Содержание
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Определения и термины
| Архивное дело | отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Внутренний документ | официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Входящий документ; Поступивший документ — | документ, поступивший в учреждение (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Делопроизводство; Документационное обеспечение управления — | отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Документ на машинном носителе — | документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Документ; Документированная информация — | зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Документирование — | запись информации на различных носителях по установленным правилам (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ |
| Документооборот — | движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Индивидуальный срок исполнения документа — | срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Исходящий документ; отправляемый документ — | официальный документ, отправляемый из учреждения (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Контроль исполнения документов — | совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Машинописный документ — | письменный документ, при создании которого знаки писъма наносят техническими средствами (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Носитель документированной информации — | материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Объем документооборота — | количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Организационно-распорядительный документ — | вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Официальный документ — | Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Подлинный документ — | документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Правила документирования — | требования и нормы, устанавливающие порядок документирования (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Регистрационный индекс документа — | цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Регистрация документа — | запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения — (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Система документации — | совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Срок исполнения документа — | срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Табель унифицированных форм документов — | перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Типовой срок исполнения документа — | срок исполнения документа, установленный нормативно- правовым актом (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Унифицированная система документации(УСД) | система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Хранение архивных документов — | обеспечение рационального размещения и сохранности документов (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
| Юридическая сила документа — | свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ) |
Терминология в делопроизводстве
АДРЕСАТ — получатель.
АДРЕСАНТ — отправитель.
АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.
АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией, например, анкетные бланки.
ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.
ВЫПИСКА — копия части текстового документа.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО — письмо, выражающее гарантию.
ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
ДЕПОНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ — установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.
ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
ДОГОВОРНОЕ ПИСЬМО — один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.
ДОКУМЕНТ — информация на материальном носителе. имеющая юридическую силу.
ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
ДОКУМЕНТООБОРОТ —
1. — движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
2. — количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
ДОСЬЕ — документы, относящиеся к какому-либо делу.
ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — один из экземпляров размноженного документа.
ДУБЛИКАТ — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА — указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом «о».
ЗАПРОС — коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и(или) направить предложение на поставку товара.
ЗАЯВЛЕНИЕ — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.
ИЗВЕЩЕНИЕ — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ — (ведомость) — перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.
ИНДЕКСЫ — условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.
ИНДЕКС ДЕЛА — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
ИНДЕКСАЦИЯ — проставление индексов.
ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный из учреждения.
КАРТОТЕКА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ — каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.
КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС -условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА — слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.
КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
КОНТРАКТ — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
КРЕДИТ — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.
ЛИМИТ — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
МАРКИРОВКА — индексация технических документов или товара.
НАКЛАДНАЯ — документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
НАРЯД — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учете выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
НАРЯД-ЗАКАЗ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
НОМЕНКЛАТУРА — перечень наименований.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых уставливаются какие-либо правила, нормы.
НОРМАТИВЫ -документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
НОРМЫ — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (н. выработки, выдачи чего-либо).
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА —
1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
ОПИСЬ — юридически оформленный перечень документов.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА —
1. Первоначальный экземпляр документа.
2. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ — степень секретности, срочность исполнения документов.
ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
ОФЕРТА — см. предложение.
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
ПИСЬМО — ИЗВЕЩЕНИЕ — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.
ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ — письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.
ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.
ПИСЬМО — ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
ПИСЬМО — ПРОСЬБА — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим)..
ПОВЕСТКА — официальное сообщение частному лицу или учреждению с предложением куда-либо выслать своего представителя.
ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.
ПИСЬМО — ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА —
1. Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.
2. Рукопись.
ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
ПОИСКОВЫЕ ДАННЫЕ ДОКУМЕНТА — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.
ПОЛОЖЕНИЕ —
1. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.
ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ — каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.
ПРИКАЗ —
1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.
2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
ПРИКАЗАНИЕ — документ, издаваемый в воинских и некоторых других учреждениях от имени командира (начальника).
ПРОГРАММА — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ГРАФИК — календарный план выпуска продукции.
ПРОТОКОЛ — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
РАСПИСАНИЕ — объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
РАСПОРЯЖЕНИЕ —
1. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
2. Приказание.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП — штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
РЕЕСТР — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (р. описей).
РЕЗОЛЮЦИЯ — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
РЕКВИЗИТЫ — обязательные элементы служебного документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
РЕФЕРАТ — краткое письменное изложение первоисточника.
РЕШЕНИЕ —
1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.
2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже.
3. Резолюция собрания, совещания и т.д.
СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, то сделка считается заключенной.
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ — подпись и печать.
СПЕЦИФИКАЦИЯ — документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
СПИСОК — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
СПРАВКА —
1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД — совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
СТЕНОГРАММА — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
СЧЕТ — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
ТАБЕЛЬ — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например т. отчетности, т. успеваемости).
ТАБЛИЦА — документ, содержаний текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
ТАБУЛЯГРАММА — таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
ТЕЗАУРУС — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
ТЕЗИСЫ — краткое изложение текста документа или выступления.
ТЕЛЕГРАММА — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
ТЕЛЕКС — телеграмма, посланная по телетайпу.
ТЕЛЕТАЙП — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документа (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги):
1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.
2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
УКАЗАНИЕ —
1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
УКАЗАТЕЛЬ — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
ФАКСИМИЛЕ —
1. Вопроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки.
2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
ЭКСПЕДИЦИЯ — специальный аппарат учреждения по приемке документов.
ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: Оплата гарантируется Наш расч. счет ? …в отделении … банка; сопроводительного — Направляю …, Высылаю…
Исторические этапы. Место документоведения в системе наук. Теоретическое и прикладное документоведение. Объект и предмет, задачи документоведения.
ИСТОРИЧЕСКИЕ ЭТАПЫ.
-
Зарождение документоведения связано в первую очередь с возникновением практической работы с документами в 16-17 вв. В этот период начали складываться правила работы с документами, тогда же возникла необходимость в собирании документов, их описании, систематизации, создании каталогов.
Практическое документоведение возникло с появлением полиграфии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов).
-
С начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами.В середине 19 в. начала появятся делопроизводственная литература, в этот период происходят первые попытки теоретического осмысления документационных процессов. Большой вклад внес Вородинов Н.В. – один из первых написал книгу в 1857 г.
Вплоть до конца 19 в. формирование документоведения как науки о документе и документационных процессах было связано, прежде всего, с практической деятельностью (формирование обычаев и традиций работы с документами). Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.
-
В официальных источниках первым этапом является первая половина 20 в., так как документационная наука, как самостоятельная наука о документе,получила международное признание лишь в первой половине XX века.
Основоположником документоведения был Поль Отле, благодаря которому значение понятия «документ» расширилось до того, что документом стали считать зафиксированную на любом материальном носителе информацию. А науку о таком документе он предложил назвать библиологией или документологией. Это была наука, которая изучала документационную деятельность: процесс сбора, систематизации, поиска, распространения документов. Идеи П. Отле вплоть до 30-х годов активно развивали библиографоведы, библиотековеды и книговеды.
С середины 40-х годов XX века создание документа во всех сферах жизни стало называться книго-архиво-музееведением. Это был первый этап развития документоведения.
В этот период начали создаваться различные организации в области работы с документами (Институт техники и управления – сотрудники решали теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, унификации и стандартизации, классификации документов).В 1931 г. был издан проект общих правил документации, документооборота – обобщались теоретические исследования практический опыт наш и зарубежный.На рубеже 20-30 гг. внимание государства в работе с документами сократилось, однако определенные исследования велись на ведомственном уровне (были крупные разработки по бухгалтерской и кадровой документации).
В 30-х гг. в Москве открылся Государственный историко-архивный институт – первоначальной задачей бала подготовка специалистов по работе в архиве. В учебниках появилось «Общее делопроизводство».
В 1943 г. появился сам термин «Документоведение».
4.В 50 — 60-е годы XX века начинается второй этап развития документоведения, когда процессы коммуникации начинают рассматривать не только в ракурсе одного из средств фиксации информации — документа, но более широко — как информационные. Представления о предмете документоведения приобретают информационное и кибернетическое содержание.
Второй этап связан с именем проф. К.Г. Митяева, который заложил основы традиционного документоведения, выделил в структуре документоведения общую и специальную части, заложил фундамент для создания научной школы. Митяевым документоведение было определено как «научна дисциплина, изучающая в историческом развитии способы, отдельные акты и системы документирования явлений объективной действительности и создаваемые в результате документирования отдельные документы, их комплексы и системы». Таким образом, документоведение было отнесено к историческим дисциплинам, а впоследствии внесено в перечень научных специальностей.
С начала 60-х годов возникает информатика, и начинают развиваться ее составные части — научные направления под названием «документалистика» и «документоведение».
Документалистикой считается прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства, которая изучает структуру, свойства матричных документов, методы их обработки, хранения, поиска, использования.
Внимание усилилось в связи с разработкой и внедрением единой государственной системы делопроизводства (в 1966 г.) – для разработки был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД – позднее Всероссийский).
Рубеж 60-70-х гг. является поворотным в развитии отечественного документоведения. Тематика исследований была направлена на совершенствование управленческой деятельности и её документационное обеспечение.
В середине 70-х годов документоведение понималось как наука о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествлялось с делопроизводством и рассматривалось как часть архивоведения.
5. Начиная с 90-х гг. – современный этап. В конце 80-х гг. А.Н. Сокова сформировала основные характеристики классического документоведения как науки: объектом документоведения, по её мнению, являются документальные системы и отдельные документы, предметом – закономерности документообразования, основная же задача заключается в обеспечении общества полноценной оперативной информацией в форме документов.
Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.
Т.о., документоведение как научная дисциплина ещё не реализовала свой потенциал. Её прикладная часть (практическая) на протяжении длительного времени доминировала над теоретической и развивалась гораздо активнее. В настоящее же время назрела острая необходимость именно в теоретических исследованиях.
Современноеделопроизводстворассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98). Содержание данного вида деятельности сводится к трем составляющим:
-
документирование информации о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;
-
организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;
-
хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивная деятельность».
Становление российского делопроизводстваот стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной системы работы с документами историки, учены-документоведытесно увязывают с преобразованием в области государственного устройства, реформированием аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающимися в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:
-
Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России(зарождение традиций, накопление опыта):
— от появления первых документов до приказного делопроизводствавключительно (Х-ХVIIвв.);
Феодальная раздробленность, делопроизводство – документирование (договоры, жалованные и вкладные грамоты), хранение документов в ларях – сундуках, сокровищницах. «Столбцовое делопроизводство» — грамоты склеивались, образуя столец.
«Приказное делопроизводство» (дача поручений (приказов) великого князя) — централизованное государство – Великорусское – административное управление: Боярская дума (приговоры) и приказы (памяти) – центральные исполнительные органы. Царь – указы, акты, жалованные грамоты. Появилась форма тетрадной (книжной) формы.
— коллежское делопроизводство(ХVIIIв.); ПетрI– отмена столбцовой формы документов. Приказы были заменены 12 коллегиями. В центре Сенат, Синод, Государев кабинет. Коллегии подчинялись Сенату, владели отдельной отраслью. Издание «Ген. регламента» 1720 г.
— министерское (исполнительное) делопроизводство(XIX- н. ХХ в.). Ослабление высшего и центрального аппарата управления государством, АлександрI– реформа – замена коллегий министерствами, закреплено Манифестом 1811 г. – он определил этапы работы с доументами. Расширение видового состава документации, увеличение объема переписки, унификация форм документов.
-
Делопроизводство в СССР (1917-1991гг.):
— от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.);После революции в октябре 1917 г.: отставание чиновничьего аппарата от власти, улучшение «письмоводства», сокращение переписки, устранения волокиты. 20-30 е гг. – развитие специальной документации (бух, стат, кадр.). 1931 г. – «Общие правила документирования и документооборота». В военные годы архивные организации были наделены большими полномочиями по организации делопроизводства и архивного дела.
— от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. 70-е гг. – значительное развитие делопроизводства – разработан целый ряд ГОСТов, унифицированных систем документации (16). ЕГСДОУ переименована в ГСДОУ. В 1991 г. распад СССР.
-
Современное российское делопроизводство: см. начало.
МЕСТО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ В СИСТЕМЕ НАУК.
Документоведение является гуманитарной наукой, она относится к циклу наук об обществе.
Взаимодействие документоведения с другими науками происходит, прежде всего, на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования (общенаучные методы исследования).
Документоведение тесно связано с:
-
исторической наукой, так как одним из предметов документоведения является изучение предмета, систем документации, а также процессов работы с документами в ходе исторического развития;
-
источниковедением – наукой, которая исследует теорию, методику и технику исторических источников. Важнейшим историческим источником является документ;
-
архивоведением — их объединяют общая задача — формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.
-
книговедением (изучает книги, по сути, документы);
-
правоведением – используются достижения правовой науки, в частности, документ один из источников прав и свобод, способы придания документу юридической силы, правовые способы введения документа в действие и т.д.
-
экономическими науками – в документоведении также изучаются процессы оптимизации деятельности служб делопроизводства, анализ экономической эффективности;
-
теорией управления – так как именно в документах находят отражение функции управления – рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности (60% — поиск информации – от рабочего времени);
-
прикладной лингвистикой – достижения прикладной лингвистики применяют в документоведении с целью унификации документов, текстов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов;
-
программирование и информационная безопасность – достижения этих наук используются для создания и защиты документов.
В целом документ является исходным материалом для изучения и развития любой научной дисциплины.
ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ И ПРИКЛАДНОЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ.
Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документоведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической и 2) прикладной. Обе эти части также непосредственно взаимосвязаны.
Особенностью документоведения как науки стал дисбаланс между теоретической и прикладной частью (практической).
Основы теории были заложены в 60-е гг., прикладная часть к тому времени уже доминировала, а в дальнейшем усилилась.
В конце 80-х гг. Сокова А.Н. в своей диссертации сформулировала основные характеристики классического документоведения как науки. В структуре классического документоведения были определены теоретическая (общая) и практическая (прикладная) части.
Н.В.Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на 1) теоретическое и 2) практическое. Он впервые ввёл в оборот и сам термин «теоретическое делопроизводство”. В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой «науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел”, а также изучающую «наружные” и «внутренние свойства” деловых бумаг.Практическое же делопроизводство– это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг”.
В 90-х гг. специалистами в области библиотечного дела и книговедения стала разрабатываться «новая версия» (нетрадиционная) документоведения. «Новое» документоведение подразделяется на общую и особенную части. Общее документоведение или документология рассматривается как теоретическая дисциплина. Особенное документоведение изучает различные виды документов.
Существуют и другие точки зрения как на саму науку, так и на её структуру. Например, проф Астахова предлагает выделить в документоведении два основных направления: аспектное (по аспектам изучения: теоретический, исторический, организационный и технологический) и объектное (по объектам изучения: практика, наука, управление, подготовка кадров).
ОБЪЕКТ И ПРЕДМЕТ, ЗАДАЧИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ.
Объектом документоведениякак науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности — создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.
Предметом документоведенияявляется создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.
Из предмета документоведения вытекают основные задачиэтой научной дисциплины:
-
теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;
-
обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования;
-
формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение общества полноценной и оперативной документированной информацией;
-
развитие, совершенствование информационной культуры человека.
Документоведение – является наукой, изучающей документ как социальное явление и процессы, связанные с документами, поэтому определение предмета будет зависеть от стороны рассмотрения документа.
Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме!
Получить полный доступ к документу
| Вход для пользователей | Стань пользователем
|
||||||||
| Тел.: +7 (727) 222-21-01, e-mail: info@prg.kz, Региональные представительства | |||||||||
Для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживания
Я принимаю Условия обслуживания
Продолжить
- Корреспонденты на фрагмент
- Поставить закладку
- Посмотреть закладки
Приказ Министра по делам государственной службы Республики Казахстан от 29 декабря 2015 года № 15
Об утверждении типовых форм документов кадрового делопроизводства административной государственной службы
Утратил силу в соответствии с приказом Председателя Агентства РК по делам государственной службы и противодействию коррупции от 28 октября 2016 года № 27
В соответствии с подпунктом 15) пункта 2 статьи 5 Закона Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года «О государственной службе Республики Казахстан», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые типовые формы документов кадрового делопроизводства административной государственной службы.
2. Департаменту государственной службы Министерства по делам государственной службы Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) официальное опубликование в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан;
3) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции
Республики Казахстан направление в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации Министерства юстиции Республики Казахстан» для размещения в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра по делам государственной службы Республики Казахстан, курирующего вопросы государственной службы.
4. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования и распространяется на отношения, возникшие с 1 января 2016 года.
|
Министр |
Т. Донаков |
- Корреспонденты на фрагмент
- Поставить закладку
- Посмотреть закладки
Утверждены
приказом Министра
по делам государственной службы
Республики Казахстан
от 29 декабря 2015 года № 15
Форма
- Корреспонденты на фрагмент
- Поставить закладку
- Посмотреть закладки
1. Документы по личному составу
- Поставить закладку
- Посмотреть закладки
1) Документы по личному составу
Приказ о приеме на работу
год, число, месяц №_____
О принятии на работу
В соответствии с пунктом 2 статьи 19 Закона Республики Казахстан «О государственной службе Республики Казахстан»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Принять ___________________________________________________________ для временного исполнения обязанностей
Тема 2. История развития системы государственного документирования.
Цель изучения: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.
Вопросы для изучения:
1. Делопроизводство в Древней Руси.
2. Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.
3. Коллежское делопроизводство.
4. Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
5. История управления и делопроизводства в ХХ вв.
Делопроизводство в Древней Руси
На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период ( Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.
В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.
Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.
Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.
Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв
В управленческой сфере практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с процессом становления российского централизованного государства в 15-16 столетиях.
Система государственного делопроизводства начинает складываться только в середине 15 века, с развитием Московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы — центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы — органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.
Приказное делопроизводство — работа с документами, проводившаяся в приказах. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов.
Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство от приказного делопроизводства получили мы слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м., документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.
Характерная особенность документов этого периода — безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.
Именно на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. В середине ХVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.
Коллежское делопроизводство
Взамен устаревшей системы приказов в 1717- 1718 гг. Петром 1 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.
Коллежское делопроизводство- организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, как правило, президентом, вице-президентом, 2-3 советниками.
В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем — частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.
При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив”.
ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.
Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления. В данный период появилась новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия.
Первыми министерствами, созданными в 1802 г. были: военно-морских дел, иностранных дел, финансов, народного просвещения и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника.
Следует отметить, что само понятие делопроизводства появилось во второй половине ХVIII в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос, т.е. решение дела.
Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (донесения, ведомости, переписка и др.); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям); дела, «не терпящие времени» или срочные. Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.
Изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.
На протяжении всего ХIХ и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу ХIХ в. требовались более гибкие формы делопроизводства. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой.
Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях.
Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки — телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм- письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце ХIХ-начале ХХ вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы. Во второй половине ХVIII в. появляются первые сборники образцов документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения.
История управления и делопроизводства в ХХ вв.
В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового.
Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.
Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
Период 20-х годов можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области управления, НОТ и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата.
Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:
-
документооборот учреждений и методы его оптимизации;
-
способы регистрации документов;
-
контроль исполнения документов;
-
хранение документов.
Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной невостребованности многих направлений.
В 30-ые гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.
Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему , иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры.
Значительное сокращение исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.
Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В 1969-1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.
В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.
К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство.
Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.
Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.
В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.
Просмотреть или сохранить презентацию по теме лекции в формате MS PowerPoint
Утвержден
11632648.425250.0913.ЭД-ЛУ
Система электронного документооборота территориального звена РСЧС
Руководство пользователя
11632648.425250.0913.И3 Содержание
1. Авторизация пользователя 7
1.1. Смена пароля 7
2. Регистрация документов 9
2.1. Обозначения 9
2.2. Функции главного окна 10
2.3. Поиск документов 10
2.3.1. Параметры поиска 11
2.3.2. Значения по умолчанию 13
2.4. Регистрация нового документа 13
2.5. Просмотр и редактирование карточки документа 15
2.6. Электронный образ документа 15
2.7. Списание документа в дело 16
2.8. Отчеты 17
2.8.1. РКК и отчет по исполнению документа 17
2.8.2. Журналы учета входящих и исходящих документов 18
2.8.3. Сводка 19
2.8.4. Отчеты по статистике 19
3. Контроль исполнения 21
3.1. Функции главного окна 22
3.2. Поиск резолюций 23
3.2.1. Простой поиск резолюций 23
3.2.2. Расширенный поиск резолюций 23
3.3. Просмотр и редактирование резолюции 25
3.4. Изменение состояния резолюций 25
3.4.1. Резолюции на контроле 25
3.4.2. Отмеченные резолюции 26
3.5. Ввод информации о ходе исполнения 26
3.6. Ввод информации об исполнителях 27
3.7. Отчеты по исполнению 27
3.7.1. Перечень заданий, не снятых с контроля 28
3.7.2. Перечень плановых и оперативных мероприятий 29
3.7.3. К аппаратному совещанию 29
3.8. Статистика 29
3.8.1. Исполнительская дисциплина по подразделениям 31
3.8.2. Сводка об исполнении по видам документов 31
3.8.3. Уровень исполнительской дисциплины 32
3.8.4. Сравнение с предыдущим годом 33
3.9. Поиск по документам 33
3.9.1. Простой поиск документов 33
3.9.2. Расширенный поиск документов 34
3.10. Добавление документов 34
3.11. Просмотр информации о документе 34
3.11.1. Регистрационная карточка 35
3.11.2. Отчет о ходе исполнения документа 35
4. Документы подразделения 36
4.1. Обозначения 36
4.2. Функции главного окна 37
4.3. Поиск документов 37
4.3.1. Поиск документов 38
4.3.2. Расширенный поиск документов 38
4.4. Регистрация нового документа 39
4.5. Регистрация экземпляра документа 39
4.6. Просмотр и редактирование карточки документа 40
4.7. Электронный образ документа 41
4.8. Списание документа в дело 41
4.9. Резолюции 41
4.10. Отчеты 41
4.10.1. РКК 41
4.10.2. Журнал учета 41
4.11. Настройка автоматической нумерации документов 42
5. Обращения граждан 44
5.1. Функции главного окна 44
5.2. Поиск документов 45
5.3. Регистрация нового документа 45
6. Корпоративные папки 49
6.1. Папки для РКК 49
6.1.1. Функции главного окна папки 50
6.1.2. Добавление документа в папку 50
6.1.3. Просмотр и редактирование РКК документа 51
6.1.4. Удаление документа из папки 51
6.1.5. Печать РКК и отчета о ходе исполнения документа 51
6.2. Папки для документов 52
6.2.1. Функции главного окна папки 52
6.2.2. Добавление документа 52
6.2.3. Свойства документа 54
6.2.4. Режимы просмотра фотодокументов 55
7. Проекты документов 57
7.1. Функции главного окна 57
7.2. Регистрация нового проекта документа 58
7.2.1. Описание 58
7.2.2. Папки 58
7.3. Создание электронного образа документа 59
7.4. Редактирование (просмотр) проекта документа 60
7.5. Поиск проекта по заданным параметрам 60
7.5.1. Настройка параметров «по умолчанию» 60
7.6. Редактирование электронного образа документа 61
7.7. Помещение проекта документа в корпоративные папки 61
8. Проекты резолюций 62
9. Экспедиционная обработка документов 63
9.1. Обработка входящих документов 63
9.1.1. Функции 63
9.1.2. Добавление документа 63
9.1.3. Редактирование документа 64
9.1.4. Поиск документов 64
9.1.5. Настройка счетчика порядковых номеров 64
9.2. Обработка нерегистрируемых документов 65
9.2.1. Функции главного окна 65
9.2.2. Добавление документа 66
9.2.3. Редактирование документа 66
9.2.4. Поиск документов 67
9.2.5. Настройка счетчика порядковых номеров 67
9.2.6. Печать журнала документов 67
9.3. Формирование реестров рассылки исходящих документов 68
9.3.1. Функции главного окна 68
9.3.2. Создание реестра 68
9.3.3. Просмотр/редактирование реестра 77
9.3.4. Поиск реестра 77
9.3.5. Удаление реестра 77
9.3.6. Настройка счетчика номеров 77
9.3.7. Печать реестра 78
9.4. Формирование реестров рассылки внутренних документов 78
9.4.1. Функции главного окна 78
9.4.2. Создание реестра 79
9.4.3. Просмотр/редактирование реестра 80
9.4.4. Поиск реестров 81
9.4.5. Удаление реестра 81
9.4.6. Настройка счетчика порядковых номеров 81
9.4.7. Печать реестра 81
10. Архив 82
10.1. Номенклатура дел 82
10.1.1. Обозначения 82
10.1.2. Функции главного окна 83
10.1.3. Поиск дел 83
10.1.4. Добавление дела 83
10.1.5. Редактирование дела 87
10.1.6. Печать отчетов 87
10.2. Описи дел 88
10.2.1. Функции главного окна 89
10.2.2. Поиск описей 89
10.2.3. Добавление описи 89
10.2.4. Редактирование описи 93
10.2.5. Печать описи 93
10.3. Акты об уничтожении 93
10.3.1. Функции главного окна 94
10.3.2. Поиск актов 94
10.3.3. Добавление акта 95
10.3.4. Редактирование акта 96
10.3.5. Печать акта 96
11. Карточка документа 97
11.1. Закладки 97
11.1.1. Закладка «Описание» 97
11.1.2. Закладка «Отношения» 100
11.1.3. Закладка «Резолюции» 102
11.1.4. Закладка «Связи» 103
11.1.5. Закладка «Командировки» 104
11.2. Функции 105
11.2.1. Задание значений по умолчанию 106
11.2.2. Печать РКК 106
11.2.3. История изменения РКК 106
11.2.4. Помещение документа в корпоративную папку 107
11.2.5. Помещение документа в тематический рубрикатор 107
11.2.6. Списание документа в «дело» 108
11.3. Система автоматической нумерации документов 110
12. Резолюция 112
12.1. Просмотр и редактирование атрибутов резолюции 112
12.2. Формирование текста резолюций 114
12.3. Печать карточки резолюции 117
13. Ведение организаций и подразделений 118
13.1. Порядок работы 118
13.2. Организации и подразделения 119
13.2.1. Добавление подразделений и организаций 119
13.2.2. Атрибуты подразделений и организаций 121
13.2.3. Поиск подразделений и организаций 123
13.3. Сотрудники 124
13.3.1. Поиск 125
13.3.2. Добавление нового сотрудника 125
13.3.3. Редактирование карточки сотрудника 126
13.3.4. Редактирование карточки пользователя 126
13.3.5. Составление штатного расписания 127
13.3.6. Передача дел другому сотруднику 129
13.4. Справочник «Человек» 130
13.4.1. Поиск 130
13.4.2. Задание сведений о человеке 131
13.4.3. Закладка «Работа» 132
13.5. Персональные справочники 135
13.5.1. Справочник организаций 135
13.5.2. Справочник сотрудников 136
14. Главная страница 140
14.1. Функции главного окна 140
14.2. Настройка главного окна 141
14.2.1. Добавление информера 142
14.2.2. Перемещение информера 143
14.2.3. Настройка параметров информера 143
14.3. Информеры 143
14.3.1. Информер «Поручения» 143
14.3.2. Информер «На контроле» 144
14.3.3. Информер «Информационно-справочный модуль» 144
14.3.4. Информер «Проекты резолюций» 146
14.3.5. Информер «Часы» 146
14.4. Справочник информеров 147
Общие правила работы с окнами программы 149
Общие правила работы с окнами программы 149
1. Главное окно 149
1.1. Список объектов 149
1.2. Панель инструментов 150
1.3. Нижняя панель 150
1.4. Информация о пользователе 150
1.5. Окно с несколькими списками 150
2. Окно редактирования данных (экранная форма) 151
3. Окно поиска 153
4. Окно Навигатора 153
4.1. Назначение функциональных кнопок 154
4.2. Поиск раздела в Навигаторе 155
4.3. Добавление раздела 155
4.4. Редактирование характеристик раздела 156
4.5. Удаление раздела 157
5. Работа со справочниками 157
5.1. Использование справочников для заполнения полей 157
5.2. Линейный справочник 158
5.3. Иерархический справочник 160
6. Изменение размера экранных шрифтов 161