Содержание
Делопроизводство в строительной организации Грабовенко А.А.
Грабовенко Алена Анатольевна / Grabovenko Alena Anatolievna — магистр, АНО ВПО Московский гуманитарный университет, делопроизводитель, ООО «Мангзея Девелопмент», гМосква
Аннотация: в статье дается краткий обзор делопроизводства, видов делопроизводства, описывается один из способов внедрения электронного делопроизводства в строительной компании, создание административно-договорного отдела.
Ключевые слова: делопроизводство, строительство, административно-договорной отдел, договора.
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Очень сложно имея множество документов контролировать их, отслеживать на какой стадии они находятся, у кого согласовываются и где хранятся, кто ответственный за оригинал. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:
1. Руководство теряет целостную картину происходящего.
2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
4. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
5. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
6. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.
В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Четкое, хорошо структурированное делопроизводство является критически важным элементом успешной работы современной компании. Прозрачный документооборот, контроль правовых, административных документов, политик в области безопасности, обеспечения качества, контроль своевременного исполнения принятых решений, своевременный пересмотр технических процедур и другие аспекты документооборота служат надежным инструментом эффективного управления компанией.
Делопроизводство делится по виду хранения на бумажное и электронное.
В наше время электронное хранение документов становится все более популярным, однако есть перечень документов, которые нельзя хранить в электронном виде: трудовая книжка, трудовые договора, бухгалтерские документы. Согласно П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
На практике, цифра 70% — это пока теоретически достижимый верхний предел электронного документооборота. Увеличение этой доли зависит уже от изменений в законодательстве и степени готовности всех участников процесса, в т.ч. органов власти (ОИВ, судов, прокуратуры и т.д.), бизнеса и граждан.
Особенностью ведения документооборота строительной компании является также требование контроля за выполнением большого количества, часто противоречивых, требований проверяющих инстанций, контроль лицензионных и разрешительных документов.
Грамотное ведение делопроизводства в строительной организации является исключительно важным, так как оно позволит избежать административных штрафов, дисквалификации должностных лиц, отстранения от дел ответственных работников, а в отдельных случаях приостановления деятельности компании в результате проверок.
Фиксирование, хранение и перемещение документов — это первоочередные функции канцелярии любого предприятия. Однако, если говорить о строительном предприятии, то такого ограниченного набора действий будет недостаточно для ведения документооборота и поддержания его в актуальном виде. Именно поэтому внедрение электронного документооборота для строительных предприятий играет такую важную роль в процессе управления и способно облегчить жизнь очень многим специалистам строительной отрасли.
Ведение делопроизводства в строительных организациях должно осуществляться в порядке, определяемым соответствующими нормативными документами Российской Федерации. Все делопроизводство в строительной
организации должно вестись со строгим соблюдением порядка организации, установленным приказами, регламентами.
Документы строительных компаний (копии документов, чертежей, дополнительные соглашения к договорам, акты выполненных работа, взаиморасчеты, наряды, графики производства работ и т.д.) занимают целые помещения для хранения. Поэтому внедрение и использование электронного делопроизводства для строительных предприятий позволит систематизировать документы, а также сократить сроки предоставления документации и как следствие достигнуть максимально возможной эффективности и выгодности проекта строительства.
При этом можно выделить еще несколько преимуществ использования системы электронного документооборота для строительных предприятий:
• значительно быстрее происходит обмен информацией внутри организации, отпадает проблема задержек и несвоевременного информирования сотрудников об изменениях документации, отпадает риск использовать документы, которые утратили актуальность;
• происходит стандартизация работы с документами, контроль за ее исполнением также строится на единых правилах;
• информация становится более защищенной;
• становится удобнее работать с информацией, ведь она четко структурирована;
• упрощается сбор первоначальной информации, поскольку заполнение различных форм полностью стандартизировано;
• эффективность труда работников возрастает;
• создается единое информационное пространство, применяются единые средства и технологии для обмена информацией между структурными подразделениями организации;
• автоматизируются процессы подготовки и принятия управленческих и организационных решений;
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
• создается база для применения безбумажной технологии работы с необходимыми документами, сокращаются канцелярские расходы.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации сталкиваются с проблемой выбора методов автоматизации.
При выборе формул организации делопроизводства и метода автоматизации следует учитывать несколько факторов:
• характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
• объем документооборота организации;
• наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.
Средние строительные организации (предприятия) с численностью работающих от 101 до 500 человек чаще имеют линейно-функциональную организационную структуру и здесь целесообразно использовать централизованную форму организации делопроизводства.
При централизованной форме все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении. В данном случае появляется возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. В зависимости от численности организации, вида деятельности, кол-ва работы (заключенных договоров) мы решаем — нужен ли нам административно-договорной отдел (либо специалист по административно-договорной работе) или нет.
На мой взгляд, создание такого отдела или службы из 2-3 человек и приобретение специализированной программы (например 1С Документооборот) является одним из эффективных способов использования автоматизированной системы делопроизводства в такой строительной организации.
Персонал отдела, имея определенную программу и навыки работы с ней, будет работать с такими документами как:
1. Входящие и исходящие документы (регистрировать, знакомить с этим документом исполнителя по резолюции ответственного лица и контролировать исполнение входящих документов, согласовывать, утверждать, регистрировать и отправлять исходящие документы).
2. Договора (создание файла, контроль внутреннего согласования, контроль подписания, отслеживание продления или расторжения договора, наличие дополнительных соглашений и связь между ними).
3. Приказы (создание, регистрация, согласование, контроль подписания).
4. Служебные записки (создание, регистрация, контроль подписания).
Не стоит забывать, что у каждой организации свои правила подписания и согласования тех или иных документов, поэтому привязка документов между собой будет очень хорошо показывать их связи либо преемственность.
Например, при заключении договора нужно провести полную процедуру:
1. Проведение тендера (либо служебная записка с визой первого руководителя о необходимости заключения договора).
2. Создание договора (либо контрагентом, либо специальным отделом организации).
3. Процесс согласования.
4. Подпись.
5. Отправка договора на подпись контрагенту.
6. Получение оригинала договора.
И все эти стадии сотрудник ДОУ контролирует, отслеживает, вносит в программу и связывает. Служебная записка о проведении тендера должна быть связана с договором, (отслеживается причина заключения договора именно с этой компанией), подписанный с двух сторон договор должен быть отсканирован, необходимо ознакомить сотрудников с ним. Все дополнительные соглашения, продление, соглашение о расторжении и т.д., программно связаны, что позволяет, при необходимости, одним кликом просмотреть всю историю договора даже через 10 лет.
Процесс подготовки и проведения тендера также имеет множество стадий: написание служебной записки, резолюция генерального директора, подготовка приказа, согласование приказа, подписание, назначение дня тендера, подготовка протокола тендера, его согласование, подписание и все это так же отслеживает и контролирует отдел.
Стоит учесть, что административно-договорной отдел не имеет полномочий создавать договора (этим занимаются юристы, начальники отделов, специалисты), они могут приводить их в должный вид, таким образом, экономить время других работников.
Преимущества административно-договорного отдела в строительной организации:
1. Возрастает качество предварительной подготовки и обработки документов, как следствие, становится удобнее работать с информацией, за счет четкого структурирования.
2. Менеджеры проекта освобождаются от необходимости ведения документооборота, что позволяет им больше времени заниматься непосредственно управлением проектами, не тратя время на контроль согласования, подписания и т.д., т.о. повышая качество и оперативность управления строительным объектом.
3. Налаженная работа специализированного отдела помогает сократить время обработки информации.
Литература
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
1. . Корпоративный документооборот // http://xn--
Как сформировать журнал учета выполненных работ в Excel?
Как рассчитать сумму остатков СМР по объекту в стоимостном выражении с помощью функций Excel?
Журнал учета выполненных работ
Как и на предприятии любой отрасли, в строительстве необходимо вести оперативный учет объемов произведенных работ и остатков незавершенного производства. Вместе с тем в строительстве существуют трудности учета выполнения работ нарастающим итогом. Они связаны с многообразием производимых видов работ и единиц их измерения.
Кроме того, строят объекты от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом руководителям строительных организаций крайне важно знать, какой объем строительно-монтажных работ по объектам строительства выполнен на текущий момент и какой объем еще предстоит выполнить. Это нужно прежде всего для планирования работ, расчета потребности в денежных средствах на период до завершения строительства и определения источников финансирования.
Поэтому в строительных компаниях нужен оперативный накопительный учет строительно-монтажных работ, который в короткие сроки, точно и в полной мере будет отражать все произведенные на данный момент работы и остатки объемов СМР, необходимых для завершения строительства и разрезе работ и в целом по объекту.
Для ведения такого учета есть унифицированная форма — журнал учета выполненных работ по форме КС-6а.
Форма КС-6-а включена в альбом унифицированных форм первичной учетной документации, разработанный НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Российской Федерации от 08.07.1997 № 835. Форма первичной учетной документации КС-6а утверждена Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.
Использовать эту форму для учета выполненных строительно-монтажных работ не обязательно. Строительная организация может разработать собственный вариант формы накопительной ведомости выполнения СМР и расчета остатков работ с учетом специфики внутренних требований к данному документу. Надо только утвердить ее приказом руководителя строительной организации в рамках учетной политики предприятия.
Журнал учета выполненных работ составляются на основании результатов замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу и виду работ либо в сметной программе по результатам сформированных в программе актов приемки выполненных работ.
Затраты по строкам «Накладные расходы», «Плановые накопления (Сметная прибыль)» отражаются на основе смет этих расходов за отчетный период в размерах, определяемых в соответствии с принятой в строительной организации методикой.
Журнал следует вести с момента начала строительства объекта до его завершения.
Журналы учета выполненных работ составляются на базе локальных сметных расчетов и актов приемки выполненных работ.
Журналы учета выполненных работ, как и локальные сметные расчеты, формируются:
1) по зданиям и сооружениям:
- на внутренние санитарно-технические работы;
- внутреннее электроосвещение, электросиловые установки;
- на монтаж технологического и другого оборудования, контрольно-измерительных приборов (КИП) и автоматики, слаботочных устройств (связь, сигнализация и т. п.);
2) по общеплощадочным работам:
- на вертикальную планировку;
- на устройство инженерных сетей, путей и дорог;
- на благоустройство территории, малые архитектурные формы и др.
В Журналах учета выполненных работ данные можно группировать в разделы по отдельным конструктивным элементам здания (сооружения) (см. табл. 1), видам работ и устройств в соответствии с технологической последовательностью работ и учетом специфических особенностей отдельных видов строительства.
Журналы учета выполненных работ составляются на следующие работы:
- земляные работы;
- фундаменты и стены подземной части;
- несущие стены;
- перекрытия;
- колонны;
- кладочные работы;
- перегородки;
- полы и основания;
- лестницы и площадки;
- отделочные работы;
- крыльца;
- отмостки и т. п.;
- окна и витражи;
- кровля;
- другие работы.
По специальным строительным работам: фундаменты под оборудование и т. п.
По внутренним санитарно-техническим работам и другим работам по устройству внутренних сетей:
- водопровод;
- канализация;
- отопление;
- вентиляция и кондиционирование воздуха, система дымоудаления и т. п.;
- слаботочные сети (сети связи, противопожарная сигнализация и т. п.).
Чтобы получить информацию, которая позволит контролировать процесс строительства, в каждом отдельно сформированном Журнале учета выполненных работ, независимо от выбранной предприятием формы его заполнения и метода ведения накопительной ведомости, должны быть следующие данные:
- № позиций, наименование конструктивных элементов и видов работ в полном соответствии с локальным сметным расчетом;
- обоснования расценок и цен с указанием справочника сметных нормативов или иного документа (договора, прайс-листа и т. д.);
- единицы измерения работ;
- расценки или договорные цены за единицу работ в рублях;
- всего количество работ (объем работ в натуральном выражении) по локальному сметному расчету или договору на все время строительства объекта (или объема работ по договору) в разрезе позиций локального сметного расчета;
- сметная (договорная) стоимость работ в рублях по позициям ЛСР исходя из расценок и объемов работ по локальному сметному расчету (проекту) или договору;
- количество выполненных работ за каждый месяц в натуральном выражении по позициям ЛСР;
- количество выполненных работ с начала строительства (с начала действия договора) в натуральном выражении по позициям ЛСР;
- стоимость выполненных работ с начала строительства (с начала исполнения договора) в рублях по каждой позиции ЛСР (Журнала учета выполненных работ);
- накладные расходы за каждый месяц и всего нарастающим итогом с начала строительства (с начала исполнения договора) по сметным нормативам или нормативам, установленным на предприятии;
- плановые накопления (сметная прибыль) за каждый месяц и всего нарастающим итогом с начала строительства (с начала исполнения договора) по сметным нормативам или нормам, принятым на предприятии;
- остаток работ к выполнению в натуральном и стоимостном выражении по позициям журнала;
- общие итоги по всем заполненным графам Журнала, кроме объемов (количества) работ в натуральном выражении.
По требованию руководителя строительной организации в журнале может быть отражена и другая дополнительная информация, например проценты выполнения к общему объему работ по смете и др.
Важно!
Если КС-6а является основой для заполнения КС-2 и КС-3 (в текущих ценах с учетом индексов инфляции), то в КС-6а должны быть отражены итоги выполнения и остатки строительно-монтажных работ в текущих ценах.
В программе «Гранд-Смета» при формировании итогов Журнала учета выполненных работ (КС-6а) индекс инфляции применяется в одном и том же размере к итогам объемов выполнения в каждом месяце и остаткам СМР в стоимостном выражении. В других целях можно формировать Журналы учета выполненных работ в базовых ценах без учета индексов инфляции. В дальнейшем их можно применять к общим итогам выполнения и остаткам строительно-монтажных работ по объекту в стоимостном выражении.
Фрагмент Журнала учета выполненных работ
Журнал учета выполненных работ в Microsoft Excel
В строительных организациях могут вести как канцелярский журнал учета выполненных работ, в который данные о фактическом выполнении и другая информация заносится вручную, так и в MS Excel.
В таблицу MS Excel сначала вручную вносится информация об общих объемах СМР, их стоимости и фактическом выполнении за период с начала строительства, а затем автоматически выводится остаток работ к выполнению в последующие периоды.
Локальных сметных расчетов и актов приемки выполненных работ может быть много, а ручная работа мало того что низкопроизводительна, но еще и чревата множеством ошибок, которые могут существенно исказить итоговые данные.
Чтобы исключить ошибки, Журнал учета выполненных работ при средних объемах строительства следует вести как минимум в Excel, при больших объемах строительства — в сметной программе, позволяющей формировать накопительные ведомости выполнения строительно-монтажных работ. Например, в программном комплексе «Гранд-Смета» предусмотрено формирование Журналов учета выполненных работ по форме КС-6а.
Если сметная программа не предусматривает формирование Журналов учета выполненных работ, упростить процесс внесения данных в Журнал можно с помощью средств Microsoft Excel. Если номера позиций, наименования конструктивных элементов и видов работ в ЛСР соответствуют данным актов приемки выполненных работ, можно применить функцию MS Excel ВПР.
Во многих строительных организациях и локальные сметные расчеты на строительные работы, и акты приемки выполненных работ при закрытии объемов за месяц выгружаются из сметных программ в таблицы Excel либо изначально формируются в них.
На основании актов приемки выполненных работ в формате Excel ОТиЗ начисляет заработную плату, бухгалтерия списывает материалы. На базе локальных сметных расчетов, экспортируемых в Excel из сметной программы или формируемых в таблицах Excel, составляется план строительно-монтажных работ. Этими же документами Excel можно воспользоваться как основой при ведении журналов учета выполненных работ в Excel.
Рассмотрим, как с помощью функции ВПР перенести данные из актов выполненных работ в локальный сметный расчет, создав таким образом журнал учета выполненных работ.
Добавить в «Нужное»
Обновление: 6 февраля 2018 г.
Демонтаж оборудования может быть обусловлен различными причинами и иметь разнообразные цели, но вне зависимости от них такая процедура подлежит документальному оформлению. Акт демонтажа оборудования (образец можно скачать по ссылке в конце статьи) должен отражать соответствующие действия по отношению к каждому удаляемому станку и прибору. Рассмотрим основные детали составления этого документа.
Содержание и форма акта демонтажа оборудования
Установленное оборудование учитывается в числе основных средств соответствующего предприятия. Особенностью демонтажа таких объектов является то, что эти действия сопровождаются их удалением с фундаментов и других специально возведенных конструкций определенного назначения.
К такому оборудованию, в частности, относятся:
- станки и устройства для мастерских;
- опытные установки;
- различные механизмы и приборы для лабораторий.
При установке в отношении подобных объектов составляется документация, впоследствии хранящаяся на предприятии. Направление объекта на монтаж может осуществляться по форме № ОС-15, а принятие объекта к учету оформляется по форме № ОС-1 (№ ОС-1б).
Уточнить, какое именно оборудование подлежит демонтажу и как именно оно устанавливалось, можно, в т.ч., с использованием указанной документации.
Перед осуществлением рассматриваемой процедуры потребуется распорядительный документ от руководства организации. Им может быть приказ на демонтаж оборудования (образец такого документа законодательно не предусмотрен, он составляется в свободной форме).
Акт, сопровождающий действия по демонтажу, также не имеет унифицированной формы и составляется по шаблону, утвержденному в самой организации.
Перед началом проведения соответствующих демонтажных работ надлежит проверить выполнение подготовительных работ в отношении:
- фундаментов,
- опорных конструкций;
- самого оборудования (на исправность и соответствие характеристикам, указанным в документации).
Демонтаж оборудования можно начинать после подтверждения в акте соответствия фактически установленных сведений той информации, которая отражена в документации (в т.ч. в договоре на демонтаж оборудования).
Проведение работ включает в себя изъятие оборудования с фундаментов, отключение от сетей, панелей управления.
После окончания работ в акте фиксируется факт демонтажа объектов с соблюдением всех необходимых требований. В нем указывают:
- наименования и номера оборудования,
- его количество и функционал;
- технические данные и другую необходимую информацию о демонтированных объектах;
- информацию о претензиях заказчика или отсутствии таковых.
Если в ходе работ составлялись какие-либо документы (к примеру, письмо о согласовании дополнительных работ по демонтажу оборудования), то необходимо отразить информацию об этом в акте, указав соответствующие реквизиты таких документов.
Кроме этого, в акте отражаются подписи сторон, реквизиты соответствующего договора и дата подписания. Документ оформляется в двух экземплярах.
Основная задача формирования данного акта – фиксация сведений о демонтаже и отсутствии претензий у сторон друг к другу. Впоследствии акт может быть применен при возникновении проблем, ставших следствием некачественно проведенных работ, и т.п.
Учет и отчетность
Демонтированный объект необходимо списать со счета 01. Начиная с очередного за демонтажем месяца амортизация не начисляется.
Остаточная стоимость демонтированного оборудования отражается в отчете о финансовых результатах и пояснениях к отчетности.
Сумма оставшихся после демонтажа ценностей, которые можно применять в производстве, приходуется по рыночной стоимости и отражается по строке «Прочие доходы» отчета о финансовых результатах.
Скачать бланк акта демонтажа оборудования