Справочник Бухгалтера

Решение собрания собственников (учредителей общества) о назначении директора

Руководитель организации (директор, генеральный директор) может быть назначен единственным способом — решением общего собрания собственников предприятия. Эта процедура регулируется п. 2 ст. 33, п. 1 ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Протокол такого собрания или выделенное из него решение о назначении директора — основной документ, свидетельствующий о полномочиях руководителя.

Руководителем может быть как один из учредителей, так и любой наемный работник. Процедура утверждения кандидатуры всегда одинакова.

Протокол оформляется в свободной форме, обязательно с указанием даты. Он должен содержать регистрационные сведения о предприятии, сведения об учредителях и их долях в уставном капитале. Наименование должности руководителя (директор, генеральный директор) в решении должно совпадать с тем, что указано в уставе предприятия. В протоколе следует прописать паспортные данные избранного руководителя. Срок действия полномочий указывать необязательно, так как они есть в уставе общества.

При переизбрании директора в связи с истечением срока полномочий или досрочно также необходимо созвать общее собрание учредителей. Правильно оформить решение учредителей о назначении директора поможет образец.

Скачать образец

Решение единственного учредителя о назначении генерального директора ООО

В том случае, когда учредителем предприятия является один человек, такой документ будет называться решением единственного участника или учредителя.

На руководящую должность (генерального директора, директора) можно назначить любое физическое лицо, но в большинстве случаев учредители сами становятся у руля компании или доверяют бизнес близким родственникам.

Образец решения учредителя о назначении директора вы можете скачать по ссылке ниже.

Скачать образец

О том, как правильно составить решение единственного акционера АО о назначении директора, пояснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, получите пробный доступ бесплатно.

Оформление трудовых отношений с назначенным руководителем

Особенностью договора о принятии на работу руководителя является то, что со стороны работодателя, от лица предприятия, его подписывает уполномоченный общим собранием собственник или единственный участник.

В случае, когда собственник один и он назначает себя же на должность директора, возникает двусмысленная ситуация. С одной стороны, для заключения договора необходимо наличие двух сторон и подписывать договор с самим собой недопустимо. С другой стороны, никто не лишает руководителя права заключать договор с обществом, даже если он является учредителем в единственном лице и принимает обязанности директора на себя. Тут важно понимать, что подписывается такой договор одним лицом, которое выступает в роли учредителя и в роли наемного работника одновременно.

Как правильно оформить запись о назначении себя директором в трудовой книжке, узнайте в эксперном мнении КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.

ВАЖНО! Кроме решения участников или единственного учредителя общества о назначении руководителя и трудового договора оформляется приказ о приеме на работу директора. Эти документы должны быть от одной даты. Данные о руководителе обязательно вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц.

Какие кадровые документы еще нужно оформить на директора, вы узнаете в статьях:

• «Что относится к обязательной кадровой документации?»;
• «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Итоги

Для того чтобы директор предприятия мог вступить в должность, необходимо решение о назначении генерального директора ООО, составленное по одному из образов, предложенных выше, трудовой договор между предприятием и директором и приказ о приеме на работу.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

О процедуре

Утвердить решение о увольнении гендиректора нужно на общем собрании. Здесь не только рассматривается вопрос о смене руководителя фирмы, но и подбирается кандидатура нового гендиректора. Кстати, заявителем при оформлении всех документов может быть и новый, и уходящий руководитель, и кто это будет, предстоит решить на этом же собрании.

После данного мероприятия учредителями составляется и подписывается проект протокола, в котором указывается, что в документах фирмы необходимы изменения, поскольку происходит смена генерального директора. Дальше уже действует заявитель, который должен заверить этот документ у нотариуса. Здесь потребуются оригиналы всех учредительных документов, включая ОГРН, ИНН/КПП, ГРН, устав компании, приказ о назначении гендиректора и протокол с решением о его смене. Кроме того, нужна печать организации, и не исключено, что нотариус потребует еще кое-какие документы.

После заверения всех бумаг нужно представить данные в налоговую службу по месту нахождения ООО. Можно считать, что смена директора состоялась. Налоговики назначают срок, в который данные будут проверены. При правильно оформленных документах новый директор получит пакет, который будет подтверждением того, что регистрация состоялась. Казалось бы, что может быть легче?

Подводные камни

Однако досрочная смена гендиректора таит в себе некоторую опасность. Направив все внимание на оформление протокола, приказа и прочих документов, учредитель может упустить финансовую сторону вопроса. Банковскую карточку с образцами подписей и оттиском печати в банке, где у организации открыт расчетный счет, нужно менять как можно скорее. Ждать, пока не закончится перерегистрация в налоговой, опасно и бессмысленно. Уходящий директор во время всей этой бумажной кутерьмы по-прежнему будет иметь право неограниченного доступа к средствам фирмы, то есть просто может снять деньги со счета или, например, перевести их куда-нибудь хоть в полном объеме, оставив предприятие ни с чем. Банк в этом случае никакой ответственности не понесет, поскольку банковская карта действует до момента ее замены.

Здесь есть некоторое противоречие: банк может отказаться менять карточку, пока ему не будет представлена выписка из ЕГРЮЛ, где будет указана смена генерального директора. Но выписку можно ожидать пять рабочих дней, а за это время уходящий директор может распоряжаться финансами фирмы. Поэтому не стоит вдаваться в панику, нужно просто проявить настойчивость и потребовать от банка принять карточку с образцами подписи нового директора. Поскольку смена гендиректора — личное дело каждой компании, фирма просто уведомляет налоговиков об изменениях, но ждать изменения сведений в ЕГРЮЛ, чтобы изменить данные в банке, не обязательно.

Если банковские служащие упорствуют, можно пойти к нотариусу и заверить карточку с подписями нового гендиректора у него. В этом случае банк будет обязан принять ее, несмотря на отсутствие выписки.

Если же кредитная организация и в этом случае не желает идти навстречу клиенту, вновь назначенному директору следует обратиться в банк с требованием не совершать платежей за подписью старого директора. К этому письму нужно обязательно приложить копию решения о смене гендиректора. Несмотря на то что, если банк не выполнит эти требования, он ничем перед организацией не будет отвечать, привлечь к ответственности можно будет бывшего директора. Нечистоплотный руководитель, воспользовавшийся средствами компании, должен будет заплатить не только материальный ущерб, но и проценты за пользование чужими деньгами. Правда, здесь уже придется пройти через суд.

ООО по-новому: как действовать, что в учете

В Законе № 2275 детально прописан правовой статус исполнительного органа ООО – директора. В консультации расскажем об особенностях взаимодействия директора с ООО, о процедуре его приема на работу и увольнения, делегировании полномочий директора на время его отсутствия и т. д.

Функции исполнительного органа ООО

Согласно ч. 2 ст. 39 Закона № 2275 к компетенции исполнительного органа общества относится решение всех вопросов, связанных с управлением текущей деятельностью общества, за исключением вопросов, относящихся к исключительной компетенции общего собрания участников и наблюдательного совета общества (в случае создания).

Исполнительный орган может быть:

• единоличным (директор). В уставе можно предусмотреть и другое название в зависимости от специфики деятельности ООО. Например, если речь идет о частной клинике, то это может быть главный врач;
• коллегиальным (дирекция во главе с генеральным директором). Закон устанавливает, что название исполнительного органа может быть иным и должно быть зафиксировано в уставе общества. К примеру, его можно назвать совет директоров или правление.

Если в ООО будет функционировать коллегиальный орган, то в уставе ООО следует отразить количественный состав, а также порядок избрания его членов и председателя.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/51115-0

Обратите внимание! По общему правилу при избрании членов коллегиального исполнительного органа и его председателя за каждого кандидата голосуют отдельно (ч. 6 ст. 39 Закона № 2275). Однако уставом можно предусмотреть другой порядок, например, голосование списком или кумулятивное голосование и т. д.

Установлены ли какие-то ограничения или запреты для директора ООО?

Да, установлены Законом № 2275:

1) физлицо, которое является членом коллегиального исполнительного органа общества (например, член совета директоров) или действует как единоличный исполнительный орган (например, директор), не может быть членом наблюдательного совета этого общества (ч. 9 ст. 39);

2) член исполнительного органа общества не может без согласия общего собрания участников или наблюдательного совета общества (ч. 5 ст. 40):

• осуществлять хоздеятельность как физлицо-предприниматель в той же сфере, что и общество;
• быть участником полного общества или полным участником коммандитного общества, которое осуществляет деятельность в той же сфере, что и общество;
• быть членом исполнительного органа или наблюдательного совета другого субъекта хозяйствования, который осуществляет деятельность в той же сфере, что и общество.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/51115-1

Выход есть! Ограничения, предусмотренные ч. 5 ст. 40 Закона № 2275, можно преодолеть. Для этого директору нужно получить согласие общего собрания участников ООО, к примеру, на осуществление деятельности в качестве предпринимателя в той же сфере, что и ООО, оформив его протоколом общего собрания.

Установлены ли еще какие-то обязанности для директора ООО?

Да, при избрании на должность директор обязан подать ООО перечень своих аффилированных лиц (ч. 4 ст. 42 Закона № 2275).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/51115-2

Учтите: подавать такой перечень обязаны и другие должностные лица ООО. К должностным лицам общества относятся члены исполнительного органа (если это коллегиальный орган), наблюдательного совета и другие лица, установленные уставом ООО (ч. 1 ст. 42 Закона № 2275).

Кто считается аффилированными лицами директора?

Ответ надо искать в п. 1 ч. 1 ст. 2 Закона № 514. Именно к этой норме нас отсылает ч. 9 ст. 42 Закона № 2275. В частности, к аффилированным лицам директора могут относиться:

• члены его семьи – муж (жена), а также родители (усыновители), опекуны (попечители), братья, сестры, дети и их мужья (жены);
• юрлица, контролируемые директором или членами его семьи. Понятие «контроль юрлица» разъясняется в ст. 1 Закона № 2664. В частности, контроль над юрлицом предполагает, что физлицо может оказывать решающее влияние на управление и/или деятельность юрлица путем прямого и/или опосредованного владения одним лицом самостоятельно или совместно с другими лицами долей в юрлице. Размер такой доли должен составлять 50 или более процентов УК.

В случае изменения состава аффилированных лиц (к примеру, если у директора новая жена (муж) либо женился его (ее) сын или вышла замуж дочь) директор в течение 5 дней со дня, когда ему стало известно о таком изменении, обязан сообщить об этом ООО.

Установленной формы уведомления о перечне аффилированных лиц или его изменении, как и самого порядка уведомления, нет. Это значит, что подать такое заявление директор может в произвольной форме, приведя в нем перечень аффилированных лиц.

Назначаем директора ООО

Рассмотрим процедуру назначения директора пошагово.

Шаг 1. Принятие решения об избрании директора

Согласно п. 7 ч. 2 ст. 30 Закона № 2275 вопрос об избрании директора и установлении размера его вознаграждения относится к компетенции общего собрания участников. Оформить такое решение следует протоколом общего собрания.

Образец протокола:

1 из 1

Шаг 2. Внесение сведений в ЕГР

Документы для госрегистрации ООО подает учредитель (учредители) или уполномоченные им (ими) лица. Данные о директоре вносятся в форму 1 (если создается предприятие) или форму 3 (если меняется директор на уже действующем предприятии), которые утверждены Приказом № 3268/5.

Шаг 3. Заключение трудового договора (контракта)

В Законе № 2275 не конкретизировано, как оформлять отношения с директором ООО. В ч. 1 ст. 42 этого Закона лишь упоминается, что члены исполнительного органа являются должностными лицами хозобщества и никаких других указаний на этот счет он больше не содержит. Поэтому в данном случае следует исходить из нормы ч. 4 ст. 65 ХК: с наемным руководителем заключается трудовой договор (контракт).

Отсюда можно сделать вывод, что с директором ООО нужно заключить трудовой договор (контракт). При этом порядок оформления отношений с членами исполнительного органа (на каких условиях с ними заключается трудовой договор, размер оплаты, дополнительные льготы и т. д.) желательно предусмотреть в уставе.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/51115-3

Важно! Мы не рекомендуем заключать с директором ООО гражданско-правовой договор (далее – ГПД) во избежание штрафов, которые сейчас применяют органы Гоструда. Ведь в случае признания ГПД трудовым договором на ООО могут наложить штраф согласно абзацу второму ч. 2 ст. 265 КЗоТ в размере 30 минимальных зарплат (на сегодня это 125 190 грн.).

Шаг 4. Уведомление органа ГФС о приеме директора

Поскольку директор является наемным работником, согласно ст. 24 КЗоТ он не может быть допущен к работе без подачи в орган ГФС уведомления по форме приложения к Постановлению № 413 (далее – уведомление). На этом акцентирует внимание и ГФС в своем Письме от 02.10.15 г. № 20929/6/99-99-17-03-03-15.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/51115-4

Не ошибитесь! Если речь идет о вновь созданном ООО, укажите в протоколе общего собрания, что директор приступает к исполнению своих обязанностей не ранее дня заключения с ним трудового договора и подачи в орган ГФС уведомления. Это защитит вас от претензий со стороны органа Гоструда. Ведь подать уведомление о приеме директора на работу ООО сможет только после госрегистрации ООО.

Шаг 5. Оформление квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП).

Напомним, с 07.11.18 г. действует Закон № 2155, который оперирует понятием КЭП, а не ЭЦП. Чтобы получить КЭП для директора, необходимо обратиться в аккредитованные центры сертификации ключей (АЦСК), например, в АЦСК информационно-справочного центра ГФС, АЦСК органов юстиции и т.д. КЭП оформляется по правилам, установленным Законом № 2155.

Шаг 6. Оформление права на распоряжение текущими счетами в банке

Чтобы директор имел полномочия на подписание финансовых документов, данные о нем надо включить в перечень распорядителей счетом ООО.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/51115-5

Внимание, нововведение! Сейчас не нужно подавать в обслуживающий банк карточку с образцами подписей директора, главбуха, других лиц, заверенную нотариально. С 04.04.19 г. в случае изменения или добавления лиц, имеющих право распоряжаться счетом юрлица (в т. ч. и ООО), следует подавать перечень распорядителей счета и документы, подтверждающие их полномочия (п. 9 разд. I Инструкции № 492, в редакции Постановления от 01.04.19 г. № 56).

Нужно ли оформлять доверенность на директора или председателя коллегиального органа?

Не нужно. Единоличный исполнительный орган (или председатель коллегиального органа) может действовать от имени общества без доверенности. Кроме того, уставом можно предусмотреть, что каждый (или отдельные) член коллегиального органа вправе действовать от имени общества без доверенности (ч. 10 ст. 39 Закона № 2275).

Замещение временно отсутствующего директора

Данный вопрос в законодательстве четко не урегулирован. Поэтому в уставе ООО желательно прописать, кто будет временно исполнять обязанности (далее – врио) директора во время его отсутствия (командировка, отпуск, больничный и т. д.) и каков объем его полномочий.

Как оформить передачу полномочий врио директора?

Существует три варианта оформления такого назначения директором.

Вариант 1. Издать приказ о временном заместительстве (замещении) (п. 1 Разъяснения № 30/39). В таком случае врио директора освобождается от своей основной работы и выполняет только обязанности директора. Заместителю выплачивается разница между его фактическим окладом и должностным окладом директора.

Вариант 2. Издать приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 105 КЗоТ). Тогда сотрудник будет исполнять обязанности директора без освобождения от своей основной работы. Размер доплаты за такую работу надо установить в колдоговоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законом (ст. 97 КЗоТ, ст. 15 Закона № 108) и зафиксировать в приказе.

Вариант 3. Прописать в должностной инструкции сотрудника (например, заместителя директора, главного бухгалтера, другого сотрудника), что он будет выполнять помимо своих основных обязанностей еще и обязанности директора во время его отсутствия. Поскольку речь идет о расширении круга трудовых обязанностей работника, дополнительно можно не издавать приказ и начислять доплату не нужно.

Какой именно вариант выбрать, ООО решает самостоятельно.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/51115-6

К сведению: назначить врио директора можно любого штатного работника (с его согласия). Оформляется это как временное замещение (заместительство) или как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (Письмо Минсоцполитики от 21.07.11 г. № 590/13/84-11).

Нужно ли сообщать о назначении врио директора госрегистратору?

Нет, закон этого не требует. Вносить данные в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР) нужно, только если старый директор увольняется и назначается новый. А если это временная замена, то данные о врио директора вносить в ЕГР не обязательно. Вместе с тем предприятие может по своему желанию внести в ЕГР сведения о лицах, которые могут совершать юридические действия от имени юрлица, в том числе и подписывать договоры (п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 755).

Нужно ли выдавать доверенность врио директора?

Да, если в этом есть необходимость. Директор должен выдать доверенность, чтобы врио директора мог действовать от имени предприятия. Исключение: если речь идет о коллегиальном исполнительном органе, то уставом может быть предусмотрено, что член (члены) коллегиального органа (например, исполнительный директор) действует без доверенности (ч. 10 ст. 39 Закона № 2275). Тогда доверенность можно не оформлять.

Нужно ли получать КЭП для врио директора?

Если врио директора будет подписывать налоговую отчетность, для него необходимо получить отдельную КЭП. Ведь отчетность в электронном виде скрепляется электронной подписью директора. Значит, у врио директора тоже должна быть личная КЭП. Для предоставления права подписи врио директора предприятию следует получить еще один ключ.

Для этого достаточно направить в орган ГФС в электронном виде уведомление о новом сертификате открытых ключей для врио директора (п. 11 разд. III Порядка № 557). Форма такого уведомления приведена в приложении 2 к Порядку № 557.

Нужно ли врио директора предоставить право распоряжения банковским счетом?

Да, нужно, при условии, что он будет подписывать банковские документы. А вот подавать карточку с образцом подписи врио директора не надо. В обслуживающий банк следует подать перечень распорядителей счета (в т. ч. и врио директора) и документы, подтверждающие их полномочия (п. 9 разд. I Инструкции № 492, в редакции Постановления от 01.04.19 г. № 56).

Особенности увольнения директора ООО

Полномочия единоличного исполнительного органа (директора) или председателя коллегиального исполнительного органа могут быть прекращены только путем избрания нового единоличного исполнительного органа или председателя коллегиального исполнительного органа (или временно исполняющих их обязанности) (ч. 13 ст. 39 Закона № 2275). То есть при увольнении директора ООО ему сразу же нужно найти замену – нового директора или лицо, которое будет временно исполнять его обязанности.

Желательно определиться с кандидатурой врио директора сразу после подачи директором заявления об увольнении. В то же время, если старый директор будет уволен без назначения нового директора, никаких штрафов не будет. Однако если ООО останется без руководителя, это усложнит работу общества. Ведь некому будет подписывать налоговую отчетность, кассовые документы, приказы и другие документы. Поэтому, если какое-то время ООО не планирует назначать постоянного директора, необходимо назначить врио директора. Об этом сказано в ч. 13 ст. 39 Закона № 2275.

Как действовать при увольнении директора?

1. Принять решение общего собрания участников. Увольнение старого директора и назначение нового (или врио директора) можно отразить в одном протоколе. Вместе с тем оформление таких решений в двух протоколах не считается нарушением.
2. Издать приказ об увольнении директора. Этот приказ может подписать и сам директор, ведь день увольнения – его последний рабочий день.
3. Выдать трудовую книжку и выплатить все причитающиеся директору суммы в день увольнения согласно ст. 117 КЗоТ.
4. Внести изменения в ЕГР. Поскольку данные о директоре содержатся в ЕГР, госрегистратора нужно уведомить об увольнении директора и назначении нового по форме 3, утвержденной Приказом № 3268/5.
   В Законе № 755 ничего не сказано о необходимости внесения в ЕГР сведений о врио директора, но мы считаем, что это сделать надо исходя из ч. 13 ст. 39 Закона № 2275. Согласно этой норме полномочия директора прекращаются только путем избрания нового директора либо врио директора. Значит, у ООО есть законные основания для внесения в ЕГР сведений о врио директора.
5. Отменить выданный для директора усиленный сертификат открытого ключа. А если КЭП была получена по новому Закону № 2155, отменить квалифицированный сертификат открытого ключа (ст. 25 Закона № 2155) и получить новый ключ при приеме на работу нового директора. Для этого следует обратиться в сервисный центр, с которым у предприятия заключен договор.
   Кроме того, ООО необходимо перезаключить с органом ГФС договор о признании электронных документов. Сначала надо подать заявление о прекращении действия старого договора (приложение 3 к Порядку № 557) и затем заключить новый договор (приложение 1 к Порядку № 557).
6. Уведомить обслуживающий банк. При увольнении директора в обслуживающий банк нужно подать обновленный перечень распорядителей счета и документы, подтверждающие их полномочия (п. 9 разд. I Инструкции № 492, в редакции Постановления от 01.04.19 г. № 56).

Выводы

Исполнительный орган ООО управляет текущей деятельностью общества. Такой орган может быть единоличным (директор) или коллегиальным (дирекция во главе с генеральным директором).

При назначении и увольнении директора ООО необходимо соблюдать правила, установленные Законом № 2275 и трудовым законодательством.

1. Нужно ли подавать отчёт по форме СЗВ-ТД если никаких кадровых изменений не было (никого на работу не принимали и не увольняли)?

Нет, ЭТК представляется в случаях:

• заключения или прекращения трудовых (служебных) отношений в соответствии с ТК РФ;
• кадровых изменений (перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др.);
• подачи заявления о способе продолжения ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

1. Сотрудник увольняется, какие сведения должны быть на него заполнены?

Информация о последнем кадровом мероприятии до даты увольнения и информация об увольнении.

1. Как узнать, подавал ли сотрудник заявление предыдущему работодателю о ведении трудовой книжки (деятельности)?

Данные будут указаны в формах СТД-Р и СТД-ПФР, формируемой предыдущим работодателем по запросу работника и формируемой и представляемой из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации по обращению зарегистрированного лица соответственно.

1. Если получим от всех сотрудников заявления в 2020 году о выборе трудовой книжки и подадим на них сведения до конца года в 2021 году до 15 февраля нужно подавать какие-либо сведения или нет?

При отсутствии кадровых изменений – не нужно. При первичном представлении отчетности следует указать последнее кадровое мероприятие по состоянию на 01.01.2020.

1. Организация не работает, сдает нулевые отчеты, числится только генеральный директор, как быть с ним и он пенсионер?

Если на генерального директора была заведена трудовая книжка с соответствующей записью о приеме на работу в данную организацию, то он также должен подать соответствующее заявление о способе ведения трудовой книжки – в общем порядке.

1. Переносить ли всю информацию из трудовой книжки от начала трудовой деятельности? Или со срока работы в организации?

Всю информацию переносить не нужно. Достаточно указать последнее кадровое мероприятие у данного страхователя до 1 января 2020 года.

1. Нужно ли представлять сведения на единственного участника (учредителя), члена организации, собственника ее имущества?

Единственный участник (учредитель) заключить трудовой договор с самим собой не может. Поскольку нет иных участников у организации единственный участник общества своим решением возлагает на себя функции единоличного исполнительного органа – директора, генерального директора, президента и т.д. Управленческая деятельность в этом случае осуществляется без заключения какого-либо договора, в т.ч. трудового.
Учитывая, что сведения о трудовой деятельности формируются на всех зарегистрированных лиц, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, то сведения о трудовой деятельности в отношении единственных участников (учредителей), осуществляющих деятельность без заключения трудовых договоров, не представляются в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.

1. При выдаче трудовой книжки, в случае подачи заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, нужно ли заверять запись подписью и печатью организации?

В случае выбора работником предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает трудовую книжку работнику, при этом в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации. При этом запись должна быть заверена надлежащим образом (подпись, печать), как это предусмотрено в отношении выданных документов работнику в соответствии со статьями 62 и 84.1 Трудового Кодекса Российской Федерации, а также пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г. № 225.

1. Надо ли представлять сведения по форме СЗВ-ТД в отношении товарищества собственников жилья?

Товарищество собственников жилья, в соответствии с Жилищным кодексом РФ, образуется путем добровольного членства, между членами товарищества не возникает трудовых отношений. Деятельность членов правления ТСЖ осуществляется на гражданско-правовой основе и регулируется исключительно нормами гражданского законодательства.
Учитывая, что сведения о трудовой деятельности формируются на всех зарегистрированных лиц, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения, то сведения о трудовой деятельности в отношении председателей ТСЖ не предоставляются.

1. Если по сотруднику был представлен отчет с записью о последнем кадровом мероприятии, в следующем отчете фиксировать только одну запись?

Да, только вновь внесенную запись о новом кадровом мероприятии.

1. В организации работают сотрудники-иностранцы (граждане Литвы, Белоруссии, Казахстана). Прием осуществляется на штатную должность по трудовому договору. Надо ли на них подавать сведения по форме СЗВ-ТД?

Если данный сотрудник является зарегистрированным лицом в системе обязательного пенсионного страхования и с ним заключается трудовой договор – да.

1. Будут ли применяться штрафы за ошибки при предоставлении уточненного отчета СЗВ-ТД?

Территориальные органы не наделены правом применения финансовых санкций за недостоверное представление форм СЗВ-ТД. Данные вопрос находится в компетенции органов Роструда. Однако Пенсионный фонд направляет страхователю протокол приема, в котором фиксируется статус документа (принят, не принят, частично принят) и уведомление о необходимости представить уточненные сведения. В обязанность страхователя входит контроль конечного результата.

1. Если меняется наименование отдела, но название должности не меняется. Надо отражать это в отчете? Нужно ли подавать сведения об очередном отпуске, больничном, отпуске по уходе за ребенком, декрете?

В электронной трудовой книжке фиксируются все те же кадровые мероприятия, что и в бумажном варианте. Есть инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69, согласно которой переименование отдела, перевод на другую должность или в другой отдел отражаются, а отпуск, сведения о больничном листе или декрете – нет.

1. Если работник будет принят по срочному трудовому договору с июня по ноябрь, нужно ли с него брать заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, если он все равно получит книжку на руки в ноябре?

Срочный трудовой договор – один из видов трудового договора, т.е. присутствуют трудовые отношения между работником и работодателем. Да, нужно.

1. Сотрудник изъявил желание оставить трудовую книжку, электронный вариант руководитель все равно будет обязан вести?

Да.

1. Нужно ли вести электронную трудовую книжку на пенсионера?

Да, на общих основаниях.

1. Нужно ли письменно уведомлять о праве выбора ведения трудовой книжки вновь принимаемого сотрудника на работу после 30 июня. Либо с них нужно взять только заявление о приеме?

При приеме на работу с работника можно запросить форму СТД-Р, выданную ему предыдущим работодателем, в которой имеется информация о выборе порядке ведения трудовой книжки, форму СТД-ПФР с аналогичной информацией из информационного ресурса ПФР или в трудовой книжке, если работник уже определился с выбором, будет сделана соответствующая запись предыдущим работодателем.

1. Работающий пенсионер решил оставить бумажный вариант трудовой книжки. Нужно ли на него подавать ежемесячные сведения по форме СЗВ-М?

Да, нужно.

1. Как подавать сведения о поощрениях и награждениях?

Данные о награждениях и поощрениях в форме СЗВ-ТД не заполняются.

1. Что значит последнее кадровое мероприятие?

Сведения о трудовой деятельности у данного работодателя по состоянию на 01.01.2020 занесенные в трудовую книжку.

1. Если последняя запись в трудовой книжке – «Переведен на должность…” именно её считать последней записью для занесения в форму?

Да.

1. Где и как можно получить сведения о трудовой деятельности?

Запросить выписку по форме СТД-ПФР лично в клиентской службе территориального органа ПФР, личном кабинете на сайте ПФР или МФЦ. Данный документ будет отражать информацию более развернутую. Если запросить форму СТД-Р, то только у своего страхователя и она будет содержать сведения о работе в данной организации.

1. Как определять стаж для расчёта пособия по листку нетрудоспособности, если сотрудники при приёме на работу будут предоставлять только форму СТД-ПФР?

Стаж можно определять по трудовой книжке, которая будет храниться у работника, если он выберет вариант ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

1. 24. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки может ли он в будущем изменить свое решение? И наоборот?

С бумажного варианта можно перейти на электронную трудовую книжку, для этого необходимо подать соответствующее заявление. С электронной трудовой книжки вернуться обратно на бумажную нельзя.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

• учредительные (регистрационные);
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

• ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
• описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

• в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
• в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

• учредительные (регистрационные) документы;
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

• бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
• ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
• свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
• прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
• число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
• необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия и документы;
• лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

• «Увольнение генерального директора по собственному желанию»;
• «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.