Справочник Бухгалтера

Образец авансового отчета с остатком

———————————————————
>>><<<
———————————————————
Проверено, вирусов нет!
———————————————————
Скачать образец заполнения авансового отчета форма АО-1. Графы » Израсходовано», «Остаток/Перерасход», а также информация о количестве. Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю. бланка АО -1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы. Для правильного заполнения авансового отчета по форме АО-1. работник вносит в кассу неизрасходованный остаток денежных. Авансовые отчеты в 2017 году заполняются так же, как и в предыдущих годах. О том, как заполнить авансовый отчет и кто это делает. Смотрите образец заполнения авансового отчета. под отчет, фактически произведенные расходы, остаток подотчетных сумм или их. Авансовый отчет бланк, пример заполнения бланка авансового отчета. о расходе и конечном сальдо – перерасходе или остатке, в зависимости от. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету. время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке. Об отличиях данного порядка заполнения авансового отчета от ранее действовавшего см. Форма выдачи аванса. сдать Отчет и вернуть остаток неиспользованных средств, выданных ему на командировку. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является. 7, Остаток ( перерасход) предыдущего аванса, Отражается сумма остатка (перерасхода). Бланк авансового отчета (типовая форма № 286) был разработан до. Заполнить и скачать бланк авансового отчета АО-1 (Excel). В левой колонке нужно указать сумму остатка (неизрасходованные средства) или сумму. Для этого сотрудник должен составить авансовый отчет. сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке. Образец заполнения авансового отчета приведен ниже. Образец заполнения документа на примере покупки подотчетным. Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете. как правильно оформить командировку, как заполнить авансовый отчет и рко. Так при поездке за границу бланк удостоверения делать не нужно. Обязательно указываем остаток по предыдущим авансам – это сумма. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу. Авансовый отчет (форма 0504505) применяется для ведения учета с подотчетными. Далее заполняются сведения о внесении остатка или выдаче. Остатка или перерасхода денег от предыдущего аванса у менеджера нет. Табельный номер менеджера Сидорова В.В. — 115. Код отдела снабжения. Скачать бланк авансового отчета 2017 в Excel. Данные о предыдущей выплате остаток или перерасход (1) лучше сохранить. N 55, является авансовый отчет (форма N АО-1). вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также данные о. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно. свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. сумму остатка по курсу Банка России на дату утверждения отчета. Авансовый отчет (ОКУД 0504505) Применяется — при формировании учетной политики с 2015 года. Образец заполнения авансового отчета . 0504505) при внесении остатка (выдаче перерасхода) денежных средств?

Когда выставлять и регистрировать счет-фактуру на аванс

Какие действия должны совершить стороны сделки, если покупатель перечисляет поставщику предоплату? В главе 21 Налогового кодекса предусмотрен следующий алгоритм.

Перечисление аванса

Получив предоплату (аванс), поставщик в течение 5-ти календарных дней выставляет покупателю счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС (п. 3 ст. 168 НК РФ). Поставщик регистрирует данный счет-фактуру в книге продаж, а покупатель — в книге покупок.

Провести автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами

НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик обязан перечислить в бюджет, а покупатель вправе предъявить к вычету (п. 9 ст. 172 НК РФ).

Отгрузка товара в счет полученной ранее предоплаты

В момент отгрузки стороны сделки еще раз регистрируют «авансовый» счет-фактуру. На этот раз поставщик делает запись в книге покупок, а покупатель — в книге продаж.

НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик может принять к вычету (п. 6 ст. 172 НК РФ). Покупатель в свою очередь обязан восстановить принятый ранее вычет (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ) и заплатить налог в бюджет.

Когда «авансовый» счет-фактура не выставляется

Есть случаи, когда приведенный выше алгоритм не действует. Так, «авансовый» счет-фактура не оформляется, если отгрузка состоялась не позднее 5-ти календарных дней с момента получения предоплаты. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 18.01.17 № 03-07-09/1695 (см. «Если отгрузка следует в течение пяти дней после получения предоплаты, то счет-фактуру на предоплату выставлять не нужно»).

Кроме того, без «авансового» счета-фактуры можно обойтись, если покупатель не является плательщиком НДС, либо освобожден от обязанностей по уплате данного налога. Об этом прямо сказано в подпункте 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ. Специалисты Минфина подтвердили, что указанная норма распространяется на покупателей-«упрощенщиков» (письмо от 16.03.15 № 03-07-09/1380; см. «При получении авансовых платежей от организации, применяющей УСН, счета-фактуры можно не составлять»). От себя добавим, что под указанную норму подпадают также «вмененщики», предприниматели на ПСН, плательщики единого сельхозналога и те, кто получил освобождение по статье 145 НК РФ.

Наконец, «авансовый» счет-фактура не оформляется при экспорте товара, облагаемого по нулевой ставке. Дело в том, что согласно пункту 1 статьи 154 НК РФ предоплата за товар, который облагается по нулевой ставке, в налоговую базу не включается. Следовательно, и «авансовый» счет-фактура здесь не нужен (письмо Минфина России 10.01.18 № 03-07-08/142; «При экспорте товаров с нулевой ставкой НДС счет-фактура на предоплату не составляется»). Это же правило применяется в ситуации, когда предоплата сделана в рамках операций, полностью освобожденных от НДС по статье 149 НК РФ.

Сдать через интернет декларацию по НДС с документами, подтверждающими экспорт Сдать бесплатно

Реквизиты «авансового» счета-фактуры

Счет-фактура на предоплату оформляется так же, как и «обычный» счет-фактура (правила заполнения приведены в статье «Инструкция по заполнению счетов-фактур»). Но существуют некоторые особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей «авансового» счета-фактуры (см. табл.1).

Таблица 1

Правила заполнения отдельных строк «авансового» счета-фактуры

Номер	Наименование
«Шапка» счета-фактуры
строка 1	СЧЕТ-ФАКТУРА №___ от_______________	«Авансовые» счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке вместе с обычными счетами-фактурами. Особый порядок нумерации для счетов-фактур на предоплату не предусмотрен (письмо Минфина России от 16.10.12 № 03-07-11/427).
строка 3	Грузоотправитель и его адрес	Всегда ставится прочерк (письмо Минфина России от 19.12.17 № 03-07-05/84934.)
строка 4	Грузополучатель и его адрес	Всегда ставится прочерк (письмо Минфина России от 19.12.17 № 03-07-05/84934)
строка 5	К платежно-расчетному документу №___ от_______________	Ставится номер и дата платежно-расчетного документа или кассового чека на предоплату. Допустимо указать только три последние цифры в номере платежного поручения (письмо Минфина России от 19.09.14 № 03-07-09/46986) При безденежной форме расчетов строка 5 не заполняется
Таблица в счете-фактуре
графа 2	Единица измерения код	Всегда ставится прочерк
графа 2а	Единица измерения условное обозначение (национальное)	Всегда ставится прочерк
графа 3	Количество (объем)	Всегда ставится прочерк
графа 4	Цена (тариф) за единицу измерения	Всегда ставится прочерк
графа 5	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего	Всегда ставится прочерк
графа 6	В том числе сумма акциза	Всегда ставится прочерк
графа 7	Налоговая ставка	Указывается расчётная ставка: 10/110 или 18/118 (п. 4 ст. 164 НК РФ)
графа 9	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом — всего	Указывается вся сумма предоплаты с учетом НДС
графа 10	Страна происхождения товара цифровой код	Всегда ставится прочерк
графа 10а	Страна происхождения товара краткое наименование	Всегда ставится прочерк
графа 11	Номер таможенной декларации	Всегда ставится прочерк

Сформировать накладные и счета‑фактуры в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности

Регистрация в книге покупок и книге продаж

При перечислении предоплаты записи в книге продаж у поставщика и в книге покупок у покупателя делаются в том периоде, когда выставлен «авансовый» счет-фактура.

При отгрузке товара в счет предоплаты запись в книге покупок у поставщика делается в периоде отгрузки. Запись в книге продаж у покупателя также делается в периоде отгрузки, а не в периоде перечисления аванса.

Счет-фактура на предоплату регистрируется в книге покупок и в книге продаж так же, как и «обычный» счет-фактура. Но существуют особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей (см. табл.2 и табл. 3; примеры заполнения см. в статье «Как правильно заполнить книгу покупок и книгу продаж в случае предоплаты, а также при выставлении корректировочного счета-фактуры»).

Таблица 2

Правила заполнения отдельных полей книги покупок при регистрации «авансового» счета-фактуры

Номер	Наименование
Какие записи делает покупатель при перечислении аванса
графа 2	Код вида операции
Какие записи делает продавец при отгрузке товара и вычете начисленного ранее НДС
графа 2	Код вида операции
графа 9	Наименование продавца	данные из строки 2 «авансового» счета-фактуры

Таблица 3

Правила заполнения отдельных полей книги продаж при регистрации «авансового» счета-фактуры

Номер	Наименование
Какие записи делает продавец при получении аванса
графа 2	Код вида операции
Какие записи делает покупатель при отгрузке товара и восстановлении принятого ранее вычета
графа 2	Код вида операции
графа 7	Наименование покупателя	данные из строки 6 «авансового» счета-фактуры
графа 8	ИНН / КПП покупателя	данные из строки 6б «авансового» счета-фактуры

Бесплатно вести книги покупок и книги продаж в бухгалтерском веб‑сервисе

Что делать с «авансовым» счетом-фактурой при расторжении сделки

Случается, что покупатель и продавец расторгают договор, по которому ранее был перечислен аванс. Если продавец возвращает предоплату покупателю, то стороны сделки должны поступить следующим образом.

Продавцу нужно зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге покупок. В графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» поставщику следует указать реквизиты тех документов, которые подтверждают возврат авансового платежа. Тогда на основании пункта 4 статьи 172 НК РФ продавец вправе предъявить к вычету НДС, начисленный при получении предоплаты (см. «Минфин разъяснил тонкости заполнения книги покупок при возврате покупателю сумм предоплаты»).

Покупателю, напротив, необходимо восстановить принятый ранее вычет и заплатить НДС в бюджет. При этом он должен зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге продаж.

Иногда после расторжения сделки поставщик не возвращает деньги покупателю. Вместо этого стороны договариваются погасить задолженность каким-либо иным способом. В Налоговом кодексе нет общих указаний, может ли поставщик при подобных обстоятельствах принять вычет. По этой причине каждую ситуацию приходится рассматривать отдельно, исходя из разъяснений чиновников и судебной практики. Так, если аванс погашен путем зачета взаимных требований, то вычесть НДС нельзя (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.10.12 № А03-3477/2010). Если же аванс зачтен в счет оплаты по другому договору, то вычет допустим (см. «Организация может принять к вычету НДС с предоплаты, зачтенной в счет оказания услуг по другому договору с тем же заказчиком»).

Обратите внимание: ошибок при заполнении счетов-фактур проще избежать, если выставлять их в электронном виде. Напомним, что обмен юридически значимыми электронными документами (накладными, счетами-фактурами, договорами) производится с помощью специальных систем через операторов электронного документооборота (ЭДО). Это, в частности, сервис «Диадок» от компании СКБ Контур.

Организации и предприниматели, у которых есть электронная подпись для налоговой отчетности, могут прямо сейчас бесплатно отправить контрагентам неограниченное количество счетов-фактур, накладных и других документов через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».

Многие бухгалтеры скажут, что заполнить авансовый отчет проще простого. Ведь он составляется регулярно, порядок отработан и никаких затруднений не вызывает. Однако наш эксперт не разделяет подобную точку зрения. Опыт показывает, что ошибки в оформлении авансового отчета — явление нередкое. О них и пойдет речь.

Чем руководствоваться?

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и Указания по его заполнению приведены в Приказе N 173н <*>. Обратим внимание на два предписания (Приложение N 5 к Приказу N 173н):

• суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета;
• в бухгалтерии заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых к учету.

<*> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

Так, в авансовом отчете указываются коды счетов аналитического учета счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» в зависимости от целей, на которые выданы деньги. Корреспонденция счетов по учету расходов отражается на оборотной стороне (графы 9, 10).

В действующем порядке заполнения авансового отчета не содержится ничего принципиально нового по сравнению с указаниями, существовавшими ранее. Сравнительный анализ положений Приказа N 173н и п. 17 Приложения N 3 к Инструкции N 148н, п. 17 Приложения N 3 к Инструкции N 25н, Приказа N 123н, Инструкции N 107н <*> показывает:

1. С 2000 г. состав показателей лицевой стороны авансового отчета существенно не изменялся. Она содержит графы для указания кодов бюджетной классификации (до 2005 г. — кодов ЭКР, с 2005 г. — номеров счетов, включающих КБК).

<*> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (утратила силу с 01.01.2011); Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (утратила силу с 17.03.2009); Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета» (утратил силу с 07.03.2011); Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.1999 N 107н (утратила силу с 01.10.2005).

1. Форма авансового отчета (ф. 0504049) не изменялась с 2005 г.
2. Официальные указания о порядке заполнения авансового отчета появились в 2005 г. С этого времени прямо предписано указывать не только даты и суммы, выданные под отчет, но и коды аналитических счетов и определено, что для данных о произведенных подотчетным лицом расходах предназначен оборот авансового отчета.

Ошибка 1

Исторический экскурс был проведен для того, чтобы понять, какие данные следует указывать в графах 1 — 3 лицевой стороны авансового отчета (ф. 0504049).

Многие бухгалтеры и ревизоры полагают, что в этих графах должны ставиться итоговые бухгалтерские записи по произведенным расходам. Возникает резонный вопрос: зачем два раза писать одно и то же на лицевой и оборотной сторонах? Можно услышать такой ответ: «На оборотной стороне указываются записи по каждому первичному документу, а на лицевой — итоговые по отчету в целом». Его нельзя считать верным, поскольку Приказ N 173н, как ранее Приказ N 123н, предписывает, что данные о произведенных расходах отражаются на оборотной стороне в графах 7 — 10.

Где же тогда указывать коды аналитических счетов бухгалтерского учета по выданным авансам, как этого требует Приказ N 173н?

Логика самой формы авансового отчета говорит о том, что он состоит из трех блоков:

• информации о выдаче под отчет (с общим итогом расчетов до возврата денег/выдачи перерасхода);
• информации о возврате денег/выдаче перерасхода (с аналитикой по номерам счетов);
• информации о произведенных расходах (с аналитикой по номерам счетов и с общим итогом расчетов до возврата денег/выдачи перерасхода).

Таким образом, в первом блоке должны быть данные не о расходах, а о выдачах. И это не новшество. Так было как минимум с 2005 г.

При этом любой бухгалтер согласится, что информация о том, по каким кодам аналитических счетов был выдан аванс, очень важна. Если подотчетному лицу выдали 1000 руб. и он на 1000 руб. отчитался, это одна ситуация. А если выдали 1000 руб. по статье 340, а он отчитался на 1000 руб. по статье 310 КОСГУ, это совершенно другое дело. Без указания в авансовом отчете кодов, по которым была выдача, этого не будет видно.

Что же получается? Любому бухгалтеру, ревизору понятно: информация о кодах, по которым выдавался аванс, нужна. Но никто не обращает внимания, что ее в авансовом отчете нет.

Нередко бухгалтеры говорят: «Мы всегда так делали. У ревизоров замечаний не было». Это свидетельствует лишь о распространенности ошибки. Еще один из типичных аргументов бухгалтеров: «Мы не виноваты, у нас программа так делает». Подобное оправдание говорит о том, что не только бухгалтеры, но и разработчики компьютерных программ недостаточно внимательно читают нормативные документы, а также о слабой обратной связи бухгалтеров и разработчиков.

Лицевая сторона авансового отчета, заполненная так, как этого требует законодательство, будет выглядеть следующим образом.

Командировка в
Надым 24.01 —
27.01.2012,
Приказ от
Техник ОМТО 23.01.2012 N 27
Должность —————————— Назначение аванса —————
————-T—————————¬—————————T————
Наименование¦ Сумма ¦¦ Бухгалтерская запись ¦Сумма, руб.
показателя +————T————-++————T————+
¦ в рублях ¦ в валюте ¦¦ дебет ¦ кредит ¦
————-+————+————-++————+————+————
Предыдущий ¦ ¦ ¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3
аванс: ¦ ¦ ¦+————+————+————¬
остаток ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+————-++————+————+————+
перерасход ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+————-++————+————+————+
Получен ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
аванс ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+————-++————+————+————+
РКО от ¦ 4650,00 ¦ ¦¦4 208 12 560¦4 201 34 610¦ 400,00 ¦
24.01.2012 ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
N 39 ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+————-++————+————+————+
¦ ¦ ¦¦4 208 22 560¦4 201 34 610¦ 1550,00 ¦
————-+————+————-++————+————+————+
¦ ¦ ¦¦4 208 26 560¦4 201 34 610¦ 2700,00 ¦
————-+————+————-++————+————+————+
¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+————-++————+————+————+
Итого ¦ 4650,00 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
получено ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+————-++————+————+————+
Израсходова-¦ 4270,00 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
но ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+————-++————+————+————+
Остаток ¦ 450,00 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+————-++————+————+————+
Перерасход ¦ 70,00 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
————-+————+—————L————+————+————+
Итого ¦ 4650,00 ¦
L————

Правильность именно такого способа заполнения лицевой стороны авансового отчета становится очевидной, если посмотреть на его оборотную сторону.

Форма 0504049 с. 2
—-T——————T—————T———————————T—————————
N ¦ Документ ¦Кому, за что и¦ Сумма расхода ¦ Бухгалтерская запись
п/п+———-T——-+по какому до- +—————-T—————-+
¦ дата ¦ номер ¦кументу упла- ¦ по отчету ¦ принятая к ¦
¦ ¦ ¦чено ¦ ¦ учету ¦
¦ ¦ ¦ +——-T———+——-T———+————T————-
¦ ¦ ¦ ¦ в ¦в валюте¦ в ¦в валюте¦ дебет ¦ кредит
¦ ¦ ¦ ¦ рублях¦ ¦ рублях¦ ¦ ¦
—-+———-+——-+—————+——-+———+——-+———+————+————-
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10
—-+———-+——-+—————+——-+———+——-+———+————+————-
1 ¦24.01.2012¦ПР 6543¦Проезд ¦ 790,00¦ ¦ 790,00¦ ¦4 109 60 222¦4 208 22 660
¦ ¦ ¦автобусом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Салехард — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Надым, билет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—-+———-+——-+—————+——-+———+——-+———+————+————-
2 ¦24.01.2012¦ 4515 ¦Гостиница ¦2250,00¦ ¦2250,00¦ ¦4 109 60 226¦4 208 26 660
¦ ¦ ¦»Надым», ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦3 суток, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦квитанция ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—-+———-+——-+—————+——-+———+——-+———+————+————-
3 ¦27.01.2012¦КН 2345¦Проезд ¦ 830,00¦ ¦ 830,00¦ ¦4 109 60 222¦4 208 22 660
¦ ¦ ¦автобусом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Надым — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Салехард, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦билет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—-+———-+——-+—————+——-+———+——-+———+————+————-
¦ ¦ ¦Суточные 4 x ¦ 400,00¦ ¦ 400,00¦ ¦4 109 60 212¦4 208 12 660
¦ ¦ ¦100 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—-+———-+——-+—————+——-+———+——-+———+————+————-
¦ ¦ ¦Израсходовано,¦ ¦ ¦4270,00¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦всего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—-+———-+——-+—————+——-+———+——-+———+————+————-
¦ ¦ ¦ 400,00¦ ¦4 109 60 212¦4 208 12 660
+——-+———+——-+———+————+————-
¦ ¦ ¦1620,00¦ ¦4 109 60 222¦4 208 22 660
+——-+———+——-+———+————+————-
¦ ¦ ¦2250,00¦ ¦4 109 60 226¦4 208 26 660
+——-+———+——-+———+————+————-
Остаток ¦ ¦ ¦ 450,00¦ ¦4 208 26 000¦
+——-+———+——-+———+————+————-
Перерасход ¦ ¦ ¦ 70,00¦ ¦ ¦4 208 22 000
L——-+———+——-+——— L————-

Откуда взялся перерасход, если потрачено меньше, чем выдано? Если не указать, по каким КБК была выдача, из авансового отчета этого не понять. Приведенный пример показывает, каким образом отражаются расходы, остаток и перерасход. Все видно и прозрачно. И нет вопросов к блоку данных о выдаче перерасхода и возврату остатка.

Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода
Номер счета бюджетного учета	Внесение остатка	Выдача перерасхода	Кассовый ордер
в рублях	в валюте	в рублях	в валюте	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7
4 208 26 000	450,00				ПКО N 9	01.02.2012
4 208 22 000			70,00		РКО N 52	01.02.2012

Ошибка 2

Другая распространенная ошибка при заполнении авансового отчета выглядит следующим образом.

Допустим, водитель Воротников В.В. приобрел запчасти на 500 руб. и заплатил за ремонт 1700 руб. Нередко можно увидеть такой авансовый отчет.

Форма 0504049 с. 2

N п/п	Документ	Кому, за что и по какому до- кументу упла- чено	Сумма расхода	Бухгалтерская запись
дата	номер	по отчету	принятая к учету
в рублях	в валюте	в рублях	в валюте	дебет	кредит
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1			Воротникову В.В.	500,00		500,00		4 105 36 340	4 208 34 660
2			Воротникову В.В.	1700,00		1700,00		4 109 60 225	4 208 25 660

Основная ошибка не в том, что не проставлены номера и даты первичных документов. В оправдание бухгалтеры нередко говорят: «Зачем их писать, если они все равно приложены?» Ответ один: раз это предусмотрено порядком заполнения авансового отчета, значит, так и нужно делать. Кстати, если бы было несколько документов на приобретение запчастей, недопустимо их объединять в одну строку авансового отчета.

Главная ошибка: вместо того чтобы указать, кому заплатил Воротников В.В., написано, кому выданы деньги. Зачем, если Воротников В.В. и так фигурирует в заголовке авансового отчета? Нужно также обратить внимание, что указывается не только кому, но и за что уплачено, т.е. краткое содержание приложенного документа.

Правильное заполнение в этом случае следующее.

Форма 0504049 с. 2

N п/п	Документ	Кому, за что и по какому до- кументу упла- чено	Сумма расхода	Бухгалтерская запись
дата	номер	по отчету	принятая к учету
в рублях	в валюте	в рублях	в валюте	дебет	кредит
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	25.04.2012	б/н	ИП Казарян Г.А., за запчасти, товарный чек	500,00		500,00		4 105 36 340	4 208 34 660
2	25.04.2012	б/н	ООО «Автосервис», за замену штуцера, акт	1100,00		1100,00		4 109 60 225	4 208 25 660
3	25.04.2012	б/н	ИП Петросян С.А., за шиномонтаж, чек	600,00		600,00		4 109 60 225	4 208 25 660

Ошибка 3

Другая распространенная ошибка выглядит так.

Утверждаю
Четыре тысячи двести
Отчет в сумме ——————————
семьдесят рублей 00 копеек
——————————————-
(прописью)
Руководитель Калинченко А.С. Калинченко
учреждения ———— ——————-
(подпись) (расшифровка подписи)
2 апреля 12
«—» ———— 20— г.
———-¬
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N ¦ 24 ¦
L———-
————¬
¦ КОДЫ ¦
+———-+
Форма по ОКУД ¦ 0504049 ¦
2 апреля 12 +———-+
от «—» ——— 20— г. Дата ¦02.04.2012¦
+———-+
ФБУ «Центр снабжения» ¦ ¦
Учреждение ————————————— по ОКПО ¦ 12345678 ¦
Отдел материально- +———-+
технического обеспечения ¦ ¦
Структурное подразделение ———————— ¦ ¦
+———-+
Шенкао Аслан Абдулсатарович ¦ ¦
Подотчетное лицо —————————- Табельный номер ¦ 00615 ¦
+———-+
Единица измерения: руб. по ОКЕИ ¦ ¦
+———-+
рубли по ОКВ ¦ ¦
—————————- L————
(наименование валюты)
Техник ОМТО Хозрасходы
Должность ——————- Назначение аванса —————————

Проблема в том, как указано назначение аванса. Как и в предыдущем случае, графа первичного документа заполнена формально. Сам собой напрашивается вывод, что и выдача аванса под отчет была оформлена так же. Ведь в понятие «хозрасходы» могут быть включены затраты по разным статьям (подстатьям) КОСГУ: 225, 226, 290, 310, 340. Или бухгалтер знал, на что на самом деле сотрудник просил аванс, но не заполнил правильно документы (расходный кассовый ордер, авансовый отчет), или же деньги выдаются под отчет бесконтрольно.

Текст назначения аванса должен однозначно показывать, на какие расходы в интересах учреждения сотрудник был уполномочен.

Д.В.Жуковский

Начальник

отдела автоматизации

бюджетного учета

группы компаний «Бизнес ИТ»

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Бланк авансового отчета 2019-2020 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2020 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

• Номер и дата составления отчета.
• Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
• Наименование структурного подразделения.
• ФИО и должность подотчетного лица.
• Сумма аванса.
• Назначение аванса.
• Информация об остатке/перерасходе аванса.
• Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
• Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
• Расписка подотчетного лица с подписью.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2019-2020 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

• в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
• расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета Выгоды Подготовка счета за 20 секунд Отсутствие ошибок в счетах Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес Увеличение скорости оплаты счетов Автоматизация
отправки счета Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании Отправка счета на e-mail покупателя Выгоды Отправка счета в 2 клика Красивые и профессиональные счета Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю Контроль задолженности по каждому покупателю Управленческая отчетность Упорядоченное хранение всех ваших документов Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП Нужна помощь по заполнению документов или консультация? Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов +7 (800) 500-54-36

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

Выдача денег сотрудникам на выполнение поручений руководителя и производственные нужды компании практикуется регулярно. Этот процесс всегда сопровождается составлением авансовых отчетов с приложениями в форме документов, которые подтверждают затраты сотрудника.

На первый взгляд, все просто, однако аудиторская практика показывает, что в этом направлении часто фиксируются нарушения, связанные с правилами оформления отчетных документов и их нумерации.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Подотчетное лицо

Статус подотчетного лица может получить один или несколько сотрудников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе или другом внутреннем учетном документе. Фактически подотчетными являются сотрудники, которые входят в штат юридического лица, а также специалисты, которые работают по совместительству, уполномоченные руководством на получение авансовых средств.

Подотчетное лицо обязано:

• выполнить производственное задание от руководителя (покупка товаров, организация работ, служебная поездка для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и других целей);
• получить денежные средства от компании по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
• оформить и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, а также документы (приложения), подтверждающие расходы на выполнение задания;
• передать приобретенные товары для нужд компании уполномоченному лицу;
• вернуть деньги, оставшиеся от выданного аванса, или получить компенсацию в денежной форме при перерасходе.

Приложения к авансовому отчету

Приложения к авансовому отчету – это документы на отдельных листах, которые подтверждают факт расходов подотчетного лица. С их помощью сотрудник отчитывается перед компанией по выданным суммам с указанием целевого назначения производственных затрат.

В зависимости от целевого назначения затрат, к отчету могут прикрепляться разные документы или пакет, состоящий из нескольких документов (чеки, БСО, проездные документы и т.п.). Компании всё это необходимо в качестве обоснования для списания средств, которые при составлении отчетности будут учтены как расходы.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

• кассовый чек;
• товарный чек;
• документ-замена ККТ (предоставляются предпринимателями на патентной схеме);
• бланк строгой отчетности;
• товарная накладная;
• счет-фактура;
• квитанция к ПКО.

Чеки: кассовый и товарный

Чек, выпущенный кассой при покупке товара или заказе услуги, является первым по популярности документом, сопровождающим авансовый отчет. Такой чек не только выступает в роли приложения на листах к авансовому отчету, но и является первичным бухгалтерским документом. Чек должен содержать все характерные для первички реквизиты и точную сумму, затраченную сотрудником – только в этом случае он является полноценным приложением к отчету и оправдывает затраты.

К этому документу есть еще одно требование – он должен содержать конкретный перечень покупок. Собирательного наименования товаров или услуг, например, «канцтовары», «стройматериалы», будет недостаточно, необходима конкретика. Кстати, распространенная проблема всех кассовых чеков заключается в низком качестве их печати, быстром стирании и выцветании. Чтобы обезопасить себя, сделайте копию или сохраните фотографию в приложении Hamilton Авансовый отчет.

Так как для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы. Строгой формы для составления товарного чека нет, но он, как и кассовый, должен содержать основные реквизиты. Наличие печати и номера на этом документе необязательно.

Главное отличие кассового и товарного чеков в том, что первый выпускает зарегистрированный кассовый аппарат, а второй является бланком, заполненным продавцом товара или услуги. Обратите внимание, если к отчету прилагаются оба чека, то даты их выпуска и суммы обязательно должны совпадать.

О том, как оформить авансовый отчет по чекам, читайте .

ПКО и БСО

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это квитанция, которая подтверждает оплату товара или услуги. ПКО не подтверждает, что товар или услуга были получены заказчиком, поэтому необходимо, чтобы этот документ сопровождался актом приема-передачи или накладной. Только в таком комплекте ПКО будет учтен бухгалтерией. ПКО можно хранить как пронумерованные приложения к отчетному документу, а акты и накладные поместить в отдельные папки или также прикрепить к отчету.

Бланки строгой отчетности (БСО) – это билеты, проездные, талоны, путевки, почтовые квитанции, которые выпускаются типографией. БСО может иметь различную форму, но он обязательно должен содержать основные реквизиты.

Как оформлять приложения к авансовому отчету?

Подтверждающие документы к авансовому отчету прикрепляются в форме приложений на листах. Это могут быть, как оригиналы, так и распечатанные электронные версии, однако в обоих случаях документы должны содержать все необходимые реквизиты, а в последнем также учтены некоторые нюансы.

Обратите внимание, что при составлении авансового отчета по командировке к билету на самолет обязательно прикрепляется посадочный талон с информацией о сотруднике, так как именно он подтверждает факт перелета. Если билет электронный, необходимо предоставить его в распечатанном виде и также приложить к нему посадочный талон. Несмотря на то, что на электронных билетах отсутствует подпись и печать, действующее законодательство не признает это нарушением.

И еще один нюанс — желательно, чтобы документы, свидетельствующие о производственных расходах сотрудника, были выпущены в рабочий день. Если дата соответствует праздничному или выходному дню, у налоговой могут возникнуть вопросы.

Как считать приложения к авансовому расчету?

К одному авансовому отчету может прилагаться несколько подтверждающих документов. Количество таких приложений определяется перечнем чеков, накладных, БСО или ПКО. Возникает вопрос: как считать приложения документов в авансовом отчете?

При подготовке отчета необходимо наклеить все подтверждающие документы на отдельные листы. Чеки и квитанции крепятся в хронологическом порядке по датам покупок. После этого считается общее количество всех этих документов и далее отражается в авансовом отчете.

Как упростить подготовку авансового отчета?

Подготовить авансовый отчет можно в разы быстрее и проще в специализированном онлайн приложении Hamilton Авансовый отчет. Большая часть информации в документе уже заполнена за сотрудника по умолчанию, а то, что нужно внести, подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо сфотографировать свои чеки и прикрепить их к отчету онлайн. Далее для отправки отчета на проверку бухгалтеру нужно кликнуть на кнопку «Отправить».

Таким образом сотрудник за считанные минуты составляет только 100% правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все подтверждающие по ним документы всегда доступны в электронном архиве.

Функционал приложения Hamilton Авансовый отчёт также полезен и для других участников бизнес-процесса. Например, проводки по АО формируются за бухгалтера автоматически, а подписание документов руководителем осуществляется без их распечатки – с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников, многократно упрощая и ускоряя его. Подробнее об условиях составления электронного авансового отчёта читайте в .