Аудит оплаты труда

Методика проверки

Методика осуществления проверки представлена в таблице 1.

Таблица 1. Методика проверки

Этап проверки Сущность этапа
1 этап. Проверка первичной документации На данном этапе проверяется правильность оформления бухгалтерской документации по учету рабочего времени, документов платежных и расчетных, неполученной в срок заработной платы, т. е. депонированной.
2 этап. Проверка правильности расчетов сумм по оплате труда Производится арифметическая проверка бухгалтерских документов по учету расчетов с персоналом по оплате труда.
3 этап. Проверка обоснованности расчетов по оплате труда Проверяется, обосновано ли было начисление сотрудникам предприятия выплат по оплате труда. Производится проверка обоснованности расчета совокупного дохода сотрудников, предоставления налоговых вычетов, применения ставок налога на доходы физических лиц, начисления выплат в связи с особыми условиями труда (работа в ночные часы, сверхурочные, праздничные и выходные дни).
4 этап. Проверка обоснованности и правильности расчетов по НДФЛ Производится проверка обоснованности расчета совокупного дохода сотрудников, предоставления налоговых вычетов, применения ставок данного налога, правильности предоставления налоговых льгот.
5 этап. Проверка правильности и обоснованности расчетов по исполнительным листам Производится проверка правильности и обоснованности расчетов по исполнительным листам.
6 этап. Проверка соответствия показателей бухгалтерских счетов данным бухгалтерской отчетности Производится проверка соответствия показателей счетов бухгалтерского учета информации, отражаемой в бухгалтерской отчетности.

В ходе проведения проверки могут быть обнаружены недочеты, нарушения. Среди основных:

  • отсутствие договоров (коллективных и трудовых);
  • нет заявлений сотрудников о предоставлении им льгот по НДФЛ;
  • имеют место неправомерные включения для целей налогообложения в себестоимость продукции некоторых расходов;
  • выплаты сотрудникам, которые не указаны в трудовых договорах, положениях;
  • в базу для расчета страховых взносов не включаются выплаты за счет собственных средств предприятия.

По итогам проведения проверки сотрудники аудиторской фирмы разрабатывают рекомендации. Разработка рекомендаций направлена на избежание ошибок, которые были выявлены в ходе оценки работы предприятия в области расчетов по оплате труда.

Рекомендации касаются не только методов, которые используют в своей работе сотрудники бухгалтерии по учету труда и его оплаты, но и всей кадровой документации предприятия.

О. А. Илюшина

Вопрос проверок контролирующих органов для каждой организации на нашем современном рынке далеко не нов. Мы, как проверяемые, да и сами проверяющие имеем в любой проверке две совершенно противоположные цели: целью лиц, проводящих проверку, является обнаружение как можно больше и как можно более серьезных правонарушений, нашей же целью является не допустить обнаружения таких правонарушений, а если это невозможно, то обнаружить как можно больше нарушений со стороны проверяющих при проведении мероприятий, для того чтобы в дальнейшем обжаловать их действия и, возможно, даже отменить решения, принятые по результатам проверки, если они не в нашу пользу.

В своей статье я расскажу о том, что может побудить инспектора по труду нанести визит именно Вам, какими, на первый взгляд, неприметными факторами Вы можете вызвать неподдельный интерес трудовой инспекции, а также что будет проверять проверяющий и как приготовиться к таким гостям, чтобы результаты проверки были в Вашу пользу.

Итак, инспекция труда может проверить любую организацию или предпринимателя. В первую очередь это те, кто «не нашел общего языка» с собственными работниками.

Узнать о компании инспекция может не только из жалоб. С ней активно сотрудничают прокуратура, милиция, налоговики, фонды.

Иногда нужную информацию инспектор узнает из рекламных газет. Множество объявлений о поиске сотрудников нарушают Трудовой кодекс РФ. Например, такое требование, как московская прописка.

Обращаю внимание на тот факт, что узнав о нарушениях из рекламы, прессы, анонимных сообщений и т.п., инспекторы могут включить компанию в план проверок, которые проводятся не чаще одного раза в три года. Внеплановые проверки по таким данным трудовики проводить не вправе. Это запрещает Федеральный закон от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ (ч. 3 ст. 10).

Планы проверок составляет как сама инспекция, так и лично каждый инспектор. Попасть в них может любая организация, находящаяся на подведомственной инспекции территории. Чаще всего для плановых посещений инспекторы выбирают компании, где произошел несчастный случай на производстве или ранее были выявлены нарушения.

О предстоящей проверке инспекторы обычно предупреждают заранее по телефону. Обнаружив нарушения, трудовики выписывают предписание их устранить. Чтобы проверить, как оно выполнено, инспекторы могут прийти повторно. Ее можно предотвратить, если вы заранее (до срока, установленного в предписании) представите инспекторам документы, подтверждающие, что предписание выполнено.

Из личной практики:

В ходе плановой проверки ООО «Пассив» трудовой инспектор обнаружил, что компания нарушила статью 67 Трудового кодекса РФ: не оформила трудовые договоры с некоторыми работниками. Инспектор оштрафовал руководителя компании на 1500 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) и вынес предписание за месяц нарушение устранить.

Однако уже через две недели начальник отдела кадров представил в трудовую инспекцию оформленные трудовые договоры. Повторную проверку инспектор проводить не стал.

Чаще всего проводятся проверки по жалобам работников. Они проводятся чаще всего. Как правило, любая жалоба (за исключением анонимных) влечет за собой визит инспекторов. Чтобы проверить информацию по жалобе, назначается целевая внеплановая проверка компании. Если работник просит, чтобы его жалоба осталась в тайне, инспекторы проводят тематическую проверку. При этом тему они определят исходя из заявления жалобщика и разделов Трудового кодекса РФ: трудовой договор; рабочее время и время отдыха; труд женщин и несовершеннолетних; оплата труда; гарантии и компенсации и т.д.

Нужно помнить, что если информация о нарушениях трудового законодательства поступила в инспекцию из других контролирующих ведомств, трудовики могут провести проверку вместе с ними.

Прийти на территорию компании инспекторы также могут:

— если получат информацию из других проверяющих ведомств о нарушениях трудового законодательства;

— если произошел несчастный случай на производстве или возникла угроза жизни и здоровью работников.

Трудовая инспекция «работает» по двум направлениям:

проверяет все документы по трудовым отношениям (по кадровой работе) и связанные с охраной труда.

Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной:

Ред.: Скажите, на что в первую очередь обращают внимание инспекторы в ходе проверок?

Т.М.: Все зависит от того, какая это проверка – плановая (тематическая, комплексная) или внеплановая (по жалобе, заявлению работников или информации, поступившей из правоохранительных органов, органов государственной власти, общественных объединений и т. п.). Но в любом случае инспектор обязательно обратит внимание на оформление трудовых отношений, ведение учета рабочего времени, установление и выплату заработной платы и др.

Действия сотрудников:

1.Проверить, ли необходимые по закону бумаги имеются в компании

К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма № Т-3, утвержденная Постановлением от 05.01.2004 № 1), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы № Т-12 и 13, утвержденные Постановлением от 05.01.2004 № 1), больничные листы, график отпусков, личные карточки, приказы, трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

К документам по охране труда относят инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности. Очень часто в компаниях произвольно оформляют документы, форма которых утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Причем эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности» (п. 2 Постановления «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Ряд исключений есть только для бюджетных учреждений.

Из практики

«Самодеятельность» компаний приводит к тому, что в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе.

Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят
работник или на работу по совместительству. С какого числа он обязан
приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях,
составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.

2. Проверить соблюдается ли перечень существенных условий в трудовых договорах.

Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно.
В статье 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Также обращаю внимание: использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудового кодекса; установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд; в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).

Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной:

Ред.: Татьяна Михайловна, какие нарушения и ошибки наиболее часто обнаруживают госинспекторы труда?

Т.М.: Можно выделить три группы нарушений трудового законодательства, которые наиболее распространены. Первая группа нарушений связана с оформлением и заключением трудового договора. Вторая – с учетом рабочего времени и времени отдыха. Третья – с оплатой труда.

Ред.: Давайте рассмотрим каждую группу подробнее.

Т.М.: Первая группа, как уже говорилось, – нарушения в оформлении и заключении трудовых договоров. Сразу скажу, что это самая многочисленная группа нарушений. Перечислю наиболее распространенные из них:

-Несоблюдение письменной формы заключаемых трудовых договоров.

-Подмена трудовых договоров гражданско-правовыми соглашениями о труде (договорами подряда, возмездного оказания услуг и т. п.).

-Отсутствие в трудовых договорах ряда обязательных условий, в частности указания трудовой функции, размера оплаты труда, характеристик условий труда, режима труда и отдыха, видов и условий социального страхования и т. д.

-Заключение срочных договоров на выполнение работ, носящих очевидно постоянный характер и не подпадающих под основания статьи 59 Трудового кодекса РФ.

-Установление испытательного срока для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций более шести месяцев, а для остальных сотрудников – более трех месяцев.

-Неознакомление работников с приказами о приеме на работу.

— Прием на работу без оформления трудовых книжек.

-Включение в трудовые договоры норм, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством. Например, условий о том, что при невыполнении работником должностной инструкции работодатель может сократить размер заработной платы за текущий месяц, о возможности работодателя в одностороннем порядке вносить изменения и дополнения в трудовой договор.

— Невыдача одного экземпляра трудового договора на руки работнику.

-Неознакомление сотрудников при приеме на работу с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

3.Проверить локальные внутренние документы.

К таковым относятся коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне.

При этом они должны быть составлены в строгом соответствии с законом;
не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона; не должны противоречить друг другу.

4.Проверить участок «Отпуска»

Нужно удостовериться: все ли работники ходили в отпуск за последние годы;
соблюдался ли при этом график отпусков; всем ли правильно выплачивали отпускные.
Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас.
График отпусков надо утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.

Отпуска должны быть не меньше чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). В этой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями.

Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников.
По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя. Если в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.

5. Проверить участок «Зарплата»

Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах.

При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума.

У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения заработной платы – просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо. Ведь зарплата – существенное условие трудового договора. А он – двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директором по желанию.

Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные), у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег (Положение об оплате труда и премировании, о надбавках).

Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Если за расчетом бывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке уведомления о том, что надо придти за заработанным

Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной: «Что касается оплаты труда, то здесь чаще всего допускаются такие нарушения:

-Несвоевременная выплата заработной платы.

-Выплата заработной платы один раз в месяц.

Непредоставление работнику расчетного листка.

Задержки расчета с уволенными работниками, невыплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Ошибки в оплате труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, в выходные и нерабочие праздничные дни, в ночное время, ошибки в начислении и выплате отпускных, в оплате сверхурочных работ и т. д.

6. Проверьте трудовые книжки.

Они должны быть заполнены по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утвердило Правительство в постановлении от 16 апреля 2003 г. № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября
2003 г. № 69.

Две самые распространенные ошибки при заполнении:

— кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов статьи 77 Трудового кодекса делают ссылки на статьи 78, 79, 80;

— работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке.
Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пусть или заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.

Какая инстанция проверяет правильность начисления заработной платы?

Здравствуйте, кого угодно можно привлечь. Так например, согласно ст. 356 ТК РФ органы Федеральной инспекции труда. Осуществляют государственный надзор и контроль за соблюдением в организациях трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, посредством проверок, обследований, выдачи обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, привлечения виновных к ответственности в соответствии с федеральным законом. Статьей 357 ТК РФ установлено, что государственные инспекторы труда имеют право беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения проверки организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, запрашивать у работодателей и их представителей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Федеральная налоговая инспекция. Если при проведении проверки инспектором труда будут найдены нарушения по оплате труда, то тогда учреждение может ждать налоговая проверка. Проверки по оплате труда налоговики проводят в основном по наводке трудовиков. Так, ФНС России выпустила Приказ от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@ «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок» (далее — Приказ N ММ-3-06/333@), в котором налоговики изложили общедоступные критерии самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемые в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок, начиная с 25 июня 2007 г. Среди таких критериев указан следующий (п. 5 разд. 4 Приказа N ММ-3-06/333@): выплата среднемесячной заработной платы на одного работника ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в субъекте РФ. Сведения о среднемесячной зарплате можно найти на интернет-сайтах Росстата или в статистических сборниках, которые готовят органы статистики. Получается, что одно нарушение по оплате труда может не только привести к различным видам ответственности (в зависимости от его кратности и степени тяжести), но и повлечь за собой выездную налоговую проверку. Кстати, учтите, что за налоговой может последовать трудовая проверка. Согласно Письму Минфина России от 20.02.2004 N 02-5-10/6 «Об учете денежной компенсации взамен очередного оплачиваемого отпуска в составе расходов на оплату труда» если налоговая инспекция полагает, что в результате действий работодателя нарушается трудовое законодательство, то она должна направить соответствующую информацию в органы, осуществляющие контроль по соблюдению трудового законодательства. 3. Фонд социального страхования РФ. Инспекторы Фонда проверяют правильность начисления, уплаты и расходования средств бюджета обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Прокуратура РФ. Согласно ст. 353 ТК РФ прокуратура наделена правом контролировать точное и единообразное выполнение трудового законодательства всеми работодателями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Для этого ее сотрудники также наделены правом проведения плановых и внеплановых проверок работодателей. Так же, как и трудинспекторы, они могут беспрепятственно посещать любые организации и требовать у них документы. Поводом для проведения трудовой проверки работниками прокуратуры может стать жалоба сотрудника организации. Согласно ст. 10 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» в органах прокуратуры разрешаются заявления, жалобы и иные обращения, содержащие сведения о нарушении законов. Если по результатам прокурорской проверки выявлены нарушения трудового законодательства, то работодателю может быть выдано обязательное к исполнению представление прокурора. О его результатах необходимо сообщить в прокуратуру в месячный срок. А за неисполнение этого документа положен штраф до 10 тыс. руб. (ст. 19.5. КоАП РФ). И поэтому Вы можете обратиться как в один из указанных органов так и во все сразу.

> Аудиторская проверка расчетов по оплате труда

Аудиторские процедуры, используемые при проверке расчетов по оплате труда

Цель аудита расчетов с персоналом по оплате труда заключается в проверке соблюдения действующего законодательства о труде, правильности начисления заработной платы и удержаний из нее, документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов между организацией и ее работниками.

Для этого необходимо решить комплекс задач:

— подтверждение системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов по оплате труда;

— подтверждение достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

— установление законности и полноты удержаний из заработной платы и из других выплат сотрудникам в пользу организации, бюджета, Пенсионного фонда Российской Федерации, других юридических и физических лиц;

— проверка организации аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

— проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами по оплате труда.

Существует три этапа проведения аудита расчетов по оплате труда: ознакомительный, основной и заключительный.

Основной задачей аудита расчетов с персоналом по оплате труда является подтверждение достоверности производимых выплат. На ознакомительном этапе аудитор обращает внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками организации.

Взаимоотношения между работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами — Гражданским кодексом Российской Федерации и Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с этими документами трудовые отношения могут быть оформлены трудовым договором (контрактом), коллективным договором или договором гражданско-правового характера.

На следующем, основном этапе при проверке сначала необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью организации, а также первичных документов.

При проверке документального оформления договоров гражданско-правового характера аудитор должен выборочно проверить наличие договоров, заполненных с соблюдением всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а также смет, доверенностей и актов выполненных работ.

Также нужно проверить соответствие данных синтетического и аналитического учета. Необходимо выборочно на одну и ту же дату:

— проверить сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в главной книге по соответствующим статьям баланса;

— сравнить данные форм № Т-49, Т-51, Т-53 и данные главной книги по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— установить соответствие данных журнала-ордера № 10 и данных расчетно-платежной ведомости;

— сверить суммы заработной платы, выданные работникам организации из кассы, путем сопоставления данных журнала-ордера № 1 и дебетовых оборотов главной книги по счету 70 за каждый месяц;

— установить соответствие данных счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» данным книги учета депонированной заработной платы.

Следующим шагом является проверка правильности начисления сумм, отраженных по кредиту счета 70, по нескольким работникам. Предварительно необходимо установить, какие формы оплаты труда приняты в данной организации. Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрены две основные формы оплаты труда — повременная и сдельная.

Для проверки повременной оплаты труда необходимо проанализировать табель учета использования рабочего времени и установить, сколько часов (дней) отработал конкретный работник в данном месяце.

Важно проверить также правильность применения тарифной ставки (оклада). Тарифные ставки (оклады) должны быть утверждены руководителем организации и оформлены в виде штатного расписания. При отсутствии штатного расписания начисление заработной платы должно основываться на приказе по организации.

Далее производится сверка с суммами, отраженными в форме № Т-49 или Т-51. При применении расчетной ведомости (форма № Т-51) ведется лицевой счет (форма № Т-54), который служит для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость (форма № Т-51).

Если в организации используется сдельная форма оплаты труда, то заработная плата работника начисляется на основании нарядов или других документов на выполненные в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками. Труд работников оплачивается на условиях, предусмотренных этими договорами и сметами, приложенными к ним. Работы, выполненные по таким договорам, оплачиваются на основании актов приема выполненных работ.

Далее производится проверка выборочно по нескольким сотрудникам. Проверяется на сколько правильно и обосновано были произведены начисления остальных выплат. Выплаты, которые организация производила своим работникам, можно разделить на две группы: основные выплаты и дополнительные выплаты.

К основным выплатам относятся: оплата труда, начисленная на основании сдельных расценок, тарифных ставок (окладов), а также оплата труда в повышенном или пониженном размере в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.

А в дополнительные выплаты включаются: выплаты за фактически не отработанное время, которое подлежит оплате по законодательству (отпускные, больничные, различные компенсации, пособия) или по инициативе руководства организации (материальная помощь, премии).

При проверке начисления премий необходимо иметь в виду, что они бывают двух видов:

— премии, определенные действующей в организации системой оплаты труда, носящие регулярный характер и выплачивающиеся за достижение высоких результатов труда.

— премии, которые носят единовременный характер, выплачиваются за счет чистой прибыли организации, за счет фонда потребления или за счет специальных источников.

Если при проверке расчетов по оплате труда возникают случаи начисления дополнительных выплат, то особое внимание следует уделить проверке правильности исчисления среднего заработка. Порядок исчисления среднего заработка распространяется на случаи: оплаты очередного отпуска; оплаты дополнительного отпуска, включая учебный; выплаты компенсации за неиспользованный отпуск; выплаты выходного пособия при увольнении; платы за выполнение государственных или общественных обязанностей; платы при направлении на повышение квалификации с отрывом от производства; оплаты нахождения в медицинском учреждении на обследовании, а также сдачи крови; выплаты за вынужденный прогул.

Аудитор должен убедиться, что задолженность перед персоналом организации показана по строке 622 бухгалтерского баланса (форма № 1). Для заполнения данного показателя необходимо изучить остаток на дату составлении отчетности по счету 70. Кроме того, необходимо проверить, раскрыта ли информация по строке 720 «Затраты на оплату труда» приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Для этого следует знать обороты по дебету счетов затрат в корреспонденции с кредитом счета 70.

Одним из шагов проверки расчетов с персоналом по оплате труда является проверка правильности исчисления сумм удержаний из заработной платы сотрудников данной организации. После того как из заработной платы удержаны налог на доходы физических лиц и взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, производятся остальные виды удержаний. Сумма удержаний не должна превышать 50% месячного дохода, кроме случаев, предусмотренных законодательством.

Аудитор должен обратить внимание на правильность корреспонденции счетов при оформлении указанных операций:

28 Брак в производстве» — за допущенный брак.

68 «Расчеты по налогам и сборам» — налог на доходы физических лиц;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — взносы в ПФР;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — своевременно не возвращенные суммы, полученные под отчет;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — за причиненный организации материальный ущерб, погашение ссуд;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц; за товары, проданные в кредит.

На заключительном этапе формируется мнение по результатам проверки. Аудитор составляет пакет рабочих документов, формулирует часть аудиторского отчета, относящуюся к области проверки, и представляет его совместно с документацией руководителю проверки.

Аудит вознаграждений

Цель аудита вознаграждений — экспертиза соблюдения интересов
работников и кадровой политики организации в вопросах вознаграждений и оценка места и роли вознаграждений в общей системе оплаты труда предприятия (организации), возможностей усиления их стимулирующих функций. Это значит, что аудит вознаграждений должен рассматриваться только как часть (сегмент) комплексной проверки эффективности стимулирования труда.

В качестве вознаграждений рассматриваются единовременные поощрительные выплаты:

а) вознаграждения по итогам работы за год;

б) вознаграждения за выслугу лет (стаж работы);

в) единовре­менные (разовые) премии независимо от источников их выплат;

г) стоимость бесплатно выдаваемых работникам акций;

д) сто­имость выдаваемых в качестве поощрений подарков.

Основные комплексные задачи проверки:

1) соблюдение положений законодательства о труде:

а) соответствие общей направленности политики управления стимулированием труда на предприятии (в организации) требованиям законодательства;

6) правомерность порядка принятия управленческих решений о вознаграждениях персонала;

в) соответствие процесса расчета ивыдачи вознаграждений требованиям законодательства и соответствующим внутренним документам предприятия.

г) дискриминация при принятии решений о поощрении и выплате вознаграждений (по полу, возрасту, национальному признаку, принципу «своих» и т.п.);

2) учет и контроль начисления и выплаты вознаграждений:

а) правильность оформления первичных документов при на­числении и выплате вознаграждений (имеются ли в доку­ментах ошибки, факты включения в документы подставных лиц, выдачи вознаграждений в конвертах, нарушение сро­ков выплаты и др.);

б) правильность учета источников премии (и выплат) за основные показатели деятельности и вознаграждений за конечный результат деятельности предприятия, организации, фирмы;

в) правильность исчисления средней заработной платы;

3) оценка эффективности стимулирующей роли единовременных поощрительных выплат:

а) экономическая обоснованность показателей и критериев вознаграждений и других единовременных поощрительных выплат;

б) оценка ожиданий работников и работодателя (администрации) от выплат вознаграждений и других видов материального и морального поощрения

4) оценка состояния внутреннего контроля:

а) структура внутреннего контроля;

б) технология организации контроля действующего механизма поощрений;

в) меры работодателя (администрации) по устранению выявленных нарушений.

Таким образом, работа аудитора предусматривает два основных направления:

а) контроль за соблюдением трудового законодатель­ства;

б) контроль эффективности вознаграждений, поощрительных выплат в целом.

Направления аудита вознаграждений

Лекция 12. Аудит вознаграждений

Вопросы

  1. Направления аудита вознаграждений

• аудит соответствия;

• аудит эффективности;

• стратегический аудит

  1. Классификация и квалификация
  2. Реализация тарифной системы оплаты

Направления аудита вознаграждений

Цель аудита вознаграждений — экспертиза соблюдения ин­тересов работников и кадровой политики организации в вопро­сах, вознаграждений.

Вознаграждение состоит из двух частей: прямые выплатыв денежной форме и косвенные выплатыв форме социальных льгот.

Денежное вознаграждение также состоит из двух частей: по­стоянной (базовый оклад и надбавки и доплаты) и переменной (премии за промежуточные и конечные результаты).

Базовая зарплатаостается постоянной в течение достаточно продолжи­тельного промежутка времени и впрямую не зависит от текущих результатов работы сотрудника. Фактически это компенсация работнику за постоянное выполнение своих должностных обя­занностей.

Премии(бонусы или побудительные выплаты) обыч­но связаны с дополнительным вознаграждением за результатив­ность труда работника. К ним относятся комиссионные выплаты, премии за выполнение плана, участие в прибылях и т.д. — все то, что применяется для учета результативности работы сотрудни­ков, связывая уровень денежного вознаграждения с общей эф­фективностью работы компании, подразделения или самого ра­ботника.

Соотношение постоянной и переменной частей денежного воз­награждения может быть разным и определяется зависимостью получаемого результата от трудовых усилий самого работника.

Социальные льготырассматриваются как вознаграждения, не связанные с количеством и качеством труда. Сотрудники по­лучают их за факт работы в данной организации. К ним относят­ся медицинское страхование, оплата отпусков, бесплатные обе­ды, компенсация транспортных расходов и прочие социальные выплаты, определенные законодательством или присущие толь­ко данной организации.

Материальные стимулы труда показаны на рис. 36. там же


Схематически структура дохода отдельного работника пред­ставлена на рис. 37. там же.

Разработка фирменной системы оплаты труда и, в общем, компенсационной политики компании тесно связана с процессом стратегического планирования, оценкой и аттестацией персонала и состоянием рынка труда.

Прежде чем изменять или оптимизировать компенсационную политику компании, необходима предварительная работа по ди­агностике состояния системы компенсаций в компании. Необхо­димость такой процедуры определена давлением обстоятельств, связанных с изменениями:

• в потребностях наемных работников;

• в общественной и политической жизни;

• в экономической и юридической сферах.

Эту работу должен выполнить внутренний аудитор (если та­ковой имеется) или в процессе предварительной диагностики внешний аудитор. В рамках данной диагностики должны быть получены ответы на следующие вопросы:

• Какой в компании принят вид стратегического планирования — краткосрочный (до года) или долгосрочный (два и более года). Определяется ли период, на который разрабатывается система оплаты, циклом планирования?

• Сколько будет применяться схем заработной платы (могут быть различные схемы для основного, вспомогательного, об­служивающего и управленческого персонала)?

• Кто будет разрабатывать и внедрять новую систему оплаты труда (финансовая служба, служба управления персоналом, отдел труда и заработной платы, внешние привлеченные консультанты и т.д.)?

• Какова ситуация на рынке труда, кто является конкурентом компании на рынке труда?

• Какова позиция компании при определении уровня выплат (выше / ниже / на уровне рыночных ставок), ее способность и готовность платить за эффективный труд выше / ниже уста­новленного максимума / минимума?

• Как система заработной платы будет связана с системой найма (как платить в течение испытательного срока)?

• Каковы пропорции при определении компенсаций (соотно­шение между базовой оплатой, премиями и бенефитами)?

• Какова связь между системой оплаты и системой оценки персонала?

• Какова связь системы оплаты с системой подготовки и по­вышения квалификации кадров?

• Является ли компенсационная политика секретной (закры­той) или публичной (открытой)? Главные миссии аудита вознаграждений можно объединить по трем направлениям:

• аудит соответствия;

• аудит эффективности;

• стратегический аудит.

1. Аудит соответствия

Аудит соответствия позволяет оценить соответствие методов работы фирмы внешним и внутренним правилам и дать оценку качества необходимой для этого информации.

Существуют законы, влияющие на размер выплачиваемого вознаграждения. Эти законы касаются минимальной оплаты тру­да, оплаты сверхурочных, льгот.

Политика вознаграждений (компенсационная политика) задает основные ориентиры в вопросах оплаты труда. Это принципы

1. по­вышения зарплаты,

2. повышения и понижения по службе,

3. политика оплаты сверхурочных и

4. политика оплаты во время испытательно­го срока,

5. во время службы в армии,

6. выполнения гражданских обя­занностей и

7. отпуска.

Компенсационная система, разработанная в организации, обычно оформлена в виде локальных нормативных актов. Это может быть единый внутрифирменный документ — «Положение об оплате труда и премирования», — определяющий условия и механизмы денежного вознаграждения сотрудников. Иногда создается целый ряд документов, в которых отдельно про­писывается система заработной платы и премиальная система и отдельно — система социальных льгот. Структура и содержание этого Положения должны содержать цели и задачи документа, указание на категории персонала, на которые распространяется действие документа, описание системы и механизмов определе­ния постоянной и переменной частей денежного вознаграждения, сроки действия Постановления и условия его модификации.

Можно выделить три цели аудита соответствия:

а) Гарантия качества информации.

Информация относительно вознаграждений весьма разнооб­разна. Аудит базируется на информации о прошлых и прогнози­руемых событиях, внутренних и внешних для фирмы, описывае­мых как качественными, так и количественными показателями.

Аудитор оценивает информированность персонала о приня­той в организации системе вознаграждений, проводится ли руко­водством ли консультационная и разъяснительная работа.

Подчеркнем еще два важных аспекта в вопросе информации о вознаграждениях — конфиденциальность и безопасность. Все персональные поименные сведения, особенно имеющие прогнозный характер, и компьютерные операции по выплатам должны быть защищены. В сущности, есть две противоположные точки зрения в отношении «открытости оплаты».

Практи­ческий вывод для управления вознаграждением заключается в том, что политика открытости в наиболее благоприятных усло­виях может повысить удовлетворенность работников оплатой их труда и, возможно, заставить их прилагать больше усилий к ра­боте. С другой стороны, если условия не столь замечательны — и особенно если в течение длительного времени существует не­справедливость в структуре оплаты труда у данного работодате­ля — переход к открытой системе не рекомендуется.

Следует также проверить, что сводная информация по выпла­там защищена от возможных инцидентов, например, компью­терного взлома, утечки, технических неполадок доступа к базам данных.

б) Обеспечение соблюдения правовых, нормативных или со­гласительных актов.

Соблюдение правил в вопросе вознаграждения особенно значимо. Аудитор оценивает вероятность рисков в связи с их нарушением.

в) Обеспечение выполнения внутрифирменных инструкций. Чтобы реализовать собственную политику оплаты труда работников, фирмы разрабатывают целую совокупность процедур, которые должны быть формализованы в руководствах, методи­ческих указаниях и служебных записках. Аудитор знакомится с этими документами и контролирует их соблюдение.

Аудит соответствия изучает:

•порядок назначения и пересмотра зарплаты;

• процедуры относящихся к зарплате переговоров;

* организацию внутреннего контроля за правильностью начис­ления зарплаты;

• соблюдение принципа профессионального равенства;

• учет налоговых и социальных расходов;

* форму и организацию выплаты зарплаты;

* участие работников в акционировании и в прибыли;

* безопасность персонифицированной информации и качество соответствующего внутреннего контроля.

Проверка социальных отчислений и налоговых деклараций сотрудников осуществляется с особой тщательностью.

Пример

В качестве примера приведем анкету внутреннего контроля по разделу «Несчастные случаи на производстве».

Анкета внутреннего контроля «Несчастный случай на производстве» Цель проверки: удостовериться, что несчастные случаи на производстве находятся под контролем.
Вопросы Ответы (да/нет) Наблюдения
• Имеется ли лицо, ответственное за контроль несчастных случаев на производстве? • Проводился ли контроль в году?
• Имеются ли нарушения закона при выплате по несчастным случаям? • Были ли претензии или жалобы в случае от­клонений от закона?

Аудитором также часто осуществляется оценка надежности и достоверности внутреннего контроля за выплатами. Для этого он проводит соответствующую проверку, чтобы убедиться, что:

• функции отдела труда и зарплаты и службы управления пер­соналом достаточно разделены между собой;

• лица, представленные в ведомостях на вознаграждение, имеют на это право;

• расчеты выполнены точно;

• уровни вознаграждений были согласованы и одобрены руко­водством, а также документированы;

• выплаты осуществлены своевременно и в достаточно безо­пасных условиях.

Пример

Следующим шагом аудитор может использовать помещенный ниже вопросник.

Вопросы Ответы (да/нет)
1 . Существуют ли личные дела каждого работника, содержащие следующую информацию: • фотография? • образец подписи? • семейное положение? • дата приема на работу? • детализация условий осуществления вознаграждений и вычетов? • экземпляр трудового соглашения (или контракта)? • размер пенсии и выходного пособия?
2. Связаны ли следующие операции с разрешением ответственного лица: • найм на работу? • снятие с работы? • изменение зарплаты?
3. Уверены ли вы, что все эти изменения известны расчетному отделу?
4. а) Требовались ли рекомендации для занятия ответственных постов?
б) Предусмотрены ли специальные полисы страхования, гарантирующие предприятие от результатов вероятных ошибок или нечестных поступков ответственных сотрудников?
5. Утверждаются ли компетентными и ответственными лицами такие переменные данные, как отработанные часы, количество произведенного продукта или услуг, комиссионные вознаграждения, прежде, чем эти сведения передаются в расчетный отдел?
6. Регулярно ли вносятся данные о зарплате и вознаграждениях в личное дело работника?

В вопросах вознаграждения миссии финансового аудитора по персоналу частично перекрываются.

Аудит эффективности

Аудит эффективности направлен на улучшение качества управления вознаграждениями и дает ответ на два вопроса:

• соответствуют ли полученные результаты поставленным це­лям;

• получены ли эти результаты с наименьшими затратами.

Аудит эффективности оценивает производительность и эф­фективность информационных систем и процедур.

Эффективность — это возможность какой-либо процедуры или политики фирмы в целом достигать желаемых результа­тов. Эффективность информационной системы основывается на качестве и достоверности отображения изучаемого явления.

Экономическая эффективность позволяет сопоставить ре­зультат с произведенными затратами.

При аудите эффективности вознаграждений экспертиза про­изводится по следующим позициям:

• согласованность процедур с приоритетами фирмы в вопросе политики вознаграждений (являются ли процедуры точным отражением этой политики?);

• согласованность методов в вопросе вознаграждения с сово­купностью других аспектов социального управления (напри­мер, вознаграждение и управление карьерой);

• внутренняя согласованность используемых административ­ных процедур и управления вознаграждениями (между под­разделениями или между различными этапами работы);

• соответствие процедур, т.е. их возможность вызывать ожи­даемые результаты (позволяют ли процедуры оценить эф­фективность личного вклада сотрудника?);

• эффективность процедур, т.е. отношение величины допол­нительных затрат к полученному результату. Аудитор изучает возможные изменения процедур, позволяю­щие легче достигать поставленные цели, в том числе на основе новых административных информационных технологий. . Главные миссии аудита эффективности охватывают:

• аудит квалификации и классификаций;

• аудит индивидуализации вознаграждений;

• аудит социальных выплат;

• аудит стимулирующих вознаграждений;

• аудит участия в доходах;

• аудит вознаграждения сотрудников отделов продаж. В качестве примеров рассмотрим первые два направления.