Бухгалтерский управленческий учет

Недостатки бухгалтерского учета в целях управления.

Можем ли мы довольствоваться лишь бухгалтерским учетом, если мы, например, ведем все по-белому? Или нам все-таки не избежать необходимости в управленческом учете? Конкретные недостатки бухгалтерского учета.

В этой статье я хотел бы поговорить о недостатках бухгалтерского учета в целях управления. Сразу оговорюсь, что когда я буду применять термин «Бухгалтерский учет» я буду иметь ввиду сразу и бухгалтерский и налоговый учет.

Где начинается бухгалтерский учет.

Давайте начнем с того, как мы соприкасаемся с бухгалтерским учетом. С первого дня, с момента официальной регистрации нашей компании, мы должны вести бухгалтерский учет. Вряд ли это связано с заботой государства о нас, мол ведешь учет значит тебе проще вести бизнес и проще принимать решения. Это связано с тем, что с момента регистрации мы должны рассчитывать и платить налоги, причем если предприятие сработало в убыток или в ноль, нас часто просят доказать, что так и есть, мы должны отчитаться как это произошло и почему. Налог на прибыль – это налог, который мы платим в зависимости от того насколько мы хорошо сработали. Но какое случайное совпадение(!), в государстве есть такие налоги как НДС и налоги на фонд оплаты труда, которые мы должны платить в любом случае. Разумеется, если мы ведем хоть какую-то деятельность. Иначе зачем было создавать компанию и регистрировать ее?

Узкая направленность целей бухгалтерского учета. Отсутствие понятия бизнес-процессов. Невозможность вести исключительно «белый» учет в нашей стране.

Мы приближаемся к одному из первых недостатков бухгалтерского учета, а именно, к тому, что в нашей стране он внедрен лишь для того, чтобы государство в случае сомнений, правильно мы платим налоги, имело возможности прийти к нам в компанию и проверить нас. И как раз этот вот недостаток — это узкая направленность бухгалтерского учета отражать только те операции, которые тем или иным образом могут быть связаны с расчетом налогов. И, собственно, из-за этого, в бухгалтерском учете нет таких понятий, как резервирование товаров на складе, ценообразование, контроль заказов покупателей, контроль заказов поставщикам, платежный календарь и многих других. Хотя, я уверен, что эти понятия у вас на слуху, но это все уже элементы не бухгалтерского, а управленческого учета. Никого не волнует, как мы рассчитали цену товара. Зато, волнует, что раз мы товар продали, теперь мы эту продажу должны отразить в учете и с нее посчитать налоги. И, не дай бог, мы этот товар, в следствии каких-то неприятностей, вынуждены продавать ниже себестоимости. Тогда государство заставит нас доказать, что мы не могли этот товар продать по более хорошей цене. И мы столкнемся с таким понятием, как обычная стоимость. Это что-то типа рыночной стоимости в данной местности и в данное время. В предыдущей статье «Что такое управленческий учет», я на примерах показывал абсолютную несостоятельность бухгалтерского учета в целях управления. Во-первых, это было связано с тем, что практически никакие предприятия не ведут абсолютно белый учет в нашей стране, и во-вторых это было связано с тем, что в бухгалтерском учете нет понятия бизнес-процесс. Максимум, что в бухгалтерском учете есть, это отражение некоторых этапов бизнес-процессов, таких как отгрузка или оплата.

Бухгалтерский учет все показывает без НДС.

Еще один из недостатков бухгалтерского учета, который лично мне мешает, это то, что в бухгалтерском учете, товар на складе учитывается без НДС. То-есть, мы, например, купили товар за 1200 гривен, а на бухгалтерский склад (на 28 счет) этот товар попал по 1000 гривен. И когда мы смотрим отчет по бухгалтерскому складу, мы должны умножать на 1,2, чтобы понять, сколько мы за этот товар реально заплатили с расчетного счета. Уже, как минимум, это неудобно, а если мы ведем такую деятельность, где у нас часть товара с НДС, а часть без НДС – там вообще сложно понять какая себестоимость товара.

Главный недостаток бухгалтерского учета — отсутствие оперативности.

И самая большая проблема в бухгалтерском учете заключается в том, что мы можем провести только те документы, оригиналы которых пришли к нам на предприятие. Допустим, мы имеем договор с оператором мобильной связи. Я уверен, что 100% людей, читающих эту статью, знают, как отослать смс и проверить баланс на своем счете. Меньшинство знают, как зайти на сайт оператора и посмотреть более детальную электронную версию наших затрат на связь. В бухгалтерском учете, для того чтобы занести наши затраты на связь, мы должны от оператора получить акт выполненных работ. В управленческом учете, мы можем занести этот акт выполненных работ, когда мы захотим. Ведь мы можем просто зайти на сайт оператора мобильной связи и посмотреть, сколько мы реально потратили в этом или прошлом месяце. Из-за этих проблем в бухгалтерском учете, месяц закрывается где-то в 15-20 числах, пока дождемся всех документов и т.д. В управленческом учете, считается, что месяц закрывается до 5 числа, ну, и можно закрыть хоть 1-го числа. Вы можете занести информацию в управленческий учет в любой момент и оперативно посчитать прибыль. Так же, как правило, кроме неоперативного отражения документов в бухгалтерском учете, часто в компаниях бухгалтеры заносят банковскую выписку раз в два-три дня. И очень трудно бухгалтера в этом винить, ведь бухгалтер знает, что он ведет учет для государства. И он решает свою задачу, только не ту, которую вы ему поставили, а ту, которую поставило государство. И, именно, поэтому часто в компаниях бухгалтеры работают напряженно 2-3 дня в месяц. И вы, конечно, можете повлиять на эту ситуацию тем, что попросите бухгалтера разносить банковскую выписку ежедневно, и, как можно быстрее, заносить в базу оригиналы документов. Какого-то прироста оперативности вы добьётесь, но идеально в бухгалтерском учете все равно не будет. И бухгалтерский учет он как раз такой и есть, медлительный и неоперативный. Вот это и есть его самый главный недостаток.

Заключение.

Несмотря на все недостатки бухгалтерского учета, которые я только что перечислил — принцип двойной записи, заложенный в его основу, я считаю гениальным и агитирую использовать его в управленческом учете. Но как предприниматель, я не могу не возмущаться что я должен и платить налоги, и платить человеку, который их рассчитывает и еще и ведет учет для государства, чтобы оно меня за мой же счет могло проверить, насколько правильно я эти налоги рассчитываю.

В следующей статье Бухгалтеры и управленческий учет, мы как раз поговорим о том, как извлечь пользу из затрат на ведение бухгалтерского учета.

Спасибо за внимание!

Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер»

Согласно п.3 ст 7. Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ руководитель организации может передать ведение бухгалтерского учета специализированной организации на договорной основе.

Рассмотрим , что выгоднее: взять в штат бухгалтера или воспользоваться нашими бухгалтерскими услугами?

Затраты организации на 1 главного (штатного) бухгалтера Штатный бухгалтер Наши услуги
Оклад 10000 10000*
Отчисления на социальное страхование 3000 нет
Аренда (6 м2 на 1 чел) 6000 нет
Амортизация компьютерной техники и её обслуживание 1000 нет
Амортизация и сопровождение 1С (бухгалтерская программа) 1000 нет
Повышение квалификации бухгалтера (курсы, тренинги) 1000 нет
Бухгалтерская периодика/консультационные программы/журналы 1000 нет
ИТОГО: 23000 10000*

*стоимость работ зависит от многих факторов (режима налогообложения, кол-ва сотрудников, кол-ва операций) и может отличаться от суммы приведенной в статье. Для расчета стоимости наших услуг воспользуйтесь расчетчиком.

Преимущества и недостатки ведения бухгалтерского учета специализированной организацией

Преимущества:

1. Выполнение работы в срок и качественно. Бухгалтерская фирма не уходит на больничные, в декрет. Мы работает оперативно и всегда на связи с Вами.

2. Снижение расходов на содержание бухгалтерии (аренда офиса, оргтехника и расходные материалы, программное обеспечение, налоги от фонда оплаты труда, больничные, отпускные и другие выплаты бухгалтеру)

3. Процедура заключения и расторжения договора с организацией проще и дешевле, чем прием и увольнение сотрудника.

4. Мы сами общаемся с контролирующими органами и бережем самое дорогое: время, нервы, деньги.

5. Заключив договор со многочисленными клиентами, у которых разный режим налогообложения и вид деятельности, мы знаем больше, чем штатный бухгалтер сидящий на месте, не смотря на многочисленный стаж его работы, курсы и прочее.

Недостатки:

1.Возможное отсутствие оперативности (бухгалтерия работает только с документами, а передача документов происходит периодически, а не постоянно, как в случае наличия собственного бухгалтерского подразделения)

2.Полностью передать оформление первичных документов и работу с банком возможно только при микро-бизнесе (среднесписочная численность до 10 человек).

Очень сложно, к сожалению большинства руководителей, посмотреть в бухгалтерский отчет и сразу увидеть положение дел в компании. Бухгалтерский учет – это лишь непрерывная фиксация и учет всех хозяйственных операций.

Чтобы понять куда в настоящий момент уходят деньги, увидеть реальную прибыль и оценить рентабельность, нужно копнуть поглубже и погрузится в финансовый управленческий учет.

Финансовые управленческие отчеты используют лишь 30% руководителей компаний. Оставшееся большинство избегает этого важного инструмента, так как не понимает структуру, не осознает его значимость или просто не видит разницы с бухгалтерским учетом.

А в чем собственно разница?

1. Практическая значимость

Первое и основное отличие бухгалтерского и управленческого учета – это практическое применение. На основе бухгалтерского учета строится и налоговая отчетность, то есть то, что предоставляется в МНС, и управленческие отчеты. Но к управленческим добавляется еще дополнительная нефинансовая информация.

Управленческий учет – это документ исключительно для внутреннего применения. По его итогам вы можете принимать оперативные решения и контролировать риски бизнеса.

С помощью трех составляющих финансового учета: отчетов о доходах и расходах, отчетов о движении денежных средств и балансе, вы буквально контролируете каждый шаг вашей компании и можете прогнозировать ее грядущий путь.

2. Индивидуальность

Как уже говорилось выше, финансовый управленческий учет – это ваш внутренний документ, а значит правил «свыше» для его наполнения и внешнего вида нет. Такой тип отчетности составляется с учетом особенностей функционирования компании. Вы сами решаете, что будет внутри отчета и как это будет выглядеть. Главное, чтобы руководитель мог разобраться в полете мысли сотрудников и прочитать подготовленный документ.

3. Оперативность

Данные управленческого учета могут стать серьезным аргументом в принятии тех или иных решений руководителем компании, поэтому ключевую роль здесь играет оперативность.

У руководителя просто не всегда есть время ждать ту или иную выверенную информацию, что допускает использование в финансовых отчетах более приблизительных данных, чем в бухгалтерских, которые всегда должны быть строго выверены до копейки.

Но не рекомендуем злоупотреблять: в плановых отчетах, которые могут быть не только ежемесячными или ежегодными, как бухгалтерские, но и, например, еженедельными, стоит использовать лишь достоверную информацию.

4. Детализация

Финансовый управленческий учет на первый взгляд кажется абсолютно не зависит от бухгалтерского. Но на самом деле это не так. Ведь при составлении первого используются данные второго.

Просто в управленческом учете эти данные становятся более глубокими и детализированными. Так, указываются не просто общий поток средств в компании, но и отдельные показатели по каждому подразделению и даже сотруднику. Не просто учет товаров, а каждой отдельной группы и вида.

5. Прогнозирование

С помощью управленческого учета вы можете не только увидеть текущее положение дел, но и проследить динамику развития. Анализ предыдущих периодов работы позволяет, например, увидеть сезонные факторы влияния и спрогнозировать уровень выручки и затрат на грядущий аналогичный период.

Финансовый управленческий учет заметно повышает аналитические возможности компании. Это преимущество не ограничивается предположениями и прогнозами.

Как я делал управленческий учет в Excel

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.
Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера …), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.
Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to…» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?
Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:
— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.
Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.
Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):
1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

3. Управленческий учет построен на базе .xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» — многое рандомно изменено.

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)
4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

8. Собственно сам файл управленческого учета.
PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.

Как я уже рассказывал в предыдущих постах, мне посчастливилось поработать финансовым директором в крупном якутском золотодобывающем холдинге.

Когда я пришел туда, единственным финансовым документом там был годовой бюджет на следующий год. Выглядел он в виде распечатанной экселевской таблички на одной странице. Это все, что было внедрено из системы управленческого финансового учета.

Пришлось начинать с самого начала.

Конечно же, первое, что необходимо было сделать — бюджет движения денежных средств. Нужно было понять, как движутся деньги внутри группы. А Группа, на минуточку, состояла более чем из 10 компаний, у каждой компании было открыто по 2-3 расчетных счета.

Пару недель мы только разбирались с тем, что творится с платежами, откуда платят, за кого, почему именно с этого счета и т.д.

Этот хаос прекрасно дополняло то, что платежи на следующий день утверждались на клочке бумажки, на салфетки или просто по телефону.

Вот скажите, сколько в Вашей компании платежей в день проходит? 1? 10? 50?

В пиковые дни, в Группе осуществлялось за 1 день более 300 платежей. Для того, чтобы избежать ошибок, некорректных отправлений и т.д., нужно было построить очень четкую и адекватную систему казначейства (платежное подразделение внутри компании).

Мы начали с того, что сформировали реестр платежей в excel и вносили туда каждый день абсолютно все фактические платежи из всех банковских выписок. Мы собирали статистику, сверяли остатки на счетах с фактическими значениями, выверяли структуру статей, по которым эти платежи потом можно было бы разносить.

За неполный месяц набралось около 1 600 платежей. Средний платеж составлял около 3,5 млн. рублей. Согласитесь, неприятно, когда 3,5 млн. уходят не на тот счет не тому контрагенту. А бывало такое, что бухгалтер по ошибке отправляла десятки миллионов рублей не той компании или не на тот счет.

В общем, собрав статистику, поняв, как организовать весь процесс, я запустил проект по переносу всей платежной системы в 1С.

У меня есть друг в Хабаровске, он невероятно крутой 1Сник. Между прочим, самый высокооплачиваемый специалист на Дальнем Востоке по 1С. Его проекты стоят очень дорого, но делает он их невероятно круто, в срок и без косяков на выходе.

Мне повезло, он согласился участвовать в проекте.

За 1,5 месяца мы полностью перенесли все наши процессы в 1С. В день, когда мы должны были запускаться, я боялся идти на работу. Когда пришел, меня срочно вызвали на совещание. В итоге, я освободился только к обеду. Открыл 1С и обалдел.

Все платежи, запланированные и утвержденные с прошлого дня были отмечены исполненными.

Не было ни одного истеричного звонка из бухгалтерии или от отдела снабжения, которые обычно разрывали мою нервную систему и мои телефоны в день по 20-30 раз. А тут ни одного звонка. Все просто было сделано.

Вот тогда я понял, насколько круто с самого начала выстроить процесс правильно, а потом его автоматизировать.

Я рассказываю Вам эту историю не для того, чтобы похвастаться или выпендриться (мол, вот какой я крутой). Нет!

Моя идея — поделиться с Вами реальным опытом и подходом.

Когда Вы будете внедрять у себя на предприятии систему финансового учета (а Вы ТОЧНО будете, если не сделали или не начали еще этого делать), подойдите к процессу правильно.

Я советую действовать так:

  1. Определите, что будет являться для Вас системой учета. Какие в ней будут отчеты, кто их будет готовить, как часто, ЗАЧЕМ?
  2. Разработайте простые и понятные для Вас и для исполнителей шаблоны отчетов.
  3. Начните заполнять отчеты с первого же дня. Соберите статистику хотя бы за месяц.
  4. Дополните, обновите, улучшите отчеты.
  5. Назначьте ответственных, обучите их, утвердите наказания за некорректную, не вовремя и неправильно заполненную информацию.
  6. Автоматизируйте систему учета.

Вот примерно так я делал. Могу сказать, что этот алгоритм хорошо себя зарекомендовал уже во многих компаниях, где я работал и внедрял систему учета.

Пользуйтесь, я Вам дарю этот проверенный опытом и временем алгоритм.

Кстати, если надумаете внедрять отчетность, начните с ДДС и реестра платежей. Это самые верные и полезные инструменты для Вас.

У нас есть шаблоны этих отчетов. ИМЕННО такими мы пользуемся сами, именно их мы сами разработали и именно их мы внедряем нашим клиентам.

Они родились в том числе и в рамках истории, которую я описал выше.

Скачивайте наш шаблон ДДС и реестра платежей !

Шаблон идеально подходит для малого бизнеса с упрощенной системой налогообложения.