Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.
На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.
Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.
На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.
На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.
На третьем, заключительном этапе, проводится:
— группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
— арифметическая проверка, состоит в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
— таксировка, заключается в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
— контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.
Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.
Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
Некоторые формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.
Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные.
Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.
Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.
Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.
В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.
Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка – до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.
Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.
Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет.
— способ дополнительной записи (проводки).
— метод «красного сторно» и др.
Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.
Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.
Таблица 1
Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете
| Период, в котором совершена ошибка | Момент обнаружения ошибки | Порядок исправления ошибки |
| Текущий отчетный год | До окончания отчетного года | Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка |
| Предыдущий отчетный год | После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности | Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность |
| Предыдущий отчетный год | После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена | Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки) |
Пример 1. Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2014 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.
Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:
Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 1 000 руб. – учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2014 года.
Пример 2. В июне 2014 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» – 35 000 руб. – сторнирована ошибочная проводка за июнь 2014 года;
Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» – 25 000 руб. – отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2014 года (корректировочная запись).
Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.
Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.
Организация ООО «Феникс»
«Строительство: налогообложение, бухучет», N 2, 2004
ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПОДРЯДНОЙ
СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: ПРАКТИЧЕСКИЙ ПОДХОД
В статическом графике документооборота можно выделить семь основных этапов обращения каждого документа:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;
2) передача документа из соответствующего отдела в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3) проверка бухгалтером принятых документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов);
4) проверка принятых документов бухгалтером по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
5) арифметическая проверка первичного документа;
6) обработка документа в бухгалтерии — осуществляется в три этапа:
— таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
— группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);
— котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
7) сдача и оформление документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Ведомость
учета готовой продукции на складе N 05
за июнь 200__ г.
…
В ряде случаев сортовая оборотная ведомость составляется на основании отчета материально — ответственного лица, который заполняется по данным карточек (книги) складского учета. В отчет из карточек по каждому номенклатурному номеру переносятся итоговые данные по остаткам, приходу и расходу в натуральном выражении. В ведомости производится их таксировка по номенклатурным номерам и подсчет сумм по группам и по всей продукции в целом.
Добавить в «Нужное»
Актуально на: 2 июля 2020 г.
О том, что такое таксировка бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.
Бухгалтерская обработка документов
Первичный учетный документ в организации проходит свой путь в соответствии с графиком документооборота. И создание документа — только начало этого пути. Первичка подлежит приемке, проверке и бухгалтерской обработке документов. Проверка бухгалтерских документов призвана определить соответствие представленного документа принятой в организации форме и порядку его заполнения, а также существу свершившегося хозяйственного факта. При этом бухгалтерский документ на этапе его выписки и передачи в бухгалтерию может содержать не все необходимые для учета показатели. Так, в нем может отсутствовать денежный измеритель. Поэтому на этапе бухгалтерской обработки или ранее первичный документ подлежит таксировке.
Определяем денежную оценку
Таксировка бухгалтерских документов означает определение денежной оценки (суммы по операции), когда указан лишь натуральный измеритель. Иными словами, таксировка бухгалтерских документов – это умножение количества на цену. Как правило, эта процедура применяется при ручном или комбинированном способе заполнения первичных документов (частично – на компьютере, частично – от руки). Хотя при ведении бухгалтерского учета на компьютере занесение количественных данных в базу и автоматическое определение их стоимости есть такая же таксировка.
В наряде на сдельную работу, к примеру, может быть заполнен только объем выполненной работы в натуральном измерении. А проставление расценок и определение общей стоимости может производиться бухгалтерией на основании утвержденных ставок.
Таксировка может производиться как самим работником, составившим первичный документ, так и бухгалтером, оператором или специальным работником – таксировщиком. Так, Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37 был утвержден Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, где в числе служащих поименована должность таксировщика, в чьи должностные обязанности входит таксировка первичных документов (нарядов, материальных приходных ордеров, требований, накладных и др.) и подсчет итогов по каждому виду документа.