу N А58-4310/09), опись инвентаризации с подписью покупателя (Постановление ФАС Московского округа от 18 мая 2006 г. по делу N КГ-А40/4035-06), квитанция о приемке груза самостоятельно либо в совокупности с другими доказательствами (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23 апреля 2010 г. по делу N А82-2404/2007) и другие документы.

Спорным является вопрос о допустимости использования при доказывании факта передачи товара покупателю свидетельских показаний. В правоприменительной практике существуют прямо противоположные подходы. Так, Постановлением ФАС Центрального округа от 19 февраля 2010 г. N Ф10-861/09 по делу N А54-1197/2008С17 было признано, что свидетельские показания могут быть приняты судом в качестве доказательства передачи товара, если между продавцом и покупателем сложился такой порядок приемки-передачи товара, при котором полномочия лиц на получение товара от имени покупателя явствовали из обстановки и не требовали дополнительного подтверждения.

Противоположная позиция основана на нормах ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» , согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Доказательством отпуска (получения) товарно-материальных ценностей является документ (накладная, товарно-транспортная накладная, акт приемки-передачи и др.), содержащий дату его составления, наименование поставщика, содержание и измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, а также наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. В связи с этим свидетельские показания не могут быть признаны допустимым доказательством передачи товара покупателю (Постановление ФАС Поволжского округа от 26 апреля 2010 г. по делу N А65-16206/2009).

———————————
Собрание законодательства РФ. 1996. N 48. Ст. 5369.

Кроме того, необходимо учитывать, что надлежащее исполнение обязательства (ст. 408 ГК) представляет собой сделку, к которой применяются нормы ст. 161 ГК РФ о письменной форме.

3. В судебной практике сложилось два подхода к вопросу о том, является ли надлежащим доказательством передачи товара товарная накладная, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего. Первым обосновывается, что товарная накладная, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего, является надлежащим доказательством передачи товара (Определение ВАС РФ от 20 июля 2009 г. N ВАС-8981/09 по делу N А07-12896/2008-Г-ШЭТ). Противоположная позиция относительно признания такой накладной ненадлежащим доказательством отражена в судебных актах федеральных арбитражных судов (например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17 июня 2010 г. по делу N А27-20065/2009).

По нашему мнению, наличие печати на накладной, подписанной неуполномоченным лицом, свидетельствует об одобрении сделки (а надлежащее исполнение обязательства также является сделкой) представляемым лицом, что соответствует нормам ст. 183 ГК РФ, согласно которой при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

4. Абзац 3 п. 1 комментируемой статьи определяет особенности исполнения обязанности продавца по передаче покупателю товара путем его предоставления в распоряжение покупателя в месте нахождения товара. Товар считается предоставленным в распоряжение покупателя при наличии следующих условий:

— товар готов к передаче в надлежащем месте (место исполнения определяется договором, а при отсутствии указания в договоре — в соответствии со ст. 316 ГК РФ, согласно абз. 3, 4 которой по обязательству передать товар или иное имущество, предусматривающему его перевозку, исполнение должно быть произведено в месте сдачи имущества первому перевозчику для доставки его кредитору; по другим обязательствам предпринимателя передать товар или иное имущество — в месте изготовления или хранения имущества, если это место было известно кредитору в момент возникновения обязательства);

— товар готов к определенному сроку, предусмотренному договором (см. комментарий к ст. 457 ГК);

— покупатель осведомлен о готовности товара к передаче (путем направления письма, телеграммы, электронного письма и т.п. на адрес, указанный в договоре);

— товар идентифицирован для целей договора (путем маркировки, упаковки или иным образом, т.е. содержит знаки, надписи, пиктограммы, служащие для информирования пользователей о соответствии товара требованиям технических регламентов, иным требованиям, а также о свойствах самого товара, его упаковки и т.п.).

При отсутствии одного из условий товар не признается предоставленным в распоряжение покупателя.

Договором могут быть предусмотрены и иные условия передачи товара. Так, например, если по условиям договора покупатель может принять и вывезти товар не ранее чем оплатит его, то до момента оплаты товар не считается переданным покупателю даже в случае уведомления последнего о готовности товара к передаче в надлежащем месте (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 июня 2009 г. по делу N А56-45121/2008).

5. Пункт 2 комментируемой статьи устанавливает порядок передачи товара путем его доставки покупателю. Обязанность продавца считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи, если иное не предусмотрено договором. Так, если поставщик передает товар организации транспорта для его доставки покупателю, то в договоре определяются вид транспорта (железнодорожный, водный, автомобильный, воздушный), скорость доставки и иные условия перевозки. При отсутствии условий о виде транспорта и т.п. право выбора предоставлено продавцу. Если продавец обязан обеспечить перевозку товара, он должен заключить такие договоры, которые необходимы для перевозки товара в место назначения надлежащими при данных обстоятельствах способами транспортировки и на условиях, обычных для такой транспортировки.

Момент исполнения продавцом обязанности по передаче товара покупателю имеет важное значение при определении момента перехода права собственности, риска случайной гибели (п. 1 ст. 459 ГК).

6. Нормы комментируемой статьи в целом основаны на положениях международных договоров, прежде всего Венской конвенции ООН о договорах международной купли-продажи, согласно ст. 31 которой, если продавец не обязан поставить товар в каком-либо ином определенном месте, его обязательство по поставке заключается:

a) если договор купли-продажи предусматривает перевозку товара — в сдаче товара первому перевозчику для передачи покупателю;

b) если в случаях, не подпадающих под действие предыдущего подпункта, договор касается товара, определенного индивидуальными признакам, или неиндивидуализированного товара, который должен быть взят из определенных запасов либо изготовлен или произведен, и стороны в момент заключения договора знали о том, что товар находится либо должен быть изготовлен или произведен в определенном месте, — в предоставлении товара в распоряжение покупателя в этом месте;

c) в других случаях — в предоставлении товара в распоряжение покупателя в месте, где в момент заключения договора находилось коммерческое предприятие продавца.