Справочник Бухгалтера

Титульный лист (реквизиты)

В титульном листе страхователь отражает следующие сведения:

• территориальный орган ПФР, в который представляется анкета;
• краткое и полное наименование страхователя;
• отчетный период;
• регистрационный номер страхователя в ПФР;
• сведения о подписанте.

Анкета зарегистрированного лица

Заполнение анкеты начинают с добавления сотрудника. Далее в соответствии с документом, удостоверяющим личность физического лица, указываются следующие сведения:

Реквизит	Порядок заполнения
Фамилия Имя Отчество	ФИО отражается в именительном падеже
Пол	Выбирается «Мужской» или «Женский»
Дата рождения	Если дата рождения обычная, то в поле «стандартная» делается отметка и указывается дата. В случае если в документе, удостоверяющем личность, указана несуществующая дата рождения, например, 31 июня, то проставляется отметка в поле «особая» и эта дата переносится в анкету без изменений. Аналогичный порядок применяется и в случае отсутствия в дате месяца и (или) дня месяца рождения
Место рождения	Все составляющие данного реквизита указываются в именительном падеже и по схеме «населенный пункт — район — регион – страна» с отметкой в поле «стандартное». В случае если место рождения невозможно указать в соответствии с данной схемой (например, место рождения — дом инвалидов Нарофоминского района Московской области), то проставляется отметка в поле «особое», название места рождения разбивается на части и каждая часть записывается на отдельной строке реквизита
Гражданство	Из справочника ОКСМ выбирается страна, гражданином которой является застрахованное лицо. Граждане РФ указывают «Россия» (код 643), граждане, не имеющие гражданства – «Лицо без гражданства» (код 999)
Адрес постоянного места жительства. Адрес регистрации	Указывается полный почтовый адрес: страна, регион, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира
Адрес места жительства фактический	Указывается только в случае отличия его от адреса регистрации, а также при отсутствии адреса регистрации
Телефоны	Указывается домашний и (или) рабочий телефон, по которому можно связаться с зарегистрированным лицом
Удостоверение личности. Вид документа	Указывается название документа, удостоверяющего личность, которое выбирается из соответствующего справочника
Серия, номер	Указывается серия и номер документа, удостоверяющего личность
Дата выдачи	Указывается дата выдачи документа
Кем выдан	При заполнении данного реквизита указываются названия районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащиеся в документе, несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты
Дата заполнения	Указывается дата заполнения анкеты зарегистрированного лица

Как в АДВ-1 указать номер паспорта иностранного гражданина?

В отличие от российского паспорта, номера паспортов иностранных лиц могут содержать, помимо цифр, латинские буквы или количество знаков в номере может превышать установленное форматом. Поскольку для иностранного паспорта серия не является обязательным элементом, можно указать только номер, но не больше 8 знаков. Если номер длиннее, то его можно разбить на части и первые цифры указать в поле серии.

В том случае, если номер иностранца содержит буквы, которые нельзя указать в номере паспорта, специалисты ПФР рекомендуют его указывать в поле, отведенном для серии.

Бухгалтер обязан знать правила заполнения формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица». В какие сроки ее следует представить в органы ФСЗН? Как исправить допущенные ошибки? Специалист органа ФСЗН разъясняет данные вопросы.

Персонифицированный учет начинается с открытия индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Сделать это можно путем представления определенной формы в органы ФСЗН по месту постановки на учет в качестве плательщика страховых взносов, а именно формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица».

Форма ПУ-1 имеет 3 функциональных типа:

– регистрация;

– изменение анкетных данных;

– восстановление свидетельства.

Форму ПУ-1 (тип формы – регистрация) плательщик страховых взносов представляет в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования (п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837; далее – Правила № 837).

При наличии в документе, удостоверяющем личность, реквизита «идентификационный номер» в форме ПУ-1 заполняются реквизиты «Тип формы», «Фамилия», «Собственное имя», «Отчество (если таковое имеется)», «Гражданство» и «Идентификационный номер» (см. рис. 1):

Рис. 1

При отсутствии в документе, удостоверяющем личность, реквизита «Идентификационный номер», а также при заполнении формы ПУ-1 на основании иного документа, его заменяющего, заполняются все реквизиты формы ПУ-1, кроме раздела «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования» (см. рис. 2):

Рис. 2

Форма ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных):

– представляется в орган ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных. Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, предъявить его работодателю (п. 14 Правил № 837);

– заполняется в случае изменения анкетных данных: фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), даты рождения, места рождения, пола застрахованного лица или других сведений (см. рис. 3 на с. 27).

Рис. 3

Если в форме ПУ-1 (тип формы – регистрация) ошибочно заполнен реквизит «Отчество (если таковое имеется)», то для его отмены в указанном реквизите формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) следует указать 555 (см. рис. 4):

Рис. 4

Форма ПУ-1 (тип формы – восстановление свидетельства) представляется в орган ФСЗН при утере свидетельства социального страхования, его непригодности и других аналогичных случаях в течение 5 рабочих дней со дня письменного обращения застрахованного лица к работодателю (п. 14 Правил № 837).

В этом типе формы заполняется раздел «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования» (см. рис. 5):

Рис. 5

С 1 июля 2019 г. добавлена возможность регистрации в качестве застрахованных лиц также с помощью формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» и формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения».

Данное нововведение можно реализовать в отношении лиц, у которых в документе, удостоверяющем личность, присутствует реквизит «Идентификационный номер» (п. 21 Правил № 837).

Виктория Пендо, заместитель начальника отдела Центрального отдела Мингоруправления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь

Анкета застрахованного лица (форма АДВ-1) — это документ который обязательно предоставляется в территориальный орган ПФР при регистрации застрахованного лица в системе Государственного Пенсионного страхования.

Заполнение АДВ-1

Часто от работодателей можно услышать вопрос, как же правильно заполняется анкета застрахованного лица АДВ-1, существует ли образец заполнения этого документа, и где или откуда его можно скачать?

Специально для этого разработан документ — правила заполнения формы «Анкета застрахованного лица» (форма АДВ-1), полный вариант которого вы можете . На основании этого документа происходит заполнение документа и его дальнейшая проверка на корректность информации о застрахованном лице (вашем работнике). В нём помимо общих рекомендаций также имеется:

• перечень реквизитов;
• перечень сокращенных обозначений адресных элементов;
• справочник видов документов, удостоверяющих личность;
• образцы заполнения анкеты застрахованного лица с примерами

Поскольку нюансов по заполнению и оформлению АДВ-1 может возникнуть масса, но изучив этот документ и зная описанные в нём правила и рекомендации, у вас не должно возникнуть неожиданных проблем с предоставлением формы АДВ-1 в территориальные органы ПФР.

Здесь же мы вкратце рассмотрим основные момены которые желательно знать руководителю и бухгалтеру, для того чтобы правильно произвести заполнение формы АДВ-1. Посмотерть образец заполнения и скачать бланк АДВ-1 вы можете ниже.

Правила заполнения

1. Документ заполняется чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

2. Форма АДВ-1 заполняется на основании документальных данных:

• Анкетные данные заполняются в соответствии с данными, содержащимися в документе, удостоверяющем личность;
• При заполнении адреса постоянного места жительства заполняются реквизиты: «Адрес регистрации» и «Адрес постоянного места жительства»;
• Документ заполняется лично застрахованным лицом.
• Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации.
• Правильность указанных в документе сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.
• Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить документ по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет.

3. При регистрации детей документ заполняется и заверяется личной подписью одного из родителей.

Образец заполнения АДВ-1

Ничего сложного не правда ли? Но ещё раз хочется обратить внимание на корректность заполняемой информации. Все анкетные данные должны соответствовать действительности.

Если вы будете осуществлять заполнение формы АДВ-1 не посредством программы Документы ПУ5 (или любого другого софта позволяющего корректное заполнение этого документа) то вам понадобится скачать бланк по нижепредставленной ссылке.

Не всегда в компании приходят трудоустраиваться граждане, обладающие всеми нужными документами. Иногда работодатель выясняет, что отсутствует страховое свидетельство, называемое СНИЛС.

На основании этого документа осуществляется перечисление страховых взносов на будущую пенсию гражданина. Поэтому руководитель компании вынужден самостоятельно заботиться о получении данного свидетельства путем передачи представителям ПФ правильно заполненной анкеты по форме АДВ-1.

Общая информация об АДВ 1

Документ представлен анкетой, которая заполняется на наемного специалиста, если у него при трудоустройстве отсутствует СНИЛС. Документация формируется лично гражданином или сотрудниками кадровой службы предприятия.

Отправляется анкета в Пенсионный фонд, поэтому предварительно с сайта данной организации скачивается пустой бланк, который можно получить при личном посещении отделения учреждения.

В документ включаются личные сведения о гражданине, который прошел собеседование и планирует работать на фирме. Допускается во время заполнения пользоваться шариковой ручкой, но применяются исключительно печатные буквы. Наиболее часто анкета формируется на компьютере.

Внимание! Достоверность данных заверяется подписью застрахованного лица, а если отсутствует возможность для личного заверения, так как гражданина болеет, отправлен в командировку или имеются другие основания, то эта причина приводится в анкете, а после документ заверяется директором фирмы.

Для чего нужна анкета

Если у трудоустраиваемого гражданина отсутствует страховое свидетельство, то по ФЗ №27 за работодателем закрепляется обязательство по подаче анкеты на его получение. Если в компанию приходит новый специалист, который ранее не трудился официально, поэтому им никогда не оформлялся СНИЛС, то персонифицированные сведения о гражданине отправляются представителям ПФ непосредственным работодателем.

На основании анкеты АДВ-1 формируется и выдается страховое свидетельство. В законодательстве строго закреплены сроки, в течение которых руководитель предприятия обязан передавать анкету работникам ПФ за новых специалистов. На это дается 14 дней с момента подписания договора.

При этом не имеет значения, подписано ли между директором компании и сотрудником трудовое соглашение, договор ГПХ или человек будет трудиться всего несколько дней. Такие требования приводятся в Приказе Минздравсоцразвития №987н.

Важно! Если после собеседования выявляется, что у гражданина отсутствует СНИЛС, то перед заполнением анкеты АДВ-1 человек составляет заявление в произвольной форме на получение свидетельства.

Общие правила формирования

Обычно документ заполняется представителями кадровой службы предприятия. Для этого учитываются пункты Приложения №2 к Постановлению ПФР №2п.

К основным правилам процедуры относится:

• используется исключительно строго унифицированный бланк, поэтому запрещено применение свободной формы;
• скачать бланк АВД-1, обновленный в 2020 году, можно на сайте ПФ;
• заполняется документация от руки с помощью шариковой ручки или с применением компьютера;
• если выбирается ручное заполнение, то допускается пользоваться разными цветами, кроме красного или зеленого;
• информация в анкету переносится из официальных документов, принадлежащих застрахованному лицу, причем к ним относится паспорт, а также разные выписки или справки;
• при отправке грамотно заполненной анкеты в ПФ, все формы персонального учета группируются по отдельным пакетам, причем в одном пакете не должно присутствовать больше 200 документов;
• для каждого пакета формируется сопроводительная опись, для чего применяется форма АДВ-6-1.

Справка! При формировании специального пакета документов выбираются исключительно бумаги, обладающие одинаковым форматом.

Пошаговая инструкция по заполнению и образец

Если заполнением документа занимается представитель кадровой службы предприятия, то он должен разобраться в правилах данного процесса.

Для грамотного формирования формы АДВ-1 выполняются последовательные действия:

• вносятся личные сведения о новом сотруднике, для чего указывается его ФИО, дата рождения и пол;
• сведения для заполнения формы берутся исключительно из официальной документации, полученной от специалиста, поэтому данные должны совпадать с информацией из паспорта;
• указывается место рождения, приведенное в паспорте, причем вписывается не только город, но и область, район и страна;
• выбирается гражданство нового наемного специалиста;
• прописывается место прописки и адрес фактического места проживания гражданина;
• указываются контактные данные, представленные номером телефона и адресом электронной почты;
• вносятся реквизиты паспорта, причем допускается пользоваться другими документами, удостоверяющими личность;
• правильно сформированная анкета застрахованного лица подписывается непосредственным работником, если отсутствуют серьезные причины для выполнения данного процесса директором предприятия;
• в конце ставится дата составления, после чего документация передается представителям ПФ, причем к ней прикладывается сопроводительная опись.

Разобраться в правилах формирования бланка АДВ-1 может любой наемный специалист. Если будут внесены ложные или неверные сведения, то это приведет к негативным последствиям. Средства, перечисляемые в виде страховых взносов за работника, не будут накапливаться на его индивидуальном счете. Поэтому придется проводить проверку и составлять новую анкету.

Полезное видео

Об обновленный формах учета можно подробнее узнать из видео:

Если у нового работника отсутствует СНИЛС, то работодателю придется самостоятельно заниматься оформлением данной документации. Для этого заполняется специальная форма АДВ-1, которую можно скачать на сайте ПФ. Заверяется документация новым сотрудником, но в крайних случаях допускается выполнения процесса работодателем.

АДВ-1

Анкету застрахованного лица нужно заполнять либо самому, либо этим должна заниматься служба кадров предприятия, в котором работает сотрудник. Любой бланк заполняется чернильной ручкой шарикового типа, печатным шрифтом.

Также можно напечатать бланк на печатной машинке или компьютере, но в теле документа не должно быть размазанности, ошибок и исправлений.

Для заполнения формы можно использовать любой цвет, за исключением зеленого или красного. Когда бланк будет готов, застрахованное лицо проверяет правильность написанного и заверяет текст собственной подписью.

Пример заполненной формы АДВ-1.Если работник долго отсутствует, например, в командировке, при затяжном заболевании или по другой причине (более месяца) и не может заверить бланк АДВ-1, причина отсутствия обозначается в теле формы.

Где можно скачать бланк и образец заполнения анкеты застрахованного лица?

Существуют строго определенные принципы заполнения формы – «Анкета застрахованного лица” (либо форма АДВ-1).

Скачать бланк АДВ-1. Именно на основании данного образца ведется заполнение формы и ее проверка на предмет правильности указанных данных о застрахованном субъекте (сотруднике предприятия). Правила заполнения анкеты можно загрузить .

Помимо общих моментов, форма содержит:

• список необходимых реквизитов;
• список принятых сокращений, которые используются в написании адреса;
• список документов, которые могут подтверждать личность;
• примеры и образцы правильного заполнения анкеты.

Если вам необходимо узнать, как заполнять платежные ведомости, то вы найдете всю требуемую информацию

В процессе получения документа АДВ-1 может появиться множество непонятных ситуаций, поэтому нужно тщательно изучить образец заполнения и уже на основании полученных данных аккуратно заполнить форму АДВ-1 и направить ее в территориальные инстанции ПФР.

Также очень важны главные особенности формы, которые непременно должен знать, как главный бухгалтер предприятия, так и его руководитель, для того чтобы проконтролировать правильность заполнения формы.

Если вы ИП, то вам понадобится СНИЛС для Ведения бухгалтерии у ИП.

Важно! Если бланк регистрируется на лицо, не достигшее совершеннолетнего возраста, документ должен заверить своей подписью один из родителей.

Основные правила заполнения граф документа

Нюансы, о которых следует помнить:

• когда заполняется графа «место рождения”, указывайте данные в следующем порядке: сначала город, потом район, регион и страна;
• пишите одно название, не стоит указывать сокращенные термины г., или писать слово – город;
• название республики пишется при помощи сокращений: АО, ССР и т. п.;
• если указывается адрес прописки или место проживания, пишите информацию в такой последовательности: государство (для граждан, не имеющих гражданства) – регион, район, город – населенный пункт, ул., дом, кв. Населенные пункты можно и не упоминать;
• если место проживания не содержит ни одного из данных реквизитов, все девять запятых оставляются для контролирования формы;
• всю информацию вводят только литерами заглавного вида: к примеру, Москва будет написана как МОСКВА г, ул. Кирова, соответственно, КИРОВА УЛ и т.п.

Заполнение формы АДВ-1 иностранцами

Начиная с 2012 года, стал действовать закон №379-ФЗ, который значительно расширил сферу страхования граждан.

Закон от 2001 г., под номером 167-ФЗ гласит – граждане, не имеющие российского гражданства, и они же не на постоянной основе находящиеся на территории страны, обязаны своевременно зарегистрироваться в органах учета – ПФР.

Вы хотите сделать ПФР в электроном виде, тогда статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР именно для вас.

Этот указ не влияет на специалистов, обладающих высокой квалификацией.

Важно! Страховаться обязаны не все иностранные граждане, а лишь лица, заключившие официальный трудовой договор на длительной основе (от полугода).

Естественно, что работодатели будут вынуждены перечислять из заработной платы таких сотрудников суммы в ПФР, как оплату за пенсионные услуги. Также для таких граждан открывается расчетный счет.

Помните! Лицом, пребывающим в стране на временной основе, считается гражданин, который заехал в страну по визе.

Также этот факт действует и для тех людей, которые прибыли по миграционной системе, но не имеют разрешения на пребывание со строго установленным временным периодом или перспективы на проживание.

Для улучшения условий работы на предприятии прочтите статью, которая находится

Без визы въезжать на территорию Российской Федерации могут только жители СНГ (например, Армения, Украина, Казахстан и т.д.).

Работодатели обязаны регистрировать своих работников в пенсионной сфере на основе законной документации, которая может подтвердить личность иностранца или человека, не имеющего гражданства.

Например, это могут быть:

1. Паспорт и подобные документы, которые признаются законами Российской федерации или международными договорами.
2. Лицам без гражданства – бумаги, которые выдавались другим государством и считаются в России удостоверением личности, допуск к проживанию на территории государства в данном периоде, вид на жительство и иные документы.

Если анкета оформляется на ребенка

Для детей младше 14 лет.	Ребенка способен зарегистрировать один из супругов. Для этого они должны посетить ПФР с документом, удостоверяющим личность родителя и документом, подтверждающим личность несовершеннолетнего лица.
Дети старше 14 лет.	Могут регистрироваться самостоятельно. Предоставляется свидетельство о рождении, а также паспорт.

Помимо всех вышеприведенных документов, работник пенсионной службы потребует еще анкету в форме АДВ-1 для лиц, подвергшихся страхованию, которая заверяется одним из супругов или другим лицом, имеющим такую законную силу (опекуны, усыновители и т.д.).

Все, что нужно знать по оформлению больничного листа, вы найдете

Пример заполнения документа АДВ-1 похож на образец документа для совершеннолетних граждан, с тем лишь отличием, что в форму нужно вносить также и данные из свидетельства о рождении.

Свидетельство о рождении.

Благодаря регистрированию в пенсионной организации, лицо, прошедшее регистрацию, получает возможность пользоваться услугами лечебной системы (для этого будет получен СНИЛС), а родители смогут откладывать деньги на лицевой счет ребенка, которые будут в дальнейшем перечислены в пользу его пенсии.

Если вы хотите закрыть ИП, то вам следует прочесть статью – Инструкция по ликвидации ИП с долгами: 5 основных шагов.

СНИЛС.Заполняйте форму без ошибок. Если возникнут вопросы, лучше обратиться по месту жительства в ПФР и уточнить детали у них.

Если вам интересно узнать, для чего именно нужно заполнять АДВ-1, тогда посмотрите это видео: