Факсимиле в счетах фактурах

Факсимиле — от древности до наших дней

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Факсимиле на договоре

Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг — безнадежным к взысканию. Причина — проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.

Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).

Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Снижаем риски при работе с факсимиле

Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).

Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

ВАЖНО! Налоговый вычет придется отстаивать в суде, если счет-фактура будет подписан неуполномоченным лицом. Исход предсказать затруднительно, так как одни судьи поддерживают в этом вопросе контролеров и отказывают в вычете (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08), а другие выступают за налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, АС Уральского округа от 07.11.2014 № А76-2528/2014).

Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле

Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) — достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.

Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту — это берет на себя оператор ЭДО.

В-третьих, при запросах налоговиками счетов-фактур для проверки ЭСФ можно просто передать по ТКС — в случае с факсимиле такое невозможно.

Говоря о достоинствах ЭСФ, нельзя обойти его возможные недостатки. Поскольку обмен ЭСФ возможен только по каналам связи через спецоператора, при отсутствии доступа к Интернету или техническом сбое автоматизированных систем сторон сделки и оператора невозможным становится извещение о получении ЭСФ покупателем. ЭСФ в этом случае не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), вследствие чего продавцу приходится оформлять бумажный счет-фактуру.

Факсимильная подпись на счетах-фактурах

Организации, которым необходимо выставить большое количество счетов-фактур, иногда используют факсимильные подписи руководителя и главного бухгалтера. Факсимильная подпись представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Она носит вторичный, производный характер от собственноручной подписи и является ее технической имитацией. О последствиях использования факсимильной подписи читайте в данной статье.

Возможность использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ).

Покупатель, приобретающий товары (работы, услуги, имущественные права) для осуществления операций, облагаемых НДС, вправе принять к вычету предъявленный продавцом налог (п. 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ). Основанием для вычета является счет-фактура, содержащий все обязательные реквизиты и подписи (п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ). При получении счета-фактуры с факсимильной подписью у покупателя возникает вопрос: можно ли на основании такого документа предъявить «входной» НДС к вычету? Ведь счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, предусмотренного п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. А п. 6 этой статьи установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (или иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Позиция Минфина и ФНС

Проблема, связанная с возможностью принятия налогоплательщиками к учету документов, заверенных факсимильной подписью, существует уже давно. Минфин России неоднократно выражал мнение, что использование счетов-фактур, заверенных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено. Ключевым моментом указанной позиции является трактовка нормы п. 6 ст. 169 НК РФ о подписании счета-фактуры как предусматривающей исполнение в ней подписи исключительно собственноручно. Поэтому, по мнению финансистов, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, считаются оформленными с нарушением требований НК РФ и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету. Данная позиция была высказана Минфином России в Письмах от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404 и др.

На первый взгляд позиция Минфина России вполне логична. Действительно, правила выставления счетов-фактур регулируют вопросы налогового учета, а не совершения сделок, в связи с чем к ним не могут применяться положения гражданского законодательства, а нормы законодательства о налогах и сборах не оговаривают возможность исполнения подписи факсимильным способом. Вместе с тем специалисты Минфина России избегают ответа на вопрос, в какой части п. 6 ст. 169 НК РФ устанавливается обязательность заверения счета-фактуры исключительно собственноручной подписью. Положения данного пункта указывают, что счет-фактура «подписывается». Но каким способом — ни в п. 6 ст. 169 НК РФ, ни в какой-либо иной норме законодательства о налогах и сборах не оговаривается. В Письме от 01.06.2010 N 03-07-09/33 специалисты Минфина России сообщили: мнение относительно факсимильной подписи, изложенное в нем, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем Письме.

Позиция финансового ведомства была поддержана и раньше в Письмах ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, от 17.05.2005 N ММ-6-03/404@, от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, УФНС России по г. Москве от 06.09.2006 N 19-11/78314. Представители налогового ведомства также уточняли: согласно п. 2 ст. 169 НК РФ покупатель не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. Поэтому предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС на основании счетов-фактур, оформленных с использованием факсимильных подписей, налогоплательщик не может.

Изложенная точка зрения нашла поддержку и в решениях некоторых арбитражных судов (см., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 15.10.2009 по делу N А56-3641/2009, Дальневосточного округа от 28.07.2008 N Ф03-А37/08-2/2876, Восточно-Сибирского округа от 03.12.2009 по делу N А33-989/2009, от 06.08.2007 N А33-2095/07-Ф02-4010/07, Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Однако в п. 1 ст. 11 НК РФ установлено следующее: если иное не предусмотрено НК РФ, институты, понятия и термины гражданского законодательства применяются в значении, в котором они используются в этой отрасли. И хотя бухгалтерское законодательство не говорит прямо о возможности факсимильной подписи первичных документов, специалисты спорят, можно ли применять в этом случае положения гражданского законодательства. Поскольку судьи чтят ГК РФ, они часто трактуют те или иные неясности НК РФ в пользу налогоплательщиков, применяя именно нормы гражданского законодательства.

Анализ арбитражной практики

Так, Высший Арбитражный Суд РФ в Постановлении от 13.02.2009 N ВАС-16068/08 решил, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат нормы, устанавливающие допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа (факсимиле). Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление ее на счетах-фактурах не свидетельствует о нарушении компанией требований, установленных ст. 169 НК РФ. Следовательно, счет-фактура, оформленный подобным образом, не лишает плательщика НДС права на вычет. При этом необходимо соблюсти условие ст. 160 ГК РФ: возможность использования факсимиле должна быть прямо предусмотрена в договоре.

8 апреля 2009 г. в Определении N ВАС-3935/09 ВАС РФ вновь обратился к «факсимильной» проблеме. Коллегия судей ВАС РФ поддержала налогоплательщика, правовую позицию, занятую Арбитражным судом Республики Башкортостан, Восемнадцатым арбитражным апелляционным судом и ФАС Уральского округа, и отказала налоговому органу в передаче дела в Президиум ВАС РФ. Данное Определение стало третьим, в котором судьи ВАС РФ указали на необоснованность позиции Минфина России и ФНС России по вопросу использования документов с факсимильными подписями. Ранее об этом говорилось и в Определении ВАС РФ от 20.08.2007 N 10091/07.

К аналогичному выводу приходят и федеральные суды. Системно анализируя нормы п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», суды приходят к выводу: факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи. В связи с этим счета-фактуры с факсимильной подписью соответствуют требованиям ст. 169 НК РФ. На этом основании судьи некоторых федеральных округов вынесли решения в пользу налогоплательщиков, принявших к вычету суммы НДС, указанные в счетах-фактурах, на которых были проставлены факсимильные подписи (см., например, Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 02.03.2010 по делу N А53-2634/2009, от 12.10.2009 по делу N А32-12030/2007-19/302, Восточно-Сибирского округа от 13.10.2009 по делу N А33-16226/08 (Определением ВАС РФ от 15.01.2010 N ВАС-17618/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), Дальневосточного округа от 14.10.2009 N Ф03-5231/2009, Северо-Западного округа от 30.11.2009 по делу N А13-8617/2008, Волго-Вятского округа от 28.09.2009 по делу N А43-29505/2008-40-1257, Поволжского округа от 26.03.2009 по делу N А55-6067/2008 (Определением ВАС РФ от 17.07.2009 N ВАС-8971/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), от 12.03.2009 по делу N А12-6410/2008).

Вопреки распространенному мнению успех в этих спорах сопутствует налоговым органам далеко не всегда. Приведенные выше примеры наглядно свидетельствуют, что судебно-арбитражная практика, мягко говоря, довольно далека от единообразия. Таким образом, покупатель может принять к вычету НДС на основании счета-фактуры, составленного с использованием факсимильной подписи. Однако эту позицию, скорее всего, налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Окончательное решение «факсимильной» проблемы находится в компетенции Президиума ВАС РФ.

Если налогоплательщик не желает возникновения трений с налоговиками при проверке, счета-фактуры с факсимильными подписями ему следует по возможности все же заменить на счета-фактуры с оригинальной личной подписью руководителя организации и главного бухгалтера либо индивидуального предпринимателя.

А продавцам следует обратить внимание на формулировку п. 6 ст. 169 НК РФ: счет-фактура может быть подписан не только руководителем и главным бухгалтером, но и уполномоченными распорядительным документом лицами. При оформлении счета-фактуры последним способом вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации в счете-фактуре рекомендуется указывать фамилию и инициалы подписавшего его лица (Письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 28.04.2009 N 03-07-09/23). ФНС России в Письме от 18.06.2009 N 3-1-11/425@ обращает внимание, что если в счете-фактуре в реквизитах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» присутствуют их фамилии и инициалы, под указанными реквизитами рекомендуется дополнительно указать следующие сведения: «За руководителя организации» и «За главного бухгалтера» соответственно. При этом уполномоченное лицо ставит свою подпись и после нее указывает фамилию и инициалы лица, подписавшего данный счет-фактуру.

Кстати, в Письме от 09.07.2009 N ШС-22-3/553@ ФНС России констатировала: в отличие от организации, индивидуальному предпринимателю положениями ст. 169 НК РФ право подписания счета-фактуры его уполномоченным представителем не предоставлено. Поэтому он не вправе возложить обязанность подписания счетов-фактур на уполномоченных им лиц. При этом было сообщено, что с Минфином России указанное мнение согласовано (Письмо Минфина России от 29.06.2009 N 03-07-15/98). Более того, в Письме Минфина России от 14.01.2010 N 03-07-09/02 указано: финансовое ведомство поддерживает мнение, изложенное в Письме ФНС России от 09.07.2009 N ШС-22-3/553@, об отсутствии в налоговом законодательстве нормы, предусматривающей право индивидуального предпринимателя возлагать обязанности подписывать счета-фактуры на уполномоченных им лиц. По данному вопросу тоже можно спорить, но, скорее всего, дело дойдет до суда.

Л.П.Фомичева

Аттестованный аудитор

Минфина России,

налоговый консультант

>Факсимиле на счетах-фактурах в 2019 году

Допускается ли факсимиле на счетах-фактурах в 2019 году? Можно ставить или нет? Поясним.