Акт передачи дел

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

Акт.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Смена директора -— стандартная поэтапная процедура. Одним из главных ее составляющих является передача дел от слагающего полномочия директора новому руководителю, избранному на его место. Процесс предполагает также передачу всей имеющейся документации организации, которая фиксируется путем оформления и подписания акта приема-передачи.

Обязанность по передаче документации может отображаться в локальных актах, например, в соответствующем Положении о передаче документов. На законодательном уровне передача дел между руководителями отмечена:

  • положениями ФЗ № 402 «О бухучете» от 06.12.2011, конкретно, п. 4 ст. 29 (по части бухгалтерской документации);
  • ФЗ № 395-1 «О банках…» от 02.12.1990, ст. 24 (для кредитно-финансовых структур);
  • решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, подробно, в «Основных правилах работы архивов», п. 10.5 (для госструктур);
  • методическими указаниями по учету МПЗ (п. 22), одобренными Приказом Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 (о необходимости осуществления инвентаризации при замене материально-ответственных лиц, в рассматриваемом случае -— при замене директора).

Процедура передачи дел законодательством не регламентирована. Посему она носит свободный характер, проводится без четко прописанных установок. Суть вопроса в следующем. Бывший директор, будучи материально-ответственным лицом (сообразно ст. 277 ТК РФ), должен отдать новому руководителю организации всю документацию, которая у него хранилась.

Читайте также статью ⇒ Увольнение генерального директора в 2019.

Данная процедура оформляется актом приема-передачи. Это двусторонний правовой документ, который, помимо прочего, может заключать описание состояния дел, вещей на момент его составления. Его доминирующее назначение -— констатация наличествующих передаваемых документов, ценностей, дел.

При его составлении на усмотрение сторон может создаваться специальная комиссия. К самому документу могут прилагаться протоколы, дополнительные документы и т. п.

Общая структура акта

Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.

Основные составляющие структуры акта приема-передачи Что включают
Шапка Датировка и место оформления документа
Основание составления акта

(дается ссылка)

Реквизиты протокола общего собрания учредителей (иного документа)
Назначение акта Подтверждение факта передачи документации
Лица, присутствующие при передаче документации ФИО присутствующих учредителей

(рекомендовано 3 человека)

Суть вопроса Фиксация факта передачи бывшим директором и принятие избранным руководителем документов
Список передаваемой документации (оригиналы) Перечисляются все документы организации с нумерацией, описями, количеством листов, примечаниями и т. п. К ним относят документацию:

· учредительную;

· кадровую;

· бухгалтерскую;

· с включением материально-—товарных ценностей,

· штампов, печатей и др.

Подписи Акт подписывают:

бывший и избранный директор;

а также главбух и иные уполномоченные лица

Примерный бланк акта приема-передачи дел при смене директора

Рекомендации Роструда по вопросу хранения копий персональных документов работников в организациях

В докладе за второй квартал 2017 года Роструд настоятельно рекомендует не хранить без необходимости копии документов сотрудников в личных делах. Стандартно, исключительно при наличии согласия работника наниматель вправе сделать для личного дела копии паспорта, военного билета, СНИЛС и хранить их в организации.

Судебная практика, обращает внимание Роструд, свидетельствует о том, что при трудоустройстве достаточно проводить сверку личной информации по паспортным данным. Последующее хранение копии этого документа в организации является уже превышением допустимого использования объема личных данных работника.

Роструда также обращает внимание нанимателей, что подобная чрезмерная (неуместная) обработка личных данных можно повлечь за собой предупреждение либо штрафные санкции -— 5-10 тыс. руб. на должностное лицо. Ну а для юрлиц размер финансовой санкции возрастает до 30-50 тыс. руб.

Пример 1. Подготовка акта приема-передачи документации при замене директора

В связи с освобождением Данильченко Петра Петровича от должности директора ООО «Мост» и избранием вместо него Васильева Михаила Михайловича производится передача документации от бывшего руководителя новому.

По факту составляется двусторонний акт приема-передачи в присутствии специально сформированной для этого комиссии из 3 учредителей. Собственно передача в акте задокументирована на фирменном бланке следующим списком:

  1. Устав и договор об учреждении ООО «Мост».
  2. Свидетельство о госрегистрации ООО «Мост».
  3. Свидетельство о постановке общества на учет в ИФНС № 1 по г. Ярославлю.
  4. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  5. Наличествующие протоколы общих собраний учредителей -—
  6. Приказы по личному составу -—
  7. Личные дела -—
  8. Личные карточки -—
  9. Договоры с контрагентами -—
  10. Круглая печать и штамп ООО «Мост».

Пример составленного акта приема-передачи дел

Одновременно отмечено удовлетворительное состояние переданной документации и отсутствие претензий. Акт составлен в 2 экземплярах и подписан лично передающей стороной в лице Данильченко П. П., а также принимающей стороной -— Васильевым М. М.

Подписи под документом проставили остальные участники -— члены комиссии (Логинова В. А., Борисевич Л. Д., Ларионова Л. А.).

Читайте также статью ⇒ Как сделать запись в трудовую книжку об увольнении.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Когда проводится инвентаризация документации при смене директора, и где зафиксировать отсутствие документов?

Оптимальный вариант проведения инвентаризации всех документов вкупе с наличествующим имуществом -— до передачи их новому директору. Если результат проверки покажет нехватку каких-либо документов, этот факт отображается обязательно в акте (приложении к нему).

Вопрос №2: Какие последствия ожидают бывшего директора, если при нем не оформлялась передача документации новому руководителю по акту?

Собственно факт отсутствия акта приема-передачи документации не влечет за собой никаких серьезных последствий. К ответственности за это никого не привлекают. Обоснование: законодательно порядок передачи дел не регламентирован. Отсутствуют даже разработанные утвержденные формы самого акта.

Но, следует понимать, что директор -— материально-ответственное лицо. На нем лежит вся полнота ответственности за деятельность в рамках трудовых отношений по части утери документации, ценностей, допущении нарушений. Самоочевидно, своевременное письменное документирование передачи дел позволит значительно облегчить ведение хозяйственной деятельности.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение: