Делопроизводство на предприятии в РБ

Уже с древних времен люди стали понимать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым правилам.

На начальных этапах создание и движение документов находила закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами.

Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, при помощи практики осуществлялось теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе.

В современном мире для рациональной постановки делопроизводства на предприятии необходимо знать основные требования при работе с документами. Главные требования к работе с документами закреплены в нормативных актах.

Документоведение возникло сравнительно недавно, однако, в современном мире появляется всё больше новаторских идей по упрощению работы с документами. Совершенствование технологий также вносит свой вклад в сокращение действий, направленных на прием, обработку, хранение и распространение информации.

Целью данной курсовой работы является анализ документооборота, его организации и индексации документов.

Для достижения цели поставлены задачи:

  1. Определение понятий «делопроизводство», «документооборот», «документационное обеспечение управления».

  2. Определение нормативных требований к организации документооборота в Республике Беларусь.

  3. Определение локальных правовых акты организаций, в которых содержатся требования к организации документооборота.

  4. Определение требований к индексации документов различных видов, места их закрепления.

При написании курсовой работы были использованы различные источники, позволяющие наиболее обширно изучить данные задачи: учебные пособия, инструкции, положения, государственные стандарты.

Данная тема актуальна в настоящее время, так как от того, насколько правильно изучен вопрос о ведении делопроизводства, и насколько корректно поставлена организация документоведения зависит работа всех структур в организации.

  1. Определение понятий «делопроизводство», «документооборот», «документационное обеспечение управления» (ДОУ)

Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» ранее понималась не папка с документами, а рассматриваемый и решаемый вопрос. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Термин делопроизводство появился на территории Беларуси в конце XVIII — начале XIX вв. одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он ещё в XVI – XVII вв. в центральных органах управления Российского государства – приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался производством дел. Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «справаводства». Происходит он от слова «справа», так в XV — XVIII вв. в ВКЛ, ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения.

Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину «делопроизводство», в то время не возникло. Связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложилось каких-либо специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем и панами-радой, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находящемуся при них, составить соответствующий документ.

«Справой», «справлением» документа решение вопроса обыкновенно и ограничивалось. Поэтому не возникало в XV — XVIII вв. на территории Беларуси такого понятия, как «дело» в значении совокупности документов, отложившихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса.

Таким образом, ведение дел в том смысле, в котором оно существовало в России, в ВКЛ отсутствовало.

Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20-е годы XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык, началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется Законом Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Делопроизводство – это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами1.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

— обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

— организация работы с документами: получение, передача, обра­ботка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич­тожение.

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов.

Документирование развивается по двум направлениям:

1)документирование по общим вопросам управления;

2)документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов — фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним.

Документ (от лат. documentum — свидетельство) – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими её идентифицировать2.

Документ возник в первую очередь для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления. Делопроизводство в учреждениях имеет три основные системы: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Начиная с 70-х гг. прошлого века параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением.

Предполагалось, что он заменит термин «делопроизводство», который считался устаревшим, не соответствующим реалиям времени. Однако в силу ряда причин оба термина стали употребляться как синонимы. При этом термин «ДОУ» чаще используется в случаях, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами с целью выделения именно информационно-технологической составляющей этой работы.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами — деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами3.

Термин «управление документами» является достаточно новым в Республике Беларусь, но в последнее время получает все более широкое распространение. Под управлением документами понимается область управления, включающая совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль над этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности4.

Из этого определения видны следующие особенности управления документами:

— управление документами является частью управления организацией в целом;

— целью управления документами является обеспечение доказательств деловой деятельности и фиксирование информации о такой деятельности.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного, как правило, непосредственно руководителю организации.

Для качественного управления делами организации необходимо наличие качественной организации документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело5. Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.

Документооборот является составной частью ДОУ и выполняет функции системы коммуникации в учреждении. Целью документооборота является обеспечение движения документов в процессе ДОУ, все документы распределяются по документопотокам (регистрируемые и нере­гистрируемые; входящие, исходящие и внутренние доку­менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.), а задачей – организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время. Движение документов во всех случаях отражает организацион­ную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование доку­ментооборота в значительной степени связано с совершенствовани­ем самой структуры управления и не может рассматриваться изоли­рованно.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных за определенный период времени6.

Объем документооборота — важ­ный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, орга­низации информационно-поисковой системы по документам учреж­дения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Одна из важнейших функций организации работы с документами — функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией -записью учетных данных о документе по установленной фор­ме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получе­ния. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации до­кументов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке7.

Существуют проблема роста количества документов, создаваемых в различ­ных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управ­ления. Увеличение объемов документооборота за единицу времени имеет и объективную причину. Главными объективными причинами увеличения объемов до­кументов являются влияние научно-технического прогресса, раз­витие экономики, расширение и усложнение номенклатуры вы­пускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количе­ства документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены.

Таким образом, возрастание или со­кращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования. Задача сокращения объема документооборота имеет два основ­ных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов.

Главное условие сокращения объемов документов — упорядоче­ние документообразования. Основным методом здесь выступает уни­фикация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в созда­нии систем документации, строго устанавливающих состав разрешен­ных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходи­мую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожа­лению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко ис­пользовались унифицированные формы, текст которых уже проду­ман и рационализирован.

Важным современным средством совершенствования докумен­тооборота является компьютеризация операций составления, передачи, обмена, движения и обра­ботки документов.

При совершенствовании документооборота в условиях внедрения компью­терных технологий основное значение отводится месту и роли тех­ники в общей схеме движения документов.

Главная задача совершенствования документооборота заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» до­кументации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекоменду­ется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в ар­хив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Таким образом, рассмотренные термины — делопро­изводство, документ, документооборот — обозначают основные, базовые понятия на­учной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические сторо­ны изучаемой предметной области. Используемые в теории отечественного документоведения и законодательстве Республики Беларусь понятия «делопроизводство» и «ДОУ» традиционно применяются для обозначения деятельности, поддерживающей принятие управленческих решений или в целом обеспечивающей документальное сопровождение управленческой деятельности в организации. Различие между ними и понятием «управление документами» состоит лишь в том, что в определении управления документами подчеркивается цель: доказательство осуществления деловой деятельности организации. При этом управление документами важно не только для обеспечения доказательств как таковых, но и для обоснования деловых операций, в том числе поддержки принятия управленческих решений. Необходимо вникать и разграничивать похожие определения, так как знание терминологии – начальный этап в изучении любой дисциплины, а так же в применении данных терминов практической деятельности

Делопроизводство в Беларуси – это важная сторона деятельности каждой компании, которая заключается в правильном движении документации. Стандарты делопроизводства регламентируется государством.

Виды делопроизводства:

  • кадровое делопроизводство;
  • финансовый документооборот;
  • делопроизводство материальной части.

Как связаны понятия «делопроизводство» и «документооборот»?

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование работы компании. По правилам делопроизводства осуществляется документооборот, создаются, хранятся и используются документы. Понятие «делопроизводство» появилось еще несколько веков назад и подразумевает под собой действия по созданию документа и работой с ним. Таким образом, делопроизводство – это широкое понятие, которое включает в себя всю «жизнь» документа: от создания до списания или уничтожения. Документооборот является частью делопроизводства и обозначает совокупность передвижений документов.

Как определяется объем документооборота?

Любая организация отвечает за документы от их создания или получения до помещения в архив или отправки контрагенту. Под объемом документооборота понимают совокупность документов, поступающих в компанию и создаваемых в рамках ее деятельности. Отчет о документообороте периодически создается в каждой организации. Частота формирования отчета зависит от внутренних правил компании.

При подсчете учитывается:

  • исходящая документация;
  • входящая документация (с учетом запросов и обращений граждан/клиентов);
  • копии бумаг (тираж следует пометить отдельно).

Оставь заявку на обратный звонок!

Делопроизводство в Беларуси 2020

Нормативно-правовой базой делопроизводства и документальной фиксации управленческих процессов входит: Конституция Республики Беларусь, законодательные и иные акты (Указы Президента РБ и Правительства РБ).

В компании также разрабатываются свои правила, которые регламентируют создание, оформление, ведение, хранение документов.

Конкретные алгоритмы ведения и рекомендации по делопроизводству описаны в следующих документах:

  • «Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ» – утверждена Министерством юстиции РБ 19.01.2009;
  • СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Инструкция по делопроизводству в организации

За оформление делопроизводства в РБ несет ответственность руководитель фирмы. Вопросами контроля за соблюдением делопроизводственных норм занимаются работники Государственной архивной службы, которая является подразделением Министерства юстиции.

Рекомендации по делопроизводству

Ответственность

Организация делопроизводства (создание инструкции по делопроизводству, следование правилам обращения с бумагами и хранение документации) – это зона ответственности руководителя компании. При назначении нового руководителя, его предшественник должен передавать все дела, для чего составляется акт передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Отвечающий за делопроизводство в компаниях составляет номенклатуру на будущий год. К первому января номенклатуру следует заверить подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.
В организациях делопроизводство контролирует экспертная комиссия, которая создается специально для этих целей. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и лица, отвечающего за делопроизводство. Состав утверждает приказом директор компании. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

  • Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
  • Справочные картотеки;
  • Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Здесь же хранятся кадровые документы сотрудников, на протяжении 75 лет. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

  • дате поступления и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • кому адресован документ;
  • расписке в получении;
  • отметке об исполнении/

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

  • дате отправки и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Резюме

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами. Например, за неправильную работу с обращениями граждан штраф составляет от 4 до 20 б.в., за уничтожение документов можно получить административный штраф от 10 до 35 б.в., за нарушения в отношении хранения документов в архиве предусмотрен штраф до 20 б.в.

Специалисты компании «Консалт» помогут наладить делопроизводство в вашей. С нами вы будете уверены в правильном движении документов в фирме компании и принимать проверяющих из государственных служб без опасений за оформление и ведение документации. Потому что профессиональная ответственность бухгалтеров компании «Консалт» застрахована. Это значит, если контролирующие органы обнаруживают у вас нарушения правил документооборота, мы возмещаем клиентам убытки.

Обновление — Апрель 2020