Документы свидетельствующие о легитимности деятельности ДОУ

Протокол Педагогического совета Заведующая МБДОУ-детский сад № 9

от 18.09.2019 г. № 15 _____________Н.В. Мазина

Положение

о группе комбинированной направленности для детей

с ограниченными возможностями здоровья

муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения-

детского сада № 9 комбинированного вида г. Орла

1. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение регулирует деятельность комбинированных групп в муниципальном бюджетном дошкольном образовательном учреждении — детском саду № 9 комбинированного вида

г. Орла (далее ДОУ) и обеспечивает реализацию прав ребенка с ограниченными возможностями здоровья (далее ОВЗ) на получение дошкольного образования, коррекцию нарушений речевого развития, социальную адаптацию в условиях образовательного учреждения.

1.2. Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 29.12.2012 N 273-Ф3 «Об образовании в Российской Федерации», письмом Министерства образования и науки РФ от 15.01.2002г.№01-51-5 «Об интегрированном воспитании и обучении детей с отклонениями в развитии в дошкольных образовательных учреждениях», Федеральным государственным образовательным стандартом дошкольного образования, утвержденным от 17.10.2013 № 1155, Приказом Министерства просвещения Российской Федерации от 21.01.2019 № 32 » О внесении изменений в Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам – образовательным программам дошкольного образования», утвержденный приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 30 августа 2013 г. № 1014,Уставом ДОУ.

1.2. Настоящее Положение регулирует коррекционную, образовательную, воспитательную, оздоровительную деятельность групп комбинированной направленности, включающих в свой состав детей с ОВЗ.

1.3. В группах комбинированной направленности осуществляется совместное образование здоровых детей и детей с ОВЗ в соответствии с основной общеобразовательной программой дошкольного образования, разработанной дошкольной организацией самостоятельно на основе Федерального государственного образовательного стандарта, а также адаптированных образовательных программ, учитывающих особенности психофизического развития и возможностей детей с ОВЗ.

1.4. Комплектование групп комбинированной направленности осуществляется в соответствии с Уставом ДОУ и порядком приема воспитанников на обучение по образовательным программам дошкольного образования.

1.5. Прием детей с ОВЗ в группы комбинированной направленности осуществляется на основании заключения городской психолого-медико-педагогической комиссии (далее ПМПК) и в соответствии с рекомендациями о форме оказания коррекционной работы.

1.6. При приеме детей в группу комбинированной направленности администрация ДОУ обязана ознакомить родителей (законных представителей) со следующими документами: Устав ДОУ, лицензия на осуществление образовательной деятельности, Положение о группе комбинированной направленности и другие документы, регламентирующие организацию и осуществление образовательной деятельности.

2. Основные задачи группы комбинированной направленности.

2.1. Основными задачами деятельности группы комбинированной направленности являются:

— создание условий для получения дошкольного образования нормально развивающимся детям и детям с ограниченными возможностями здоровья;

— реализация основной образовательной программы дошкольного образования нормально развивающимися детьми и реализация адаптированной образовательной программы детьми с ограниченными возможностями здоровья, с учетом характера нарушений в развитии, в условиях инклюзивного образования;

— осуществление социальной и образовательной интеграции детей с ограниченными возможностями здоровья в среду нормально развивающихся сверстников путем создания условий для разнообразного общения детей в детском саду;

— обеспечение коррекции нарушений развития детей с ОВЗ, оказание им квалифицированной помощи в освоении образовательной программы дошкольного учреждения;

— интеллектуальное и личностное развитие детей, в том числе детей с ограниченными возможностями здоровья, с учётом их индивидуальных особенностей;

— проведение профилактической и коррекционной работы с членами семьи нормально развивающихся детей и детей с ограниченными возможностями здоровья;

— включение родителей (законных представителей) в процесс воспитания и обучения ребенка и поддержка инициатив родителей (законных представителей) в организации программ взаимодействия с семьей;

— обучение родителей (законных представителей) педагогическим технологиям сотрудничества со своим ребенком, приемам и методам его воспитания и обучения, оказание им психологической поддержки.

3. Порядок приема в группу комбинированной направленности.

3.1. Группа комбинированной направленности формируется на «01» сентября нового учебного года и функционирует в течение учебного года.

3.2. В группу комбинированной направленности детей с ОВЗ принимают на основании заявления родителей, обязательного заключения городской ПМПК, а также документов согласно Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования. Нормально развивающихся детей принимают согласно Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования.

3.3. Состав группы может быть постоянным в течение года или прием детей в нее может проводиться в течение всего года по направлению ПМПК и при наличии свободных мест.

3.4. В группе комбинированной направленности предельная наполняемость устанавливается в зависимости от возраста детей и категории детей с ОВЗ в соответствии с СанПиН.

3.5. Режим пребывания детей в группе комбинированной направленности осуществляется в соответствии с режимом дня в детском саду.

3.6. Группа комбинированной направленности открывается и закрывается приказом начальника управления образования администрации города Орла по ходатайству заведующего ДОУ.

4. Организация деятельности группы комбинированной направленности.

4.1. Группа комбинированной направленности функционирует в режиме пятидневной недели с 12-часовым пребыванием детей.

4.2. Коррекционно-педагогическую помощь детям с ОВЗ оказывают воспитатели группы и узкие специалисты ДОУ (учитель — логопед, инструктор по физической культуре, педагог-психолог, музыкальный руководитель) через фронтальные, подгрупповые и индивидуальные формы работы.

4.3. Медицинское обеспечение в группе комбинированной направленности осуществляют медицинские работники ДОУ, которые отвечают за охрану жизни и здоровья воспитанников и укрепление их психофизического состояния, диспансеризацию, проведение оздоровительных и профилактических мероприятий, контролируют соблюдение санитарно — гигиенического и противоэпидемического режима, организацию физического воспитания, закаливания, организацию питания.

4.4. Специальная коррекционная работа с детей с ОВЗ осуществляется в течение всего учебного года.

4.5. Группа комбинированной направленности оснащена необходимым оборудованием, учебно-наглядными пособиями с учетом специфики коррекционной работы.

4.6. Организация питания детей в группах комбинированной направленности соответствует организации питания в ДОУ.

5. Организация образовательной деятельности в группе комбинированной направленности.

5.1. Содержание образовательной деятельности в группе комбинированной направленности определяется основной образовательной программой дошкольного образования МБДОУ-детского сада № 9, в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом и адаптированными образовательными программами для детей с ОВЗ.

5.2. Организационными формами работы группы комбинированной направленности являются фронтальные и подгрупповые игровые занятия с воспитанниками, а также игровые занятия малыми подгруппами (по 2-3 ребенка), индивидуальные развивающие занятия с инструктором по физическому воспитанию, музыкальным руководителем, педагогом-психологом, учителем — логопедом.

5.3. Образовательно-воспитательная деятельность включает гибкое содержание и педагогические технологии, обеспечивающие индивидуальное, личностно-­ориентированное развитие детей.

5.4. Обучение и воспитание в группе комбинированной направленности осуществляется на русском языке.

6. Кадровое обеспечение образовательной деятельности.

6.1. Для работы в группе комбинированной направленности назначаются воспитатели, прошедшие курсы повышения квалификации в соответствии с показаниями нарушений воспитанников данных групп.

6.2. В штатное расписание ДОУ при наличии группы комбинированной направленности входят узкие специалисты (учитель-логопед), уровень подготовки которых соответствует квалификационным требованиям, предъявляемым к данной должности, а так же необходимый медицинский и обслуживающий персонал.

6.3. Деятельность старшего воспитателя направлена на:

— участие в своевременном комплектовании группы комбинированной направленности в соответствии с направлениями ПМПК;

— создание совместно с коллективом климата психологического комфорта в группе комбинированной направленности;

— формирование предметно-пространственной развивающей среды;

— координацию коррекционной, психолого-педагогической помощи детям с ОВЗ;

— регулирование (совместно с медицинскими работниками) физической нагрузки на воспитанников;

— повышение профессиональных компетенций педагогов в работе с детьми с ОВЗ.

6.4. Деятельность узких специалистов в группе комбинированной направленности для детей с ограниченными возможностями здоровья включает в себя:

— участие в составлении адаптированной образовательной программы;

— проведение (в том числе совместно с другими специалистами) индивидуальных, подгрупповых занятий с воспитанниками с учетом их психофизических возможностей, состояния здоровья и индивидуальных особенностей;

— планирование коррекционной деятельности в группе, организуемой воспитателями и другими специалистами;

— динамическое психолого-педагогическое изучение воспитанников;

— осуществление преемственности в работе ДОУ и семьи, оказание консультативной поддержки родителям (законным представителям);

— консультирование воспитателей и специалистов, работающих с воспитанниками группы;

— заполнение отчетной документации.

6.5. Деятельность воспитателя группы комбинированной направленности для детей с ограниченными возможностями здоровья:

— Выполнение, кроме образовательных задач, задач коррекционного обучения, которые направлены на обеспечение всестороннего развития воспитанников;

— планирование (совместно с другими специалистами) и проведение фронтальных занятий со всей группой детей, включая воспитанников с ограниченными возможностями здоровья;

— соблюдение преемственности в работе с другими специалистами по реализации адаптированной образовательной программы для детей с ОВЗ;

— обеспечение индивидуального подхода к каждому воспитаннику с ОВЗ с учетом рекомендаций специалистов;

— консультирование родителей (законных представителей) детей с ОВЗ по вопросам воспитания ребенка в семье;

— ведение необходимой документации.

6.6. Деятельность инструктора по физической культуре в группе комбинированной направленности для детей с ОВЗ направлена на сохранение и укрепление здоровья всех детей, их физического развития, пропаганду здорового образа жизни.

В его функции входит:

— проведение (в том числе совместно с другими специалистами) фронтальных, подгрупповых и индивидуальных занятий с воспитанниками группы, с учетом их психофизических возможностей, состоянием здоровья и индивидуальных особенностей;

— подготовка и проведение общих спортивных праздников, досугов и развлечений;

— подготовка и проведение дополнительных занятий коррекционной направленности;

— оказание консультативной поддержки родителям (законным представителям) по вопросам физического воспитания, развития и оздоровления ребенка;

— регулирование (совместно с медицинскими работниками и старшим воспитателем) физической нагрузки на воспитанников;

— ведение необходимой документации.

6.7. Деятельность учителя-логопеда в группе комбинированной направленности для детей с ОВЗ включает в себя:

— участие в составлении адаптированной образовательной программы для детей с ОВЗ;

— проведение (в том числе совместно с другими специалистами) индивидуальных, подгрупповых занятий по речевому развитию с воспитанниками с учетом психофизических возможностей, состояния здоровья и индивидуальных особенностей;

-осуществление взаимодействия с воспитателями группы по организации индивидуальной работы с воспитанниками, направленной на развитие речи;

— проведение консультативной работы с родителями (законными представителями) по вопросам речевого развития ребенка в семье;

— консультирование специалистов, работающих с воспитанниками группы;

— ведение необходимой документации.

6.8. Деятельность педагога-психолога в группе комбинированной направленности для детей с ограниченными возможностями здоровья направлена на сохранение психического здоровья каждого воспитанника.

В его функции входит:

— участие в составлении адаптированной образовательной программы длят детей с ОВЗ;

— проведение индивидуальной и подгрупповой коррекционной психологической работы:

— динамическое психолого-педагогическое изучение воспитанников;

— проведение консультативной работы с родителями, законными представителями по вопросам воспитания ребенка в семье;

— осуществление преемственности в работе ДОУ и семьи;

— консультирование специалистов, работающих с воспитанниками группы;

6.9. Деятельность музыкального руководителя в группе комбинированной направленности для детей с ОВЗ направлена на развитие музыкальных способностей, эмоциональной сферы и творческих способностей воспитанников.

В его функции входит:

— взаимодействие со специалистами группы по вопросам организации совместной деятельности детей на занятиях, праздниках, развлечениях;

— проведение фронтальных, подгрупповых и индивидуальных занятий с воспитанниками группы, проведение занятий с участием других специалистов;

— консультирование родителей (законных представителей) по вопросам музыкального воспитания ребенка.

6.10. Заведующий ДОУ осуществляет систематический контроль и несет ответственность за правильную организацию работы группы комбинированной направленности, повышение квалификации педагогов, проводит анализ эффективности работы данной группы.

6.11. Обязанности обслуживающего персонала группы комбинированной направленности определяются правилами внутреннего трудового распорядка и их должностными обязанностями.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящее Положение действует со дня его утверждения и действует до его изменения или отмены.

7.2. Все изменения в настоящее Положение рассматриваются на заседании педагогического совета.

Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию

М. П. Бобылева, к. и .н., доцент

  • Взаимосвязь и взаимовлияние системы документооборота и системы управления
  • Практическое значение принципов документооборота
  • О содержании понятия «документооборот» в условиях электронных технологий
  • Сопоставление принципов бумажного и электронного документооборота

Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления.Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. В современных условиях в организациях, ориентированных на инновации и рынок, внедряются структуры, насыщенные разнонаправленными коммуникациями (например, матричные и другие адаптивные структуры), что не может не сказаться на технологии управления и организации документооборота. Организационно­технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и, в свою очередь, оказывают воздействие на ее эффективность.

Применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом не просто осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управленческого взаимодействия. В настоящее время внедрение технологий электронного документооборота в сочетании с решением задач по созданию «электронного правительства» и «информационного общества», развитием государственных услуг, оказываемых в электронной форме, становится важным направлением совершенствования деятельности как государственных органов (в целях повышения оперативности, результативности и прозрачности), так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности.

При внедрении новых информационных технологий важное практическое значение приобретает вопрос о принципах документооборота. Практика показывает, что системы электронного документооборота (СЭД) в разных учреждениях и предприятиях могут применяться с различной степенью эффективности (даже в случае использования одного и того же программного продукта), что в значительной мере связано с используемыми принципами и процедурами документооборота и организацией документационного обеспечения управления (ДОУ) в целом.

Приходится констатировать, что при решении вопросов организации работы с электронными документами нередко предпринимаются попытки уподобить электронный документ бумажному, а управленческий документооборот в электронной форме организовать на принципах традиционного делопроизводства. Нередки случаи, когда в процессе подготовки той или иной организации к внедрению СЭД сотрудники высказывают пожелание, чтобы в условиях автоматизации сохранились прежние процедуры работы.
Некоторые примеры недостаточно продуманных процедур использования СЭД в организации документооборота приводились и на страницах журнала «Делопроизводство».

В частности, обращает на себя внимание пример, когда в условиях применения СЭД «в целях сокращения временных затрат и прямоточного направления документа» одновременно с передачей документа на резолюцию руководителю служба ДОУ делает «бумажную (подчеркнуто мною — М. Б.) копию и направляет в соответствующее структурное подразделение для своевременного информирования будущего исполнителя».Как можно судить, в данном случае базовые функциональные возможности СЭД используются недостаточно, а вместо сканирования документа, поступившего в организацию на бумажном носителе, выполняется его копирование (с сопоставимыми трудозатратами, но без ввода в СЭД электронной копии документа для дальнейшей работы с ним). В результате базовые принципы документооборота (оперативность, прямоточность и экономичность), реализуются в форме, не соответствующей возможностям СЭД.

За последние 15–20 лет развитие систем автоматизации документооборота прошло несколько стадий:

  • автоматизация процессов работы службы ДОУ;
  • автоматизация документооборота в рамках организации в целом;
  • применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально­распределенной системе учреждений;
  • взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;
  • создание комплексных технологий электронного документооборота и хранения документов, в том числе технологий межведомственного взаимодействия и других форм внешнего документооборота.

Новые организационно­технологические особенности документооборота (по мере их формирования) рассматривались в ряде предыдущих публикаций автора, в том числе в журнале «Делопроизводство».Сейчас на практике российскими организациями используются все перечисленные варианты применения автоматизированных технологий. Иными словами, существует «многоукладность» организационно­технологических форм документооборота при существовании общей тенденции их развития.

Процесс перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту предполагает ряд этапов. Поэтому в настоящее время применяется и в ближайшей перспективе еще будет сохраняться смешанный электронно­бумажный документооборот.

Полностью электронный юридически значимый управленческий документооборот сегодня представляется своего рода «идеальной моделью», «образом цели», к которой необходимо приближаться, поэтапно расширяя сферу применения электронных документов в соответствии с развитием нормативной базы. Указанное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота.
Ряд наиболее общих принципов бумажного документооборота был закреплен еще в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Базовые требования по управлению документами, ориентированные на внедрение современных систем автоматизации документооборота, содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489­1­2007.В целом организация и технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) должны отвечать следующим требованиям:

  • соответствие информации, содержащейся в документе, полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует;
  • регламентация доступа к информации и документам в соответствии с полномочиями должностных лиц — участников документооборота;
  • целостность, аутентичность, достоверность и легитимность документов;
  • обеспечение оперативности передачи и получения информации;
  • оптимизация трудозатрат.

Реализация названных требований в условиях применения современных информационных технологий должна основываться на более широком взгляде на проблематику управленческого документооборота и уточнении этого понятия. Ряд методологических аспектов современного управленческого документооборота исследован и обоснован нами в недавно изданной монографии «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному».

В рамках настоящей статьи отметим некоторые положения.

Обращает на себя внимание то обстоятельство, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации. В традиционном делопроизводстве документооборот рассматривался как движение документов внутри организации с момента создания или получения до оформления в дело или отправки. Эта трактовка нашла отражение в ГОСТ Р 51141­98: «Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».В несколько скорректированном виде это определение вошло в действующие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, где записано, что документооборот — это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки».При таком подходе получается, что движение документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией к документообороту не относится. Между тем именно эта сфера обращения документов в условиях применения технологий электронного документооборота привлекает особое внимание, о чем свидетельствует возникновение понятия «межведомственный электронный документооборот».

Объяснение тому, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации, может быть следующим. В условиях бумажного документооборота письменные коммуникации с другими организациями имели ограниченные возможности контроля, так как происходил разрыв в управленческих процедурах, связанный с физической доставкой документа адресату (из одной организации в другую). По этой причине документооборот в традиционном делопроизводстве рассматривался как движение документов в рамках одной организации (в рамках деятельности ее делопроизводственной службы). В условиях применения современных информационных технологий такие рамки для документальной управленческой коммуникации становятся узкими, что, в конечном счете, не может не сказаться на ее эффективности. Поэтому в условиях применения современных информационных технологий следует различать внутренний и внешний электронный документооборот.

Хотя часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота организации взаимосвязана и взаимообусловлена, применение на практике технологий внешнего электронного документооборота предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Эти проблемы требуют специального внимания, поскольку значительная их часть выходит за рамки корпоративного регулирования ДОУ и требует соответствующей законодательной и нормативной базы, унификации и стандартизации требований к электронным документам и процедурам документооборота, а также издания актов межведомственного характера, заключения договоров или соглашений.

К примеру, переписка в связи с обращениями граждан в государственные или муниципальные органы или иные организации в электронной форме относится к внешнему электронному документообороту, а конкретные процедуры работы с обращениями граждан в организации с использованием системы электронного документооборота являются областью внутреннего документооборота.

Процессы документооборота в традиционном делопроизводстве рассматривались, как правило, со времени создания документа, то есть его официального подписания и регистрации. Однако при таком подходе «за кадром» остаются процедуры подготовки проекта документа, его согласования. Если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнес­процессами), то процесс документооборота следует рассматривать, начиная не только с момента создания документа (то есть придания ему юридической силы), но и включая всю предшествующую стадию подготовки и согласования проекта. Началом жизненного цикла документа следует считать создание проекта, когда он материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов (метаданных), предшествующих официальному подписанию документа и свидетельствующих о его легитимности. Более того, в процессе управления стадия работы с проектом документа неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес­процессов в организации. В условиях новых информационных технологий эти процессы в первую очередь привлекаю к себе внимание в целях оптимизации трудозатрат и повышения оперативности. Поэтому в современных условиях оставлять стадию подготовки проекта за рамками процессов документооборота принципиально неверно.

В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 15–20 и более лет назад, обычно содержалось положение о том, что внутренняя переписка в организации не должна регистрироваться и следует принимать меры по ее сокращению. Такое требование было обусловлено сложившейся практикой, а также задачами повышения оперативности работы и снижения трудозатрат на изготовление документов и их регистрацию в условиях бумажного документооборота.

В реальности во многих крупных организациях внутренняя переписка не просто существует, но и играет при этом достаточно важную роль в обосновании принимаемых решений и в осуществлении основных бизнес­процессов.

В современных условиях работа с внутренними документами, включая их регистрацию, с использованием системы электронного документооборота уже не может рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информационных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использование элементов электронного документооборота способствуют большей четкости и оперативности в решении вопросов.

Кроме того, одним из краеугольных камней традиционного делопроизводства и документооборота в отечественных организациях на протяжении целого столетия было отделение технических операций по подготовке документов (например, печатание документов в машинописных бюро) и делопроизводственному обслуживанию от процессов работы с документами «исполнителей». В современных условиях подготовка документов осуществляется на персональных компьютерах. Однако по­прежнему встречается стереотип в отношении к процедурам работы с документами: нередко они воспринимаются руководителями и специалистами как «инородная» функция. Вместе с тем расширение применения электронных документов немыслимо без участия в процессах электронного документооборота не только работников документационной службы, но и остальных подразделений организации. Об этом свидетельствует и международный опыт. Процессный подход позволяет выстроить оптимальные процедуры электронного документооборота в организации. Регистрация, прием и отправка электронных документов не обязательно должны выполняться централизованно в документационной службе, требуется также обоснованная децентрализация этих функций с предоставлением полномочий на их осуществление пользователям СЭД в подразделениях организации. При этом изменяются функции документационных служб: на первый план выступают организационные, контрольные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других операций традиционного делопроизводства. Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием — требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопотоками, доступом к электронным документам. Таким образом происходит реализация на практике новых задач управления документацией.

Новым содержанием наполняется и принцип экономичности, включая минимизацию трудозатрат на процессы документооборота. Первоначально системы, предназначенные для автоматизации делопроизводства, были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных рутинных операций с бумажными документами (например, по регистрации и контролю исполнения документов, информационно­справочной работе). При внедрении СЭД изменяется структура трудозатрат службы ДОУ на внесение информации в регистрационные карточки документов (в частности, при вводе большого числа поисковых реквизитов и других метаданных, прикреплении файлов, сканировании документов). В процессе документооборота в условиях СЭД суммарные трудозатраты на работу с документом в масштабе организации значительно сокращаются (например, на изготовление копий на бумажном носителе, наведение справок о содержании документа, ходе его исполнения, включении в дело и т. п.). Однако при этом потребуется выделить группу высококвалифицированных специалистов, выполняющих функции технологического администрирования СЭД.

Важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движения (перемещения) документа в традиционном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, в базе данных, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.

Приведенные в качестве примера в таблице 1 некоторые принципы электронного (или смешанного электронно­бумажного) документооборота не отрицают базовые принципы традиционного бумажного документооборота, а представляют результат их развития и модификации.

В условиях применения современных информационных технологий происходит изменение основной парадигмы управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации, в конечном счете, входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления.

Таблица 1
Сопоставление принципов традиционного бумажного и электронного документооборота

Принципы традиционного бумажного
документооборота

Принципы электронного документооборота

Понятие документооборота ограничивается движением документов в конкретной организации

Понятие электронного документооборота включает как внутренний, так и внешний документооборот

Разграничение технических и содержательных операций при работе с документами, отделение их в процессе работы

Стирание грани между техническими и содержательными операциями при подготовке документов и в процессе документооборота при использовании современных информационных технологий

Сосредоточение большей части формальных и технических операций с документами в делопроизводственной службе, а содержательных — в других подразделениях организации

Сотрудники организации (включая специалистов
и руководителей) становятся непосредственными участниками электронного документооборота в рамках деловых и управленческих процессов

Прямоточность, т. е. сокращение возвратных перемещений документов
в организации

Оптимизация деловых и управленческих процессов, маршрутизация документов в организации на основе корпоративных информационных технологий, возможность одновременной работы над электронным документом несколькими участниками документооборота

Отказ от регистрации большинства внутренних документов

Регистрация в СЭД всех основных категорий документов организации, в том числе внутренних, а также учет проектов документов и применение процедур электронного согласования

Однократная регистрация документов
в организации

Однократная регистрация документов в СЭД (включая те случаи, когда к ней подключены подведомственные данной организации объекты или другие участники, объединенные корпоративным соглашением)

Централизация операций по регистрации, приему и отправке документов

Ведение единой регистрационной базы поступающих и отправляемых (входящих, исходящих и внутренних) документов с возможностью децентрализации приема документов, их регистрации и отправки

Делопроизводственная служба выполняет техническую работу и обслуживает руководство и другие подразделения организации

Документационная служба организует управление документацией и документооборотом в организации, выполняя при этом те задачи и виды работ с документами, которые требуют централизации

См.: Кузнецова Т. В. Документооборот — отражение системы управления // Делопроизводство, 2009, № 4, с. 11–14.

Ермолаева А. В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика // Делопроизводство, 2012, № 1, с.15.

См., например: Бобылева М. П. Вопросы нормативно­методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота // Делопроизводство, 1998, № 2, с. 52–55; Бобылева М. П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство, 1999, № 2, с.9–13; Бобылева М. П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство, 2001, № 1, с. 68–72; Бобылева М. П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния // Делопроизводство, 2001, № 2, с. 40–46; Бобылева М. П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления — особенности нового этапа // Делопроизводство, 2002, № 2, с.9–16.

Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. — М.: Главархив СССР, 1975.

ГОСТ Р ИСО 15489­1­2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 296 с.

ГОСТ Р 51141­98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15 июня 2009 г. № 477 (в ред. Постановления Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. № 751), п. 4.

Бобылева М. П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003, № 2, с. 14–18; Бобылева М. П. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство, 2003, № 3, с. 36–40

Источник: Делопроизводство 2 — 2012