Бухгалтер по первичной документации

Содержание

Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.

Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.

Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.

Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.

Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
  2. Дата документа.
  3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
  4. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
  5. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Важно!

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

  • Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
  • Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
  • Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Первичные документы можно оформлять в электронном виде

Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.

Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).

Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте.

Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.

Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

  1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
  2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

  1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
  2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
  3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.

Главные бухгалтеры в свою очередь:

  1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
  2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
  3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.

Не используйте факсимиле

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.

Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

  1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
  2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
  3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
  4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
  5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

  1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
  2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
  3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
  4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
  5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
  6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Заказать услугу

В Федеральной службе государственной статистики рассмотрено письмо от 27.10.2005 № И-01-03-27/234, по которому сообщаем.

1. В соответствии с разъяснением Минфина России стоимость оборудования в случае приобретения его подрядчиком и занесения на счет 10 «Материалы» формирует себестоимость выполненных работ по договору подряда, поэтому включается (показывается отдельной строкой) в формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» и № КС-3, утвержденные постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100.

2. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7, разработаны в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01.

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) применяется при передаче в монтаж оборудования, поставленного подрядчику заказчиком.

3. Документальное оформление учета основных средств при передаче смонтированного оборудования по унифицированным формам первичной учетной документации не зависит от источников финансирования строящихся объектов.

Начальник Управления

организации статистического

наблюдения и контроля

В.А. Струков

Требования к бухгалтеру на первичную документацию — это критерии отбора специалиста, который занимается вновь создаваемыми и приходящими в компанию учетными документами.

Чем крупнее предприятие, тем шире штат бухгалтерии. Один занимается зарплатой, другой — расчетами с бюджетом, третий — товарно-материальными ценностями… А чем занимается бухгалтер на первичной документации? Через него проходят все вновь поступившие на фирму бумаги. Разберемся в этом детально.

Законодательная база

В Едином квалификационном справочнике такую должность не найти. Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации — образец четкого разделения труда в крупной организации. Когда один сотрудник физически не может выполнять все функции, его работа делится на несколько направлений. Так и появляются отдельные участки и ответственные за них специалисты.

Требования к бухгалтеру на первичную документацию можно узнать из профстандарта к профессии в целом. Ранее он был утвержден Приказом Минтруда № 1061н от 22.12.2014.

Обратите внимание! 26.03.2019 опубликован Приказ Минтруда 21.02.2019 № 103н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер»», который отменяет действие старого приказа.

Изменения касаются в основном высококвалифицированных бухгалтеров уровня руководителей бухгалтерских подразделений. Нас же интересует трудовая функция под номером 3.1.1. Документ подробно отвечает на вопрос, что делает бухгалтер по первичной документации.

Что должен знать бухгалтер по первичной документации

Для выполнения такой работы достаточно среднего профессионального образования. Однако желательно, чтобы специалист регулярно повышал свою квалификацию (в идеале — прошел профпереподготовку).

В процессе обучения ему нужно изучить:

  1. Основные положения Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011;
  2. План счетов и правила формирования проводок.
  3. Положение Банка России № 383-П от 19.06.2012.
  4. Положения по бухгалтерскому учету.
  5. ОКУД № ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ № 299 от 30.12.1993.
  6. Базовые методики проведения инвентаризации.

Также ему следует ознакомиться с правилами оформления учетных документов.

Устраиваясь на работу, новичок пополнит базу знаний внутрифирменными регламентами в своей сфере. Но в качестве совета порекомендуем ему до оформления записи в трудовой книжке узнать у менеджера по персоналу, какие задачи ему предстоит решать, вступая в должность «бухгалтер по первичной документации»: обязанности и функции могут оказаться сложнее и объемнее, чем он планировал.

Что должен уметь бухгалтер по первичной документации

Документы он и принимает, и составляет, а значит, должен уметь как заполнять новые формы, так и проверять правильность поступивших. Делать это приходится иногда в бумажном виде, а иногда — и в электронном. А это значит, что специалисту следует научиться работать в профессиональной бухгалтерской программе.

Бухучет — явление динамичное, нормативно-правовая база постоянно обновляется. Поэтому работнику нужно регулярно отслеживать обновления. В этом поможет навык обращения с информационными системами. Важно и умение аккуратно обращаться с документами.

Бухгалтер по работе с первичной документацией: обязанности

Мы выяснили, какие требования предъявляют к претенденту на эту должность. Можно рассмотреть то, чем он непосредственно занимается на рабочем месте:

  • составляет учетные документы;
  • принимает их от контрагентов;
  • проверяет на правильность заполнения, полноту реквизитов;
  • заносит бумаги в сводные регистры;
  • делает копии и готовит к сдаче в архив;
  • выявляет нарушения в сфере документооборота;
  • участвует в инвентаризации.

ВАЖНО! Детально функции прописывают в должностной инструкции. Они могут варьироваться в зависимости от масштаба предприятия, отрасли и других специфических особенностей его деятельности.

К должностной инструкции предъявляются стандартные требования. В ней должны быть перечислены:

  • должностные обязанности (сформулированные насколько возможно подробно: работник может отказаться выполнять поручения руководителя, если они не были включены в должностную инструкцию);
  • права работника (обычно заключаются в том, что он может участвовать в общественных обсуждениях насущных корпоративных проблем, запрашивать информацию у других подразделений и обращаться к руководству за разъяснениями);
  • сфера его ответственности (в первую очередь за качество выполненной работы).

Объем работы в этой сфере традиционно велик. После прохождения через этот входной фильтр бумаги распределяют по участкам бухучета.

Счет на оплату

Обновление: 4 июля 2017 г.

Рост суммарной дебиторской задолженности в случае несвоевременной оплаты клиентами по договорам негативно сказывается на финансовом состоянии любого коммерческого предприятия. Исполнив свои обязательства по договору, организация-поставщик может оформить счет на оплату для побуждения контрагента к выполнению его части сделки — оплаты по договору.

Для чего нужен счет на оплату

В деловой практике наблюдается крайне частое использование счетов на оплату, хотя они и не являются обязательными для осуществления расчетов документами. Счет на оплату нужен для того, чтобы уведомить бухгалтерию клиента о том, что у их поставщика имеются ожидания по перечислению денежных средств в оплату за указанные в счете товары, работы или услуги.

Основанием для оформления поставщиком счета на оплату является наличие первичных учетных документов, подтверждающих исполнение им своей части договора: счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных и транспортных накладных.

Фактически счет на оплату является для документооборота фирмы внешним документом, имеющим большое значение в управленческом учете и сверке взаимных расчетов (в том числе ожидаемых) поставщика и покупателя.

Правильность оформления счета заверяется подписями руководства и бухгалтерии поставщика, распоряжение на оплату счета, как правило, визируется руководством покупателя. Таким образом, контрагенты, оформляя и принимая к оплате счета, осуществляют управленческий контроль за движением денежных средств и за общим исполнением договора.

Реквизиты счета на оплату

Как внешний документ счет на оплату должен иметь наименование, реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать стороны документооборота, причину оформления документа и его сумму.

Корректно оформленный счет на оплату должен содержать следующие данные:

  • дату и номер документа;
  • информацию о поставщике, включая банковские реквизиты;
  • информацию о покупателе;
  • наименование, количество и стоимость товаров, работ, услуг;
  • итоговую сумму к уплате и НДС в случае его наличия.

Заверяется счет на оплату подписями руководителя и бухгалтера с обязательной расшифровкой.

Счет на оплату — это первичный документ?

Зачастую принято считать, что без наличия счета на оплату производить оплату по договору преждевременно, а сам счет на оплату является тем официальным документом, который позволяет руководству санкционировать, а бухгалтерии осуществить перевод денежных средств.

Таким образом, фактически признается, что счет на оплату — это первичный документ, без которого производить бухгалтерские проводки по расчету с поставщиками и оформлять платежные документы нельзя, однако эта точка зрения является ошибочной по ряду причин.

Во-первых, любая операция по поставке товаров, выполнению работ и оказанию услуг уже имеет первичные учетные документы: счета-фактуры, товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ, которые подтверждают для покупателя факт исполнения договора со стороны поставщика, а значит, и возникновения обязательств по оплате.

По отношению к перечисленным документам, а также исходному договору счет на оплату является вторичным, производным документом.

Во-вторых, согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» оформлению первичным учетным документом подлежат любые факты хозяйственной жизни предприятия. Счет на оплату фиксирует не сам хозяйственный факт как таковой, а высказанное желание получить оплату по свершившемуся факту.

В-третьих, счет на оплату не может считаться первичным документом потому, что он не обладает важным для учетного документа свойством безусловности. Счет можно считать в широком смысле ожиданиями поставщика — офертой, которая ожидает акцепта покупателя — согласия произвести оплату и отсутствия возражений, чего может и не произойти.

В-четвертых, счет на оплату является внешним документом, который передается от одной организации к другой. Соответственно, если считать его первичным учетным документом, то на этом основании произвести бухгалтерские проводки обязаны обе стороны, что невозможно, так как поставщик уже учел отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как факты своей хозяйственной деятельности.

Можно ли на основании свидетельства о праве наследования заключить договор

Константин, здравствуйте! Вам дан неверный ответ. Принятое наследство принадлежит наследнику не с момент гос. регистрации, а со дня открытия наследства. Ивано — уже является собственником унаследованного домика и з/у.

И сейчас он имеет полное право продать данные дом и з/у Петрову или еще кому-либо. Дело в том, что свидетельство о праве на наследство является не только правоустанавливающим документом, но и правоподтверждающим. И многие нотариусы так и пишут в свидетельствах о праве на наследство (посмотрите св-во Иванова).

НО, к сожалению, не везде сотрудники Росреестра достаточно грамотны. Мне приходилось со сканадалом сдавать на гос. регистрацию договоры, заключенные на основании св-ва о праве на наследство. В Москве — трудно.. И проще, иной раз, осуществить гос. регистрацию, а потом уже заключать сделку.

Знаю, что во многих городах с этим проблем нет. В Тульской обл — к сожалению, не знаю.

Если документы берутся на гос. регистрацию, то в ЕГРП сразу жу осуществляют: гос. регистрацию права собственности наследника, договора купли-продажи, перехода права собственности от наследника к приобретателю по договору.

Вам нужно узнать в тульском Росреестре, есть у них такая практика или нет.

С уважением,

Харченко О.В.

Ответ:

Понятие «первичный учетный документ» определено ст. 9 Федерального закона №129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете». В соответствии с данной статьей:

«1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания».

Рассмотрим соответствие счета-фактуры перечисленным признакам первичного документа:

  • счет-фактура не является оправдательным документом ни для одной хозяйственной операции (например, оправдательными документами при приобретении товаров, работ услуг являются товарная накладная, транспортная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг));
  • бухгалтерские проводки, формируемые на основании счета-фактуры (Дт 68.2 19), не являются самостоятельной хозяйственной операцией;
  • альбомы унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, не содержат форму счета-фактуры.

Однако, счет-фактура содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом счет-фактура согласно п. 3 ст. 168 НК РФ в отличие от первичного документа может быть составлен в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав или получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Таким образом, за исключением соответствия реквизитов счета-фактуры обязательным реквизитам первичного учетного документа, иных признаков первичного документа, установленных ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» счет-фактура не содержит.

Следует отметить, что положения НК РФ также разграничивают понятия «счет-фактура» и «первичный документ». А именно:

  • согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
  • в соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета…

Учитывая вышеизложенное, счет-фактура является документом, на основании которого сумма НДС принимается покупателем к вычету, и не признается первичным документом в рамках бухгалтерского и налогового законодательства. Данного мнения придерживается также Минфин РФ: в Письме от 25 июня 2007 г. N 03-03-06/1/392 финансисты пришли к выводу, что счет-фактура является документом, косвенно подтверждающим произведенные затраты, и служит дополнением к уже имеющимся первичным документам.

Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Пример счета на оплату

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает. Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

  • если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
  • если выставление счета прописано в договоре;
  • если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

  • Дата составления,
  • Порядковый номер,
  • Платежные реквизиты получателя денежных средств,
  • Данные плательщика и покупателя,
  • Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
  • Должности и подписи уполномоченных лиц.
  • Наименование товаров, работ услуг,
  • Количество, единица измерения, цена и сумма.
  • Итоговая сумма к оплате.
  • Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Оплата на основании акта выполненных работ: законность, оформление, учет

В настоящее время многие компании, стремясь оптимизировать документооборот, применяют практику оплаты расходов на основании актов выполненных работ, без наличия счетов-фактур. В статье разберем, возможна ли оплата на основании акта выполненных работ, как отразить оплату по акту в договоре и в учете.

Основание для оплаты средств поставщику

Согласно законодательству, порядок расчетов регламентируется положениями соглашения, заключенного между сторонами.

Именно договор содержит информацию о: (нажмите для раскрытия)

  • сумме договора (стоимости товара/услуг);
  • порядке оплаты (полная/частичная предоплата, оплата после отгрузки/оказания услуг);
  • сроках оплаты и ответственности за их нарушение;
  • основаниях для оплаты.

Таким образом, стороны могут самостоятельно выбрать документы, которые будут выступать основаниями для осуществления оплаты по договору. В настоящее время подавляющее большинство организаций и предприятий предусматривают в договорах оплату на основании счета-фактуры. При этом, учитывая особенности деятельности компании, требования к документальным основаниям для оплаты могут быть дополнены;

  • спецификациями;
  • отчетами (при оказании посреднических услуг);
  • сметами;
  • прочими документами, которые, по мнению организации, необходимы для осуществления оплаты.

Читайте также статью ⇒ «Акт сдачи-приемки работ: составляем правильно».

Оплата на основании акта выполненных работ

Как видим, действующие законодательные нормы не содержат четких требований относительно документа, который будет служить основанием для оплаты по договору. Таким образом, оплата может производиться, в том числе, на основании акта выполненных работ. При этом данное условие следует зафиксировать в договоре (раздел «Условия оплаты»), также дополнить соглашение бланком акта в виде приложения.

Бланк акта выполненных работ можно скачать здесь⇒ Акт выполненных работ (бланк).

Акт считается действительным при наличии обязательных реквизитов, предусмотренных ГК РФ, а именно: (нажмите для раскрытия)

Для того, чтобы акт выполненных работ был признан полноценным основанием для оплаты, документ должен содержать платежные реквизиты сторон (номер расчетного счета, наименование банка, БИК – банковский идентификационный код). Также акт целесообразно дополнить фразой «Данный акт является основанием для перечисления оплаты в сумме ___ руб. __ коп. на следующие платежные реквизиты Поставщика (Исполнителя):

  • расчетный счет______;
  • наименование банка______;
  • БИК______»

Учет

Операция по оплате расходов на основании акта выполненных работ отражается в учете в соответствие с общим порядком, а именно проводкой:

Дт 51 Кт 60.

Налогообложение

Организации, приобретающие товары (услуги), вправе на применение налогового вычета в размере сумму НДС, уплаченного поставщику (исполнителю). Основанием для уменьшения налоговых обязательств является счет-фактура, выставленный поставщиком, в которой содержится информация о сумме НДС.

Акт выполненных работ, на основании которого произведена оплата за оказанные услуги, не может служить основанием для применения организацией налогового вычета по НДС. Таким образом, исполнители работ, которые выступают плательщиками НДС, обязаны предоставлять заказчику такие счета для подтверждения его права на налоговый вычет.

Читайте также статью ⇒ «Журнал полученных и выставленных счетов-фактур».

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Оплата на основании акта выполненных работ для «упрощенцев»

В связи с изменениями в законодательстве, с 2020 года требования по оформлению счетов-фактур для организаций и предпринимателей, использующих упрощенную систему налогообложения, полностью упразднены.

Юрлица и ИП на УСН могут производить оплату, а также отражать операции в учете исключительно на основании акта выполненных работ, без необходимости составления счетов-фактур.

Обоснование данного порядка следующее: «упрощенцы» не являются плательщиками НДС, в связи с чем право на налоговый вычет у таких субъектов хозяйствования отсутствует. Так как предприятиям и ИП не нужно подтверждать свое право на вычет, счет-фактуры таким организациям оформлять не требуется.

В случае если «упрощенцы» применяют акт выполненных работ в качестве основания оплаты, то это условие нужно зафиксировать в договоре (раздел «Порядок оплаты»).

Читайте также статью ⇒ «Акт приемки выполненных работ».

Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законы Украины касательно устранения административных барьеров для экспорта услуг» от 03.11.2016 г. (далее — «Закон») незаметно для всех были внесены достаточно существенные изменения в Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» относительно обязательных реквизитов первичных документов. Закон вступил в силу и начал действовать с 03.01.2017 г.

Рассмотрим ключевые нововведения:

1. Изменено определение первичного документа. До внесения изменений под «первичным документом» понимали «документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление», документ, который фиксирует «факты осуществления хозяйственных операций» (ст. 1, ч. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» соответственно).

Однако внесенными Законом изменениями такое требование к первоначальному документу как «подтверждение осуществления хозяйственной операции» было исключено.

Статья Было Стало с 03.01.2017 г.
Часть 1 статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы. Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.
Статья 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» Первичный документ – документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление. Первичный документ – документ, который содержит сведения о хозяйственной операции.

Как следует из объяснительной записки к законопроекту, такие изменения были направлены, прежде всего, на создание правовых возможностей признания счета (инвойса) первичным документом для упрощения процедуры ведения бухгалтерского учета и финансовой отчетности субъектов внешнеэкономических отношений. Однако они «коснулись» всех плательщиков, независимо от того, осуществляют они внешнеэкономическую деятельность или нет.

Заметим, что пока Министерством финансов Украины никакие изменения к определению «первичный документ» в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. № 88, в части касательно подтверждения осуществления хозяйственной операции, не внесены.

2. Исключено требование касательно срока составления первичных документов. До внесения изменений Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» обязывал налогоплательщиков составлять первичные документы при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Однако соответствующими изменениями требование касательно срока составления первичных документов отменено. Теперь контролирующие органы не смогут «придираться» к тому, что первичные документы составлены не сразу после окончания хозяйственной операции, а через определенный промежуток времени (что часто имело место на практике).

3. Среди обязательных реквизитов первичного документа исключено «место составления». С 03.01.2017 г. плательщики могут не указывать место составления первичного документа. Вместе с тем, дата составления первичных документов остается обязательным реквизитом.

4. Изменены требования касательно подписи. Напомним, что со вступлением в силу 30.09.2015 г. Закона Украины «Об электронной коммерции» у плательщиков появилась возможность подписывать первичные документы факсимиле или иным аналогом механического или иного копирования собственноручной подписи лица, которое принимает участие в осуществлении хозяйственной операции.

Однако такая возможность существовала недолго. Внесенными Законом изменениями из перечня обязательных реквизитов первичных документов исключено положение о возможности подписания первичных документов аналогом собственноручной подписи или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом «Об электронной цифровой подписи».

С 03.01.2017 г. первичные документы, которые составляются в бумажной форме, должны иметь личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Первичные документы, составленные в электронной форме, по-прежнему должны соответствовать всем требованиям законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

В заключение заметим, что изначально проект Закона содержал положительное для налогоплательщиков положение о том, что незначительные недостатки в документах, которые содержат сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции, при условии, что они не препятствуют возможности идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции. Однако в ходе рассмотрения законопроекта это положение было исключено.

***

Заметим, что внесенные Законом изменения к определению «первичный документ», на наш взгляд, полностью соответствуют практике, которая сейчас сложилась. Так, контролирующие органы и суды на практике уже давно перестали воспринимать первичный документ как такой, что подтверждает фактическое осуществление хозяйственной операции. А поскольку первичные документы не стали самодостаточным подтверждением реального осуществления хозяйственной операции и фактически потеряли свою роль «подтверждающего» документа, то такая функция первичного документа как «подтверждение осуществления хозяйственной операции» вполне оправдано была исключена из определения.

Внесенные изменения также дают возможность начать использовать налоговую накладную как первичный документ, уменьшив количество документального оформления хозяйственных операций.

Вместе с тем, проблема с подтверждением в суде фактического осуществления хозяйственных операций может стать более актуальной.

Обращаем Ваше внимание на то, что приведенный выше комментарий не является консультацией и предлагается в информационных целях. В конкретных ситуациях рекомендуется получение полной профессиональной консультации.

Обращаем Ваше внимание на то, что приведенный выше комментарий не является консультацией и предлагается в информационных целях. В конкретных ситуациях рекомендуется получение полной профессиональной консультации.

С уважением,

© WTS Consulting LLC, 2017

Просмотры 18586

Новые препятствия для налогоплательщиков. Возмещение расходов на юридическую помощь 25 октября, 2018 1737

О вечном 22 октября, 2018 1098

Валютное регулирование по-новому, в связи с принятием Закона Украины «О валюте и валютных операциях» 17 июля, 2018 6032

РРО: очередные ожидаемые изменения 15 июня, 2018 1372

Исключение технического переоснащения и другие изменения разрешительных процедур в строительстве 11 июня, 2018 3517

Изменения в регулировании кассовых операций (полный обзор) 06 июня, 2018 891

Изменения в регулировании кассовых операций (продолжение) 01 июня, 2018 738

Изменения в регулировании кассовых операций 30 мая, 2018 2514

К теме ответственности за нарушения в сфере градостроительного законодательства 15 мая, 2018 6272

Обеспечение судебных расходов как новое средство борьбы с необоснованными исками 14 мая, 2018 815

Оценка воздействия на окружающую среду при реализации проектов на действующих предприятиях 27 апреля, 2018 753

Существенные риски для хозяйственной деятельности в связи с принятием закона о корпоративных договорах и закона об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью 22 марта, 2018 8792