Делопроизводство в МЧС России приказ

Согласно п. 3 Постановления N 477 <1> федеральный орган исполнительной власти на основе Правил, установленных этим Постановлением, и с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Во исполнение вышесказанного в настоящее время действует Инструкция по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России (далее — Инструкция N 670), утвержденная Приказом МЧС России от 03.12.2014 N 670. В статье подробно рассмотрим положения этой Инструкции, которые будут полезны и бухгалтерам, а именно требования к оформлению документов, передачу и подготовку документов в архив.
———————————
<1> Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Отметим, что Приказом МЧС России N 670 признан утратившим силу Приказ МЧС России от 01.12.2008 N 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России».
Согласно п. 1.2 Инструкции N 670 ее положения распространяются на организацию работы с несекретными документами (включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения — для служебного пользования), представленными на носителях всех видов, в том числе на организацию работы с электронными документами.
К сведению. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 N 3-1 (Приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).
Рассмотрим те разделы Инструкции N 670, которые применимы к работе с бухгалтерской документацией, в том числе подготовку документов к передаче на архивное хранение.
Общие требования к оформлению документов
Требования к оформлению документов установлены разд. III Инструкции N 670. В этом разделе выделены требования:
— к оформлению бланков документов;
— к изготовлению и использованию печатей и штампов;
— к оформлению реквизитов.
Рассмотрим каждое требование отдельно.
Оформление бланков документов
Согласно п. 3.1.1 Инструкции N 670 все документы, создаваемые в территориальных органах, организациях МЧС, должны оформляться на бланках — на стандартных листах бумаги форматов A4 (210×297 мм), A5 (148×210 мм) либо в виде электронных документов и иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В учреждениях МЧС могут применяться следующие бланки:
— с продольным расположением реквизитов. Образцы таких бланков приведены в Приложениях 6, 7, 8 к Инструкции N 670. Они используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний;
— с угловым расположением реквизитов. Образцы данных бланков приведены в Приложениях 9, 10, 11 к Инструкции N 670. Они используются для оформления служебных писем, предписаний, справок и т.д.
При этом бланки должны быть изготовлены:
— либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии;
— либо с использованием технических средств, имеющихся в территориальном органе, организации МЧС (множительной и компьютерной техники).
Обращаем ваше внимание на следующее: бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности. Такие бланки подлежат обязательному учету в журналах учета использования раздельно по видам бланков. Форма данного журнала установлена Приложением 12 к Инструкции N 670. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета использования бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.
Для уничтожения бланков создается комиссия в составе не менее трех человек. Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт. Форма этого акта утверждена Приложением 13 к Инструкции N 670. Данный акт необходимо подшить к делу, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел. Отметим, что такие акты должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов. После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.
Изготовление и использование печатей и штампов
В п. 3.2.1 Инструкции N 670 сказано, что изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности территориальных органов, организаций МЧС, производятся в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной Приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
Раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» в этой статье рассматривать не будем, так как он непосредственно связан с деятельностью секретарей и работников кадровых служб, а не работников бухгалтерии. Перейдем к рассмотрению разд. VIII «Подготовка и передача документов в архив территориального органа, организации МЧС России» Инструкции N 670, поскольку многие бухгалтерские документы подлежат долгому хранению и передаче в архив.
Подготовка и передача документов в архив
В Архивный фонд РФ необходимо передавать завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Отметим, что дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в архив в исключительных случаях по решению заместителя начальника территориального органа, организации МЧС, курирующего вопросы делопроизводства, а также в случае ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому структурному подразделению.
Подготовка документов к сдаче в архив включает в себя несколько этапов:
— экспертизу ценности документов;
— формирование и оформление дел;
— составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Рассмотрим каждый из этих этапов более подробно.
Экспертиза ценности документов
Как проводится экспертиза ценности документов? Экспертиза ценности проводится по трем основным критериям: по происхождению, по содержанию, по внешним особенностям документов. Пунктом 8.1.2 Инструкции N 670 установлено, что к критериям:
— происхождения относятся роль и место территориального органа, организации МЧС в системе государственного управления, значимость выполняемых им функций, время и место образования документа;
— содержания — значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа;
— внешних особенностей — форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.
Кто проводит экспертизу ценности документов? Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в территориальном органе, организации МЧС создается постоянно действующая экспертная комиссия. В эту комиссию входят наиболее квалифицированные сотрудники в количестве не менее трех человек. Кроме этого, в ее состав в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив. Председателем экспертной комиссии назначается заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС, курирующий вопросы организации делопроизводства и архивной работы.
Каковы основные функции экспертной комиссии? Пунктом 8.1.7 Инструкции N 670 установлены основные функции экспертной комиссии территориального органа, организации МЧС. К ним относятся:
— организация ежегодного отбора документов для архивного хранения;
— рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
— рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
— подготовка и внесение на рассмотрение Центральной экспертной комиссии МЧС предложений об установлении и изменении сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим перечнем документов с указанием сроков хранения;
— рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
— участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических указаний по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
— рассмотрение описей особо ценных дел.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
Также одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор на уничтожение дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности.
По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе по личному составу) и акты о выделении документов к уничтожению. Уничтожение дел без проведения экспертизы ценности документов запрещается.
Обратите внимание! Срок хранения дела исчисляется с 1 января года, следующего после завершения его делопроизводством. Самопроизвольное изменение сроков хранения дел не допускается (п. 8.1.17 Инструкции N 670).
Оформление описей дел
Опись дел (сдаточные описи) представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Такие описи ежегодно составляются в двух экземплярах по установленным формам ответственным за делопроизводство под непосредственным методическим руководством структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства и архива. Формы установлены Приложениями 34 — 36 к Инструкции N 670. Сдаточные описи составляются не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством. При этом ответственность за своевременное и качественное составление сдаточных описей и сдачу дел на хранение в архив несут руководители структурных подразделений.
Пунктом 8.2.8 Инструкции N 670 установлены обязательные элементы, которые должны содержаться в описательной части сдаточной описи:
— порядковый номер дела (тома, части) по описи;
— индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел, пометка ДСП проставляется при этом под индексом дела;
— заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле (томе, части);
— срок хранения дела и статья по перечню (кроме описей дел постоянного хранения).
Отметим, что при составлении сдаточной описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:
— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером, при этом к индексу дела добавляется через косую черту номер тома (например, дело N 1-4-20/2);
— систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;
— дела с пометкой ДСП (для служебного пользования) включаются в описи несекретных дел;
— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
— графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях формирования и их физического состояния и др.
Далее в конце сдаточной описи дел структурного подразделения делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Сдаточная опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии, завизирована лицом, ответственным за архив, согласована с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и утверждена руководителем структурного подразделения.
Передача дел в архив территориального органа, организации МЧС
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передаются в архив по сдаточным описям. Данные описи представляются в электронном виде, также подаются два экземпляра на бумажном носителе, один из которых возвращается в структурное подразделение после соответствующего оформления.
К сведению. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием дел производится сотрудником архива в присутствии ответственного за делопроизводство сотрудника структурного подразделения, сдающего дела. В конце каждого экземпляра сдаточной описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел.
Также вместе с делами передаются регистрационно-контрольные журналы и картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. После передачи дел в архив ответственными за делопроизводство структурных подразделений в номенклатуре дел (в графе «Примечание») проставляются отметки о сдаче дел в архив с указанием номера и даты описи.
Порядок выдачи и использования документов, хранящихся в архиве территориального органа, организации МЧС
Пунктом 8.5.1 Инструкции N 670 установлено, что дела, хранящиеся в архиве, могут выдаваться:
— для ознакомления и использования в служебных целях в помещении архива;
— во временное пользование (за пределы архива).
Согласно п. 8.5.2 Инструкции N 670 дела могут быть выданы по письменному запросу на срок, не превышающий:
— одного месяца, — работникам структурных подразделений территориальных органов, организаций МЧС. Эта выдача осуществляется в соответствии с заказами (требованиями) на выдачу дел. Форма такого требования установлена Приложением 40 к Инструкции N 670. Разрешение на выдачу дел дает начальник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. В случае ликвидации структурного подразделения, сдавшего дела, требование согласовывается с руководителем подразделения-правопреемника;
— трех месяцев, — сторонним организациям РФ. В этом случае выдача оформляется актом по форме, установленной Приложением 41 к Инструкции N 670. Причем акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. При возврате дел из временного пользования в обоих экземплярах акта делаются соответствующие отметки.
Кроме того, при необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.
Обратите внимание! Выдача архивных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится по письменному запросу руководителя структурного подразделения, согласованного с начальником отдела по защите информации и руководителем структурного подразделения, в ведении которого находилось дело. Разрешение на выдачу этих дел дает заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС, курирующий вопросы делопроизводства. Выдача указанных дел во временное пользование вне помещения архива не производится (п. 8.5.5 Инструкции N 670).
Составление и оформление актов о выделении к уничтожению дел и документов
Составление актов о выделении к уничтожению дел и документов (в том числе электронных) производится после составления годовых разделов описей дел за этот же период. Акт о выделении к уничтожению дел структурных подразделений составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, и согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Форма такого акта утверждена Приложением 37 к Инструкции N 670.
К сведению. На типографские печатные издания (книги, справочники, брошюры, журналы и пр.) составляются отдельные акты, не требующие согласования.
Пунктом 8.3.5 Инструкции N 670 установлены элементы, которые должны быть включены в описательную часть акта о выделении к уничтожению дел:
— порядковый номер дела (тома, части) по акту;
— индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;
— заголовок дела (тома, части);
— дата дела (тома, части);
— количество дел (томов, частей);
— срок хранения и статья по перечню;
— примечание.
Кроме того, п. 8.3.6 Инструкции N 670 установлены обязательные требования к составлению данного акта:
— дела с пометкой ДСП включаются в акты несекретных дел;
— в акт включаются дела с одинаковым сроком хранения, законченные делопроизводством одного года;
— названия разделов (отделов структурных подразделений) прописываются перед группой заголовков дел этого отдела;
— каждое дело вносится в акт под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), имеющих общий заголовок, то допускается указывать их в акте под одним порядковым номером, при этом в графу «Индекс дела» вносится индекс каждого тома или части (1-4-8/1, 1-4-8/2 и т.д.), в графе «Количество дел (томов, частей)» отражается общее количество томов, а в графе «Заголовок дела» проставляются номера томов (частей);
— систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;
— графы акта заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела после проведения редактирования при экспертизе ценности;
— графа «Примечание» используется для отметок об уничтожении дел.
В конце акта оформляется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) общее количество дел (с учетом количества томов), подлежащих уничтожению. Данные акты составляются в двух экземплярах, один из которых (вместе с электронной копией) передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для составления сводных актов, второй остается в структурном подразделении. Форма сводного акта установлена Приложением 38 к Инструкции N 670. Сводные акты рассматриваются экспертной комиссией, после их утверждения начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС они могут быть уничтожены.
Уничтожение дел и документов производится путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах. При этом сжигание или механическая переработка документов должны производиться до полного их уничтожения членами комиссии в количестве не менее двух человек.
После уничтожения документов сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственный за делопроизводство структурного подразделения, в котором хранились документы, производит отметки об уничтожении документов в книгах, журналах учета и номенклатуре дел с указанием номера и даты акта.
* * *
В заключение еще раз отметим, что положения Инструкции N 670 применяются к работе с бухгалтерской документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.