Акт приемки товаров

Акт приемки продукции (товара) по качеству (Документ Брызгалина А.В., Берника В.Р., Головкина А.Н.)

Наименование получателя

Адрес получателя

«Утверждаю»

Директор

____________ /_______________/

«___» ___________ 200_ г.

Акт

приемки продукции (товара) по качеству

«___» __________ 200_ г.

Место составления акта и приемки продукции (товара) ________________

Время начала приемки продукции (товара) ____________________________

Время окончания приемки ____________________________________________

Комиссия в составе: ____________________________________________ (1)

1. С участием представителя поставщика, незаинтересованной

организации, общественности _________________________________________ (2)

2. Удостоверение представителя N ________ от «___» _________ 200_ г.

Комиссия ознакомлена с Инструкцией о порядке приемки продукции

производственно-технического назначения и товаров народного потребления

по качеству _____________________________________________________________

Наименование поставщика ____________________________________________

Наименование и адрес отправителя (изготовителя) ________________ (3)

Дата и номер телеграммы или телефонограммы о вызове представителя

отправителя (изготовителя) ______________________________________________

Дата и номер счета-фактуры _________________________________________

Дата и номер транспортной накладной ________________________________

Станция отправления (пристань, порт) и дата отправления ____________

Станция назначения и время прибытия груза __________________________

Время выдачи груза органом транспорта ______________________________

Время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других

опломбированных транспортных средств ____________________________________

Номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом

автомобильного транспорта) ______________________________________________

Время доставки продукции (товара) на склад получателя ______________

Условия хранения продукции (товара) на складе получателя до

составления акта приемки ________________________________________________

Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание

наружной маркировки тары, в чьей таре (упаковке) предъявлена для осмотра

продукция (производителя или изготовителя) ______________________________

Дата вскрытия тары и упаковки ______________________________________

Замечания по маркировке, таре, упаковке, а также количество

продукции, к которому относится каждый из обнаруженных недостатков ______

Если проводилась выборочная проверка продукции (товара) (на каком

основании: ГОСТ, ТУ, Особые условия поставки, договор и т.п.), — порядок

отбора продукции ________________________________________________________

За чьими пломбами отгружена и поступила продукция __________________

3. Состояние пломб _____________________________________________ (4)

4. Содержание оттисков пломб ___________________________________ (5)

5. Транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и

фактически) _____________________________________________________________

Наличие или отсутствие упаковочных ярлыков и пломб на отдельных

местах __________________________________________________________________

Отметки о выдаче груза в порядке ст. 65 Устава железных дорог ______

Количество (вес) полное наименование и перечисление предъявленной к

проверке и фактически проверенной продукции (товара):

——T—————————T——-T——-T—————-T—————T—————¬

¦ N ¦Наименование продукции (то-¦ Ед. ¦ Цена ¦По документам¦Фактически пос-¦ в т.ч. брак ¦

¦ ¦вара) ¦ изм. ¦ ¦поставщика ¦тупило ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ +——-T———+——T———+——-T——-+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ к-во ¦ сумма ¦ к-во ¦ сумма ¦ к-во ¦ сумма ¦

+——+—————————+——-+——-+——-+———+——+———+——-+——-+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦

+——+—————————+——-+——-+——-+———+——+———+——-+——-+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+——+—————————+——-+——-+——-+———+——+———+——-+——-+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L——+—————————+——-+——-+——-+———+——+———+——-+———

Указать продукцию, сорт которой не соответствует сорту, указанному в

документе, удостоверяющем ее качество.

Подробное описание выявленных недостатков и их характер ____________

Основания, по которым продукция (товар) переводится в более низкий

сорт, со ссылкой на стандарт, ТУ, другие обязательные правила ___________

Количество некомплектной продукции (товара), перечень недостающих

частей, узлов и деталей и их стоимость __________________________________

Номера ГОСТов, ТУ, чертежей, образцов (эталонов), по которым

производилась проверка качества продукции (товара) ______________________

Номер браковщика предприятия-изготовителя продукции (товара), если

на продукции (товаре) такой номер имеется _______________________________

Сделан ли отбор образцов (проб) и куда они направлены ______________

Другие данные, которые по мнению комиссии необходимо указать в акте

для подтверждения ненадлежащего качества или некомплектности продукции

Заключение комиссии о характере выявленных дефектов в продукции

(товаре) и причинах их возникновения ____________________________________

Члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта,

содержащего данные, не соответствующие действительности.

Подписи членов комиссии:

_________________ /________________/

_________________ /________________/

_________________ /________________/

Представитель поставщика незаинтересованной организации,

общественности

Заполнение формы ТОРГ-1

Обязанность заполнения унифицированного бланка ТОРГ-1 наступает при фактическом поступлении товароматериальных ценностей. Ответственное лицо сверяет комплектность, качество и количество с информацией, указанной в форме. Если во время приёмки возникли нестыковки и разногласия, то такие факты отражаются в актах ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Акт о приёмке товаров контролируется комиссией, назначенной руководителем предприятия.

Форма ТОРГ-1 имеет титульную шапку, табличную часть и итоговый раздел, в котором отражаются замечания ответственных лиц и ставятся их подписи.

В титульной части документа отражается следующая информация:

  • Полное наименование фирмы;
  • Реквизиты документа, на основании которого составляется акт приёмки товара;
  • Структурное подразделение, где происходит приёмка товара;
  • Информация о первичных сопроводительных документах (накладная, счёт-фактура);
  • Сведения о грузоотправителе (такая информация особенно важна, если производитель и поставщик не одно и то же лицо);
  • Способ доставки товара. В этой строке указывается, каким видом транспорта был доставлен товар (поездом, рефрижератором, кораблём). Если при перевозке ценностей были допущены нарушения, то такой товар может быть не принят по акту.
  • В отношении продуктов питания, подлежащих ветеринарной проверке, вносится дата и номер полученного свидетельства.
  • Если товар был застрахован, то в форме отражаются данные страховой компании;
  • Температурный режим для продуктов, подлежащих охлаждению;
  • Дата прибытия товароматериальных ценностей.

Во втором разделе формы перечисляется вся номенклатура поступившего товара, его количество, вес и стоимость, указанная в сопроводительных документах поставщика. Также к товару указываются сведения о сертификации. В третьем разделе отражаются фактические данные по наличию, количеству и массе товара. Ставка налога НДС и его сумма отражаются в отдельной графе.

Если в процессе приёмки были обнаружены различные несоответствия, то они также фиксируются в табличной части в разделе «Отклонения». Причём отрицательные значения отражаются со знаком минус. Четвёртая страница бланка ТОРГ-1 содержит заключение приёмной комиссии и подписи ответственных лиц.

В случае выявленного несоответствия в форме делается пояснительная запись, на основании который руководитель компании выносит своё решение о принятии необходимых мер. Внимательная оценка поступившего товара, а также внесение выявленных отклонений станет документальным доказательством в случае возникновения спора с поставщиком.

Когда применяется форма ТОРГ-1

Приёмка поступивших товароматериальных ценностей в первую очередь происходит на основании первичных документов поставщика (товаротранспортной накладной, счёта-фактуры). Читайте также статью: → “Счет-фактура на товар. Ответы на вопросы». Подтверждением соответствия полученного товара является подпись покупателя. В связи с этим многие компании в своём документообороте не используют акт о приёмке товара.

Однако в случае выявленного несоответствия, акт станет документальным подтверждением нарушения. Поэтому необходимость заполнения формы ТОРГ-1 в некоторых случаях бывает вполне оправданной. Кроме того, существуют случаи, в которых требуется обязательное оформление акта о приёмке товара:

Обязанность Количество экземпляров
Если в учётной политике компании прописан порядок оформления такого документа при любом поступлении товара независимо от объёма один экземпляр
Если в процессе проверки товара были выявлены расхождения документальных и фактических показателей два экземпляра

Если при оприходовании товара выявлены отрицательные или положительные отклонения, то форма ТОРГ-1 должна обязательно сопровождаться актом об установлении расхождений (ТОРГ-2).

Как правильно заполнять акт о приёмке товаров

Во избежание споров с контрагентами и налоговыми органами акт о приёме товаров должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства. Например, это особенно важно при подтверждении обоснованности вычета входного НДС.

Неправильно оформленный бланк ТОРГ-1 может послужить поводом для отказа в уменьшении бюджетного платежа.

Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо руководствоваться следующими правилами:

  • Все колонки, относящиеся к определённой номенклатуре, должны быть заполнены.
  • Документ должен быть подписан уполномоченными лицами.
  • Если поставщиком является лицо, освобождённое от начисления и уплаты НДС, то этот факт должен быть отмечен в договоре.
  • При оформлении акта необходимо проверить наличие ветеринарной справки, счёта-фактуры, товаротранспортной накладной.

Если было обнаружено неправильное заполнение акта, то его необходимо обязательно переделать. Особое внимание следует уделить подписанию документа. Довольно часто в бухгалтерском документообороте используют факсимильную подпись, которая не всегда одобряется налоговыми органами. В соответствии со ст. 160 ГК РФ такое визирование документов вполне допустимо, но во избежание конфликтной ситуации с контролирующими органами такие документы не рекомендуется принимать к учёту.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. В какой момент нужно подписывать товаротранспортную накладную при обнаружении несоответствия качества товара?

ТТН является подтверждением того, что товар доставлен на склад. Кроме того, на основании этого документа составляется акт ТОРГ-1. Поэтому его подписание не связано с качественными характеристиками товара, а следовательно, нет причин этому препятствовать.

Вопрос №2. Влияет ли на отсутствие акта о приёмке товаров на вычет НДС?

Основанием для вычета НДС является наличие первичных документов и в первую очередь правильно оформленной счёта-фактуры (п.2 ст.171 НК РФ). Акт о приёмке товаров также является первичным документом, в котором отражается налог на добавленную стоимость. В связи с этим, если по условиям договора предусмотрено обязательное оформление такого документа, то его отсутствие может стать причиной для отказа в вычете входного НДС.

Вопрос №3. Нужно ли ставить на форме ТОРГ-1 печать?

В форме акта о приёмке товара не предусмотрено место для штампа.

Вопрос №4. Может ли количество членов приёмной комиссии быть менее трёх человек?

Состав комиссии осуществляющей приёмку и оценку поступившего товара утверждается руководителем компании. Для того чтобы акт имел юридическую силу, в приёмке товара должно участвовать не менее двух ответственных лиц.

Приемка товара

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.

Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Процедура приемки

В закупках по 44-ФЗ приемка регулируется статьей 94, а также отдельными пунктами статьи 34 закона. Процедура приемки, ее сроки и документы, которыми она оформляется, прописываются в госконтракте. Поэтому стороны заранее осведомлены о правилах этого процесса.

В обязанности заказчика входит формирование комиссии, в которую должны входить не менее 5 человек, являющихся его сотрудниками. Предшествовать подписанию документа о приемке должно проведение экспертизы товаров (работ, услуг). Экспертиза проводится с целью выявления возможных недостатков объекта закупки, а также определения того, насколько он соответствует требованиям заказчика, прописанным в документации.

Экспертиза может проводиться как собственными силами заказчика (внутренняя экспертиза), так и с привлечением специализированных организаций и независимых экспертов (внешняя экспертиза). Если контракт заключается с единственным поставщиком, то привлечение внешних экспертов обязательно.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2019 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

Описывая объект закупки, заказчик указывает требования, которым он должен соответствовать. И если такого соответствия нет хотя бы по одному пункту, то он вправе не принять товар, работу или услугу. В этом случае документ о приемке подписан не будет. При этом происходит возврат объекта закупки на доработку, если недостатки были несущественными и их можно исправить. В противном случае происходит расторжение контракта.

Если комиссия установила, что объект закупки полностью соответствует требованиям, то товар, работа или услуга принимается.

Оформление акта приемки

Законодательство гласит, что для подтверждения факта исполнения сторонами своих обязательств по госконтракту должны быть оформлены следующие документы:

  • экспертное заключение;
  • счет-фактура, акт выполненных работ;
  • документ об оплате, например, платежное поручение.

Факт принятия заказчиком товара подтверждается актом приемки. Этот документ составляется произвольно, поскольку законодательством не определено его конкретной формы. В отдельных областях экономики существуют рекомендации профильных ведомств по составлению форм документов, в том числе акты приемки. Например, подобный регламент есть в строительстве.

Несмотря на отсутствие утвержденной формы, в акте должна содержаться следующая информация:

  • перечень объектов закупки и их стоимость;
  • результаты проведенной экспертизы;
  • заключение комиссии по приемке, сделанное на основе результатов экспертизы, с перечислением всех найденных недостатков;
  • подпись уполномоченного члена приемочной комиссии;
  • подпись исполнителя.

Если исполнитель откажется подписывать документ, у заказчика есть право провести приемку в одностороннем порядке.

Если приемочная комиссия выявила нарушения, которые не позволяют принять объект закупки, стороны оформляют акт расхождений или акт разногласий. В этом документе необходимо перечислить все несоответствия поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг требованиям закупочной документации, дефекты и прочие нарушения, допущенные поставщиком.

Документы о приемке

Согласно п. 13 ч. 2 ст. 103 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ) в реестр контрактов включается, в том числе, документ о приемке в случае принятия решения о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги.

В соответствии с ч. 3 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, для проверки предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта заказчик обязан провести экспертизу. Экспертиза результатов, предусмотренных контрактом, может проводиться заказчиком своими силами или к ее проведению могут привлекаться эксперты, экспертные организации на основании контрактов, заключенных в соответствии с Законом № 44-ФЗ.

Приемка результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги осуществляется в порядке и в сроки, которые установлены контрактом, и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо поставщику (подрядчику, исполнителю) в те же сроки заказчиком направляется в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа (ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). В случае привлечения заказчиком для проведения указанной экспертизы экспертов, экспертных организаций при принятии решения о приемке или об отказе в приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта либо поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги приемочная комиссия должна учитывать отраженные в заключении по результатам указанной экспертизы предложения экспертов, экспертных организаций, привлеченных для ее проведения (ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Таким образом, под документом о приемке (п. 13 ч. 2 ст. 103 Закона № 44-ФЗ) понимается документ, предусмотренный ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.

Согласно ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, в контракт включается обязательное условие о порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги, о порядке и сроках осуществления заказчиком приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги в части соответствия их количества, комплектности, объема требованиям, установленным контрактом, а также о порядке и сроках оформления результатов такой приемки.

Закон № 44-ФЗ не содержит конкретных указаний о том, какой документ является документом о приемке товаров, работ, услуг.

И следовательно, во избежание недоразумений и спорных ситуаций, рекомендуем подробно прописывать в контракте порядок приемки с указанием документа являющегося документом о приемке. Так, документом о приемке может являться, например, решение приемочной комиссии о приемке товара, либо акт приема-передачи товара.