Что проверяет пенсионный фонд

Выездные проверки ПФР: что проверят?

С. П. Данченко, эксперт журнала

Журнал «Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 10/2011

В предыдущих номерах мы говорили о проводимых ПФР выездных проверках плательщиков страховых взносов. Мы подробно рассмотрели критерии отбора кандидатов на эти проверки, вопросы документального оформления, порядок истребования документов, сроки и место проведения проверки, содержание акта и решения по ее результатам.

В завершение разговора остановимся на вопросах, непосредственно связанных с самой процедурой проведения проверки. Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ПФР в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?

Cогласно ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ) предметом выездной проверки являются правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов.

Из поставленной цели проверяющие из ПФР и будут исходить при истребовании документов. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» у плательщика страховых взносов одновременно проводится проверка документов, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, и представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Обратите внимание:

В рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении такой проверки.

Напомним, процедура проведения выездной проверки органами ПФР прописана в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации), утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р. Этот документ регламентирует действия проверяющих из ПФР и предназначен в первую очередь для них.

Итак, при выходе на проверку должностному лицу из ПФР рекомендуется ознакомиться с наблюдательным делом плательщика страховых взносов. Наблюдательное дело формируется по каждому плательщику страховых взносов, в нем собрана вся имеющаяся у ПФР информация по конкретному плательщику страховых взносов. После анализа данной информации проверяющий выходит непосредственно на проверку.

Проверка может быть сплошной или выборочной. Это зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета плательщика, важным фактором является вероятность обнаружения нарушений исчисления страховых взносов. Решение должностные лица, проводящие проверку, принимают самостоятельно.

При проверке правильности начисления страховых взносов проверяющим рекомендовано проанализировать организационно-распорядительные документы, договоры, контракты, соглашения, регистры бухгалтерского учета, первичные учетные, расчетные и платежные документы по той или иной выплате и по организации в целом.

Общие критерии оценки представленных документов для проверки следующие:

  • полнота представленного комплекта истребованных документов;
  • правильность оформления первичных учетных документов, представленных для проверки;
  • наличие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
  • правильность заполнения обязательных реквизитов в документах;
  • правильность внесения исправлений;
  • наличие подчисток и помарок;
  • соответствие даты записи хозяйственных операций по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц в регистре бухгалтерского учета периоду, в котором данные начисления были включены в базу для начисления страховых взносов;
  • правильность подсчета соответствующих итогов в документах.

Если внимательно ознакомиться с Методическими рекомендациями, можно заметить, что проверяющим рекомендовано изучить все возможные документы, которые имеют или могут иметь какое-либо отношение к исчислению и уплате страховых взносов. При этом вызывает сомнение отношение ряда документов непосредственно к страховым взносам. Мы обобщили документы, которые подлежат проверке, с указанием некоторых особенностей, а также информации, которую хотят извлечь из них проверяющие из ПФР (см. таблицу).

Хотелось бы отметить, что в Методических рекомендациях сделан упор на проверку регистров бухгалтерского учета. Если организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО, не ведут полноценного бухгалтерского учета, проверяющие ограничатся изучением Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, форма и порядок заполнения которых утверждены Приказом Минфина РФ от 31.12.2008 № 154н. Но расчетные и платежные документы по заработной плате, авансовые отчеты и другие документы, связанные с выплатами в пользу физических лиц, все равно будет необходимо представить контролерам. При этом в случае установления нарушений по заполнению обязательных реквизитов либо их отсутствия первичные документы должны быть сверены с другими документами, связанными с данной хозяйственной операцией.

Поскольку подавляющее большинство «упрощенцев» ведет бухгалтерский учет в полном объеме, да и бухгалтерам проще ориентироваться в счетах, мы приводим документы и бухгалтерские счета, которые непосредственно будут проверяться.

Документы

Особенности проверки и получаемая информация, примечание

Учредительные документы

Учредительный договор, устав

Устанавливается соответствие (несоответствие) между данными, указанными в учредительных документах, и фактическими данными, в том числе сведениями о наименовании юридического лица, его юридическом адресе (адресе места нахождения) и фактическом адресе осуществления деятельности, ФИО учредителей, видах деятельности и пр.

Учетная политика организации

Учетная политика организации

Изучается выбранная плательщиком совокупность допускаемых способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности плательщика страховых взносов, принятая плательщиком совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности

Разрешительные документы

Лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр. документы

Отчетность по страховым взносам и индивидуальным сведениям

Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период, индивидуальные сведения

Проверяется своевременность и полнота представления расчетов и индивидуальных

сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов.

В случае представления уточненных расчетов указываются периоды, за которые представлены уточненные расчеты, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При проверке уточненных расчетов проверяется достоверность представления корректирующих форм индивидуальных сведений.

Выездной проверке подлежит последний уточненный расчет, представленный в территориальный орган ПФР до даты ознакомления плательщика страховых взносов или его уполномоченного представителя с решением о проведении выездной проверки

Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов, синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета за проверяемый период

Годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения, главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости (оборотно-сальдовые), кассовая книга и пр.

Рассчитываются и сравниваются суммы, отраженные плательщиком страховых взносов в главной книге по счетам бухгалтерского учета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банке», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» с суммами, отраженными по этим же счетам в регистрах бухгалтерского учета: карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены. Отдельно проверяется сумма выплат, отраженных в регистре бухгалтерского учета по счету 50 «Касса», и сумма выплат, отраженных в ведомостях по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходных кассовых ордерах, ведомостях на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений

Аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам

– 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

– 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

– 50 «Касса»;

– 51 «Расчетные счета»;

– 55 «Специальные счета в банках»;

– 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

– 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

– 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»;

– 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов осуществлялись выплаты, произведенные в натуральной форме, в ходе выездной проверки анализируются следующие счета бухгалтерского учета:

– 41 «Товары»;

– 10 «Материалы»;

– 43 «Готовая продукция»;

– 45 «Товары отгруженные».

Проверяются обороты по субсчетам счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», в том числе 69.1 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию на страховую часть трудовой пенсии», 69.2 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию на накопительную часть трудовой пенсии», 69.3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию в ФФОМС», 69.4 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию в ТФОМС».

Показатели регистров бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме РСВ-1 ПФР.

В данном случае проверяется достоверность сумм начислений страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в расчете РСВ-1 ПФР по строкам 110 – 114

Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов производилась безвозмездная передача материальных ценностей, в ходе выездной проверки анализируются регистры бухгалтерского учета по счету 91 «Прочие доходы и расходы»

раздела 1, 241 – 244 раздела 2, 341 – 344, 391 – 394 раздела 3, и сумм уплаченных страховых взносов, отраженных по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, в сравнении с суммами, начисленными в бухгалтерском учете по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам). Суммы уплаченных страховых взносов, отраженные по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, сравниваются с суммами платежей по данным бухгалтерского учета, отраженными по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам)

Индивидуальный учет страховых взносов

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов (рекомендуемая форма приложена к Письму ПФ РФ от 26.01.2010 № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08-56П).

Могут быть дополнительно запрошены копии форм документов индивидуального (персонифицированного учета) в системе ОПС, в том числе содержащие сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица за проверяемый период

Проверяется полнота и правильность ведения индивидуальных карточек по учету сумм начисленных страховых взносов.

Проверяется соответствие сумм начисленных страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в формах индивидуального учета по каждому физическому лицу, суммам, отраженным в расчетах по страховым взносам.

Например, показатели карточек по учету сумм начисленных страховых взносов сопоставляются с регистрами бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Проверяется соответствие и сопоставимость показателей, отраженных в формах индивидуального учета, показателям, отраженным в карточке по учету доходов и НДФЛ и справке о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

В случае расхождения начисленных доходов выясняется причина этого и обоснованность исключения сумм доходов физического лица из обложения страховыми взносами

Организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам

– приказы, действующие в проверяемые периоды);

– коллективные договоры;

– трудовые договоры;

– договоры гражданско-правового характера;

– соглашения, заключенные с физическими лицами;

– контракты и др. документы

Изучаются все документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц

Банковские и кассовые документы

Выписки банка, платежные поручения (требования), платежные банковские документы по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц, кассовые документы

Особое внимание будет уделено выплатам, произведенным путем безналичных расчетов, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», которые могут быть не учтены при исчислении страховых взносов, проверяются операции, отраженные:

– по кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банке» в корреспонденции со счетами, являющимися источниками выплат;

– по дебету счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на которых отражаются расчеты за приобретенные у граждан товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги (Дт 60 Кт 51, Дт 76 Кт 51);

– по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве прочих расходов организации (суммы, уплаченные (выданные) с целью оказания работникам организации едино-временной помощи, направленные на приобретение путевок, медикаментов и т. п. либо на их оплату);

– выплаты физическим лицам по безналичным расчетам также в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Проверке подлежат операции по всем банковским счетам организаций.

Пристальное внимание будет уделено выплатам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права.

Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счетов 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу», 86 «Целевое финансирование», 91 «Прочие доходы и расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов» и др.

Проводится сверка сумм, фактически начисленных и выплаченных физическому лицу из кассы организации, с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета

Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности

Учетные и расчетные документы в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц

К указанным документам могут относиться ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, а также авансовые отчеты.

В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг)

Методические рекомендации предписывают проверяющим из ПФР особое внимание уделить следующим хозяйственным операциям:

– расчетам с подотчетными лицами;

– выплатам в натуральной форме;

– операциям по реализации (безвозмездной передаче) материальных ценностей.

Занижение страховых взносов может быть выявлено, по мнению представителей ПФР, при анализе расчетов с подотчетными лицами. Поэтому проверяющие изучат приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, сроки возврата неизрасходованных сумм, авансовые отчеты и данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», журнал-ордер 7 по счету 71, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.

Выплаты физическим лицам, выполняющим разовые работы, возможны через подотчетных лиц предприятия, поэтому будут
изучены авансовые отчеты, акты приемки выполненных работ и документы, подтверждающие факт выплаты денежных средств физическому лицу (расходный кассовый ордер, платежная ведомость). При проверке этих документов будет проверено включение подобных выплат в облагаемую базу.

Пристальное внимание будет уделено возврату неиспользованных подотчетных сумм. Поскольку многие субъекты малого бизнеса грешат тем, что огромные суммы подотчетных денежных средств находятся у руководителей, бухгалтерам надо донести до них, что этот факт будет вызывать повышенный интерес у проверяющих из ПФР.

Что касается выплат работникам в натуральной форме, в этом случае производится проверка первичных документов (накладных на передачу материалов, товаров, услуг и т. п.).

При проверке операции реализации работникам (физическим лицам) основных средств и прочих активов (счет 91 «Прочие доходы и расходы») будут проанализированы такие документы, как акты о ликвидации основных средств, накладные на отпуск со склада основных средств, товарно-материальных ценностей для реализации или выдачи в счет оплаты труда иного вознаграждения, акты приема-передачи или безвозмездной передачи основных средств.

Поскольку подавляющее большинство предпринимателей ведет учет с применением специальных бухгалтерских программ, внимание проверяющих привлекут операции, ведущиеся «вручную», отраженные в соответствующих регистрах бухгалтерского учета и других документах, поскольку в таких регистрах бухгалтерского учета и документах, по мнению представителей ПФР, могут быть отражены хозяйственные операции, по которым не исчислены и не уплачены страховые взносы (например, разовые выплаты или вознаграждения физическим лицам).

Кроме этого, подозрительными будут признаны и нетипичные корреспонденции счетов или несоответствие корреспонденции счетов содержанию хозяйственных операций, связанных с определением базы по страховым взносам. При обнаружении подобных записей проверяющим рекомендуется проследить отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете, проверить наличие первичного или иного оправдательного документа, подтверждающего реальность и правомерность данной операции.

Понятно, что при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ, а также документальное подтверждение и размер выплаты.

Следующий момент касается непосредственно «упрощенцев», которые применяют пониженные тарифы страховых взносов. Проверяющие из ПФР будут изучать обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, проверке подлежат все основания для применения пониженного тарифа. В этом случае проверяющие из ПФР будут сотрудничать с налоговыми органами, которые могут предоставить необходимую информацию по запросу органа контроля, а также непосредственно принять участие в проверке.

В заключение хотелось бы сказать, что плательщикам страховых взносов не приходится надеяться на то, что проверяющие ограничатся только изучением ведомостей начисления заработной платы и сверкой их со сданными отчетами. Проверке будут подвергнуты все документы, так или иначе связанные с начислением и уплатой страховых взносов, поэтому стоит заранее привести их в порядок.

См. статьи Е. П. Зобовой «Выездные проверки плательщиков страховых взносов: критерии отбора», № 7, 2011, С. П. Данченко «Порядок проведения выездных проверок ПФР», № 9, 2011.

Как успешно пройти выездную проверку ФСС и ПФР

Из статьи Вы узнаете:

1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

В предыдущей статье я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

  1. Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
  2. Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
  3. Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
  4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
  5. Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать
  6. Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
  7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
  8. Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
  9. Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
  10. Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

  • Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
  • Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
  • Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории, а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

  • Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.
  • Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.
  • Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.
  • Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

  • Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.
  • Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.
  • Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.
  • Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.
  • Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

  • Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.
  • Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.
  • Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.
  • Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).
  • Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).
  • Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.
  • Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.
  • Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.
  • Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.
  • Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

И наконец, несколько рекомендаций, как подготовить документы к выездной проверке ФСС и ПФР:

  • Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.
  • Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.
  • Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.
  • Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.
  • Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.

Виды проверок и их периоды

Пенсионный фонд РФ силами своих территориальных подразделений проводит камеральные и выездные проверки организаций (ст. 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И в том и в другом случае цель одна – проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование. Но вот периоды, охватываемые такими проверками, как правило, отличаются. Быстро сориентироваться во всех сроках и периодах выездной и камеральной проверок можно по сравнительной таблице. Если выплаты идут не в ПФР, тогда ознакомьтесь, как перевести деньги с негосударственного пенсионного фонда.

В рамках камеральной проверки сотрудники территориального отделения фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчет по форме РСВ-1 ПФР (ч. 1 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Например, это расчет РСВ-1 ПФР за девять месяцев 2015 года. Тогда в рамках камеральной проверки данного расчета Пенсионный фонд РФ может проконтролировать, правильно ли начислены взносы только за эти девять месяцев. Хотя в ходе проверки сотрудники фонда могут использовать сведения и за другие отчетные периоды.

А вот в рамках выездной проверки сотрудники фонда вправе проверить период в пределах трех календарных лет. Тех, что предшествуют году, в котором такую проверку назначили (ч. 9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И кстати, конкретные периоды выездной проверки должны быть обозначены в решении о ее проведении (п. 3 ч. 4 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Общий порядок камеральной проверки

Камеральную проверку начнут с того дня, когда страхователь подал в Пенсионный фонд РФ расчет по форме РСВ-1 ПФР. Длиться такая проверка может три месяца с этой даты (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При проведении камеральной проверки сотрудники фонда руководствуются статьей 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления ПФР от 31 июля 2014 г. № 323р.

Камеральную проверку проводят на территории фонда. Поэтому, кроме самого расчета, сотрудники фонда могут использовать в ходе проверки лишь уже имеющиеся у них документы. К примеру:

  • расчеты страховых взносов, представленные раньше;
  • документы, которые страхователь подал с первоначальными расчетами, – если речь идет о камеральной проверке уточненного расчета;
  • выписки из регистров бухгалтерского или налогового учета;
  • другие документы, полученные от страхователя в порядке, установленном Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Запросить же дополнительные документы сотрудники фонда вправе, только если в сданной отчетности они выявили какие-либо ошибки или противоречия. В этом случае они могут потребовать от организации устранить эти несоответствия. А также вправе запросить письменные или устные пояснения.

О выявленных ошибках (несоответствиях) проверяющие должны сообщить плательщику. Одновременно они направят требование внести исправления в расчет. Исполнить такое требование необходимо в течение пяти рабочих дней. Срок считайте со дня, следующего за тем, когда организация получила требование по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки, которая `указана в штампе. Вместе с пояснениями можете дополнительно представить в фонд документы, которые подтверждают достоверность данных. Например, выписки из регистров бухучета.

Такие правила установлены в частях 3–4 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Кроме того, в ходе камеральной проверки сотрудники ПФР могут вызвать плательщика взносов в территориальное отделение фонда для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Вызов оформляется письменным уведомлением.

Ситуация: можно ли не исполнять требование Пенсионного фонда РФ представить письменные пояснения, если в этом документе не указаны конкретные ошибки и (или) противоречия, выявленные при камеральной проверке?

Да, можно.

Пенсионный фонд РФ вправе требовать от организации письменные пояснения, только если в отчетности есть ошибки и противоречия. При этом проверяющие обязаны сообщить организации о конкретных выявленных неточностях и одновременно могут потребовать письменные пояснения к ним. Об этом говорится в части 3 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Когда же ошибок и противоречий нет, у сотрудников фонда нет оснований требовать от страхователя пояснения. А если они все-таки запросили таковые без указания на конкретные ошибки и (или) противоречия, то данное требование можно не исполнять. Оно считается незаконным.

Совет: Ответить на незаконное требование ПФР все же стоит. Напишите, что требовать пояснения сотрудники ПФР могут, только если в расчете есть ошибки и противоречия (ч. 3 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А поскольку в полученном требовании об ошибках ничего не сказано, запрос выглядит необоснованным и организация не может его исполнить.

Общий порядок выездной проверки

Выездные проверки сотрудники фонда проводят, руководствуясь статьей 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Такое контрольное мероприятие проходит, как правило, на территории плательщика взносов (т. е. организации-работодателя). Но есть исключение. Если у страхователя нет возможности предоставить помещение для проверки, тогда ее проведут в территориальном отделении ПФР. Об этом сказано в части 1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Выездная проверка начинается с того, что сотрудники ПФР вручают плательщику взносов решение о проведении проверки. В таком документе должны быть обозначены состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет (ч. 4–9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Убедитесь, что такое решение есть на руках у проверяющих. А вместе с ним проверьте и служебные удостоверения. Если таких документов у них нет, то вы вправе не пускать с проверкой на территорию организации.

С предъявленным решением надо ознакомиться и поставить свою подпись. После этого сотрудник ПФР вручит требование о представлении документов. Кстати, если проверку проводят совместно с ФСС России, то от каждого фонда должно быть свое требование. И исполнять эти требования придется по отдельности независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Выездная проверка заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В общей сложности выездная проверка не может длиться дольше двух месяцев (ч. 11, 14 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев (ч. 11 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Основанием для продления выездной проверки до четырех и (или) шести месяцев может стать:

  • получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
  • форс-мажорные обстоятельства на территории, где проводится проверка;
  • наличие в составе проверяемой организации четырех и более обособленных подразделений;
  • непредставление (несвоевременное представление) организацией документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Об этом говорится в части 11.1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Чтобы продлить срок выездной проверки, отделение ПФР, которое ее проводит, должно направить мотивированный запрос в вышестоящий орган фонда. На основе этого запроса руководитель (его заместитель) вышестоящего органа примет решение о продлении выездной проверки или откажет в таком продлении.

Такой порядок предусмотрен в части 11.2 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды выездных проверок

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

Плановые выездные проверки территориальные отделения ПФР могут проводить только совместно с территориальными отделениями ФСС России. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на портале своего регионального отделения ФСС России. Учитывайте, что в этот график могут вноситься изменения.

Внепланово выездные проверки проводят лишь в определенных случаях. Например, при ликвидации или реорганизации организации. Об этом сказано в письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. № 19-5/10/2-1748. Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Кстати, в совместных проверках, помимо сотрудников фондов, могут принимать участие еще и налоговые инспекторы. Их привлекают, чтобы проверить обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, если организация:

  • осуществляет деятельность в области информационных технологий;
  • оказывает инжиниринговые услуги.

Такой порядок установлен пунктом 2 части 5 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Какие документы может требовать ПФР при выездной проверке

Пенсионный фонд РФ может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:

  • являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;
  • подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Например, сотрудники ПФР могут требовать копии расчетных, расчетно-платежных, платежных ведомостей, документы, подтверждающие занятость во вредных условиях труда, договоры гражданско-правового характера и т. д.

Требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки, сотрудники фонда не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, они не могут требовать налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов.

Перечень документов, которые сотрудники фонда могут истребовать в ходе выездной проверки, приведен в пункте 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р. К ним, в частности, относятся:

  • учредительные документы;
  • приказы об учетной политике;
  • лицензии;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • бухгалтерская отчетность, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;
  • регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
  • карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
  • организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
  • банковские и кассовые документы;
  • первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, ведомости по начислению и выдаче зарплаты, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц).

Дополнительно в ходе выездной проверки могут быть запрошены копии документов индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Ситуация: может ли Пенсионный фонд РФ при проверке произвести выемку документов?

Нет, не может.

Перечень контрольных мероприятий, которые могут проводить должностные лица Пенсионного фонда РФ при выездной проверке, определен в статьях 36–37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Среди них:

  • доступ на территорию плательщика взносов;
  • истребование документов для проведения проверки.

Закон не дает сотрудникам ПФР права на выемку документов. Поэтому, даже если у них есть основания считать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты или изменены, проводить такое мероприятие (в отличие от налоговых инспекторов) сотрудники фонда не могут.

Как подать документы по требованию ПФР

Представить копии документов по требованию проверяющих можно как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить. Для этого на них нужно сделать надпись «Верно», указать должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), поставить дату заверения и печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Заверить нужно каждую копию документа. Заверять подшивки, состоящие из копий нескольких документов, нельзя.

Документы, которые были истребованы в ходе проверки, нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Внимание: если не представить документы по требованию проверяющих в течение 10 рабочих дней, то организацию или предпринимателя оштрафуют на 200 руб. за каждый неподанный документ (ст. 48 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А ответственному сотруднику организации, в частности, ее руководителю, грозит денежное наказание в размере от 300 до 500 руб. (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Оформление результатов проверок

Результаты камеральной и выездной проверок сотрудники фонда оформляют по-разному.

Если по итогам камеральной проверки сотрудники ПФР не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие оформляют акт камеральной проверки. Они должны это сделать в течение 10 рабочих дней со дня окончания проверки.

Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке. Далее в течение двух месяцев с даты оформления справки сотрудники ПФР составляют акт выездной проверки.

Формы актов проверок и требования к их содержанию установлены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2016 N 1п. О сроках и способах вручения акта проверки см. Как оформляются результаты проверок внебюджетных фондов.

Не согласны с актом проверки или с его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда должен сообщить о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Ситуация: может ли территориальное отделение Пенсионного фонда РФ рассматривать материалы камеральной проверки в отсутствие представителей организации?

Да, может, но только при условии, что плательщик взносов извещен о рассмотрении материалов.

Плательщик страховых взносов имеет право участвовать в рассмотрении материалов проверки (ч. 3 ст. 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Сотрудники фонда обязаны сообщить организации о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Если организация не извещена о времени и месте рассмотрения материалов, то решение, принятое по результатам такого рассмотрения, может быть обжаловано в суде. Как правило, арбитражные суды признают такие решения недействительными (см., например, определение ВАС РФ от 28 мая 2012 г. № ВАС-6248/12, постановления ФАС Уральского округа от 4 апреля 2012 г. № Ф09-1776/12, Уральского округа от 24.10.2011 № Ф09-6782/11 по делу № А60-4659/2011, Дальневосточного округа от 28 февраля 2012 г. № Ф03-374/2012).

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ПФР выносит одно из двух возможных решений:

  • о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
  • об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.

Решение должно быть вынесено в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту.

Такой порядок следует из частей 1 и 8 статьи 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Решение территориального отделения Пенсионного фонда РФ можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч. 2 ст. 54 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Какой датой следует подать завершающие отчеты в ПФР (формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ) при ликвидации организации, а также форму 2-НДФЛ и форму 6-НДФЛ?

ИА ГАРАНТ

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При ликвидации организации сведения о застрахованных лицах по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М за последний отчетный период необходимо представить в территориальный орган ПФР в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня, когда в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц (регистрирующий орган), будут представлены документы, необходимые для государственной регистрации юридического лица в связи с его ликвидацией.

Сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ за последний налоговый период должны быть представлены в налоговый орган до даты, когда в Единый государственный реестр юридических лиц будет внесена запись о прекращении юридического лица.

Обоснование вывода:

Согласно п. 3.5 ст. 55 НК РФ в целях исполнения обязанностей налогового агента по НДФЛ и в целях определения расчетного периода по страховым взносам даты начала и завершения налогового (расчетного) периода определяются с учетом положений, установленных этим пунктом.

При прекращении организации путем ликвидации или реорганизации последним налоговым (расчетным) периодом для такой организации является период времени с начала календарного года до дня государственной регистрации прекращения организации в результате ликвидации или реорганизации. Эта норма действует с 19.08.2017, внесена Федеральным законом от 18.07.2017 N 173-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 08.02.2018 N 03-15-06/7435, УФНС России по г. Москве от 10.01.2018 N 13-11/001299@).

1. Представление сведений о страховых взносах и страховом стаже

Согласно п. 2 ст. 8, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ), постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п страхователь обязан ежегодно представлять в орган ПФР по месту регистрации сведения о каждом работающем у него застрахованном лице по форме «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)». Сведения представляются не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом, за исключением случаев, если иные сроки предусмотрены Законом N 27-ФЗ.

В силу п. 2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, постановления Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п страхователь ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, представляет в орган ПФР сведения о каждом работающем у него застрахованном лице по форме СЗВ-М.

Пунктом 3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ установлено, что при ликвидации страхователя — юридического лица он представляет сведения, предусмотренные п.п. 2-2.3 той же статьи, в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления в регистрирующий орган документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица*(1).

Также обратим внимание на правило пп. «г» п. 1 ст. 21 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ), в соответствии с которым при государственной регистрации в связи с ликвидацией юридического лица в регистрирующий орган, помимо прочих документов, представляется документ, подтверждающий представление в территориальный орган ПФР сведений в соответствии с п.п. 1-8 п. 2 ст. 6 и п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ и в соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». В случае, если такой документ не представлен заявителем, указанный документ (содержащиеся в нем сведения) предоставляется территориальным органом ПФР по межведомственному запросу в установленном порядке. Смотрите также «Вопрос: Необходимо ли обязательное представление в регистрирующий орган документа, подтверждающего представление в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведений в соответствии законодательством о персонифицированном учете и взносах на накопительную часть трудовой пенсии в отношении юридических лиц, прекращающих деятельность в результате реорганизации (за исключением реорганизации в форме присоединения) или ликвидации? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», ноябрь 2014 г.)».

Таким образом, ликвидируемая организация обязана представить в орган ПФР сведения о застрахованных лицах по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня, когда в регистрирующий орган представлено заявление о государственной регистрации юридического лица в связи с его ликвидацией (форма N Р16001, утвержденная приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@) и иные документы, предусмотренные п. 1 ст. 21 Закона N 129-ФЗ.

Полагаем, что в этом случае в форме СЗВ-СТАЖ в качестве отчетного периода указывается календарный год, на который приходится дата представления этой формы. Соответственно, в форме СЗВ-М в качестве отчетного периода календарного года необходимо указать месяц, в котором эта форма представлена в территориальный орган ПФР.

2. Представление сведений налоговым агентом

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ, приказу ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@, приказу ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ налоговые агенты обязаны представить в налоговый орган по месту своего учета справку о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ), а также расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) за год, не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (то есть календарным годом — ст. 217 НК РФ).

Особенности представления этих документов в связи с ликвидацией организации, являющейся налоговым агентом, НК РФ не предусматривает.

Разъясняя вопрос о сроках представления этих форм при ликвидации налогового агента, контролирующие органы приходят к выводу о том, что ликвидируемая организация обязана представить сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, расчет по форме 6-НДФЛ за период времени от начала года до дня завершения ликвидации этой организации. Этот вывод основывается на том, что в силу п. 3 ст. 55 НК РФ при прекращении организации путем ликвидации последним налоговым периодом для такой является период времени с 1 января календарного года, в котором прекращена организация, до дня государственной регистрации прекращения организации в результате ликвидации (смотрите, например, письмо ФНС России от 26.10.2011 N ЕД-4-3/17827@, «Вопрос: Наша организация ликвидируется в форме присоединения к другой организации. Нужно ли представлять сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ? (официальный сайт УФНС РФ по Воронежской области, раздел «Помощь налогоплательщику», август 2012 г.)»).

Как уже сказано выше, в настоящее время налоговый период (порядок определения даты его начала и окончания) для целей исполнения обязанностей налогового агента по НДФЛ установлен в п. 3.5 ст. 55 НК РФ. Со ссылкой на эту норму в письме УФНС России по г. Москве от 10.01.2018 N 13-11/001299@ «О представлении расчета по форме 6-НДФЛ в случае реорганизации» сказано, что до завершения ликвидации (реорганизации) организация представляет в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (реорганизации) организации.

Ликвидация юридического лица влечет за собой прекращение его правоспособности (п. 3 ст. 49, п. 9 ст. 63 ГК РФ), а следовательно, прекращение обязанностей налогового агента. Поэтому мы полагаем, что ликвидируемая организация обязана представить в налоговый орган сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ за год, в котором состоялась ликвидация, в период до предполагаемой даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о государственной регистрации юридического лица в связи с его ликвидацией, с учетом того, что срок такой регистрации составляет не более пяти рабочих дней со дня представления документов в регистрирующий орган (ст. 8 Закона N 129-ФЗ). Поскольку конкретная дата прекращения юридического лица при его ликвидации может быть определена лишь предположительно, эти формы целесообразно представить не позднее даты представления в регистрирующий орган документов, необходимых для завершения процедуры ликвидации.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Налоговая отчетность ликвидируемых организаций;

— Энциклопедия решений. Отчетность ликвидируемых организаций, представляемая в налоговые органы, ФСС и ПФР;

— Энциклопедия решений. Государственная регистрация юридического лица в связи с ликвидацией

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

29 июня 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) При ликвидации страхователя — юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) в случае применения процедуры банкротства сведения представляются до представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)».

>Какие нужны документы для фсс при ликвидации компании

Снятие с учета в ПФР и ФСС при ликвидации юридического лица.

Первым шагом при начале ликвидации должно стать обязательное уведомление органов государственной регистрации для снятия с учета в едином реестре.

До июля 2013 г. организация обязана была сообщать о прекращении деятельности также в налоговые органы.

В настоящее время информация об этом передается из ЕГРЮЛ и такое сообщение не обязательно.

Внебюджетные фонды смогут снять с учета предприятие только после получения уведомления от налоговых органов. Фонд социального страхования обязан принять решение о снятии с учета в течение 14 календарных дней с момента подачи заявления.

Срок снятия с учета в ПФР – 5 дней.

Как налоговая служба, так и ПФР и ФСС вправе назначить полную плательщика и сверку по всем платежам. Независимо от сроков предыдущей инспекции, налоговая служба обязательно проводит выездную полную проверку предприятия, находящегося в стадии ликвидации, которая, как правило, длится в 2-3 месяца. Сверка ведется за последние 3 года.

В случае выявления задолженности по налогам компания будет полностью оплачивать не только все долги, но и штрафы и пени по ним.

Сумма задолженности исчисляется на основании акта проверки.

Если ПФ и ФСС являются кредиторами по неуплаченным взносам, кроме основного, ведется промежуточный баланс ликвидации. При необходимости также проводится инвентаризация.

Если предприятие упраздняется путем реорганизации (поглощения, слияния и пр.), которая влечет за собой упразднение ранее существовавшего предприятия, то происходит правопреемство.

В подобном случае погашение неисполненных обязательств, которые возникли на момент реорганизации, не происходит, так как они переходят к правопреемнику.

Москва, Дмитровское шоссе, 27, корп.1.

Время работы: с понедельника по пятницу с 9:00 до 20:00. Суббота с 9:00 до 16:00.

+7 (495) 369 06 37 звонки принимаем круглосуточно и без выходных

Отмеченные ( * ) поля обязательны к заполнению

>Ликвидация ООО в фондах ПФР и ФСС