Акт об уничтожении документов

Порядок уничтожения документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Акт о выделении дел к уничтожению – надежная защита от различных налоговых проверок. Специализированное предприятие «Архив-Профи» производит весь спектр услуг по архивированию и уничтожению устаревшей документации в рамках правового поля Российской Федерации.

Выделение дел к уничтожению: особенности процедуры

Процедура выделения документов стандартизована для всех регионов страны и состоит из ряда обязательных этапов, в рамках которых проводится анализ, исследование, формирование актов и физическая утилизация устаревшей документации:

  1. Экспертиза ценности.
  2. Формирование акта о выделении бумаг.
  3. Физическая ликвидация документов.
  4. Акт о свершившейся ликвидации.

Экспертиза ценности дел

Процедура заключается в тщательном изучении дел. В рамках услуги проводится анализ ценности документа, срок его хранения. Происходит сортировка документации на предмет хранения и выделения дел на уничтожение. Основная задача – установить, какие документы следует хранить, а какие подлежат утилизации.

Акт о выделении дел к уничтожению

Вторым этапом работы экспертной комиссии служит создание акта о выделении дел к уничтожению. Процедура совершается на основании постановления Росархива от 25.08.2010.

В процессе формируется список дел, выделенных на уничтожение, их базовые заголовки и общее количество.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов, сроки, акт и ответственность

Данные заносятся в акт.

Физическая ликвидация выделенных документов

Выделенные бумаги подлежат утилизации. Метод уничтожения зависит от возможностей компании и важности содержимой информации. Это могут быть офисные шредеры, передача дел для уничтожения на базы вторичного сырья, сжигание документации.

Акт о ликвидации выделенных дел к уничтожению

После полной утилизации всех выделенных для уничтожения дел заполняется акт ликвидации, где фиксируется количество документов, дата процедуры и метод уничтожения.

Выделение дел к уничтожению: кто проводит процедуру оценки

Для проведения процедуры «выделение дел к уничтожению» в штате компании формируется специализированная экспертная комиссия. Ее состав определяется руководителем предприятия. Однако, лучшим вариантом служит обращение в специализированную компанию, предоставляющую подобные услуги.

Организация «Архив-Профи предлагает свои услуги в сегменте довольно давно. Лучшей демонстрацией компетенции штата и качества работы служит количество лояльных и довольных клиентов. Услуга «выделение дел к уничтожению» специалистами фирмы проводится в рамках действующего законодательства, с учетом индивидуальных особенностей предприятия. Эффективный процесс оценки, выбор оптимального метода утилизации, а также грамотное составление всей сопроводительной документации – это стандарт нашей работы.

Будучи компанией полного цикла, «Архив-Профи» предлагает весь комплект услуг по обработке устаревшей документации. Если вы ищите надежного партнера для проведения выделения дел к уничтожению, то обращение в нашу компанию – лучшее решение.

Воспользоваться услугой можно заполнив форму обратной связи, заказав звонок или позвонив нам по телефону +7 (495) 798-56-23.

Виды работ Единица измерения Цена  
1.

Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Систематизация документов по видам и группам для последующего составления акта.

дело от 20-00

Хотите получить выгодное предложение? Оставьте заявку.

Заказать

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение документальных материалов

Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и иные материалы.

В органах внутренних дел установлен нормативный порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.

Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке (составляются соответствующие акты).

В случае если из отобранных для уничтожения дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их установочные данные (регистрационные номера, наименования, номера дел, из которых они изъяты). В журналах (карточках) учета производятся отметки о новом местонахождении документов.

В заключение необходимо обратить внимание на основные обязанности должностных лиц при работе с документами:

— знать и точно выполнять требования, установленные нормативными актами по делопроизводству;

— не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного (закрытого) характера или утрате документов;

— требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

— передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения;

— передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета;

— знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах посторонним лицам только в соответствии с положениями нормативных актов и с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел;

— немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;

— при увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима;

— сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России;

— сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только по запросу и с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей с необходимой отметкой об этом.

Передача же документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

Документ (от. лат. documentum – свидетельство)различные виды актов, имеющих юридическое значение, письменное свидетельство о фактах, материальный носитель (бумага, кино и фотопленка, аудиозапись и т.д.), документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.д.

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

См. БЭС., М., 2000. – С. 368.

Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 33 | Нарушение авторских прав

lektsii.net — Лекции.Нет — 2014-2018 год. (0.007 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав