Анализ расчетов с подотчетными лицами

В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения. Эта публикация поможет вам проверить, все ли вы учли в организации выдачи и учета подотчетных сумм.

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

  • хознужды;
  • покупку или оплату товаров (работ, услуг);
  • командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

  • выдачи ему денежных средств из кассы организации;
  • перечисления подотчетных средств на личную карту;
  • снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
  • получения Денежных документов из кассы организации.

Выдача денежных средств под отчет наличными

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

  • Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У).
  • Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3073-У).

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п.

17.Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами.

6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

  • фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
  • сумму наличных денег;
  • срок, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 2 Указания ЦБ РФ N 3073-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

  • перечисление средств на личную карту работника;
  • снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

  • снятие наличных денежных средств;
  • оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
  • иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

  • способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
  • форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
  • сроки отчета по выданным суммам;
  • способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Подробнее о Реквизитах первичного учетного документа

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

Аргументы ведомства следующие:

  • НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
  • НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.

Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:

  • цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
  • круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
  • порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
  • форму заявления на компенсацию затрат;
  • документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.

Подробнее читайте в статье Как провести в 1С компенсацию затрат работника, произведенных в интересах организации.

Введение

1.Теоретические основы. Организации учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций

1.2 Основы организации расчетов с подотчетными лицами

1.3 Методика анализа

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Краткая экономическая характеристика предприятия

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Алимстрой»

3. Анализ расчетов с подотчетными лицами

3.1 Анализ состояния кредиторской задолженности с подотчетными лицами на предприятия

3.2 Рекомендации по совершению учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список литературы

Введение

В нашей жизни еще очень широко распространены расчеты наличными деньгами, а иногда без них просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Остановимся на общих и частных вопросах, связанных с данной операцией.

Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Каковы правовые основы, определяющие выдачу под отчет денежных средств? Какими документами должна быть регламентирована данная хозяйственная операция на предприятии? Рассмотрим особенности бухгалтерского учета подотчетных сумм, остановимся на разных способах выдачи денег под отчет: наличном и безналичном, а также проанализируем особенности выдачи под отчет валюты и соответствующую этим вопросам арбитражную практику.

Управление экономикой в организациях различных форм собственности невозможно без существенного повышения роли учета и контроля.

Бухгалтерский учет — сплошное, непрерывное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации на основании документов, в различных измерителях.

Под сплошным отражением хозяйственной деятельности подразумевается обязательный учет всего имущества, всех видов производственных запасов, затрат, продукции, денежных средств, фондов, обязательств организации и т.п. Непрерывность (во времени) требует постоянного наблюдения и записи в документах совершающихся в организации фактов о движении материальных ценностей, денежных средств, расчетов, фондов, кредитов, ценных бумаг.

Каждый свершившийся факт, оформленный документом, называется хозяйственной операцией.

Взаимосвязанность отражения хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете вызвана зависимостью совершающихся между собой фактов. Так, после выплаты (выдачи наличными) из кассы заработной платы работникам уменьшится не только задолженность организации перед ними, но и наличие денежных средств в кассе.

В настоящее время все организации независимо от их вида, форм собственности и подчиненности ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.

Расчеты с подотчетными лицами — один из наиболее трудоемких участков. Это обусловило актуальность выбранной темы.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.

Подотчетное лицо — это работник организации, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы. Целевой аванс (или подотчетная сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Целевой аванс может быть выдан подотчетному лицу двумя способами:

  1. наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно из банка;
  2. путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью в деятельности каждого предприятия, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

Многие стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятий просто невозможны без осуществления расчетов через работников предприятия (например, служебные командировки, прием представителей других организаций, оплата почтовых услуг при отправке корреспонденции, периодическая подписка и т.д.).

Приступая к исследованию выбранной темы, мы определяется цель — всестороннее рассмотрение такого самостоятельного института, как учет расчетов с подотчетными лицами.

Задачами работы явились:

  1. Уяснение значения и задач учета расчетов с подотчетными лицами,
  2. Характеристика организации учета расчетов с подотчетными лицами,
  3. Исследование порядка ведения учета с подотчетными лицами в реально существующей организации — ООО «Акватрейд»,

Предмет исследования — непосредственно указанный вид бухгалтерского учета и его анализ.

Объект исследования — Общество с ограниченной ответственностью «Алимстрой».

Общество оказывает услуги по утеплению помещений, ведет торговлю строительным материалом, а также ведет другие виды деятельности, не запрещенные законом.

Источниками для выполнения работы послужили нормативно-правовые акты РФ, регулирующие данный вид учета, учебная, специальная литература, монографии, публикации отдельных авторов, статьи бухгалтерских и экономических журналов, справочно-правовая система «Гарант».

Структурно работа состоит из трех глав, введения, заключения.

1. Теоретические  основы организации учета и  анализа расчетов с

подотчетными лицами

1.1 Нормативные законодательные материалы по учету расчетных

операций

В системе хозяйственного учета, объединяющего самостоятельные и взаимоинтегрированные средства управления экономическими объектами и процессами, существует и имеет свои задачи и сферу действия бухгалтерский учет. Областью решения задач бухгалтерского учета являются участвующие в формировании национального дохода страны организации и предприятия. При этом в силу направленности на удовлетворение информационных потребностей руководителей, участников, собственников, инвесторов и других внутренних и внешних пользователей содержание и методология формирования отчетных показателей организованы в общегосударственном масштабе. Более того, в интересах государства и осуществляющих в границах его экономики хозяйственную деятельность лиц институт бухгалтерского учета задуман как упорядоченная система, которая должна отражать на основе сбора, регистрации и обобщения в денежном выражении информацию о хозяйственных процессах и явлениях, составляющих содержание деятельности указанных лиц, и взаимосвязи между этими процессами и явлениями.

Одна из основных задач процесса реформирования бухгалтерского учета — это создание соответствующей системы нормативного регулирования, отвечающей требованиям пользователей финансовой информации в рыночной экономике и представляющей собой результат взаимодействия экономических и государственных институтов по разработке и установлению правил ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.

Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России разработана четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни.

Основным документом первого уровня является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ, закрепляющий ряд важных принципов и правил бухгалтерского учета, а также определяющий организационную основу регулирования бухгалтерского учета и излагающий основные методологические требования, начиная с первичных учетных документов и кончая бухгалтерской отчетностью. К этой же группе документов можно отнести Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», которые касаются отдельных моментов организации бухгалтерского учета в зависимости от особенностей организационно-правовой формы юридического лица.

Принятие Закона "О бухгалтерском учете" обеспечило единообразие учета необходимых пользователю бухгалтерской отчетности.

Закон "О бухгалтерском учете" устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Он имеет определяющее значение не только для подзаконных актов (в том числе указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ), но и других федеральных законов, в которых вопросы бухгалтерского учета и отчетности рассматриваются попутно наряду с отношениями, входящими в основную тематику "отраслевого" закона.

Существенной особенностью рассматриваемого Закона является то, что он создает методологические основы сбора, регистрации и обобщения информации, осуществляемых путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Наряду с обычными правовыми нормами, содержащими правило поведения, условия его реализации и санкцию за нарушение.

Таблица 1.1. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации

Уровень

Виды документов

Субъекты, участвующие в принятии документов

Первый уровень — законодательный

Федеральные законы. Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ

Федеральное Собрание, Президент РФ, Правительство РФ

Второй уровень — нормативный

Положения (стандарты) по бухгалтерскому учету

Министерство финансов Российской Федерации

Третий уровень — методический

Методические указания, рекомендации, письма и приказы, не нуждающиеся в государственной регистрации

Министерство финансов Российской Федерации и иные федеральные органы исполнительной власти, ИПБ России и другие профессиональные организации

Четвертый уровень -организационный

Документы, формирующие учетную политику организации (организационно-распорядительная документация)

Юридические лица независимо от организационно-правовых форм

Второй уровень формируют положения (стандарты) по бухгалтерскому учету, утверждаемые только Минфином России. В настоящее время утверждены Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и 19 положений (стандартов) по бухгалтерскому учету. Положения фиксируют минимальные требования государства к ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности исходя из потребностей рыночной экономики и мировой практики. В этих документах раскрываются правила бухгалтерского учета, формулируются основные понятия, относящиеся к отдельным участкам учета, приводятся возможные бухгалтерские приемы формирования и обобщения информации.

Третий уровень документов образуют План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, методические рекомендации по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в различных отраслях экономики, инструкции по заполнению форм бухгалтерской отчетности, методические указания. К ним можно причислить и Концепцию бухгалтерского учета в рыночной экономике России.

Четвертый уровень в системе регулирования занимают рабочие документы организации, формирующие ее учетную политику в методическом, техническом и организационном аспектах. Наряду с приказом об учетной политике организации сюда включается ряд других документов — внутренние положения и инструкции, необходимые для успешной организации и ведения бухгалтерского учета в системе управления организацией.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе "О бухгалтерском учете".

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100000 руб.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Страницы:12345678следующая →

Порядок расчетов с подотчетными лицами

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой — именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

Рассмотрим последовательность процесса расчета с подотчетными лицами.

Для расчетов с работниками предприятия, которым выдаются под отчет денежные средства, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При этом в учете делается запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса". Список лиц, которые имеют право получать денежные средства под отчет, должен быть утвержден приказом руководителя. Этот документ выполняет контрольную функцию не только за движением таких денежных средств, но и за их целевым использованием.

Сроки представления авансового отчета

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

На сегодняшний день между налоговыми органами и налогоплательщиками существует спорная ситуация по вопросу задержки отчета подотчетного лица по полученным суммам. Налоговые органы считают, что в таком случае у работника возникает налогооблагаемый доход по НДФЛ и ЕСН. С этим можно поспорить, так как денежные средства в собственность к работнику не переходят и продолжают числиться в составе дебиторской задолженности. Кроме того, факт получения дохода должны доказать сами налоговые органы. Однако до этого лучше не доводить. Поэтому финансовая служба организации должна обеспечить контроль за своевременным возвратом подотчетных сумм и в случае необходимости оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой издать приказ об удержании невозвращенных сумм из заработной платы работника (с его письменного согласия). Наличие в организации приказа об утверждении перечня подотчетных лиц поможет налогоплательщику в споре с налоговым органом по этому вопросу.

Оправдательные документы

Если денежные средства выдаются на хозяйственные нужды, то оформляется только расходный кассовый ордер. При направлении работника в командировку нужно позаботиться об оформлении целого пакета документов.

Во-первых, необходимо издать приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

Во-вторых, выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10), в котором указывается время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В-третьих, оформляется служебное задание (форма N Т-10а). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

Указанные документы подтверждают производственный характер командировки. Однако на практике очень часто командированные лица невнимательно относятся к их оформлению. Например, не проставляют отметки в командировочном удостоверении о времени прибытия и выбытия из места командировки. В этом случае может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Либо, сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник не прикладывает к нему отчет о выполнении служебного задания. Тогда возникают проблемы с подтверждением экономической обоснованности произведенных расходов.

Очень часто организации покупают авиа- и железнодорожные билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т 60, К-т 51 — перечислен аванс за авиабилеты;

Д-т 50-3, К-т 60 — получены авиабилеты;

Д-т 19, К-т 60 — на сумму НДС;

Д-т 71, К-т 50-3 — выдан авиабилет подотчетному лицу.

Принимая оправдательные документы по командировке, необходимо обратить внимание на состав расходов, возмещаемых подотчетным лицом. Статьи 217 (п. 3) и 264 (пп. 12 п. 1) НК РФ определяют следующий перечень расходов, которые компенсируются работнику и не включаются в его налогооблагаемый доход (по некоторым статьям в пределах норм): суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Таким образом, расходы на обслуживание в барах, ресторанах и т.п. организация не обязана компенсировать, поскольку они должны покрываться у работника за счет суточных. Если все же руководитель примет решение об их компенсации, то такие суммы не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли и одновременно увеличат налогооблагаемый доход работника.

Уплата НДФЛ по сверхнормативным суточным

Что касается удержания НДФЛ со сверхнормативных суточных, то этот вопрос на сегодняшний день остается спорным.

Налоговые органы рекомендуют пользоваться нормами, установленными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93 (далее — Постановление N 93). Однако в целях исчисления НДФЛ это Постановление не может быть применено, поскольку оно принято в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

В настоящее время сложилась положительная для налогоплательщиков судебная практика в части обложения НДФЛ сверхнормативных суточных. Так, в Решении ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04 указано, что в соответствии со ст. 168 ТК РФ размеры возмещения суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации вне зависимости от ее формы собственности и ведомственной принадлежности. Постановление N 93 в данной ситуации применяться не должно. Аналогичная позиция была высказана и в Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14324/04.

В Письме Минфина России от 18.03.2005 N 03-05-01-04/59 высказано противоположное мнение, что Трудовой кодекс лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.

Следует обратить внимание на требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций: выдавать денежные средства под отчет можно только после полного отчета по ранее выданным суммам. Правда, налоговая и административная ответственность за нарушение этого требования не предусмотрена.

Проверка авансового отчета

При получении авансового отчета необходимо проверить правильность его оформления:

он должен быть составлен по унифицированной форме;

подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден руководителем организации;

к отчету должны быть приложены все оправдательные документы.

При проверке приложенных к отчету оправдательных документов нужно обратить внимание на следующие моменты.

Если приобретались материальные ценности, то к авансовому отчету прикладываются не только платежные (кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру), но и товарные документы (накладные, товарные чеки, отмеченные штампом "оплачено"). В товарных документах должна быть полная расшифровка приобретенных ценностей.

Иногда подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету только кассовый чек, без товарного чека. В такой ситуации могут возникнуть проблемы с принятием к учету материальных ценностей. И вот почему. В соответствии со ст. ст. 159 и 160 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит перечень обязательных реквизитов, который должен иметь первичный документ для его принятия к бухгалтерскому учету, в числе которых — личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Таким образом, и гражданское, и бухгалтерское законодательство предусматривают наличие в документе, подтверждающем факт совершения сделки, подписей ответственных лиц. Так как кассовый чек их не содержит, то он не может служить документом, подтверждающим факт приобретения товара, оказания услуг для юридического лица.

Чтобы избежать споров с налоговыми органами, подотчетному лицу следует оформить акт, отражающий количество и стоимость поступивших ценностей. Акт должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные для первичного документа, и быть подписан материально-ответственным лицом, принявшим эти ценности на учет.

Судебная практика в такой ситуации на стороне налогоплательщика (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25.02.2004 N Ф04/953-206/А45-2004, от 11.05.2004 N А05-12469/03-26). Так, в Постановлении N Ф04/953-206/А45-2004 суд указал, что отсутствие первичных документов не может рассматриваться как основание для включения этих сумм в доход работника, поскольку они не остаются в его распоряжении.

Другая ситуация: подотчетное лицо прикладывает товарный чек, но не прикладывает кассовый. В Постановлении ФАС Московского округа от 12.07.2004 N КА-А40/5472-04 суд установил, что полученные под отчет у организации ее сотрудниками денежные средства потрачены на производственные цели и не использованы для извлечения материальной выгоды. Указанные обстоятельства подтверждаются авансовыми отчетами, товарными чеками, счетами, квитанциями, приходными ордерами, актами, служебными заданиями. Доказательств тому, что полученные под отчет денежные средства являются доходами работников, налоговыми органами не представлено.

Иногда вместо кассового чека прикладывается квитанция к ПКО. Либо платежный документ отсутствует вовсе. В такой ситуации особенно важен факт оприходования материальных ценностей. Ведь именно этот документ будет являться подтверждением фактического использования подотчетным лицом полученных денежных средств. Суды в такой ситуации встают на сторону налогоплательщика (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 07.06.2005 N Ф08-2438/2005-989А). При выдаче денежных средств подотчетному лицу необходимо проконсультировать его о предельном размере расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.

Порой работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а затем организация возмещает ему расходы. Чтобы избежать неприятностей, в данном случае можно порекомендовать оформлять первичные документы следующим образом:

они должны быть оформлены не на физическое лицо, а на организацию;

работник, приобретая МПЗ, должен действовать на основании доверенности, выданной предприятием.

Одной из типичных ошибок при составлении авансового отчета является списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без их оприходования на счета учета МПЗ. Это приводит к снижению внутреннего контроля за движением МПЗ в организации, а также к штрафным санкциям за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (см. таблицу).

Хозяйственная операция Ошибочный
учет МПЗ без
оприходования
на счетах
их учета
Правильный учет МПЗ
с использованием счетов
их учета
Дебет Кредит Дебет Кредит Документ
Выданы под отчет
денежные средства
71 50 71 50 РКО
На основании авансового
отчета отражено
приобретение канцтоваров
26, 44 71 10 71 Приходный
ордер М-4
Переданы канцтовары
работникам
26, 44 10 Требование-
накладная
М-11

Вычеты НДС

Чтобы принять к вычету НДС, необходимо выполнить определенные условия: товары должны быть оприходованы, оплачены (до 31.12.2005), использоваться в деятельности, облагаемой этим налогом. Кроме того, нужно иметь счет-фактуру с выделенной суммой НДС. Очень важно в данной ситуации, чтобы все документы (накладные, счета-фактуры, квитанции к ПКО) были оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Для этого у него должна быть доверенность. В противном случае получить счет-фактуру будет проблематично, так как в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На практике у организаций возникают проблемы с вычетами по НДС:

  1. если в чеке налог не выделен отдельной строкой.

Требуя выделения НДС в чеке, налоговые органы ссылаются на п. 4 ст. 168 НК РФ, где сказано, что в расчетных документах, в том числе в реестре чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и счетах-фактурах налог должен быть выделен отдельной строкой.

Порядок расчетов с подотчетными лицами

Это спорный вопрос. Во-первых, кассовый чек не является ни первичным, ни расчетным документом. В подтверждение такого мнения можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А66-7929/2004, в котором суд указал, что условиями предъявления к вычету НДС по товарам являются фактическая оплата приобретенных для продажи товаров, их оприходование и наличие счета-фактуры, выписанного поставщиком товаров с указанием суммы НДС. Аналогичная точка зрения приведена в Постановлении ФАС Уральского округа от 08.07.2003 N Ф09-1961/03АК). Во-вторых, если суммы, указанные в чеке и счете-фактуре, совпадают, то можно утверждать, что НДС уплачен в цене товара;

  1. если имеется квитанция к ПКО (или квитанция), но нет кассового чека.

Суды при этом также встают на сторону налогоплательщика. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.11.2004 N Ф04-6697/2004) указано, что понятия документа, подтверждающего фактическую уплату НДС, НК РФ не содержит. Под документом, подтверждающим фактическую уплату сумм налога, следует понимать как кассовый чек, так и иной документ установленной формы.

А.Вагапова

Аудитор

ЗАО "Гориславцев и К.Аудит"