Акт об утере

Содержание

Образцы документов

Форма акта об утрате документа в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации

Приложение N 11 к п.

Акт об утрате документов образец

2.8.15 Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

ФОРМА АКТА ОБ УТРАТЕ ДОКУМЕНТА

Судебный департамент УТВЕРЖДАЮ при Верховном Суде Российской Федерации Генеральный директор Судебного департамента АКТ При Верховном Суде __________ N _______ Российской Федерации

об утрате документов А.В. Гусев

"__" ___________ 200_ г.

В результате ____________ установлено отсутствие перечисленныхниже документов. Принятые меры по розыску положительныхрезультатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять сучета:

—-T——T———T————T———T———T————¬¦ N ¦Номер¦ Номер ¦Наименова- ¦ Дата ¦ Кол-во ¦Предполагае-¦¦п/п¦описи¦документа¦ние доку- ¦документа¦листов в ¦мые причины ¦¦ ¦ ¦ (дела) ¦мента ¦ (дела) ¦документе¦отсутствия ¦¦ ¦ ¦ ¦(дела) ¦ ¦ (деле) ¦документа ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(дела) ¦+—+——+———+————+———+———+————+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+—+——+———+————+———+———+————+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+——+———+————+———+———+————+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

Итого _______________________________________________ документов (цифрами и прописью)

Содержание утраченных документов может быть частичновосполнено следующими документами ________________________________ (номера документов и их наименования)

Должность лица, ответственногоза учет и хранение утраченныхдокументов Подпись инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНОпротокол ЭПК Государственного протокол ЦЭК Судебногоархива Российской Федерации департамента при Верховномот ______________ N ________ Суде Российской ФедерацииПредседатель ЭПК от __________ N __________Государственного архива Председатель ЦЭК СудебногоРоссийской Федерации департамента при Верховном Суде Российской ФедерацииПодпись инициалы, фамилия Подпись инициалы, фамилия

Изменения в учетные документы внесены.Должность лица, ответственногоза учет и хранение утраченныхдокументов Подпись инициалы, фамилия

Дата

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного хранения.

Документирование утери документов.

Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!». Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации — процесс весьма объективный.

Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать**.

**ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.

***Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Как видим, документ — это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?

Хранение документов

Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

1. Типовых перечней.

В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.

• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).

Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

2. Ведомственных перечней.

Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.

3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:

  • Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (одобр. Советом Федерации 30.10.2002);
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (одобр. Советом Федерации 28.01.1998);
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон «Об акционерных обществах»).

4. Специальных законов, регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.

Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г., а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.

5. Иных правовых актов Российской Федерации.

6. Устава организации.

7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.

8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).

Пропажа документов

В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.

Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись.

Announcement

Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.

Шаг первый. Пишем докладную записку

В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:

  • перечень документов, которые пропали (если он установлен), или просто наименование тех или иных документов;
  • обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов.

Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.

Пример докладной записки

Шаг второй. Создание комиссии

Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации.

Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105),

«в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».

В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.

Пример приказа о создании комиссии

По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:

  • состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов; 
  • причины утраты документов; 
  • перечень документов, которые утрачены; 
  • ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.

Пример акта

Шаг третий. Анализ причин

После того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:

например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.

Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

* Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"».

Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:

  • справкой, выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания; 
  • актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.

Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.

Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.

Меры по восстановлению этих документов

После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.

Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа

Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.

В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).

Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

Фрагмент номенклатуры дел

Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.

Е.Г. Юсипова, член РОО «Гильдия Управляющих Документацией»

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Утверждаю: │ │ Директор ООО "ПОБЕДА" │ │ О.А. Большой │ │ 20.05.2014 │ │ │ │ АКТ │ │ об утрате документации │ │ │ │ Основание: приказ от 25.04.2014 N 2 "О создании комиссии для │ │ подтверждения причины утраты документов". │ │ │ │ Составлен комиссией в составе: │ │ 1) председателя комиссии — заместителя директора И.А. Иванова; │ │ 2) членов комиссии: │ │ — главного бухгалтера И.И. Новикова; │ │ — кассира А.О. Петрова; │ │ — начальника отдела охраны И.Т.

Акт об утрате документов: образец заполнения

Кадкова. │ │ │ │ В период с 26.04.2014 по 20.05.2014 комиссией была проведена │ │ проверка наличия кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в │ │ связи с пожаром, произошедшим 24.04.2014 в помещении офиса, │ │ расположенного по адресу: ул. Наречная, д. 30. │ │ Комиссией установлена утрата документов ООО "ПОБЕДА" за 2013 г. │ │ (перечень утраченных документов — приложение 1 к настоящему акту). │ │ Причина утраты: пожар, произошедший в помещении офиса в связи с │ │ замыканием электропроводки (справка органов противопожарной службы — │ │ приложение 2). │ │ Меры по восстановлению документации: распечатка документов из │ │ электронной базы, запросы контрагентам, запрос в банк, уведомление │ │ налогового органа (перечень контрагентов, перечень документов из │ │ электронной базы — приложение 3). │ │ │ │ Составлен в 3 экземплярах: │ │ — 1-й — для направления в архив; │ │ — 2-й — в бухгалтерию; │ │ — 3-й — в налоговую инспекцию. │ │ │ │ Председатель _____________ /заместитель директора И.А. Иванов/ │ │ Члены комиссии: │ │ главный бухгалтер _____________ /И.И. Новиков/ │ │ кассир _____________ /А.О. Петров/ │ │ начальник отдела │ │ охраны _____________ /И.Т. Кадков/ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Причинение ущерба имуществу организации подтверждается письменной фиксацией с помощью акта. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Умышленное причинение ущерба имуществу организации, безусловно, должно наказываться. Данное обстоятельство подтверждается письменной фиксацией с помощью ряда сопроводительных документов.

Форма акта об утрате документа в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации

Среди данных бумаг значится акт о причинении ущерба имуществу организации. Этот лист составляется коллегиальным органом предприятия, и на его основании выносится решение руководителя о мерах ответственности. Образец, традиционно, можно скачать бесплатно по прямой ссылке без ограничений.

Лицо, повредившее то или иное оборудование, предметы, материальные ценности, может нести дисциплинарную, гражданскую, административную и уголовную ответственность. Начало проверки о причинении ущерба имуществу организации производится также с помощью распорядительного листа начальства. В этом же приказе назначаются члены комиссии, уполномоченные совершать проверку. В ходе проведения исследования каждый участник вправе делать замечания и дополнения, вносить их в акт о причинении ущерба имуществу организации.

Обязательные пункты акта о причинении материального ущерба имуществу организации

:

  • Согласование начальства, дата, название;
  • Состав и ФИО членов комиссии, их должность;
  • Причины, послужившие осуществлению мероприятия;
  • Определение структурного подразделения, где произошел случай;
  • Конкретизация обнаруженных повреждений;
  • Первичные предпринятые меры;
  • Наличие очевидцев причинения ущерба имуществу организации;
  • Выводы, подписи каждого человека, расшифровка.

Бывают случаи, когда виновник причинения ущерба не согласен с вердиктом коллегиального органа, и не желает возмещать вред.

Работодатель вправе обратиться с исковым обращением в суд с требованиями к работнику о восстановлении нарушенного права. Вынесенный вердикт в суде в пользу руководства дает полномочия удерживать средства из заработной платы сотрудника. Как правило, начальство и виновное лицо договариваются и решают подобные споры в досудебном порядке.

Дата: 2016-02-17

Акт о причинении ущерба имуществу организации образец

    По заданным критериям материалов не обнаружено.

Акт об утрате | часть 1

Утрата первички и восстановление документов учета

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ 2017: утеря первичной документации организации.

При утере первички некоторые бумаги организация может восстановить самостоятельно. Если в результате форс-мажора не пострадала электронная база данных, она может помочь при восстановлении первичной документации предприятия. Необходимые дубликаты первичных документов можно запросить и у контрагентов (образец запроса приведен ниже). Даже если у них удастся получить не все документы, фирма будет иметь подтверждение (запросы к контрагентам), что она предприняла все необходимые меры для восстановления утраченной первички. Часть документов может быть запрошена в налоговой инспекции и в обслуживающих банках. У налоговиков можно получить копии сданных отчетов и деклараций (образец запроса см. ниже). Банк может представить выписки по проведенным операциям по расчетному счету и копии платежных поручений.

Подтверждение факта утраты первичных документов

Фирме также необходимо получить акты или справки из госорганов, подтверждающие происшествие. Так, например, факт пожара может быть доказан справкой (актом) отдела государственного пожарного надзора. При этом в ней должен быть приведен перечень сгоревшего имущества и уничтоженной первички. Кража учетных документов подтверждается справкой из полиции (в ней должна быть зафиксирована пропажа именно первичных документов) и постановлением о возбуждении либо об отказе в возбуждении уголовного дела. Утеря документов вследствие чрезвычайной ситуации (урагана, наводнения) может быть доказана справкой из МЧС. Для подтверждения аварии в коммунальных сетях (например, затопления) можно обратиться в коммунальную службу.

Если документы удалось восстановить лишь частично и не все расходы и налоговые вычеты подтверждены, мы рекомендуем организации пересчитать налоги. Представление уточненной налоговой декларации, уплата налога и пеней позволят избежать привлечения к ответственности.

Образец запроса к контрагентам фирмы при утере первички.

ОАО "Шторм"
101151 Москва, ул. Декабристов, 27
Генеральному директору
Суевалову Геннадию Петровичу
от ООО "Штиль"
101000 Москва, Ананьевский пер, 45.

02.10.2011 в результате кражи нашей организацией были утрачены первичные документы за 2010 год. Просим Вас представить дубликаты следующих документов:
1.

Акт об утрате документов в архиве

Договор поставки от 15.03.2010 N 4567.
2. Товарная накладная от 20.04.2010 N 876.
3. Счет-фактура от 20.04.2010 N 453.

Запрос в налоговую инспекцию о представлении документов.

Руководителю ИФНС N 3 по г.Москве
Петрову Ивану Михайловичу
от ООО "Штиль"
ИНН: 7712345678
КПП: 770101001
ОГРН: 1098765432198
101000 Москва, Ананьевский пер, 45

В связи с утратой первичных документов за 2010 год (уведомление в инспекцию от 07.11.2011 исх. N 52/56) ООО "Штиль" просит представить копии бухгалтерской и налоговой отчетности за 2010 год.
1. Декларация по налогу на прибыль за 2010 г.
2. Расчеты по имущественному налогу за I квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев.
3. Налоговая декларация по налогу на имущество за 2010 год.
4. Бухгалтерский баланс на 31.03.2010, 30.06.2010, 30.09.2010, 31.12.2010.
5. Отчет о прибылях и убытках за I квартал 2010 г., 1-е полугодие 2010 г., 9 месяцев 2010 г., 2010 г.